【2024年最新】おすすめの名刺管理ソフト12選比較｜選び方やメリット

おすすめの名刺管理ソフト12選を比較

個人から企業までおすすめの名刺管理ソフト12選を紹介します。どのサービスが自社の導入目的や業務内容に最適か、比較しながら検討してみてください。

1.Sansan

名刺データのスキャンやスマホでの撮影の精度が高いと人気のツールです。名刺交換した顧客が昇進したり異動したりしても人事情報のお知らせがくるので、定期的な更新が可能です。

ほかにも、MAやCRMなどのツールと連携できます。獲得した見込み顧客のスコアリングからメール配信で育成も行えるので、業務の効率化を実現できます。顧客の組織図やキーマンの表示機能は、人脈形成にも活用することが可能です。

2.Eight Team

個人のアカウント上にある名刺の情報を社内に共有できるので、他の社員も閲覧・検索することが可能です。取得したデータをCSVデータにも変換できるので、メルマガ配信や年賀状を送付する際にも役立ちます。

オプションを追加するとアーカイブ機能や他のシステムとの連携も可能なので、業務の効率化にも期待ができます。

3.Knowledge Suite

多くのソフトはユーザー数や名刺の保管数に応じて料金が変わりますが、Knowledge Suiteはユーザー数が無制限で使用できる点がメリットです。

料金は、データ蓄積量に応じて課金される仕組みになっています。事業規模が小さい企業は、ランニングコストを抑えながら導入することができます。

4.Wantedly People

個人が無料で使用できる名刺管理ソフトです。複数の名刺を同時にスマホで撮影して読み込むこともできるので、登録する名刺が多くても時間と手間をかけずに処理できます。

Wantedly Peopleには、人脈を築きたい時に便利な機能があります。アプリ内にある「話題」タブを開くと同じ職種に関連するニュースが表示されるので、さまざまな業界とコンタクトを獲得することが可能です。

5.CAMCARD

17ヶ国語に対応している名刺管理ソフトなので、グローバルな企業におすすめです。ソフト内には、メモや商談のお知らせをしてくれるリマインダー機能、営業した記録を残せる手帳といった機能があるので、商談中のやり取りの内容や顧客の情報を細かく記録することができます。

メルマガ配信や顧客管理システムなどのツールと併用できるので便利です。

6.HotProfile

名刺管理だけでなく、営業やマーケティング業務などもまとめて管理できる機能が搭載されているので、業務が効率化できるソフトです。

例えば、メールを開封したかがわかる機能はインサイトの把握に役立ち、顧客属性に合わせてグループ化もしやすくなります。確度の高い顧客の抽出が自動ででき、適切なタイミングでアプローチ展開ができます。

7.アルテマブルー

誰でも使いこなせることを念頭に設計されており、わかりやすい管理画面で操作も簡単なので、社内でのツール活用が容易に行えます。

2週間の無料トライアルもあり、ベンダー側にはソフトの導入や活用方法について支援してくれるコンサルタントもいるのでおすすめです。

8.myBridge

LINE株式会社が提供している名刺管理ソフトです。LINEのグループ機能と同様に、グループ間で名刺のデータをスムーズに共有できます。

メモ機能も搭載されているので、商談の内容を記録したり他の社員に共有したりも簡単なので、社内での情報共有がスムーズになります。名刺データを電話帳へ保存できます。

9.PiQy

名刺のデザインテンプレートが充実しており、企業の場合には統一したデザインにして利用できます。

ID検索は不要で、簡単なフリック操作で名刺情報が探しやすいです。チャット機能も搭載しておりファイルや画像の送信も可能なので、コミュニケーションがとりやすいソフトです。

10.ApeosPlus Cards R

名寄せ機能を搭載しているソフトで、すでにある名刺と同じ人物を登録すると自動で重複のお知らせをしてくれます。

商談に参加した担当者が部署異動や転勤で名刺情報が更新されると、更新内容も自動的に記録することが可能です。業務の引き継ぎや人脈の構築にも役立ちます。

11.SmartVisca

スキャナーで一括読み取りや登録をすることが可能なので、大量の名刺をデータ化したい企業におすすめです。名刺情報に電話番号やメール・営業・商談内容などの詳細を登録することができ、社内での情報共有もスムーズに行えます。

