BCP訓練とは？必要な理由は？種類や進め方・シナリオ作成のポイントを解説

BCP訓練とは？

BCP(Business Continuity Plan)は日本語では「事業継続計画」と訳し、自然災害などの緊急事態が発生した場合に被害を最小限に抑え、事業を早期復旧・継続するために策定するものです。

また、BCP訓練とは、自然災害などの緊急事態が発生した場合にBCPの実効性や内容が適切か判断するために、会社全体で行う訓練のことを指します。

BCP訓練が必要とされている理由

日本は外国に比べて自然災害が多い国として知られています。毎年のように台風や水害、土砂災害などが全国で発生しており、大地震や津波、火山噴火などへの備えも必要になります。

また、自然災害以外にも、サイバーテロにより企業活動に大きな影響が出る事態も想定しなければなりません。BCP対策はこのような多くのリスクに対処するために策定されるものですが、どれだけ良いBCPを作成しても、災害時に機能しなければ意味がありません。

訓練を行うことにより実効性を高めると同時に、訓練後に改善点を見つけ修正を加えることで一層優れたBCPを策定することが可能になります。

BCP訓練の種類｜代表的な5つの訓練

BCP訓練には複数の手法があります。代表的なものとして以下の5つがあります。

1. 机上訓練
2. 電話連絡網・緊急時通報診断
3. 代替施設への移動訓練
4. バックアップデータの取り出し訓練
5. BCP全体の総合訓練

以下でそれぞれの訓練の詳細を解説していきます。

1.机上訓練

机上訓練とは名前の通り、会議室などで議論しながらBCPの有効性を確認する訓練のことです。BCP訓練の中では最も一般的で取り組みやすいものといえるでしょう。

担当者が集まり、BCPをもとにシミュレーションし、策定した内容通りに行えるかについてあらゆる方向から議論を行います。机上訓練を行うことにより、策定した計画に不備や抜け漏れがないかを確認し、もし不備があれば実効性を高めるために修正や改善を加えます。

2.電話連絡網・緊急時通報診断

緊急事態発生時に速やかに従業員間で意思疎通が図れるかを確認するための訓練です。災害発生による緊急事態時には社員の安否確認が最優先課題となります。

また、事業の迅速な復旧・再開を図るためにも、人的リソースの確保は重要です。関係者の連絡先に漏れがないか、情報が最新のものに更新されているかを確認します。連絡手段が電話やメール以外にある場合には、その手段についても確認・登録しておきましょう。

3.代替施設への移動訓練

大地震による建物の倒壊・半壊や火災などでオフィスが使用できなくなったケースを想定し、代替オフィスへ移動する訓練です。また、移動後にそこで計画通りの業務を行えるかも確認します。オフィスだけなく工場が被害を受けたケースも想定し、代替施設で稼働ができるかも確認する必要があります。

4.バックアップデータの取り出し訓練

自然災害による被害は、建物などのハード面だけではなくデータなどのソフト面も考えなければなりません。また近年は、サイバー攻撃により企業活動が停止に追い込まれる事例も発生しており、いずれの場合にも事業復旧や継続のためにバックアップデータを迅速に取り出す必要があります。

データのバックアップが適切に行えているか、バックアップデータの更新頻度やどの時点のデータを復旧させるかなども訓練を行った上で改めて検討しましょう。また、データが全く使えない場合を考えて紙ベースで作業を行うことも想定した訓練を行い、臨機応変に対応できるような代替策を講じておく必要もあります。

5.BCP全体の総合訓練

緊急事態発生から復旧完了までを時系列で行う訓練です。一通りの流れが確認できるため、策定したものが機能するかの確認や臨機応変に対応できるかどうかも判断できます。また、この訓練は自社だけで行うのではなく近隣の会社や自治体、地域住民と連携して行うことで、一層の効果を発揮します。

BCP訓練の進め方とは？

BCP訓練の進め方は、一般的に次の4つのフローで行います。

• BCP訓練のシナリオ作成
• BCP訓練の実施
• 結果の検証・改善点の提案
• BCPの修正・更新

BCP訓練のシナリオ作成

シナリオとは具体的には、訓練に参加する人の設定、参加者の行動内容、訓練の目的、災害の詳細、社内外の被災範囲(オフィス・工場、人的被害、インフラの損害状況)などを指します。

また訓練を通じて参加者に身につけてもらいたいことを明確にすることも大事です。漠然とした訓練の場合、改善点や修正点などが発見しづらくなります。訓練とはいえ、緊急事態を想定しているため、人員やシステム・ツールの準備も必要となる点にも留意して計画しましょう。

BCP訓練の実施

日時(曜日・時間など)や被害状況など想定したシナリオ通りのBCP訓練を実施します。ここでは、参加者の役割や行動指針などを明確にしておきましょう。

例えば、社外関係者との連絡担当やデータの保護・移設担当、従業員や来客の身の安全を確保する係、情報収集担当者、災害広報担当者など、災害時に慌てないように事前に役割分担を決めておきます。

