名刺管理アプリでつながりたくない！つながらない対策とオフライン利用できるアプリ

名刺管理アプリとは？

名刺管理アプリとは、取引先と交換した名刺のデータ(名前、企業名、役職名、住所、電話番号、メールアドレス、顔写真など)をアプリ上で保管するシステムのことです。DX化の浸透に合わせて、多くの企業で取り入れられるようになってきました。

従来では、紙の名刺を保管するために、名刺ファイルや収納棚を用意しなければなりませんでした。名刺が増えれば増えるほど、保管する場所も増えていき、さらに、特定の名刺を探したい場合にも手間取ってしまうなど、紙の名刺保管にはさまざまな問題があったのです。

その点、名刺管理アプリを使用することによって、名刺保管場所を確保する必要がなくなり、名刺を探す場合にも簡単に検索できるといった大きなメリットが得られるようになりました。加えて、登録した名刺を社員同士で簡単に共有できるため、より効率的に業務をすすめることが可能になるでしょう。

名刺管理アプリ活用で得られる効果

名刺管理アプリ活用で得られる効果は、下記になります。

• 必要なデータを瞬時に検索できる
• 名刺の紛失による情報漏洩を気にしなくて済む
• 名刺ファイルの管理方法に悩まなくてよい
• 社内全体で人脈のデータベースを構築できる
• 外部システムに連携しやすい

名刺管理アプリを活用することにより、時間や場所を選ばず、瞬時に名刺のデータを検索できます。オフィスにいても外出先でも、名刺管理アプリが入ったスマートフォンなどがあればデータの閲覧が可能になるため、より業務の効率化につながるでしょう。

また、名刺のデータ化によって紙の名刺を持ち歩く必要がなくなり、紛失して情報漏洩をしてしまうといったリスクを避けられます。名刺の保管場所もいらないので、管理しやすくなるのもポイントです。

さらに、名刺のデータ化から社内全体で人脈のデータベースを構築することができ、外部システムに連携しやすいといったメリットもあります。外部システムに連携させると、より大きなプロジェクトでの情報共有や、名刺の分析から営業面への長所・短所を把握することが可能になるため、業務に大きく貢献できるでしょう。

▷【2023年最新】おすすめ・人気の名刺管理アプリ17選を徹底比較！

名刺管理アプリの問題点

名刺管理アプリの問題点とは、以下になります。

• アプリによっては機能の数が多く、操作が複雑
• 名刺交換した相手と勝手にSNS上でつながってしまう

名刺管理アプリにもよりますが、機能数が多いと操作が複雑になってしまい、使いこなせないといったことになりかねません。

また、名刺のデータを登録することにより、「SNSで勝手につながってしまう」場合もあります。そのため、名刺管理アプリは便利ですが、こういった問題点もあることを理解しておきましょう。

名刺管理アプリでつながらないための対策

名刺管理アプリでつながらないための対策とは一体なにがあるのでしょうか。以下で紹介します。

• 機能を再設定する
• SNS機能がないアプリを活用する
• メモアプリを代用する

機能を再設定する

名刺情報を一般公開する設定が選択されていると、勝手にSNSでつながる恐れがあります。そのため、完全に情報を非公開にするか、特定のユーザーのみに公開する設定に変更してください。

公開や匿名などの設定方法については、名刺管理アプリによっても異なりますが、数分でできる対策なのでまずは機能の再設定を見直してみましょう。

SNS機能がないアプリを活用する

SNS機能がないアプリを活用することも有効な方法です。そのぶん、自動更新機能などは利用できませんが、「交換した名刺をデータ上に整理しておきたい」という利用目的なら、SNS機能がなくても問題ないでしょう。

メモアプリを代用する

メモアプリを代用するのも1つの方法です。メモアプリには、画像の中の文字をスキャンして、テキスト化できる機能があるものもあり、これによってデータのキーワード検索なども利用可能です。

SNS機能は使えませんが、SNSでつながる心配がないため、自社の目的に応じて検討してみるのもいいでしょう。

つながりたくない人におすすめの名刺管理・メモアプリ12選

つながりたくない人におすすめの名刺管理・メモアプリ12選を、目的別に紹介します。

オフラインで利用可能な名刺管理アプリ3選

オフラインで利用可能な名刺管理アプリ3選を紹介します。

1. CAMCARD BUSINESS
2. Scannable
3. メイシー

1.CAMCARD BUSINESS

CAMCARD BUSINESSは、最短5秒で名刺をデータ化できるスピード感が魅力です。また、システム上の機能を利用することで、オンライン上で名刺交換ができます。オンライン商談の際も、対面時と同じようなコミュニケーションが取れるでしょう。