高いセキュリティ規格をもとに管理・設計されているので、安心して利用できます。

12.PHONE APPLI PEOPLE

パソコンやスマホなどの端末に名刺のデータを残さない仕組みになっているシステムなので、万が一紛失しても個人情報の漏洩が防げるため安心です。

特定の社員に顧客から電話が来ても社内全体にも問い合わせ履歴が残るので、顧客情報の共有もスムーズになります。

名刺管理ソフトを利用する目的

近年さまざまな機能が搭載された名刺管理ソフトが普及しており、個人から企業まで幅広く活用されています。ここでは、名刺管理ソフトがどのような目的で導入されているのかご説明します。

業務の効率化を図るため

名刺管理ソフトは、名刺をスマホで撮影したりスキャンしたりするだけで、顧客の会社名・部署・担当者といった情報を簡単にデータベース上で登録できます。

例えば「先日、商談した担当者に電話をしたい」といった際には、名前などの情報を入力するだけで、すぐに連絡先を探すことができ便利です。これまで手作業で行っていた名刺情報を顧客管理ソフトに入力する必要がないので、業務の効率化にもつながります。

名刺情報の紛失や流出を防ぐため

もらった名刺を名刺入れに保管しておくと、探すのに時間がかかったり紛失してしまったりするリスクがあります。

しかし、名刺管理ソフトはインターネット上で管理するので、検索もしやすく紛失するリスクもありません。チェックしたい名刺をすぐに確認することもできるので面倒な手間も不要なのもポイントです。

見込み顧客の獲得や育成を行うため

名刺管理ソフトには、アンケート機能と連携できるタイプがあります。イベントやセミナー後にアンケートを行い、「さらに詳しい内容を知りたい」と回答した顧客に対して連絡できるので効率的に営業を進められます。

またインサイトに合わせたアプローチを展開していくことも、営業の成約を上げるポイントです。名刺管理ソフトは職種や担当部署といった顧客属性や自社のサイトのページ閲覧・イベント参加などの行動を自動でスコアリングできます。

スコアリングをすることで効果的なアプローチが行えるので、商談の成約率を高めることにつながります。

▷名刺管理におすすめの方法｜アナログ・デジタル別の管理術を紹介！

名刺管理ソフトを導入するメリット

ここでは、名刺管理ソフトを導入するメリットを紹介します。

名刺管理を簡略化できる

名刺管理ソフトを活用すると顧客の情報をデジタル化できるので、連絡先を探しやすくなったり、管理がしやすくなったりする点が大きなメリットです。

紙の名刺は定期的に整理しておかないと、保管場所の確保が難しくなります。しかしデータベース化できる名刺管理ソフトなら、探す手間と時間がかかりません。

必要な名刺を素早く確認できる

名刺管理ソフトには検索機能が搭載されているので、電話番号や名前などを入力するだけで連絡先を抽出することが可能です。カテゴリごとに管理できる機能もあり、職種ごとにわけておくことでより求める情報を抽出しやすくなります。

スマホに対応しているソフトもあるので、飛行機や電車の移動中にも顧客情報を確認できて便利です。

名刺に関する情報を共有しやすい

名刺管理ソフト上に登録した情報は社内で共有できるので、担当者が休みの場合でも別の担当者が対応したり、退職や部署異動などで引き継ぎがしやすくなったりするので業務の効率化ができます。

