名刺を郵送する際に気をつけたいマナー｜郵送方法や詫び状の書き方

名刺を郵送する際の基本のマナー

ビジネスの場では名刺忘れ・名刺切れにより、あとから名刺を郵送することもあるでしょう。ここでは、名刺を郵送する際に気をつけるべき基本のマナーについて解説します。

当日中に郵送する

名刺忘れ・名刺切れによりあとから名刺を郵送する場合は、当日中に発送することが大切です。帰社したタイミングですぐに送りましょう。

郵送の場合、当日中に発送しても到着まで時間がかかります。到着が遅くなるほど相手からの印象が悪くなり、状況次第では忘れられてしまう恐れもあるでしょう。名刺はなるべく早く郵送し、不要なリスクを回避してください。

詫び状を同封する

名刺を郵送する際は、詫び状も同封しましょう。名刺のみの送付だと先方に失礼な印象を与える恐れがあり、取引先との関係性を崩さないためにも詫び状の同封が必要です。

詫び状は、謝罪の気持ちを伝えるために作ります。目上の方やマナーを重んじる相手の場合、手書きで作成するのが理想でしょう。関係性によっては、パソコンで作成してもかまいません。

詫び状には名刺を手渡しできなかったことへの謝罪と、名刺を同封している旨を記載します。以下の例文を参考に、状況や相手との関係性に合った詫び状を作成しましょう。

詫び状の例文

名刺は書類の右上にクリップで留める

送付する名刺は、書類の右上にクリップで留めておきましょう。名刺は小さいので、そのまま封入すると取り出しにくくなります。ほかの書類とまぎれて紛失してしまう恐れもあるため、クリップ留めしておけば安心です。

名刺を留める際にホチキスを使用するのは避けましょう。穴の空いた名刺を相手に渡すのは失礼にあたります。ホチキスを取り外すのに手間がかかることも、避けるべき理由です。

名刺は書類の右上にクリップで留めて封入し、誠意ある送り方にしましょう。

適切なサイズの封筒を選ぶ

名刺を郵送する際の封筒のサイズに決まりはありません。同封する書類が入り、名刺を折り曲げずに送付できるサイズを選びましょう。

書類を折り曲げたくない場合は、A4サイズがそのまま入る角2封筒がおすすめです。クリアファイルに書類一式を入れれば郵送時に折り曲がる心配がなく、雨が降っても安心です。なお、書類を三つ折りで入れて郵送する場合は、長3封筒を使用するとよいでしょう。

必要に応じて郵送オプションをつける

名刺の郵送は、基本的に普通郵便で問題ありません。よほどのことがない限り、2〜3日以内には相手に届きます。

可能な限り早く届けたい場合は速達、配達状況を追跡したい場合は特定記録郵便などで郵送し、オプションは必要に応じてつけてください。なお、郵送オプションをつけると郵送にかかる料金が高くなるので注意しておきましょう。

▷名刺に載せる情報一覧｜必須項目と作成時に注意すべきポイント

名刺を郵送以外で送付する方法

名刺は郵送以外の方法でも送付が可能です。ここでは、名刺を郵送以外で送付する方法について解説します。

次回会うタイミングで渡す

相手から次に会うタイミングで渡して欲しいと言われた場合は、次回の打ち合わせや近くに立ち寄ったときに手渡します。急を要さないのであれば、郵送よりも手渡しがおすすめです。お詫びの言葉と共に直接渡せるため、真摯な姿勢が伝わるでしょう。

ただし、名刺を渡すまでの期間が空きすぎないよう注意してください。相手に忘れられてしまい、ビジネスチャンスを失う恐れがあるためです。名刺を送るべきか手渡しすべきかは、状況に応じて判断しましょう。

オンライン名刺を送付する

名刺の郵送を断られたり、メールで送って欲しいと言われたりした場合は、メールでオンライン名刺を送付しましょう。名刺データをクラウド上で管理している企業も多いため、オンライン名刺の方が喜ばれることもあります。状況をみて、柔軟な対応を心がけてください。

メールでオンライン名刺を送付する際も、当日中に送ることが大切です。メールにお詫びの言葉を添えるといった、基本的なマナーも守りましょう。

名刺忘れ・名刺切れ防止には事前準備が重要

名刺忘れ・名刺切れを防止するためには、事前準備が重要です。以下の方法を参考に、名刺トラブルを防いでください。

予備の名刺を持ち歩く

手帳や財布、カバンなどに予備の名刺を入れておけば、名刺入れを忘れても名刺の交換ができます。複数人と名刺交換をすることも考えられるため、予備の名刺は数枚持ち歩くようにしましょう。

予備の名刺を手帳や財布に直接入れると、汚れや折れ曲がりの原因になります。薄型のカードケースを使用すると、名刺が破損しにくくなるのでおすすめです。名刺が新しくなったタイミングで、忘れずに予備の名刺も差し替えましょう。

▷名刺を切らしたらどうする？失礼にならない対処法と切らさないコツ

名刺を多めに準備しておく

名刺切れを防ぐために、普段から名刺を多めに携帯することが大切です。通常なら10〜20枚程度携帯しておけば問題ありませんが、営業職など名刺交換の機会が多い方はさらに多めに持つとよいでしょう。

名刺入れに入れている名刺の枚数は、こまめに確認を行います。名刺を補充する習慣をつけておくと、名刺切れを予防可能です。名刺交換が続いたあとは、いつも以上にチェックをしておきましょう。名刺の残り枚数が少なくなってきたら、早めに発注を行ってください。

デジタル名刺を活用する

デジタル名刺を活用するのも1つの手段です。デジタル名刺ならQRコードなどを通じて名刺交換ができ、名刺切れを起こす心配がありません。名刺に記載している情報が変わった場合も自動で更新され、再度名刺を渡す必要がないのもメリットです。

紙の名刺を切らしたり忘れたりしても、コンビニなどで印刷ができます。ビジネスの場ではまだ紙の名刺がスタンダードであるため、デジタル名刺との併用が望ましいでしょう。

▷【2023年最新】おすすめ・人気の名刺管理アプリ17選を徹底比較！

名刺郵送のマナーを守り正しく対応しよう

名刺を郵送する際は、相手に失礼のないようにマナーを守ることが大切です。当日中に発送する、詫び状を添えるなど、誠意ある対応を心がけましょう。名刺忘れ・名刺切れを起こさないよう、普段から対策を取り入れてください。

名刺忘れ・名刺切れによるビジネスチャンスの喪失を避けるために、状況に応じて適切に対応しましょう。