2.Scannable

Scannableは、シンプルな操作で名刺をデータ化して管理できる無料アプリです。名刺以外の紙媒体にも対応しているので、領収書や契約書といったビジネス書類の管理に悩んでいる方や、コストをかけず名刺管理アプリを利用したい方におすすめです。

3.メイシー

メイシーは、たまった名刺を送るだけで、登録スタッフが情報をデータ化してくれるサービスです。わざわざ自分の手でデータ登録作業をしなくても、同社スタッフによって確実にデータ化してくれるため、業務の効率化にも役立ちます。また、SNS機能が最初から搭載されていないので、SNSで勝手につながる心配もありません。

無料・初期費用なしの名刺管理アプリ7選

無料・初期費用なしの名刺管理アプリ7選を紹介します。

1. Eight Team
2. Wantedly People
3. myBridge
4. 名刺ファイリングCLOUD
5. Sansan
6. Hot Profile
7. Knowledge Suite

1.Eight Team

Eight Teamは、中小企業をターゲットにした名刺管理サービスです。名刺から取得したデータをメルマガ配信や年賀状作成に活用できるため、人員が足りない部署でも効率よく業務を進められるでしょう。

2.Wantedly People

Wantedly Peopleは、1回の撮影で複数の名刺をデータ化できるところが特徴的な名刺管理サービスです。営業職など、毎日数え切れないほどの相手と名刺を交換する人におすすめできます。また、過去の職歴や、母校の名前でデータを検索することも可能です。

3.myBridge

myBridgeは、文字認識技術と人間の手作業を両方使ってデータを管理しているアプリです。スピード感と正確性をともに感じられるうえ、相手から着信があった際に、登録しておいた名刺の情報を表示できるところもポイントです。

4.名刺ファイリングCLOUD

名刺ファイリングCLOUDは、名刺100枚までなら無料で使用できるアプリです。社内でのデータ共有や、データ化した情報が間違っていた際の訂正も完全無料になります。また、安全性の高いサーバーで守られているので、セキュリティ対策も万全です。

5.Sansan

Sansanは、99.99%という高精度なデータ化が可能なサービスです。企業データベースと連携させることで、今後の営業戦略を立てる際にも役立ちます。「名刺を使って価値のあるデータベースやナレッジを作りたい」と考えている企業に向いています。

6.Hot Profile

Hot Profileは、営業の品質を高めて売上アップを実現できる名刺管理サービスです。営業職の業務を一括で効率化し、「結果を出しやすい営業」がおこなえるようにします。この機能性を評価されて、2021年度のITトレンド上半期名刺管理部門で第1位に輝いたこともあります。

7.Knowledge Suite

Knowledge Suiteは、名刺管理機能を持つ国産ビジネスサポートサービスです。マルチデバイス対応なので、スマホやタブレットで気軽に作業できます。また、ユーザー数も無制限のため、在籍メンバー数が多い企業におすすめです。

メモアプリ2選

メモアプリ2選を紹介します。

1. Google Keep
2. Evernote

1.Google Keep

Google Keepは、いつでも好きな場所でメモが作成できるアプリです。名刺を撮影しておけば、オンライン上に名刺フォルダを作成できます。文字変換機能も搭載されているので、音声メモを記録することで、外出先でも手軽にデータを残しておけます。

2.Evernote

Evernoteは、メール、スキャン内容、画像、音声などを1箇所に集約できるメモアプリです。名刺を撮影し、その他のビジネスファイルと一緒に保存できます。また、ノート上にタスクを設定できるので、締切の見落としも防げます。

名刺管理・メモアプリの選び方

名刺管理・メモアプリの選び方を8つ紹介します。

• 提供形態は適しているか
• データ化の精度は高いか
• 導入実績は豊富か
• 必要な機能は備わっているか
• 費用対効果は得られるか
• マルチデバイス対応か
• 他ツールとの連携は可能か
• 安全性は十分か

