名刺交換のマナーとやり方｜渡し方・受け取り方などの基本を解説

名刺交換の役割とマナーとは

名刺交換は、ビジネスの基本的なコミュニケーション手段であり、日本のビジネスパーソンにとっては、多くにおいて初対面で行うべき、基本のマナーとされています。

名刺は連絡先を交換する目的だけでなく、相手との信頼関係を築く第一歩である自己紹介アイテムの一つとして活用される場合も少なくありません。そのため、所作やコミュニケーションなど、名刺交換時のマナー次第で相手に与える印象が大きく変わってしまうこともあります。

とくに、高度なビジネスマナーが求められる場においては、名刺交換の手順や相手への渡し方、受け取り方までが評価されます。

名刺交換における手順やマナーを理解した行動をすることが、ビジネスでの成功をつかむ要素のひとつになるといっても過言ではないのです。

名刺交換の基本的なやり方・手順

名刺交換には、特定の手順とマナーがあります。日本のビジネス文化では、マナーを守ることで相手への敬意を表します。相手へ敬意を払う基本的なマナーと手順について詳しくみていきましょう。

名刺をすぐに出せるように準備する

名刺はきれいな状態で保管できるよう、名刺入れや名刺ケースを使用します。初対面での挨拶時は、名刺を速やかに手渡せるように手元に名刺入れを準備しておきましょう。

また、他社の名刺が名刺入れの中に大量に溜まったような状態は、印象がよくありません。名刺交換の際は、名刺入れも見られることを意識し、こまめに整理しておくようにします。細かな配慮は、相手に対する敬意として高く評価され、良い第一印象を与える可能性が高まるでしょう。

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名刺を渡す

名刺を渡す際には、以下のようなマナーが求められます。

1. 文字が相手の正面を向くよう、名刺を両手で持つ
2. 簡潔な自己紹介を述べ、相手にゆっくりと手渡しする

簡潔な自己紹介では、「〇〇の△△と申します。よろしくお願いいたします」など、社名と名前を伝えるのが一般的です。ただし、同じ会社から複数人で訪れた場合には、部署名、もしくは、担当業務と名前で自己紹介を行うこともあります。また、必ず相手の目を見ながら一連の手順とマナーを守って渡すことが大切です。

テーブル越しに行わない

名刺交換において、テーブル越しに名刺を渡す行為は、相手への敬意がない、失礼な印象を与えてしまうこともあるため注意しましょう。

名刺交換は、基本的に立った状態で行います。テーブルが間にある場合でも、できれば相手のもとへ行き、名刺交換を行いましょう。とくに目上の立場にある人との名刺交換では、よりマナーを重視しなければなりません。小さな配慮が、相手への敬意を示すと同時に、良好なビジネス関係の構築につながります。

名刺を受け取る

名刺を受け取る際も渡す場合と同様に、一定のマナーが求められます。

名刺を受け取る際には、相手の目をみて、挨拶の言葉を交わし、必ず両手で名刺を受け取ります。その際、「頂戴いたします」などの言葉を添えても良いでしょう。

なお、名刺を受け取った後は、すぐにポケットや名刺入れにしまわず、一度、名刺の名前や役職を確認すると好印象を与えられます。

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名刺交換の順番に関するマナー

名刺交換において、順番も重要なマナーとして考慮されます。とくに、日本のビジネスシーンでは、立場に応じた名刺交換の順番が存在します。立場や複数人の場合など、状況に応じた名刺交換の手順について確認しておきましょう。

目下の人から目上の人に渡す

一般的には、目下の人から先に名刺を渡すのがマナーとされています。

とくに、日本企業はヒエラルキー重視の傾向があるため、クライアントや上司、年長者との名刺交換では、しっかりと順番を守ることが推奨されます。一方で、フラットな組織文化の強い外資系企業などでは、必ずしもこのような順番が重視されるとは限りません。状況に応じて柔軟に対応することも必要です。

複数人で訪問する場合には上司から先に名刺交換を行う

複数人での訪問においては、上司から先に名刺交換を行うことが一般的です。この習慣には、自社の階層を明確に示す目的もあるでしょう。

上司から順番に、「目下の人から目上の人に渡す」マナーを守りながら、名刺交換を行います。

先に渡された場合には一言添えて名刺を渡す

相手から先に名刺を渡された場合には、「恐れ入ります」などの一言を添えて受け取り、「△△と申します。よろしくお願い申し上げます」など、お返しの言葉とともに自分の名刺を渡します。

名刺交換は、コミュニケーションの一環であることを意識し、無言でやり取りすることのないように一言を添えるようにしましょう。

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名刺交換後のマナー

名刺交換後の行動も、相手に与える印象に大きく影響します。名刺を交換後に気を付けるべきマナーについて詳しく解説します。

名刺は商談終了後に収納する

名刺は商談や打ち合わせなど、相手との会話が終了するまで、テーブルの上など見える位置に置いておきます。受け取った後、すぐにしまってしまったり、商談中に名刺入れやバックに入れてしまう行為は、相手に対して失礼と受け取られる可能性があるため注意してください。

また、テーブルに置く際は、相手の席順に合わせて並べることで相手の顔と名前を一致させやすくなります。

役職が高い人の名刺を名刺入れの上に置く

一対一での名刺交換では、受け取った名刺は、名刺入れを座布団のようにして、名刺入れの上に置くのがマナーです。

しかし、複数人で名刺交換をした場合は、全員分を名刺入れの上に置くことはできません。その場合は、一番役職が高い人の名刺を名刺入れの上に置きます。役職順がわからない場合には、席順に合わせて置くようにしましょう。

