【図解あり】販売管理とは?業務フローや目的・メリットについてわかりやすく解説!

最終更新日時:2024/01/09

販売管理システム

販売管理とは

販売管理は、企業の営業活動におけるモノとお金を管理する基幹業務の一つです。本記事では、販売管理とは何か、目的や業務フローを解説します。また、近年多くの企業が導入を進める販売管理システムの選び方や導入メリットについてもお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

販売管理とは?

販売管理では、顧客・取引先からの受注から、顧客に商品を届けるまでに発生する間に発生する全ての業務を担当します。

販売管理の業務は、大きく「受注管理」と「購買管理」に大別することができ、加えて「在庫管理」が販売管理の業務となることもあるでしょう。

業務には、顧客と取引先、そして、商品の仕入れ先に対する、請求・支払業務が含まれることも多く、販売管理で扱う情報や帳票の種類や量は、膨大かつ複雑になりがちです。しかし、販売管理のデータは、すなわち企業業績のデータでもあることから、企業活動における「モノとカネ」の流れを正確に記録することが求められます。

販売管理の目的

販売管理の主な目的は、企業の販売活動を最適化して収益の幅を広げ、顧客満足度を上げることです。具体的に見ていきましょう。

管理業務の効率化

受注から顧客の手元に商品が届けられるまでの過程には、営業や生産現場、経理、デザイン部門など、組織内のさまざまな部署がかかわることになります。

しかし、それぞれが独立して「自分たちの業務」を進めてしまっては、非効率なのはもちろん、連携ミスや情報の行き違いによる納期の遅れといったトラブルも起きやすくなるでしょう。

販売管理によって、部署を横断した管理を行うことで、在庫数、受注、生産スケジュール、納期、といった必要な情報が共有されやすくなるのです。また、販売までに必要な管理業務を「販売管理」として一元化することで、業務フローも効率化・標準化しやすくなるため、人的ミスやスケジュール管理の不具合なども減らすことができるでしょう。

コストの最適化や利益率の向上

販売管理では、お金の流れも管理するため、製造や在庫管理、販売におけるコストを見直し、利益率を上げたり、過去の供給量から需要の予測を立てたりします。

需要が高まる時期を見越して在庫量を調整するなど、供給を安定させて機会損失を防ぐことで収益幅の拡大につなげることもできるのです。

顧客満足度の向上

販売管理は、顧客とのやりとりが多く発生する業務でもあります。見積り書や請求書など、顧客に渡す書類も多く、納期や支払いの期限もしっかり守らなければなりません。こうした販売、請求に関わる処理を滞りなく、間違いがなく進めることは顧客との信頼関係を築く上で不可欠といえるでしょう。

販売管理の業務フロー

販売管理の業務フローは、一般的に(1)受注管理→(2)出荷管理→(3)請求管理→(4)仕入管理→(5)在庫管理となります。それぞれのフローの内容について見ていきましょう。

受注管理

受注管理は、案件の発生から顧客と契約を結び、受注内容を次の担当部門に共有するまでを管理する業務です。一般的に、見積り、契約締結、受注データ管理、注文書の発行などを行います。

出荷管理

出荷管理では、受注が決まった商品を取引先へ配送し、納品するまでを担当します。具体的には、出荷、納品、売上計上などの業務があります。

請求管理

請求管理は、大きく請求業務と回収業務に分けることができます。

請求業務では、契約内容や取引の内容に従って、請求書を発行し、取引先へと送付します。その後、取引先から入金された金額と請求金額の整合性を確認し、入金処理や消込処理といった会計処理を行うのが、回収業務です。期日までの入金がなかったときや金額が異なる場合などは、状況確認や督促などを行うこともあるでしょう。

回収業務は、販売管理ではなく、経理部門が担当することもあります。

仕入管理

販売にあたり、商品の仕入れが必要になる場合に、その見積りから支払いまでを管理する業務を仕入管理といいます。

仕入管理には、仕入れ先の選定、契約締結、仕入れ品の発注・検品、仕入れ先への支払いといった業務が含まれます。

在庫管理

在庫管理は、自社が抱える在庫の種類・数量・保管場所を管理する業務です。扱う商品によっては、使用期限なども管理することになります。

在庫管理には、入出庫の監視と記録、棚卸し業務などが含まれ、そのほかにも在庫回転率の分析による在庫の最適化といったコストカットを目指した取り組みを任されることも多いでしょう。

