名刺を切らしたらどうする?失礼にならない対処法と切らさないコツ

2023/06/22 2023/06/22

名刺管理システム

名刺を切らした

ビジネスシーンでは、初対面の相手に真っ先に渡すのがマナーとされている名刺。しかし、打ち合わせの直前などに名刺を切らしたことが発覚した場合にはどのように対処すれば良いのでしょうか。本記事では、そんな名刺を切らした際の基本マナーについて徹底解説していきます。

名刺を切らした際の基本マナーとは?

訪問先で名刺が切れていることに気づき、慌てた経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか?

初対面の挨拶では、名刺交換を行うのがビジネスマナーとされている中で、「名刺がない!」となれば、動揺してしまうのは仕方ありません。では、そのような状況では、どのような対応をすべきなのか、名刺を切らしてしまった際の基本マナーを解説します。

正直にお詫びを伝える

名刺を切らしてしまった場合、「大変申し訳ございません、ただいま名刺を切らしてしまっておりまして」と正直にお詫びを伝えましょう。

また、先方から名刺をいただく際には、本来名刺で知らせるべき「会社名」「部署名」「名前」を口頭で伝え、簡単な自己紹介をします。そのほか、メールアドレスや電話番号はメモを取る必要もあるため、口頭で伝えるのは控え、紙に書いて渡すのが無難です。

ただし、その場で紙に書いて渡すと先方に余計な時間を取らせてしまうため、名刺を切らしたことに気づいた時点で用意しておくのが望ましいでしょう。

後日名刺を郵送しても良いか確認する

渡せなかった名刺は、後日、郵送するといった方法もあります。しかし、無断で送付すると、かえって手間をかけたり、不躾な印象を与えてしまう可能性もあります。

あらかじめ、その場で「後日名刺を郵送させていただいてもよろしいでしょうか?」と確認を取っておくようにしましょう。許可をいただけた場合は、速やかに郵送の手配をします。

一方、「お手数かと思うので次回で結構ですよ」などと言われた場合は、その通りに対応すれば問題ありません。

帰社後もメールでお詫びの気持ちを伝える

帰社後に名刺をお渡しできなかったことに対して、改めてお詫びのメールを送るのもビジネスマナーです。

お詫びのメールに決まり事はありませんが、時間を作っていただいたお礼を先に述べ、名刺を切らしてしまっていたことに対する非礼をお詫びする流れが一般的です。

また、渡せなかった名刺について、後日郵送する、もしくは、次回面談時に渡すなど、その後のアクションに対して、先方の確認をとっていた場合には、その内容を再度記載しておくと良いでしょう。

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名刺を後日送付する際のマナー

後日名刺を郵送する際のマナーを2つ確認しておきましょう。

送付状・詫び状を添える

後日名刺を郵送する際は、名刺のほかに送付状のほか、必要に応じて詫び状を添えて送ります。送付状を添えるのは、書類を送付する際と同様ですが、詫び状については、一律に必ず添えるべきというものではありません。相手との関係性や状況などから、添付の必要有無を判断すると良いでしょう。

また、名刺は添付する書類上部にクリップで留め、名刺が封筒の底に落ちてしまわないようにします。なお、名刺を傷つけてしまうため、ホチキス留めは避けましょう。

デジタル名刺を送付する

郵送のほか、デジタル名刺を送付するのもひとつの方法です。デジタル名刺とは、電子化・データ化された名刺を指し、「電子名刺」や「オンライン名刺」とも呼ばれています。

名刺自体を切らしてしまった場合、新たな名刺が届くまでに時間を要することになります。場合によっては、再訪問のスケジュールに間に合わないというケースも考えられるでしょう。その場合は、デジタル名刺を活用するのも一つの手です。

ただし、先方がデジタル名刺を閲覧できる環境でないことも考えられるため、状況に合わせて臨機応変に使い分けると良いでしょう。

名刺管理におすすめの方法|アナログ・デジタル別の管理術を紹介!

名刺を切らさないコツ|おすすめの対策方法

名刺を切らしてしまった際のマナーを心得ておくことは大切ですが、そもそも名刺を切らさないに越したことはありません。そのため、普段から対策しておくのがベストであるといえるでしょう。

具体的には、以下のような対策を講じておくことをおすすめします。

  • 名刺は「常に多め」の枚数を持ち歩く
  • 名刺入れ以外の持ち物に予備の名刺を入れておく
  • 一日の終わりに名刺の補充を習慣づける
  • 定期的に残り枚数をチェックする

名刺を切らした際の基本マナーを押さえておこう

名刺を切らしてしまった場合、正直にお詫びを伝えて郵送の可否を確認しましょう。追って送付する際は、名刺のほかに送付状などを同封するのがビジネスマナーです。

マナーを守れば先方の心象を悪くすることはありませんが、何より普段から名刺を切らさない工夫をしておくことが大切であることを忘れないようにしましょう。

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