帰社したらお礼メールを忘れずに

名刺交換を行なった相手には、できれば当日、遅くとも翌営業日中にお礼のメールを送りましょう。

メールには、訪問や会話の内容に対する感謝を簡潔にまとめ、必要に応じて打ち合わせの内容をまとめた議事録などを添付することで、次のビジネスチャンスにつながります。

速やかなフォローアップは、相手や取引に対する真摯な姿勢として、高く評価されるでしょう。

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名刺交換でのNGマナー

名刺交換におけるビジネスマナーには、NG行動も存在します。

知らずにマナー違反をして、相手に不快な思いをさせてしまわないよう、予め確認しておきましょう。

折れや汚れのある名刺を使う

名刺交換において、折れや汚れがある名刺を使用することはマナー違反です。

ビジネスにおいて、名刺は自分自身を表すツールにもなるため、汚れや折れのある名刺は、相手に対して失礼となるだけでなく、仕事に対してだらしない人との印象を与えてしまいます。このような印象は、将来的にビジネスチャンスを逸する原因ともなりえます。

常に状態の良い名刺を用意しておくことが、基本的なビジネスマナーとなるでしょう。

名刺を切らしてしまう

名刺を切らしてしまう行為は、ビジネスシーンにおいて「大変失礼な行為」とされています。

準備不足や不注意を示すものであり、名刺を準備していないことが、その場の重要性を理解していない、あるいは、軽視しているとも解釈されかねません。特に、名刺作成を外注している場合には、準備に数週間を要することもあるため、常に十分な枚数を準備しておけるよう、定期的に在庫を確認するようにしましょう。

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財布やポケットから名刺を差し出す

名刺を、名刺入れではなく、財布やポケットから直接差し出すのもマナー違反です。専用の名刺入れやケースを使用しましょう。

名刺は、名刺入れから丁寧に取り出し、適切なマナーで相手に渡すことが求められます。注意深く名刺を扱うことで、相手に自分のビジネスに対する真剣な姿勢が伝わるでしょう。

名刺を不必要に触る

受け取った名刺を必要以上に触るのもNG行為です。

名刺は、自分自身を表すツールであるとともに、相手から受け取った名刺もまた相手を表すものです。名刺交換後に、ベタベタと何度も触ったり、手でもて遊んだりするようなことは絶対に避けましょう。また、受け取った相手の目の前で名刺に書き込むなどの行為もマナー違反です。

名刺は相手を表すものだという意識を忘れず、丁寧な取り扱いを心掛けましょう。

名刺を忘れて帰る

名刺を忘れて帰る行為は、ビジネスマナーにおいて極めて失礼な印象を与えます。

名刺は、相手から自身への信頼と情報を受け取るための重要なツールです。忘れて帰ることは、相手との関係を軽視していると捉えられてもおかしくはありません。

商談や会議が終了した後は、必ず受け取った名刺を丁寧に名刺入れに収納します。忘れたり、途中で落としたりすることがないよう、細心の注意を払いましょう。

名刺交換後の管理方法

名刺交換後の管理方法に決まりはありませんが、のちに閲覧が必要になった際の検索性や効率を上げるため、一定のルールを設けて管理することをおすすめします。

ここからは、名刺の主な管理方法をみていきましょう。

名刺ホルダー・ファイル

名刺ホルダーまたは名刺ファイルでの管理は、従来の最も一般的な管理方法のひとつです。

名刺をファイルに差し込むだけのため、手軽に管理できる点がメリットですが、名刺が増えるにつれて、お目当ての名刺を探すのが困難になっていきます。また、あいうえお順などの、独自の規則にそって管理できるものの、ルールによっては頻繁に並び順の入れ替えが発生するなど、徐々に手間がかかるようになるため、ルール作りの際は注意が必要です。

さらに、アナログな管理方法であることから、共有性を高めたい場合には、一時的な保管方法として名刺ファイルを活用し、定期的なタイミングでデジタル化するなどの工夫が求められます。

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Excel・スプレッドシート

名刺情報の組織内での共有性や管理の効率を高めるため、Excelやスプレッドシートで管理する方法もあります。

Excelやスプレッドシートを使った名刺管理は、名刺情報を迅速に検索でき、ソート機能やフィルタリング機能などにより複数のデータを一括で処理できるなど「時短」につながります。また、名刺を受け取った社員、取引状況といった関連情報がまとめて管理しやすいメリットもあるでしょう。

クラウド型であれば、外出先からでもアクセス可能です。ただし、名刺情報は個人情報でもあるため、適切なアクセス制限を設けるなど、情報の取り扱いには十分気をつけましょう。

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名刺管理システム

生産性や効率をより高めたいのであれば、名刺管理システムの導入も有効な手段です。

システムによっては、スキャンした画像データから文字を読み取り、自動でデータベースに入力してくれるOCR機能を搭載しているものもあります。入力の手間が大幅に削減されるほか、入力ミスといったヒューマンエラーのリスクも軽減されるでしょう。

また、名刺管理システムの多くは、CRM(顧客管理)システムとの連携が可能なため、顧客関係管理にも名刺情報を活用できます。システムを導入する際には、初期費用やランニングコストと機能を見極めたうえで、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶようにしましょう。

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名刺交換のマナーを身につけて好印象を与えよう

名刺交換は、その多くが「初対面」で行われることから、名刺交換で与えるイメージは、第一印象を決める重要な要素です。

とくに、国内企業ではヒエラルキー重視の風潮や傾向が根強いため、基本的なマナーを理解した失礼のない所作が求められます。

適切なマナーに沿ってスマートに名刺交換を行うことで、相手に好印象を与えることができてより良い関係性の構築につながるでしょう。