タッチダウンオフィスとは？活用のメリットや導入方法について解説

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タッチダウンオフィスとは？

タッチダウンオフィスとは、従業員をはじめテレワーカーや出張者が会社以外で一時的な作業が行えるスペースを指します。

通信環境や電源など仕事に必要な設備・環境が整っており、資料の確認やメールのチェックなどの軽作業を行うための最適なスペースです。

タッチダウンオフィスの目的

タッチダウンオフィスの主な目的は、一時的な仕事ができるスペースの確保です。快適な作業環境が整っており、自席に戻らずとも作業が行えるタッチダウンオフィスは、時間の有効活用に最適な方法といえるでしょう。

タッチダウンオフィスを活用することで、移動に割いていた時間を業務にあてられるため、時間の節約につながり生産性の向上に役立ちます。

サテライトオフィスとの違い

タッチダウンオフィスに似た施設として、サテライトオフィスが挙げられます。サテライトオフィスとは、本社の機能を持った、サテライト(遠隔)したオフィスのことです。

一方で、タッチダウンオフィスは、あくまで一時的な作業スペースの提供を目的としているため、企業の機能を担うための設備は備わっていません。混同されやすい両者には場所に対しての機能の違いが挙げられます。

タッチダウンオフィスを活用するメリット

タッチダウンオフィスを活用することで期待できる4つの効果をご紹介します。タッチダウンオフィスの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

移動工数を削減・作業効率の向上

タッチダウンオフィスを活用すると、自社までの移動時間の削減ができるため、空いた時間を業務に充てられます。また時間を有効活用することで作業効率や生産性の向上も期待できるでしょう。

社員同士のコミュニケーション増加

普段は別オフィスで業務を行っている社員同士が、同じ環境で共に作業を行うため、自然とコミュニケーションが増加します。社員同士のコミュニケーションが広がることで、新たな情報のアップデートや、これまでにないアイデアの発想にもつながるでしょう。

気軽に気分転換を取り入れられる

通常のオフィスとは別のタッチダウンオフィスという新たな環境で業務を行うことで、気分転換ができ集中力向上につながるでしょう。タッチダウンスペースは単なる作業スペースではなく、従業員の気分転換として効果を発揮します。

社員の分散により感染症対策ができる

タッチダウンオフィスと通常のオフィスを使い分けることで、多くの従業員が集まる密な状態を回避でき感染対策が行えます。臨機応変にオフィスを使い分けることで、従業員が分散され感染拡大の防止につながるでしょう。

タッチダウンオフィスの導入方法

タッチダウンオフィスを導入するには3つのステップがあります。正しく理解し、タッチダウンオフィスの導入の参考にしてください。

導入する場所の確保

自社外にタッチダウンオフィスを設ける場合は、主要駅の近くにあるコワーキングスペースやシェアオフィスなどを契約するのが一般的です。タッチダウンオフィスを自社内に設ける際は、出入り口付近や人通りが多い導線上に設置するのが理想的とされています。

必要な備品の設置

従業員がパソコンひとつで作業ができるために必要な備品の例として、デスクと椅子、電源コンセント、無線LANなどです。また資料を保管するための棚、プリンターやコピー機などがあるとより快適な作業空間を作り出せます。パソコンひとつで作業ができるように、備品の設置や通信環境を整えましょう。

社員への周知

タッチダウンオフィスの設置後は、必ず従業員に告知を行いましょう。従業員の誰もが気軽に利用してもらうために、場所や目的、利用方法を明確にしておくことが理想的です。

タッチダウンオフィスを導入する際の注意点

タッチダウンオフィスの導入には、以下の2点を注意する必要があります。タッチダウンオフィスを有効的に活用するために事前に注意点を把握しておきましょう。

費用対効果を算出する

タッチダウンオフィス導入前後のコストが、得られる効果に見合っているのか費用対効果を測定しましょう。タッチダウンオフィスの導入前には、作業環境の整備の初期費用などが発生します。

また、導入後は通信費や月々の利用費などのランニングコストも負担しなければなりません。発生するコストと、月の利用者数・利用回数を検証することでタッチダウンオフィスの費用対効果を算出することができます。タッチダウンオフィスを意味のある導入にするために、得られる効果と発生するコストを測定しましょう。

アクセスしやすい場所を選ぶ

タッチダウンオフィスは利用者がアクセスしやすい場所に設置しましょう。

誰もがアクセスしやすいように環境整備を行うことで、継続した利用が見込めます。タッチダウンオフィスの利用者がどのような経路を使用しているのか、聞き取り調査やアンケートを事前に行ってから場所を決めるのも良いでしょう。

タッチダウンオフィスを導入して働きやすい環境を

自社に戻らずとも、メールや資料の確認など一時的に業務を行えるタッチダウンオフィスは、多様化する働き方の新たなスタイルとして注目されています。一方で、コストや立地場所の選定などタッチダウンオフィス導入には様々なハードルが存在し、導入に躊躇する企業も少なくはありません。

今回の記事でご紹介した、必要な準備や注意点、メリットなどを理解し、タッチダウンオフィス導入の第一歩を踏み出してみましょう。