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BCPで必須の初動対応とは？重要性や実施ポイント・マニュアルについて
被災時からBCPの計画を発動するまでの行動を初動対応といいます。適切な行動ができれば、被災後の事業継続や復旧が円滑になるため重要です。本記事では、BCPで必須とされる初動対応について、重要性から実施ポイントやマニュアルまでを徹底解説します。
目次
BCPで必須となる初動対応とは
初動対応は、自然災害や火災など、緊急事態が発生した直後の対応を指します。事業復旧までのスピードや二次災害の被害状況を左右する重要な対応です。具体的には、従業員の安否確認・災害状況の情報収集・避難場所の確保などを行います。
自然災害や火災発生時は、従業員が極度の緊張状態に陥っている場合が多く、冷静に判断を下すのが困難です。落ち着いて行動するためにも、普段からの準備が重要になります。
BCPと初動対応は分けて考えられる
BCPは自然災害や感染症拡大など、緊急事態が発生した際に最短で事業復旧を実現するための計画です。緊急事態の発生に伴う利益損失を最小限に抑え、取引先や顧客へ安心感を与えます。
BCPには、被害状況の確認・応急処置・復旧作業など、防災計画や事業復旧に向けた活動内容も盛り込まれています。BCP計画の防災計画に該当するのが、初動対応になります。初動対応の目的は、従業員の安否確認・被災状況の確認・二次災害防止などが該当します。
BCPの目的は企業の事業継続であり、初動対応の目的は人命保護などです。そのため両者を別物と考えることもできますが、実際には表裏一体の関係にあります。
緊急事態発生後に、適切にBCPを実行し事業の継続につなげるためには人的リソースの確保が必須となります。事業の復旧や継続を担う人材の確保は、従業員の安否確認や人命保護といった初動対応の成否が鍵を握っているのです。
BCPにおける初動対応の重要性について
有事の際には初動対応を素早く行えるかどうかが、非常に重要です。初動対応の質によって、事業復旧へ至るまでの時間や二次災害のダメージが、大きく変わります。
たとえば、初動対応で経営資源の被害状況を素早く確認できたとしましょう。事業復旧までにどの程度時間が必要かを早い段階で把握でき、今後の方向性が明確になります。また、取引先や顧客に事業再開の目処を発信でき、安心感を与えられます。
緊急事態が起きても従業員が落ち着いて行動できるよう、BCPとは別に、初動対応マニュアルを用意しておくことが重要です。
初動対応に必要な5つの実施ポイント
初動対応で行うべき内容は、以下の5つです。
- 災害本部の設置
- 避難場所や経路の確保
- 的確な安否確認
- 帰宅困難者への対応
- 正確な情報収集
一つずつ内容を確認していきましょう。
1.災害本部の設置
従業員の安全を確保できた段階で災害本部を設置し、BCPで策定した復旧活動へ移行していきます。事前に役割を決めておくと、スムーズに実行できます。
主な役割分担の例は次の通りです。
<災害対策本部の役割分担>
- 全体責任者
- 副責任者
- 広報
- 消火
- 避難誘導
- 救急
- 修理
複数の代行者を選んでおくと、出張や研修で該当従業員が不在の場合でも、大きな混乱の発生を避けられます。
2.避難場所や経路の確保
従業員の安全を確保するためには、避難場所と避難経路の確保が重要になります。この際、オフィスの耐震性がどの程度かを事前に確認し、初動対応マニュアルに記載しておくことが大切です。
耐震性が高ければ、状況が落ち着くまで屋内に留まります。一方、耐震性が低ければ、他の場所に避難しなければなりません。自社からの距離を考慮した上で、事前に避難場所と道順を確認しておく必要があります。
3.的確な安否確認
災害の発生場所から脱出した後に、最初に行うことは従業員の安否確認です。電話・メール・ビジネスチャットなど、様々な方法を駆使して、従業員の無事を確認します。飲食店や雑貨店など、店舗で災害が発生した場合は、顧客の安否確認も必要です。
