【初心者必見】年末調整の書き方｜提出すべき書類・記入例をわかりやすく解説

年末調整とは？

年末調整とは、従業員一人ひとりの1年間の給与と所得税額を確定させ、精算する手続きです。企業から給与や賞与を受け取る際、毎回所得税が天引きされており、これを源泉徴収と呼びます。

源泉徴収額は1年間の給与総額を概算して定めているため、実際の給与総額とは異なっていることが一般的です。そのため、1年間の所得が確定した段階で計算し直し、多く徴収している場合は従業員に還付を行い、徴収額が少なかった場合は不足分を徴収する必要があるのです。この年末調整の作業は、1年間の給与が確定する12月に行われます。

年末調整を行うためには、従業員の扶養家族の有無などを企業が把握しなければなりません。従業員は企業がスムーズに情報を把握できるよう、10月下旬から12月上旬にかけて、年末調整に必要な書類を企業に提出します。

▷年末調整とは？やり方や対象者・必要書類、確定申告との違いをわかりやすく解説

年末調整で提出すべき書類

従業員は年末調整を受けるために、決められた書類に必要事項を記入して人事・総務担当者に提出する必要があります。各書類の役割などについて説明します。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」は、扶養控除・障害者控除・寡婦控除・ひとり親控除・勤労学生控除の5種類の控除を受けるために必要な書類です。

企業は「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を基に、従業員の各種控除の必要性を確認します。そのため、扶養家族の有無にかかわらず、従業員はこの書類を必ず提出しなければなりません。

書類を提出しなかった場合、本来受けられる扶養控除が受けられず、所得税が割高になってしまうため注意しましょう。

給与所得者の基礎控除申告書

「給与所得者の基礎控除申告書」は、基礎控除を受けるための書類です。記入欄は、「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」にあります。

なお、令和6年は定額減税が実施されるため、名称に「年末調整に係る定額減税のための申告書」が追加されましたが、本記事では「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告 兼 所得金額調整控除申告書」の名称で解説します。

基礎控除は、所得に応じて受けることができる控除です。2020年の税制改革までは所得金額に関係なく一律の金額が控除されていました。現在は所得金額によって受けられる控除額が異なります。

例えば所得金額が2400万円以下の場合の控除額は、48万円です。2400万円超から2450万円以下は32万円、2450万円超から2500万円以下は16万円で、1年間の所得金額が合計2500万円を超える場合には控除を受けられません。

給与所得者の配偶者控除等申告書

「給与所得者の配偶者控除等申告書」は、配偶者控除・配偶者特別控除を受けるためのものです。「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告 兼 所得金額調整控除申告書」に記入欄があります。

控除を受けるには、申告者の所得が1000万円以下(給与所得のみの場合は年収1195万円以下、所得金額調整控除が適用される場合は1210万円以下)でなければなりません。

所得金額調整控除申告書

「所得金額調整控除申告書」は、所得金額調整控除を受けるためのものです。記入欄は、「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」にあります。同控除には「子ども・特別障害者等を有する者等の所得金額調整控除」と「給与所得と年金所得の双方を有する者に対する所得金額調整控除」の2種類があります。

このうち「子ども・特別障害者等を有する者等の所得金額調整控除」は、年末調整で適用を受けられます。具体的な要件は、その年の収入が850万円を超える人のうち、本人や扶養親族・配偶者が特別障害者である場合、または23歳未満の扶養親族がいる場合です。

扶養控除の場合、生計を一にする世帯においては、所得がある人のうち一人しか控除を受けられません。一方の「子ども・特別障害者等を有する者等の所得金額調整控除」は個人の給与所得ごとに適用が判定されるため、共働き世帯で夫婦ともに850万円以上の収入を得ている場合でも、二人とも控除を受けられます。

給与所得者の保険料控除申告書

「給与所得者の保険料控除申告書」は、保険料控除を受けるための書類です。受けられる控除は、社会保険料控除・生命保険料控除・地震保険料控除・小規模企業共済等掛金控除です。iDeCoも対象とされますが、火災保険や損害保険などは対象外です。