担当者の営業先を社内で共有できると他の部署でも活用しやすくなるので、新たなアプローチ展開にも役立てることが可能です。

オンライン上で名刺交換ができる

最近では在宅ワークやテレワークをする企業が増えているので、インターネット上で名刺交換ができる名刺管理ソフトが活用されることも多くなりました。

オンライン会議中にテキストでやり取りができるチャット欄に、名刺に登録しているデータのURLを共有するだけで名刺交換できるので活用の幅が広いです。

▷名刺管理ソフトを導入するメリット・デメリット！目的やできることを紹介

名刺管理ソフトを導入するデメリット

名刺管理ソフトにはいくつかデメリットがあるので、導入前に一度確認しておきましょう。

導入費用がかかる

個人で利用する名刺管理ソフトは機能に制限はありますが、無料で使用できるタイプが多いです。しかし企業が利用するソフトは機能が充実していますが、初期費用や毎月の利用料がかかるケースがあります。

企業によっては必要のない機能もあるので、業務内容や目的に合わせたソフトを検討し気をつけながら導入していきましょう。

スキャンに時間を要する

名刺の枚数が多いと、スマホで撮影したりスキャンしたりとデータベース化する作業に多くの時間がかかってしまう点がデメリットです。

すでに顧客管理システム上で会社名などを登録している場合は重複してしまうので、どちらかの情報を削除する手間がかかります。ツールによっては名刺の読み込みが上手くいかないこともあるので注意が必要です。

無料プランで対応しきれない場合がある

名刺管理ツールは、無料で利用できるものも多く便利です。しかし社内で使用しているツールと連携したい場合に、対応できないケースがあると不便に感じてしまうでしょう。

有料版と無料版では搭載している機能に差があるため、ツールごとにどのような機能が搭載されているかチェックしておきましょう。作業を効率化したい場合は、有料プランをおすすめします。

導入する名刺管理ソフトの選び方

ここでは名刺管理ソフトの導入に失敗しないために、名刺管理ソフトを選ぶポイントを紹介します。

ソフトのサービス対象

個人から企業まで対応している名刺管理ソフトですが、利用目的が異なるので搭載されている機能にも違いがあります。

個人向けのソフトは名刺の整理を目的としており、顧客情報の共有ができないので企業向きではありません。

一方で法人向けは商談のやり取りやメール配信機能などが搭載されているタイプもあり、業務内容に合わせて活用すると利便性が向上するのでおすすめです。

ソフトのタイプ

名刺管理ソフトにはクラウド型とオンプレミス型タイプがあり、自社かベンダーのサーバーで管理するかで違います。

クラウド型の特徴は、インターネット上で利用できサーバの知識がなくても導入しやすいことです。一方でオンプレミス型は自社のサーバーで管理するため、セキュリティが強く安心ポイントです。さらに、自社の運用スタイルに合わせてカスタマイズできる特徴があります。

クラウド型・オンプレミス型のどちらが適しているかは企業形態やニーズによってことなるため、一概には言えません。自社のニーズや用途を明確にした上で選ぶようにしましょう。

▷オンプレミス型のおすすめ名刺管理ソフトを比較！特徴や導入するメリット

名刺の取り込み方

顧客との商談が多いと名刺も多くなるので、いかにスムーズなデータ化ができるかが重要です。

スキャナーとスマートフォンで読み込む場合は登録時間も変わるため、名刺の枚数や時間を考慮しながら比較検討していきましょう。

名刺の取り込みに手間や時間がかかってしまうと、結果的にツールが浸透せずに費用対効果が得られないリスクもあるので十分注意しておきましょう。

データ化の速さと精度

最近の名刺管理ソフトにはOCR機能が搭載されているソフトが多く、アプリで名刺をスキャンできたりテキストをデータとして読み込んだりが可能です。

しかし読み込みの精度はソフトによって異なるため、上手く情報を読み込めない場合もあります。導入して使いにくいということを未然に防ぐためにも、無料トライアル期間などで精度を確認しておくことが大切です。

