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エクセルを活用した名刺管理術！自作管理のメリットや注意点
ビジネスパーソンの悩みの種である名刺管理。管理方法に頭を悩ませ、手軽にできる方法を知りたいと思う人も多いでしょう。本記事では、エクセルを活用した名刺管理術を具体的に解説します。エクセル管理のメリット・デメリットもあわせて知り、名刺管理に役立ててください。
目次
名刺管理の重要性とは？
名刺管理は、ビジネスにおいて重要なタスクです。名刺は新しいビジネスチャンスを見つけたり、新しいクライアントを獲得したりするために大切な役割を果たします。
名刺を適切に管理すれば潜在的なビジネスチャンスを見逃さず、事業の成長を促進できるでしょう。リレーションシップの構築においても、名刺は重要な手段といえます。
対して名刺管理を怠った場合、機会損失や信頼が失墜するリスクが上昇し、良好なコミュニケーションを維持できません。
このようにビジネスで起こる問題予防の観点からも名刺管理は重要といえるため、顧客とのコミュニケーションのためにも正しく名刺を管理する必要があります。
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エクセルで名刺管理をする方法
エクセルで名刺管理をする方法は、主に3つ挙げられます。
- エクセルでフォーマットを自作する
- テンプレートを利用する
- エクセルへ出力可能なソフトを活用する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
エクセルでフォーマットを自作する
エクセルを使えば、自社のビジネスに合った名刺管理フォーマットを自作できます。自作することによって、必要とする情報を的確に入れられるため、情報の整理がしやすい独自のフォーマットを作成できます。
自作フォーマットを使うことで、簡単に名刺管理ができます。Excelに搭載されたフィルタリングやソート機能を使うと、必要な情報を素早く取り出すことも可能です。
テンプレートを利用する
エクセルのテンプレートを活用して名刺管理をするのも一つです。自作するのとは違って作成する手間がかからないため、取り入れやすいのがメリットと言えます。
テンプレートは無料で利用できるものがほとんどであり、カスタマイズ性に優れいているもの・使いやすいものなど様々なテンプレートがあるので使いやすいものを利用してみてください。
エクセルへ出力可能なソフトを活用する
エクセルで名刺管理をする方法の1つとして、エクセルへ出力可能なソフトを活用するやり方があります。名刺管理専用のソフトウェアでデータを作成し、エクセル形式で出力する方法です。専用ソフトを使うことで、エクセルでの管理が容易になります。
ソフトは名刺データの管理に特化しているために入力や整理が素早く簡単にでき、Excel単独で名刺管理を行うよりも作業の効率化が進むでしょう。
エクセルで名刺管理をするメリット
エクセルで名刺管理をするメリットは、4つあります。
目的に応じてカスタマイズできる
エクセルで名刺管理をするメリットとして、目的に応じてカスタマイズできる点が挙げられます。
グラフ作成・シートの追加などさまざまに作り変えが可能です。これらの機能を活用することで、名刺管理に必要な情報をわかりやすく整理できます。
営業活動を踏まえると、カスタマイズの重要性が見えてきます。取引先企業名・担当者名・連絡先などの情報を色分けすれば視認性が良くなり、正確・迅速な確認が可能です。
名刺管理システムにおけるカスタマイズ性の高さは、営業活動に良い影響を与えます。エクセルを使うと目的に応じてカスタマイズでき、情報の整理や分析がしやすくなるのです。
費用を削減できる
エクセルで名刺管理をすることによって、導入・維持費用がほとんどかかりません。特別なソフトを導入する必要がない分、コストを削減可能でき、専用ソフトに比べると運用費も低くなるでしょう。
エクセルを利用して名刺管理をすれば、専用システムを導入するよりもコスト削減が実現できます。
オフライン環境でも利用できる
オフライン環境で利用できる点もエクセルで名刺を管理するメリットです。
エクセルの場合はパソコンに名刺データを保存するため、オフライン環境でも利用でき、ネット回線のメンテナンスやトラブルに左右されません。
操作が比較的簡単にできる
エクセルはパソコンに標準装備されており、使い慣れた人も多く、名刺管理が初めてでも利用しやすいのがメリットです。