販売管理の業務フローについて|必要な書類や販売管理システムを利用するメリット

販売管理システムを導入するメリット

販売管理業務は、対応する範囲が広く、他部門との関わりも多い業務であるため、販売管理システムを導入している企業が多くなっています。販売管理システムの導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは主な4つのメリットについて解説します。

販売管理業務を効率化できる

販売管理システムの導入にあたって、各業務フローの見直しや標準化が必須となります。その上でシステムが導入され、受注、出荷、仕入れ、在庫管理などの手続きが自動化されるため、販売に関わるさまざまな業務が大幅に効率化されます。

業務の効率化により、人為的ミスの削減と、業務の質の向上が期待できるでしょう。また、ペーパーレス化によって用紙代や保管費用などの管理コスト削減にもつながります。

人為的ミスを防止できる

人的ミスの大幅な削減も、販売管理システム導入によるメリットの一つです。

手作業による入力ミスや計算ミスの発生は、業務を自動化することで大きく改善されます。また、データ連携を自動化することで、部門間での情報連携の不具合などによるトラブルの発生も抑えられるようになります。

販売管理情報を一元管理できる

販売管理システムの導入で得られるもう一つの大きなメリットは、販売に関連する情報が一つのデータベース内で一元的に管理されるようになることです。

リアルタイムで可視化された情報が共有されるため、部門間の連携が強化され、コミュニケーションの齟齬もなくなるでしょう。データの一元管理によって業務効率が上がるだけではなく、全社的な生産性も高まります。

販売管理データを経営判断に活用できる

販売管理システムが提供するリアルタイムかつ正確なデータは、経営層にとって、意思決定やビジネス戦略を立てる上での貴重な情報源となります。

販売実績や顧客傾向、在庫状態など、詳細な情報をリアルタイムで把握できるため、経営判断のスピードアップや中長期的な戦略策定に大いに役立つでしょう。

また、これらのデータを基にした分析やレポート機能を持つシステムも多く、売上のトレンドや市場の変動、競合との比較など、さまざまな角度からの視点を得ることができます。このようなデータの活用により、経営判断の精度が向上し、企業の競争力を高めることが期待できます。

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販売管理システムの選び方

多くのメリットが見込まれる販売管理システムですが、導入にあたっては、どのように選べばよいのでしょうか。最後に、選定の際に役立つポイントを3点解説します。

システムの種類・運用方法で選ぶ

販売管理システムを選定する際、最初に検討すべきなのは、システムの種類とその運用方法です。

業種や業界に特化したパッケージシステム、企業規模に合わせた販売管理システムの導入、ERP(基幹業務システム)など、販売管理の機能を持つシステムはさまざまあります。

オンプレミス型かクラウド型かによっても、その後の運用は大きく変わるでしょう。主に、導入形態や機能、導入コストの違いを理解した上で、自社の目的に合ったシステムを見極めてください。

自社の業種・業態にあっているかで選ぶ

企業が取り組む販売管理のニーズは、業種や業態によって大きく異なります。

例えば、製造業と小売業では在庫の取り扱いや顧客管理の方法が異なるでしょう。また、BtoBとBtoCでは受注のサイクルや取引先の管理が異なるため、自社の業種・業態に最適な販売管理システムを選ぶことが重要です。システム導入前には、具体的な業務要件を明確にし、それを満たすシステムを選定することが求められます。

サポート体制・セキュリティ対策の充実度で選ぶ

サポート体制とセキュリティ対策の充実度も優先すべき選定ポイントです。

システムトラブルの発生時には、迅速なサポートが望めるベンダーを選びましょう。また、販売情報という企業の大切なデータを扱うため、セキュリティ対策が十分に整っているシステムであることも重要です。データの漏洩や不正アクセスを予防し、安心して業務を進める体制を整える必要があります。これらの点を考慮し、総合的に判断することが求められます。

販売管理システムとは?機能やできること・メリット、選び方について詳しく解説

自社に最適な販売管理システムを導入しよう

販売管理は、企業の業績向上と顧客満足度の向上を実現するための重要な業務の一つです。ビジネスの強力なパートナーとしての販売管理システムを導入し、成功のためのステップを一歩前進させましょう。

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ビズクロ編集部
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