初期費用やランニングコスト

名刺管理ソフトは個人から企業まで幅広く利用されており、利用料金も無料と有料があります。そのため、コストパフォーマンスを確認したうえで選んでいくことが大切です。

例えば初期費用が無料でも料金プランは社員数や名刺の管理数によって変動するので、どのくらいのコストがかかるのかを計算しておきましょう。

▷無料の名刺管理アプリおすすめ9選！無料版のメリットや失敗しない選び方

システムやツールと連携可否

名刺管理ソフト上に登録した顧客情報をMAやCRMなどのツールと連携できると利便性が向上します。

例えば商品・サービスのインサイトをCRMで把握しグループ化ができると、MAツールでメール配信を行い顧客の育成を行うことができます。また複数のツールで情報を共有できれば業務の効率化も可能です。

連携可能かは現在利用しているツールやシステムによっても異なるため、連携という視点でそれぞれチェックしてみてください。

対応言語の範囲

海外の顧客が多い企業は、多言語に対応しているか確認しておきましょう。日本語と英語に対応しているソフトは多いですが、他の言語に対応していないサービスもあります。また、読み込みの精度は多言語になるほど低下してしまうので注意しましょう。

対応言語が限られてしまうと利用する上での制限がかかってしまい、ツールを最大限に利用できなくなってしまいます。企業ごとにどの言語に対応している必要があるのかは異なるため、自社の需要を理解しておきましょう。

▷英語・多言語対応の名刺管理ソフト6選！選ぶポイントや活用術

セキュリティ面の充実度

個人情報を扱う名刺管理ソフトは、強いセキュリティであるかは重要なポイントです。とくにクラウド型のサービスはインターネット上で管理するので、情報が抜き取られる可能性もあります。セキュリティが強化されている名刺管理ソフトを選びましょう。

必要に応じて、役職ごとにアクセス制限の設定ができるかも確認してみてください。

▷名刺管理アプリの安全性とは？セキュリティリスクや情報漏えいの対策

名刺管理ソフトを導入する際の注意点

名刺管理ソフトの導入には、いくつかの注意点もあるので確認しておきましょう。

操作しやすいソフトを導入する

機能が充実した名刺管理ソフトは便利ですが、ITに慣れていない社員は使いこなせないことも考えられます。

社内でツールを定着させるためにも、誰もが使いやすい操作性でわかりやすい操作性であるかチェックしておきましょう。また導入前にツールのレクチャーやマニュアルを作成しておくといいでしょう。

▷中小企業向けのおすすめ名刺管理ソフト10選｜選定のポイントや活用方法

試験的な導入から始める

これまでのやり方とは異なる方法で名刺を管理をすると、ツールの使い方に慣れておらず業務効率が下がってしまう可能性があります。

スムーズにツールを社内に定着させるためにも、まずは一部の部署から試験的に導入をはじめるスモールスタトをおすすめします。また導入前にはツールの活用したい目的やメリットを伝えていくことも大切です。

必要最低限の機能を活用する

名刺情報をデータ化するほかにも、他のシステムと連携ができたり機能が多数搭載されていたりするサービスもあります。

機能が多いと業務で活用できる幅が広がりますが、使いこなせず社内に浸透しない場合があります。

まずは必要最低限の機能がついたサービスを選び、社員の増加や事業規模の変化によって、オプションやプランをアップグレードしていくことをおすすめします。

定期的に名刺情報を整理する

顧客の部署異動や転勤なども考えられるので、情報の定期的なメンテナンスは重要です。情報を最新にするには、新しい名刺を受け取るか手入力でシステム上の情報を修正しなければなりません。

名刺情報が更新されなくなると不要な名刺・必要な名刺が混同してしまい、管理しきれなくなるリスクがあります。名刺交換をす流頻度が多い場合には数ヶ月のスパンで定期的にチェックしておきましょう。

社内の名刺を一元管理するなら名刺管理ソフトがおすすめ

名刺管理ソフトは個人から企業まで幅広く利用されており、活用シーンもさまざまです。

自社にあったソフトを選ぶためにも、どのような機能が必要なのか、どれくらいの社員数で名刺の保存をするのかといったことを考慮しながら、検討していくことが大切です。

導入に失敗しないためにも、本記事で紹介したソフトの選び方やポイントをぜひ参考にしてください。