シフトを自動作成する方法｜おすすめのアプリ・システムを紹介

手書きによるシフト表を作成する際の課題

手書きによるシフト表の作成は、一見シンプルで身近な方法ですが、実は多くの課題を抱えています。まずは手書きのシフト作成における具体的な課題から詳しく見ていきましょう。

シフト作成に時間がかかってしまう

シフトは、各従業員のシフト希望の収集から始まり、業務量に対しての必要な人員配置、スキルや経験値を考慮した組み合わせなどを考えながら作成しなくてはなりません。

さらには、シフト完成後にも変更が生じるケースがあるなど、複雑で手間のかかる作業となりがちです。このプロセスを手書きで行うと、非常に時間を要することになるでしょう。

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ヒューマンエラーに気づきにくい

手書きでシフトを作成する場合、業務量と必要人数のマッチングや従業員の適切な割り当てにミスが生じやすく、さらにそのミスに気づくのが難しいという課題があります。このようなヒューマンエラーは、業務の質に影響を及ぼし、結果的に従業員や顧客満足度の低下につながりかねません。

シフトの共有に時間がかかる

手書きで作成されたシフト表は、紙ベースで配付・共有することになります従業員は、自身の勤務日に出社したタイミングでシフトを把握することになるため、勤務日が少ない従業員への共有に時間がかかることもあるでしょう。

シフト共有の遅延は、業務の効率性を低下させるだけでなく、勤務日ではないのに、シフトをもらうために職場に行く、などの必要が出てくれば、従業員からの不満の声が上がることもあります。

シフト管理者の業務負担がより大きい

シフト制を採用することが多いサービス業や飲食業では、接客を含む日常業務が優先されるため、シフト作成の時間を店舗の営業時間中に確保するのは難しい場合がほとんどです。そのため、シフト作成が残業前提での業務になってしまう場合もあります。さらに、手書きでのシフト作成は時間がかかるうえ調整も複雑になりがちで、業務負担を一層増加させる原因となっているのです。

このような状況では、シフト管理の効率化が急務となり、管理者の負担軽減につながる解決策を模索する必要があります。

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シフトを自動作成する方法

シフト作成の手間や課題を解消する有効な手段の一つが、シフトを自動で作成する方法です。自動化は、時間の節約はもちろん、ヒューマンエラーの低減や公平性の確保など、多くのメリットが期待できます。

シフトを自動作成する具体的な方法とその利点について詳しく見ていきましょう。

エクセルのマクロを使用して自動作成する

エクセルのマクロを駆使することで、従業員の勤務曜日や時間帯を自動展開する仕組みを構築でき、シフト作成に必要なさまざまな基本要素の設定を自動化できます。

ヒューマンエラーを減らし、作業の精度を向上しながら大幅な時間短縮も実現するため、管理者は複雑な計算や調整から解放され、コア業務に集中できるようになるでしょう。

プログラミング言語を使った自動作成システムを活用する

プログラミング言語を使用した自動作成システムを導入することで、エクセルのマクロでは実現しづらい複雑な作業の自動化も実現できます。

例えば、従業員ごとの公休日数の割り当て、繁忙期と閑散期を見極めたうえでの最適な人員配置の自動算出など、より詳細かつ複雑なシフト計画が可能に。

時間の短縮はもちろんのこと、ヒューマンエラーの削減や作業効率の大幅な向上が期待できます。

AIを使用した自動作成システムを活用する

AI技術を取り入れた自動作成システムによって、シフト作成の精度と効率が大きく向上します。

例えば、公平な休暇数の割り当てのほか、土日などの特定の曜日の休暇が均等になるよう設定することや、従業員の希望を設定したうえでの休暇の配分も可能です。

また、早番や遅番といった身体的な負担増が予想されるシフトを平等に配分するといった複雑な要求も簡単に行えます。さらに、予算制限を考慮したうえでの最適なシフト表の作成も自動化できるため、管理者の負担は格段に軽減されます。

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シフトの自動作成におすすめのアプリ・システム

シフトの自動作成には、アプリやシステムの利用が非常におすすめです。これらのツールを利用すれば、シフト管理の手間を減らし、効率を大幅に向上させられるでしょう。

次に、シフト作成をサポートする便利なアプリやシステムについて、その特徴や機能を具体的に紹介していきます。

勤務シフト作成お助けマン

「勤務シフト作成お助けマン」は、煩雑なシフト作成業務を自動化し、管理者の時間と労力を大幅に削減できるツールです。直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ機能を備え、シフトの自動作成はもちろん、希望シフトを考慮した公平な割り当てなど、どんな業界にもフィットする機能設計が特徴です。

導入企業は多岐にわたり、その使いやすさと効果から高い評価を得ています。

Shiftmation

「Shiftmation」は、最新のテクノロジーを駆使してシフト管理を革新するアプリ・システムです。AIを活用して勤務シフトの自動作成や最適化を行い、管理者の負担を大幅に軽減します。

