英語・多言語対応の名刺管理ソフト6選！選ぶポイントや活用術

無料で使える英語対応の名刺管理ソフト4選

ここでは、無料で利用できる英語対応の名刺管理ソフトを4つ紹介します。

• Eight
• Wantedly People
• myBridge
• 名刺ファイリングCLOUD

1.Eight

Eightは、自動的にキャリアプロフィールを作成できる名刺管理アプリです。名刺を撮影するだけで、迅速に情報をデータ化できます。URLやQRコードを送付するだけで、気軽に名刺交換が可能です。

2.Wantedly People

Wantedly Peopleは、1回の撮影で同時に10枚の名刺をデータ化できる点が特徴的です。高いセキュリティ機能でシステムが保護されているため、個人情報の取り扱いも心配いりません。

3.myBridge

myBridgeは、社内で名刺を共有できる「共有名刺帳」が利用できます。LINEやメールで名刺情報をシェアすることもできるので、名刺の共有が簡単にできます。また他の名刺管理サービスを使用していた場合も、スムーズにデータ移行できる点が魅力です。

4.名刺ファイリングCLOUD

名刺ファイリングCLOUDを利用すると、専門のオペレーターによる名刺のデータ修正が可能です。そのため、自分で誤字脱字を修正する必要がありません。取引先や顧客のデータ(地図やメールなど)にワンタッチでアクセスできる利便性もポイントです。

多言語対応名刺管理ソフト2選

次に紹介するソフトは、多言語に対応している種類です。さまざまな国籍のメンバーが在籍する企業や海外との取引が多い企業に適しています。

• ホットプロファイル
• CAMCARD BUSINESS

1.ホットプロファイル

ホットプロファイルは、2021年度のITトレンド上半期・名刺管理部門で第一位に輝いたサービスです。顧客データベースを作成できるので、営業活動に大きく貢献できます。運用が社内に定着するまで、専門スタッフがサポートしてくれる点も魅力的です。

2.CAMCARD BUSINESS

CAMCARD BUSINESSは、名刺のデータ化精度が90%以上を誇るサービスです。最短5秒でデータが完了するため、名刺交換を頻繁に行う人におすすめできます。スマートフォンでもパソコンとほぼ変わらない機能が使えるので、外回りが多い人にも最適です。17ヵ国語に対応しているので、海外企業との取引にも活用できます。

英語・多言語対応の名刺管理ソフトの選び方

自社で名刺管理ソフトの導入を考えている際は、以下のポイントに気をつけましょう。

何ヶ国語の言語に対応しているか

何カ国の言語に対応しているかは事前にチェックしておくべきポイントの一つです。自社の取引先や市場で使われている言語に対応していなければ導入しても効果が得られません。

自社で使われることが多い言語は何かを整理し、対応できるソフトを選ぶようにしましょう。

安全対策は十分か

セキュリティ面などの安全対策が十分かをチェックしましょう。名刺には重要な個人情報がたくさん入っているため、十分なセキュリティ対策が必要です。閲覧権限の管理機能や、パスワードロック機能が搭載されたソフトを選ぶことをおすすめします。

セキュリティ性に不安があると、蓄積された名刺の情報が漏洩するリスクがあり、思わぬトラブルに発展するケースも考えられます。不要なリスクを減らすためにも安全面は十分に配慮しておきましょう。

▷名刺管理アプリでつながりたくない！つながらない対策とオフライン利用できるアプリ

操作性は高いか

操作性の高さも注意すべきポイントです。1回の撮影でより多くの名刺をデータ化できるソフトや、短時間でデータ化できるソフトなどが例に挙げられます。使いやすさも無料トライアル期間中に確認し、導入後に問題なく利用できるように準備をしましょう。

操作性が担保されていないと、実際に利用する現場の従業員により負担がかかってしまうケースも考えられます。実際に利用してみないとわからない部分もあるので、試験運用などで実際に利用してみるのも良いでしょう。