提供形態は適しているか

提供形態は適しているかを確認しましょう。提供形態には、クラウド型・買い取り型の2つがあります。

クラウド型は、外部サーバーで運用し、初期費用があまりかかりません。一方で、買い取り型は、自社サーバーで運用し、セキュリティ性が高いといった特徴があります。それぞれ異なる特徴があるため、自社の環境に合ったものを導入しましょう。

データ化の精度は高いか

データ化の精度は高いかも、よくチェックしてください。どんなに費用が安くても、名刺の文字認識能力が低いと使い勝手が悪く、その結果使わなくなってしまうといったことにもなりかねません。

データ化には文字認識技術(OCR)と手作業の2種類があるので、複数の製品を比較して選定しましょう。

導入実績は豊富か

導入実績は豊富かどうかをチェックしましょう。とくに有名企業が使用しているサービスは、信頼性が高いのでおすすめです。また、導入数だけでなく、導入企業の名前を公開しているサービスも、機能性の高さに期待できます。導入企業数や利用ユーザー数を調べ、より実績が豊富なサービスを選びましょう。

必要な機能は備わっているか

必要な機能は備わっているかが大切です。自社の課題と照らし合わせ、あらかじめどのような機能が必要かリストアップしておき、その機能が備わっているかどうか調べてください。

多種多様な機能の中でも、IPアドレス制限設定はチェックしておきたい要素です。特定のIPアドレスしか操作ができなくなるため、セキュリティ対策に役立つでしょう。

費用対効果は得られるか

費用対効果は得られるかも大切です。求めている機能がすべて搭載されていても、予算を大きくオーバーする場合はコストパフォーマンスが良いとはいえません。そのため、機能性の充実さと費用を見比べて、自社にマッチするサービスを探しましょう。

しかし、費用対効果は実際に利用してみないとわからない不透明な部分も多いです。そこで、無料トライアル期間を設けている名刺管理ソフトを試してみれば実際にどのような効果があるのか費用をかけずに把握できます。

費用対効果が見込めなければ解約・見込めれば有料プランへ切り替えるなどの対応も可能なので、チェックしてみてください。

マルチデバイス対応か

マルチデバイス対応かどうかも確認してください。パソコンだけではなく、スマホやタブレットから操作できると、場所を問わずデータを管理可能のため、よりフレキシブルに業務が進められるでしょう。

特に外出が多い営業職にとって複数のデバイスに対応しているのは大きなメリットとなります。営業効率のアップ・従業員の負担削減にも期待できるでしょう。

他ツールとの連携は可能か

他ツールとの連携は可能かどうかも確認しましょう。メール機能やタスク管理機能などを連携できるので、業務の効率化に役立ちます。将来的に他ツールの導入を考えている企業も、なるべく連携可能ツール数が多い製品を選んでおくと安心です。

安全性は十分か

安全性は十分かが重要です。他社の重要な個人データを扱うため、安全性が低いサービスを使用してしまうと、情報漏洩や不正アクセスが発生した時に、会社の信用問題に発展する可能性があります。そのため、セキュリティ面などの安全性は十分かどうかもしっかりとチェックしましょう。

名刺管理の方法

名刺管理の方法を2つ紹介します。

• オフライン管理
• オンライン管理

オフライン管理

オフライン管理とは、インターネット回線を繋いでいないオフライン状態で名刺を管理することです。常時オフラインで利用するものと、回線の切り替えを自由に操作できるものがあります。

メリットは、インターネットが使えない場合でも作業ができることやセキュリティ対策がしっかりしていることです。これに対してデメリットは、データ保存の容量に限界があることでしょう。そのため、名刺のデータが少なかったり、セキュリティをより高めたかったりする場合には、オフライン管理をおすすめします。

オンライン管理

オンライン管理は、インターネット上で名刺を管理します。インターネット回線が使用できない場合、名刺の情報にアクセスできません。オンライン管理のメリットは、データ保存の容量を気にしなくて良いことです。

一方で、SNSで勝手につながってしまう可能性があることや、情報漏洩の危険があることがデメリットとして挙げられます。インターネット回線があり、大量の名刺のデータを管理したい場合には、オンライン管理の利用を検討してみましょう。

名刺管理アプリは「つながりたくない」時も考慮し選定しよう

名刺管理アプリは、現代のビジネスパーソンにとって欠かせない存在となっています。SNS上で「つながらない」ことにも配慮できるサービスもあるため、必要な機能を厳選して、より効率よく仕事ができるアプリを選んでみてくださいね。