申告書には掛金の支払額などを証明するための書類を添付する必要があるため、注意してください。書類は、以前は原本で提出する必要がありましたが、現在は電子データでも認められています。勤務先に提出した書類は、企業が7年間保管します。

給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」は、住宅ローンなどを利用している場合に、住宅借入金等特別控除(住宅ローン控除)を受けるための書類です。住宅ローンを使ってマイホームの新築や取得、増改築をした人が対象です。

控除額は、居住開始年によって異なります。全額控除しきれなかった場合は、翌年の住民税からも控除されます。

住宅ローンを借りた初年度は確定申告を行い、後に税務署から対象年数分の申告書がまとめて送られてくるため大切に保管しておきましょう。申告書の上部にどの年のものかが記載されているため、間違った申告書を使わないように注意してください。

年末調整書類の書き方・記入例

ここからは、各年末調整書類の作成方法を画像とともに紹介します。書類に記入ミスが発生すると、書き直しが生じ、人事・総務担当者の手間が増える恐れがあるため、慎重に記入してください。

扶養控除等(異動)申告書の書き方

企業で働いている人が必ず提出しなければならない「扶養控除等(異動)申告書」の書き方をご紹介します。書類作成時の参考にしてください。

基本情報を記入する

「扶養控除等(異動)申告書」の上部に基本情報を記入する欄があるため、名前や世帯主の名前、住所や個人番号(マイナンバー)などを記入しましょう。マイナンバーについては、記入する必要性を人事・総務担当者に問い合わせてください。

アルバイトを掛け持ちしている人や副業をしている人の中には、2か所以上から給与をもらっている場合もあるでしょう。ほかの勤務先に「従たる給与についての扶養控除等申告書」を出している場合は、「従たる給与についての扶養控除等申告書の提出」のところに丸をつけてください。

A源泉控除対象配偶者を記入する

「源泉控除対象配偶者」を記載する欄に、配偶者の名前やその年の所得の見積額などを書き込みましょう。あらかじめ配偶者の収入などを把握しておくと、円滑に書類づくりができます。

対象者は、合計所得金額が95万円以下(給与収入のみの場合は150万円以下)で書類作成者と生計を一にしている人です。たとえ一緒に暮らしていても、内縁関係の人や事実婚の人は対象外です。青色事業専従者として収入を得ていたり、白色申告者の事業専従者である場合も、対象とは見なされません。また、納税者本人の所得が900万円以下である必要もあります。

配偶者の収入が150万円以上の場合は、空欄のままにしておいても問題ありません。

B控除対象扶養親族を記入する

「扶養控除等(異動)申告書」の中央あたりに、「控除対象扶養親族(16歳以上)」の欄があります。申告者に満16歳以上の扶養親族がいる場合は、名前や扶養親族の所得の見積額などを記入しましょう。

対象は申告者と生計を一にしている配偶者以外の親族で、その年12月31日時点での年齢が16歳以上の人です。年間の所得が48万円以下(給与収入のみの場合は103万円以下)で、青色事業専従者としてその年に一度も給与を支払われておらず、白色申告者の事業専従者でない人が当てはまります。また、里子や市町村長から養護を委託された老人も対象です。

留学などで一緒に暮らしていなくても対象となる場合があるため、当てはまるかどうか不明な場合は問い合わせましょう。

障害者、寡婦、ひとり親又は勤労学生を記入する

「控除対象扶養親族(16歳以上)」の欄の下に、「障害者、寡婦、ひとり親又は勤労学生」を記入する欄があります。障害者控除・寡婦控除・ひとり親控除・勤労学生控除の適用を希望する場合は、該当欄に印を入れてください。