ユーザーフレンドリーな操作画面と高度な機能で、複雑なシフト管理をシンプルかつ効率的に行うことが可能です。特に、多様な勤務形態や複数の勤務地を持つ企業において、その力を発揮します。

幹部の右腕

「幹部の右腕」は、経営層やマネージャーのシフト管理をサポートするために特化したアプリ・システムです。シフト作成において手直しを必要としない正確さを謳っており、時間短縮と平準化割り当ての実現を目的としています。独自の機能を用いて複雑で多様な働き方をモデリングしてくれることも特長の一つです。

はたLuck

「はたLuck」は、店舗サービス業向けに開発されたシフト管理アプリです。店舗状況に応じた必要人員を設定できる適正シフト機能をはじめとするシフト管理のほか、コミュニケーションや教育の機能も兼ね備え、店舗業務を効率化し生産性と従業員のエンゲージメントの向上に役立ちます。

シフオプ

「シフオプ」は、直感的なユーザーインターフェースと柔軟な設定オプションにより、どのような業種にも対応しています。シフト希望収集からシフト作成、共有、ヘルプ募集を含めた調整まで一元的に管理できる点が特徴です。シフオプを使用することで、労務管理の時間を大幅に削減し、より重要な業務に集中できるようになります。

Airシフト

「Airシフト」は、クラウドベースで提供される革新的なシフト管理システムです。誰でも使いやすいシンプルな設計なので現場へ難なく導入できます。また、スタッフ間のコミュニケーションツールとしても機能し、シフト交換や休暇申請も簡単。1ユーザーあたり月額110円から使用できる導入のしやすさ、低価格さも魅力といえるでしょう。

シフトの自動作成アプリ・システムの選び方

シフトの自動作成アプリやシステムを選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。自社のニーズに合ったツールを選び、業務の効率化を図りましょう。

ここからはアプリ・システム選びに失敗しないためのポイントを具体的にご紹介します。

職種・業務内容に合っているかで選ぶ

シフトの自動作成アプリやシステムを選ぶ際、職種や業務内容に合致しているかは重要な判断基準の一つです。特に、日勤のみでなく夜勤や早番、遅番といったさまざまな勤務形態を取り入れている職場、また医療、看護、介護など特定の時間帯に勤務が集中する職種では、柔軟に対応できるシステムの選択が欠かせません。

職場の特性を正確に把握し、それに適した機能を備えたツールを選ぶことが、スムーズなシフト管理につながります。

自動化する業務内容の優先順位で選ぶ

シフトの自動作成アプリやシステムを選ぶ際には、特化している機能が製品ごとに異なるため、それぞれの特色を理解し、どの業務内容を優先して自動化したいのかを明確にすることが大切です。

希望シフトの収集、最適な人員数の算出や人員配置の組み合わせなど、シフト作成で最も時間や手間がかかり効率化したい業務は何かを考え、それを基準に適切なシステムを選定することが、効果的なシフト管理を実現する鍵となります。

見やすさ・操作性で選ぶ

シフト管理システムを選ぶ際、見やすさや操作性は非常に重要なポイントです。希望シフトの提出をシステム化する場合、業種によっては、学生からシニアまで幅広い年齢層の利用も想定されます。直感的に理解できるデザインやシンプルな操作性を備えたシステムが求められるでしょう。

すべての従業員がストレスなく、迅速にシフトを確認し、必要な場合は自分で変更申請を行えるような使い勝手のよさを持つシステムを選ぶことで、職場全体の満足度を向上させることが可能です。

搭載している機能で選ぶ

シフト管理システムを選ぶ際には、搭載されている機能も大きな判断基準の一つです。例えば、プッシュ通知やアラート機能は、シフトの変更や重要なお知らせを即座に従業員に伝えるのに役立ちます。共有機能を利用すれば、シフト表を簡単に全員で確認でき、変更が生じた際の共有もスムーズです。

これらの機能は、日々の業務を効率化し、従業員間のコミュニケーションを促進するのに有効です。自社のニーズに合った機能を備えたシステムを選択しましょう。

既存のシステムと連携できるかで選ぶ

シフト管理システムを選定する際、既存の勤怠管理システムや給与計算ソフトとの連携ができるかは、非常に重要な要素です。シームレスなデータのやり取りが可能であれば、勤務時間の管理や給与計算の正確性が向上し、管理業務の負担を大幅に軽減できます。

既存のシステムとどの程度互換性があるのか、また連携に際して追加のコストが発生しないかなどを確認したうえで選考しましょう。

自社に合ったアプリ・システムを導入しシフトを自動作成しよう

自社に最適なシフト自動作成アプリやシステムを選ぶことは、業務の効率化だけでなく、従業員の満足度向上にもつながります。職種や業務内容に合ったものを選び、自動化したい業務の優先順位に応じて、使い勝手のよさや機能性、既存システムとの連携性を考慮することが重要です。

これらのポイントをふまえて自社にぴったり合うシステムを導入し、シフト管理の課題を解決しましょう。