たとえば名刺情報を入力する場合、テキストや数値を入力するのと同じようにセルに情報を入れればOKです。コピーして貼り付け、ドラッグ&ドロップなど、パソコン操作の基本を使って直感的に作業ができます。エクセル自体の操作性の良さも、管理を容易にする理由でしょう。
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エクセルで名刺管理をするデメリット
エクセルで名刺管理をするデメリットは、3つあります。
情報漏洩のリスクがある
エクセルで名刺管理をする際には、情報漏洩のリスクがあるというデメリットを考慮しなければなりません。
エクセルで作成した名刺データにはパスワードをかける・閲覧制限をかけるなど、必要に応じてセキュリティ対策を行いましょう。
誤入力のリスクがある
誤入力のリスクも、Excelで名刺管理を行うデメリットの1つです。
名刺に含まれる名前や住所、電話番号などはいずれも重大な情報であり、入力ミスがあるとビジネスの機会損失や信用低下を招きやすくなります。
そのため、入力する際には必ずダブルチェックする・マネージャーや上司が最終チェックするなど、誤入力が生まれないような環境を整えましょう。
複数人による同時編集が難しい
エクセルは基本的に単一ファイルに情報が格納されるため、複数人が同時にアクセスできません。同じ名刺情報を別々の人が更新しようとした場合、情報の上書きや二重入力が起こる懸念があります。複数人で作業できないと、管理の負担が誰かに偏る恐れもあるでしょう。
同時編集に重きを置きたいなら、クラウドベースの名刺管理システムを選択するのも有効です。クラウド上にデータがあれば、より多くの人が簡単に名刺情報へアクセスできます。エクセルにもクラウド化された「エクセルオンライン」が提供されているので、利用を検討しましょう。
エクセル以外で名刺を管理する方法
名刺はエクセル以外でも管理することができます。主な管理方法について紹介していきます。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを持っていればオンライン上でから無料で利用できエクセルとは違って複数人での同時に編集できるのがポイントです。
また、URLのみで簡単にデータ共有ができ、モバイル端末からも閲覧できるので円滑な情報共有が行えます。
名刺管理ソフト
名刺管理ソフトは、名刺の情報管理に特化しており下記のように様々な機能が搭載されています。
- 名刺のデータ管理機能
- タグ機能
- 名刺交換履歴機能
- スケジュール管理機能
- 名刺共有機能
名刺管理ソフトには、専用ソフトならではの充実した機能が揃っています。インストール型のアプリや、クラウド上のサービスから自社に適した製品を選んでください。価格や機能面などを比較し、最適なソフトはどれか検討しましょう。
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顧客管理システム(CRM)
取引先の情報を一元管理できるソフトウェアに、顧客管理システム（CRM）があります。顧客との関係改善に役立つさまざまな仕組みを搭載しており、名刺管理機能もその1つです。
CRMには名刺情報をスキャンして自動入力する機能のほか、手動で入力する場合の重複登録防止機能もあります。ソフトによってはモバイル端末からもアクセスでき、営業担当者は時間や場所に縛られず顧客情報の確認が可能です。
CRMは、名刺情報に基づいて顧客情報の管理が行えます。訪問や取引の履歴などを詳細に記録可能です。顧客との関係構築をサポートでき、顧客満足度向上にも役立つでしょう。
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エクセルを効果的に活用し名刺管理を効率化しよう
エクセルを使った名刺管理には、自作のフォーマットやテンプレートを使う方法があります。エクセルファイルが出力可能なソフトを活用するのも良いでしょう。
メリットはカスタマイズ性が高いことや、オフラインで利用できる点です。情報漏洩や誤入力のリスクに注意し、セルの保護や閲覧制限をかけるなどの対策を行いましょう。
エクセルを効果的に活用すれば、名刺管理の効率化が可能です。データの定期チェックを欠かさず、誤入力があればすぐに修正しましょう。自社に適した管理体制を構築し、エクセルの利点を活かした名刺管理を行ってください。
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