誠実に対応することで、自社のイメージアップや顧客ロイヤリティ向上につながります。また、効率的に安否確認を行うため、安否確認システムを事前に導入しておくのも一つの選択肢です。安否確認の連絡〜回答の集計まで、一連の作業を自動化できます。
クラウド型の安否確認システムを導入すれば、初期費用とランニングコストを低コストに抑えられるといった点も魅力です。そして、従業員の安否確認が終わったら、次は家族と連絡を取るように指示しましょう。
家族の安否が確認できないと、従業員が急いで帰宅しようとして混乱を招く可能性があります。家族の無事が確認できれば、安心感が得られ落ち着いて次の行動が取れるはずです。
4.帰宅困難者への対応
大規模な自然災害が発生すると、電車やバスが動かず、帰宅困難者が発生します。まずは避難場所に留まるよう、帰宅困難者へ指示しましょう。交通機関が正常に稼働していない状況で帰路についても、二次災害のリスクが高くなるだけです。
ただし、どうしても帰宅を望む従業員がいた場合には、一斉帰宅ではなく複数のグループに分けて帰宅させるなど対応策をとりましょう。帰宅直後に報告メールを義務付けることも重要です。
5.正確な情報収集
次に、オフィスや経営資源の被害状況を確認します。緊急事態発生後は、事業復旧までにどの程度時間が必要か、事前に計画したBCPの内容を実行できるかなど、様々な判断を迫られます。正確な判断を下すためには、多くの情報を集めることが重要です。
TwitterなどのSNSを活用すると、リアルタイムでの情報を多く収集できます。ただし、誤りのある情報が含まれている場合もあるので、情報を精査する目が求められます。
初動対応のマニュアルを用意しておく
BCPの初動対応マニュアルは、緊急事態の発生直後〜BCP計画の実行へ移行するための手順がまとめられたマニュアルです。初動対応マニュアルを用意しておくと、従業員に安心感を与えられ、緊急事態が発生しても落ち着いて行動ができます。
また、初動対応は、従業員の安全確保と被災状況の把握が主な目的です。初動対応のスピードによって二次災害の影響範囲も変わってくるため、素早い対応が求められます。マニュアルに記載する情報量や記述方法についてもよく検討しましょう。情報量が多すぎると、理解しづらくなるため注意が必要です。
チェックリストに以下4つの項目を内容別にまとめると、わかりやすい初動対応マニュアルを作成できます。
表:初動対応マニュアルの例
| 項目 | 内容 | 備考 |
|---|---|---|
| 事前準備の物品活用 |
| |
| インフラの代替 |
|
|
| 情報収集 |
|
|
| 意思決定 |
|
初動対応力強化のコツ
初動対応マニュアルの内容を充実させることが重要です。緊急事態が発生した場合、マニュアルに書かれている内容をもとに行動します。行動の手順や情報が整理されていると、緊急事態でも落ち着いた行動が取れます。
また、普段から定期的に災害訓練を実施しておくことも大切です。初動対応の流れを経験しておくと、具体的なイメージが持てます。BCP計画や初動対応マニュアルの内容確認の良い機会にもなるので、最低でも年1回は災害訓練を実施する場を設けましょう。
初動対応によって事業の復旧に差が出る
今回は、主に以下の3点について解説してきました。
- 初動対応の重要性
- 初動対応のポイント
- 初動対応マニュアルの重要性
初動対応は、従業員の安全確保や二次災害防止のために実施します。安否確認・避難場所の確保・帰宅困難者への対応などを行い、緊急事態でのダメージを最小限に抑えます。
事業復旧にかかる時間や取引先との信頼関係にも大きく影響してくるため、初動でスピーディーに対処することが重要です。初動対応をスムーズに行うためにも、マニュアルの作成や定期的な災害訓練の実施が求められます。
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