障害者や勤労学生にチェックを入れた場合は、名前なども忘れずに記入する必要があります。勤労学生の場合、学生証などのコピーも用意してください。

D他の所得者が控除を受ける扶養親族等を記入する

「他の所得者が控除を受ける扶養親族等」の欄には、一緒に暮らしているものの、収入を得ているほかの家族が扶養し、控除を受ける親族の名前などを記載します。共働き世帯では、夫ではなく妻が子どもを自分の扶養に入れることもあるでしょう。このような場合に、同欄を使います。書類を作成する前に、誰を誰の扶養に入れるかを配偶者などと話し合ってください。

住民税に関する事項を記入する

「扶養控除等(異動)申告書」の一番下にある住民税に関する事項には、16歳未満の扶養親族や、退職手当などを有する配偶者、扶養親族に関する情報を記載します。名前や個人番号、続柄などを記入しましょう。対象者が国外にいる場合は、控除対象外国外扶養親族欄の欄に丸を入れてください。

基礎控除申告書の書き方

続いて「基礎控除申告書」の記入方法をご紹介します。この申告書は基本的に全従業員が企業に出さなければなりません。「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」の中央左側が該当します。作成前にご一読ください。

1.給与所得の収入金額を記入する

基礎控除は所得金額によって受けられる額が段階的に異なるため、給与所得の収入金額を記入しましょう。これは、社会保険料や税金などが引かれる前の総支給額を指し、手取り額ではない点に注意が必要です。

源泉徴収票や給与支払い明細書を手元に置きながら書くと、ミスなく転記できるでしょう。副業でほかの企業から収入を得ている方は、その収入も足してください。

記入ミスをした場合は、訂正する箇所を二重線で消し、訂正内容を書きます。

2.給与所得の所得金額を記入する

「所得金額」には、収入金額から給与所得控除額を差し引いた額を記入します。申告書の裏面に計算方法の表が記載されているため、参考にしてください。

3.給与所得以外の所得の合計額の所得金額を記入する

事業所得や雑所得、配当所得、不動産所得など、勤務先以外から収入を得ている場合は、「給与所得以外の所得の合計額」を埋めてください。

事業所得の場合、売上ではなく経費を差し引いた額を書くように注意しましょう。雑所得には原稿料や講演料、公的年金などが、配当所得には株式投資の配当金などが含まれます。

4.あなたの本年中の合計所得金額の見積額を記入する

「あなたの本年中の合計所得金額の見積額」には、給与所得とそれ以外の所得の合計を記載します。

5.控除額の計算にチェックをする

「控除額の計算」の欄は、自分の所得が当てはまる箇所に印をつけてください。

6.基礎控除の額を記入する

「控除額の計算」の欄を見ると、自分に当てはまる控除額を確認できるため、それを「基礎控除の額」に転記しましょう。例えば所得が900万円以下の場合は控除額が48万円のため、480,000と書きます。

合計の所得が2,500万円を超える場合は、控除は受けられません。控除額の計算の欄を確認すると、「区分Ⅰ」についてA～Dの判定を確認することができます。

配偶者控除等申告書の書き方

続いて「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」の中央右側にある「配偶者控除等申告書」の書き方をご説明します。

1.配偶者情報を記入する

まず、夫または妻の名前や住所などを書いてください。マイナンバーに関しては、企業によっては記入しなくてもよいケースがあるため、人事・総務担当者に尋ねることをおすすめします。

2.配偶者の本年中の合計所得金額の見積額の計算を記入する

配偶者のその年の所得の見積額を記入します。ミスを防ぐため、源泉徴収票や給与支払い明細書を手元に置きながら書きましょう。

3.判定・区分Ⅱにチェックをする

配偶者の生年月日や「配偶者の本年中の合計所得金額の見積額」に記載した額を基に、当てはまるところに印を入れてください。そのうえで、1～4の番号を「区分Ⅱ」に記します。

4.配偶者(特別)控除の額を記入する

区分Ⅰ・Ⅱの結果から配偶者控除または配偶者特別控除の額を調べ、金額を「配偶者控除の額」もしくは「配偶者特別控除の額」に書き込みます。

所得金額調整控除申告書の書き方

「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」の一番下にある「所得金額調整控除申告書」の書き方を確認しましょう。