トライアル期間を試してみたり、スモールスタートで初めてみたりと様々な方法があるので試してみてください。

情報共有は円滑にできるか

名刺の情報共有がスムーズにできるかも確認しましょう。社内やチーム内で名刺の共有を行う場合、共有機能がついていると便利です。共有できるメンバー数に制限がかけられていることも多いので、使用したいメンバー数を事前に決めておくといいでしょう。

円滑な情報共有ができることによって、営業効率アップが見込めるので業務全体の効率化が見込めます。

既存のOS・スキャナに対応しているか

現在使用しているOSやスキャナにサービスが対応しているか、必ず確認してください。製品によっては、Mac対応不可や大手メーカー以外のスキャナ非対応などもあります。そもそもスキャナを持っていない場合は、スキャナ付属のサービスを選ぶのも1つの方法です。

英語・多言語対応の名刺管理ソフトを活用する際のポイント

名刺管理ソフトを選ぶ際は、いくつかのポイントに配慮しましょう。ここでは、主なポイントを4つ紹介します。

導入目的を明確にする

名刺管理ソフトを選定する前に、ソフトの導入目的を明確にしておきましょう。「名刺データをチーム内で共有したい」「顧客とSNSを通じてつながりたい」など、目的の内容によって適したソフトは変わってくるからです。事前に決めた導入目的に合わせて、製品を比較検討してみてください。

明確な導入目的がないまま導入を進めてしまうと、思っていたような効果が得られない・形骸化してしまうなどのリスクが考えれます。費用だけがかさんでしまうリスクもあるので十分にチェックしておいてください。

必要な管理項目を設定する

名刺管理に必要な管理項目を設定することも重要です。具体的には、「名前」「会社名」「役職名」「電話番号」「メールアドレス」などが例に挙げられます。ただし必要以上に管理項目を増やすと、導入後の管理業務が複雑になるので本当に必要な機能のみを選びましょう。

運用ルールを策定・統一化する

名刺管理ソフトを運用する際のルールを策定し、社内で統一化しましょう。「グループ化機能で名刺を振り分ける際の詳しい基準」や「データを共有する際のワークフロー」などをあらかじめ決めておいてください。もし決めていなければ、社員1人ひとりが独自の判断で業務を行い現場が混乱してしまう可能性があるからです。

全社員へ向けた啓蒙活動をする

会社全体で名刺管理ソフトを導入する場合、全社員に向けた啓蒙活動を行いましょう。全社員が同じようにサービスを利用しなければ、コストの無駄になってしまうからです。導入する際はプロジェクトメンバーが中心となり、使い方のセミナーを積極的に開催してください。

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英語・多言語対応の名刺管理ソフトの活用で得られる効果

名刺管理ソフトを導入・活用すると、以下のような効果が得られます。

• ペーパーレス化を推進できる…紙の名刺を紛失する危険がなくなる
• 業務効率化が実現できる…業務全体のDX化を進められる
• 顧客と新しいつながりが生まれる…SNS機能によってビジネスチャンスが広がる

グローバル化している昨今において、英語圏に対応しているかという点は事業を拡大させる上で非常に重要なポイントでもあります。英語・多言語に対応している名刺管理アプリはそもそも量が多くなく、機能面でもまばらなので性能・特徴をしっかりと理解した上で購入を検討する必要があります。

自社に適した英語・多言語対応のアプリを選ぶことによって様々なメリットを得られるので、ぜひ検討してみてください。

英語・多言語対応ソフトの特徴を活かしビジネスの可能性を広げよう

名刺管理ソフトは、ビジネスに多くの可能性を与えてくれます。名刺管理ソフトはさまざまな企業がシステムを提供していますが、英語や多言語に対応しているソフトを使用すれば海外の企業との取引でも活用が可能です。本記事で紹介した内容を参考にして、ぜひ自社に適したソフトを使ってみてください。