さらに、訓練時に被害状況を細かくシミュレーションしておくことで、判断力や対応力の強化につながるでしょう。

結果の検証・改善点の提案

訓練終了後に全体で評価する機会を設けて、達成度や課題、改善点について意見を出し合います。事前に作成したBCP通りに正確に実行できたか、イレギュラーな事態に柔軟に対応できたか、スピーディーな判断や行動ができたかなどを評価・検証します。

その場で意見が言えない場合もあるため、アンケートを実施して自己評価や率直な感想などを記入してもらうことで改善点が見つかる可能性もあります。

BCPの修正・更新

訓練後に出し合った課題や見つかった改善点などを検討し、既存のBCPの修正および更新を行います。例えば、関連会社や取引先、自社の社内体制に大きな変更があったのに、実際にはBCPに反映されていなかったといったことも起こりがちです。

またシステムやツールの運用方法が曖昧だったということもあるでしょう。そうしたケースでは、平時から操作方法を確認しておく必要もあります。

BCP訓練のシナリオを作成する際のポイント

BCP訓練のシナリオの内容によって、訓練の成果は大きく変わります。実際に作成する際の具体的なポイントを説明していきます。

訓練の目的を明確にする

目的を明確化することで、参加者の当事者意識や緊張感が生まれ、有事の際の行動に生かせるようになります。

従業員の興味や意識が高まることで、訓練のあとの振り返りでも活発な意見交換が交わされることが期待できます。結果、BCPの精度が上がり、組織全体のコミットメントも深まるでしょう。

自社に関わる人や組織を登場させる

災害時は周囲の協力が不可欠です。自社の人間はもちろん子会社などの関係会社の人にも参加してもらい連携して訓練を行います。

またシミュレーションの範囲内で、顧客やサプライチェーンに関わる業者やキーパーソンなども設定して、細かい行動内容や迅速な判断が求められるシチュエーションを想定するようにしましょう。

訓練の目的に相応しい状況を設定する

災害の種類や発生時の季節や日時などで訓練内容は異なります。そのため目的に相応しい状況を設定しなければなりません。平日なのか休日なのか、出勤前の時間帯なのか、就業中なのかでもとるべき行動は変わってきます。

また、一般的な訓練では初動フェーズを想定しますが、状況によっては再開フェーズや復旧フェーズなどを設定してみてもいいでしょう。シナリオで設定する状況はリアリティがあるほうがよいものの、現実的に起こりえない状況設定を行うと参加者のモチベーションの低下につながるため注意が必要です。

具体的な被害状況を想定する

災害の種類を特定し、具体的な被害状況を想定した訓練を実施します。訓練地のハザードマップの活用や災害時に使用できるライフラインを限定することにより、さらに現実味のある質の高い訓練が可能です。

また活用できる人的リソースを限定したり、システムやツールが使用できない状況を設定するなど、さまざまなバリエーションを加えるのもよいでしょう。

BCP訓練を実施する際の注意点

練度を高めるためにもBCP訓練は重要な意味を持ちますが、実施する際にはいくつかの注意点もあります。

BCP訓練後の評価は必ず実施する

訓練をただ行ってそのままにしていると、問題や課題が改善されないため意味がありません。多くの場合、BCP訓練実施後には課題が見つかるためそれをどのように修正するかを考えるのも重要な目的の1つです。

訓練後の評価では、それぞれの部署や役割ごとに修正部分や追加項目などについて議論する必要があります。年間に複数回訓練を実施し、評価・検証して修正・改善を重ねることで精度が高まり、より実効性のあるBCPの策定につながります。

日ごろからBCP対策を意識して業務に取り組む

訓練時だけでなく、日ごろからBCP対策を意識して業務にのぞむことも効果的です。

例えば、通常の連絡手段はメールを中心に行っている場合には、チャットツールなどの他の連絡手段を試したり、従業員全員にスマートフォンやタブレットを配布して普段から使いこなせるように習熟度を高めていくことも大事です。

災害時には想定していたツールが使えなくなる可能性もあるため、代替手段を常に意識して業務に取り組むことにより、いざという場面でもスムーズに対応できるでしょう。

BCP訓練を実施して災害時でも対応できる体制を整えよう

地震や洪水などの自然災害はいつ発生するか分かりません。災害時に迅速に対応し、被害を最小限に抑えて少しでも早く通常の業務に戻さなければなりません。

そのためにも日頃からBCP訓練を実施し、改善点を見つけて、より精度の高いBCPを策定することが重要になります。目的意識をもって訓練にのぞむことで、従業員の対応力や判断力も向上するので、災害時でも冷静に行動できるようになるでしょう。

災害が起きても柔軟に対応できる組織づくりを行うことで、迅速な事業の復旧と継続が可能になるため、訓練を怠らずにBCP対策に注力していきましょう。