1.要件欄の該当項目にチェックをする

要件が並んでいるので、該当する項目がある場合は印をつけましょう。2つ以上の要件に当てはまる場合は、いずれか1つを選びます。

2.必要事項を記入する

1でチェックした項目の指示に従い、☆または★欄に必要事項を記入してください。

保険料控除申告書の書き方

保険料控除を受けるのに欠かせない「保険料控除申告書」の書き方をお伝えします。

「保険料控除申告書」は「生命保険料控除」「地震保険料控除」「社会保険料控除」「小規模企業共済等掛金控除」から成りますが、記入が必要なのは自分が該当する箇所のみです。各項目の書き方をお伝えしましょう。

なお、いずれの項目にも当てはまらない場合は、提出は不要です。また、書類を提出し忘れてしまった場合も、従業員が自ら確定申告をすれば控除を受けられます。

保険料控除を受けると課税所得が減り、所得税や住民税が軽減されるため、忘れずに控除を受けましょう。

「生命保険料控除」欄の書き方

「生命保険料控除」欄は、その年に生命保険料や介護医療保険料、個人年金保険料を支払った場合のみ記入します。最大12万円の所得控除を受けられるため、対象となる方は記入しましょう。

• 一般の生命保険料:生命保険の加入者のみが、保険会社などの名称や保険の種類、その年に支払った保険料などの金額を記載してください。保険の名称が長くて欄に収まらない場合は、省略形でも問題ありません。
• 介護医療保険料: 介護医療保険の加入者のみが、加入している保険の種類や保険期間、その年に支払った保険料などの金額を記載します。
• 個人年金保険料: 勤務先以外で個人年金に加入している人のみが、保険会社などの名称や保険の種類、その年に支払った保険料などの金額を書きます。

一般の生命保険料と個人年金保険料は、旧制度と新制度に区分されているため、間違えないように注意してください。書類への記入時には、年末が近づくと保険会社から届く保険料控除証明書や保険証券を手元に置いておくと、間違わずに転記できます。証明書などを紛失してしまった場合は、発行元に再発行を依頼してください。

「地震保険料控除」欄の書き方

地震保険に加入している場合に記入します。保険会社から地震保険料控除証明書が届くため、同証明書を基に保険会社の名称や保険期間、その年に支払った保険料等を記載してください。最大で5万円の所得控除を受けられます。

地震保険は火災保険とセットで契約している方が大半ですが、火災保険は控除対象外です。

「社会保険料控除」欄の書き方

国民年金や国民健康保険、公務員共済掛金などの社会保険料を自分で払った場合は、「社会保険料控除」欄に記入します。例えば、扶養している20歳以上の子どもの国民年金保険料を支払った場合などが当てはまるでしょう。

給与を受け取る際に天引きされている社会保険料は勤務先が把握しているため、記入しなくても問題ありません。

社会保険の種類や保険料支払先の名称、その年に支払った保険料の額などを記入します。社会保険料控除証明書を基に記載すると、間違わずに済むでしょう。「保険料を負担することになっている人」の欄は、申告者の保険料の場合は申告者の名前を、子どもなどの保険料の場合はその子どもなどの名前を書いてください。

なお、社会保険料控除証明書が届いた時点では、まだその年の支払いが終わっていないため、その時点で支払った金額が記載されています。書類には、それまで支払った金額ではなく、12月までに支払う金額を記載するようにしましょう。

「小規模企業共済等掛金控除」欄の書き方

企業が掛金を支払ったもの以外に、小規模企業共済に加入して掛金を支払った場合に記入します。iDeCo(個人型確定拠出年金)も含みます。

「独立行政法人中小企業基盤整備機構の共済契約の掛金」「確定拠出年金法に規定する企業型年金加入者掛金」「確定拠出年金法に規定する個人型年金加入者掛金」「心身障害者扶養共済制度に関する契約の掛金」の中から、該当する欄に掛金の額などを記入しましょう。控除証明書を基に書くことをおすすめします。

申告時には、支払った掛金額を証明できるように証明書類を添付してください。

住宅借入金等特別控除申告書の書き方

住宅ローンを利用している場合は、住宅ローンの年末残高に応じて住宅ローン控除を受けられます。そのためには「住宅借入金等特別控除申告書」に記入が必要です。

住宅ローン控除を受けるにあたっては、住宅ローンを利用した初年度は確定申告が必要ですが、2年目以降は年末調整で申告可能です。ただし、申告者の1年間の所得が3,000万円を超える場合は、この控除の対象外になります。また、新築住宅と中古住宅では、住宅ローン控除の適用要件が異なるため、事前にチェックしておきましょう。

ここでは、「住宅借入金等特別控除申告書」の書き方をご説明しましょう。

1.基本情報を記入する

申告者の名前や住所、勤務先の名称などを書いてください。「税務署長」「給与支払者の法人(個人)番号」は、企業の担当者が記入するため、申告者が記入する必要はありません。

2.詳細項目を記入する

詳細項目の記入前に、住宅ローンを借りている銀行などが発行する「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」などを準備しておきましょう。2か所以上の銀行などから住宅ローンを借りている場合は、合算した金額を記入する必要があるため、書類をすべて用意してください。

対象の住宅ローンが「住宅のみ」「土地等のみ」「住宅及び土地等」のいずれに該当するのかを確認のうえ、「新築、購入及び増改築等に係る住宅借入金等の年末残高」に金額を記入します。この際、「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」などを参考にしてください。

「住宅借入金等の年末残高」は、連帯債務者がいなければ「新築、購入及び増改築等に係る住宅借入金等の年末残高」と同じ金額を書きます。そのうえで「取得対価の額または増改築等の費用」と「住宅借入金等の年末残高」を比較し、少ないほうの額を記載しましょう。

さらに居住割合などを掛けた数字を書いていきます。住宅をすべて居住用として使用している場合は、100です。続いて「住宅借入金等の年末残価等」を記載し、「特定増改築等の費用の額」は費用が発生した場合のみ記入します。「特定増改築等の費用の額に係る住宅借入金等の年末残高等」には、「住宅借入金等の年末残高等」と「特定増改築等の費用額」を比べて少ない額を書いてください。

「(特定増改築等)住宅借入金等特別控除額」には、「住宅借入金等の年末残高等」に申告書に印字されている率を掛けて算出した金額を記入します。

パート・アルバイトの年末調整は不要？

パートやアルバイトの場合も年末調整をしなければなりません。ただし、その年の途中で退職した場合は当てはまらないため、自分で確定申告をしましょう。

1年間の給与の総額が103万円以下で、給与から源泉徴収されていない場合も年末調整の対象外です。ただし、1年間の所得が103万円以下でも、収入が8万8,000円以上の月があった場合は源泉徴収されているため、年末調整をすれば還付を受けられる可能性があります。

▷アルバイトでも年末調整が必要？必要な人の条件や書き方・必要な書類

年末調整の書き方がわからない場合の相談先

年末調整業務を行うなかで、疑問点や不明点が生じた場合は、人事・総務担当者に問い合わせましょう。

人事・総務担当者でも不明な点がある場合は、国税庁のタックスアンサーを確認してください。キーワードや一覧から情報を検索できます。タックスアンサーを見ても解決しない時は、電話で問い合わせましょう。

[出典:国税庁「タックスアンサー(よくある税の質問)」]

年末調整の書類は不備のないように記載しよう

年末調整は、従業員一人ひとりの所得税額を確定し、正確に納税するために必要なプロセスです。年末調整を円滑に進めるためには、従業員が期日までに必要な書類を作成する必要があります。記入例などを参考にしながら、書類作成を行ってください。