名刺管理ソフトを導入するメリット・デメリット！目的やできることを紹介

名刺管理ソフトを導入する目的

名刺管理ソフトを導入する目的について解説します。名刺管理ソフトは非常に便利なシステムですが、導入目的を明確にしないと上手な効率化につながらないといった事態になりかねません。

そのため、名刺管理ソフトの導入目的を3つに分けて解説するので、自社の目的と照らし合わせながら確認していきましょう。

登録作業の効率化

名刺管理ソフトを導入する目的として、登録作業の効率化ができるという点が挙げられます。名刺管理ソフトでは、名刺の情報を手入力でおこなう必要がなく、スマホなどのスキャンで名刺情報を簡単に読み取れるため、登録作業を効率的におこなえるのです。

従来のような手入力の登録では、時間も手間もかかるうえ、確認漏れなどの人的ミスも発生しやすい状況でした。しかし、スキャンであれば情報入力のための時間も短縮でき、情報の入力漏れも発生しづらいのは大きなメリットといえるでしょう。

アポイントメントの獲得

名刺管理ソフトを導入する目的には、アポイントメントの獲得にも役立つことがあります。

名刺管理ソフト内では、名刺情報から過去のアプローチ履歴の有無なども閲覧できるため、アプローチ実績のない新規顧客を開拓したり、既に実績のある顧客に再度アピールをかけたりなど、アポイントメント獲得のための押し引きがしやすくなるのはメリットになるでしょう。

確度の高い顧客への育成

確度の高い顧客への育成も、名刺管理ソフトを導入する目的になります。名刺管理ソフトでは、登録した名刺情報から過去の行動履歴なども閲覧できるため、セミナー参加履歴など確度の高い顧客にフォーカスしてアプローチすることも可能です。

このように、顧客の職種や履歴に応じたアプローチを導き出してくれるため、確度の高い顧客の育成に役立てられるのは見逃せない導入メリットといえます。

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名刺管理ソフトを導入するメリット

名刺管理ソフトを導入するメリットについて解説します。名刺管理ソフトを導入し、社内で運用していくうえで、得られるメリットは事前に確認しておきたい要素といえるでしょう。自社の目的とそのメリットがマッチしているかなど、導入前にしっかりと確認してみてください。

名刺の検索や登録などの管理作業を効率化できる

名刺管理ソフトでできることとしては、ソフト内で名刺の情報を一元管理したり、登録から検索といった管理作業を一気に効率化できたりするといった点が挙げられます。

紙の名刺では名刺を顧客別に並べ替えてまとめるなどの作業を手でおこなう必要がありますが、名刺管理ソフトなら名刺情報を取り込むだけでソフト内での管理ができるため、後の検索も簡単になります。このように、名刺管理ソフトを導入すると、名刺の検索や登録などの管理作業を効率化できるといったメリットが得られるのです。

名刺情報を共有できる

名刺情報の共有も、名刺管理ソフトでできることのひとつです。名刺情報を社内で共有できるため、常に鮮度の高い名刺情報にアップデートしやすいのも、名刺管理ソフトの導入メリットといえます。紙の名刺を個人で管理していると情報が古くなりやすく、既に部署異動済の顧客にアプローチをしてしまうなどの事故にもつながりかねません。

その点、名刺管理ソフトでは、登録した名刺の情報を社内で共有できるため、部署異動や過去のアプローチ実績等も把握しやすく、無駄のない営業活動にも役立てられます。

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外出先からの確認ができる

名刺管理ソフトは、スマホやPCがあればどこにいても情報の確認ができるという点もメリットのひとつです。紙の名刺は持ち運びしなければ閲覧できず、数が増えれば紛失などのリスクも高まります。

しかし、名刺管理ソフトなら、名刺の持ち運びは不要でどこでも手軽に情報を確認することができるため、外出の多い営業担当もストレスフリーで名刺検索などがしやすくなるのは、大きなメリットといえるでしょう。

オンライン商談時でも名刺を交換できる

オンライン商談時でも名刺を交換できる点も、名刺管理ソフトのメリットです。名刺管理ソフトでは、オンライン商談の際にも名刺交換できる機能を備えたものが増えています。URLを共有するだけで名刺がなくても名刺情報をソフト内に取り込めるため、オンラインの商談が増えている近年では欠かせない機能といえるでしょう。

ただし、オンラインで名刺交換をする際には、相手も同じ名刺管理ソフトを使っている必要があるため、注意が必要です。

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名刺管理ソフトの注意したいデメリット

名刺管理ソフトの注意したいデメリットを3つ紹介します。名刺管理ソフトには導入にあたって注意しておきたいいくつかのデメリットも存在します。メリットだけではなく、デメリットもしっかりと把握したうえで導入を検討しましょう。

導入や運用にコストがかかる

名刺管理ソフトは、導入や運用にコストがかかる点がデメリットとして挙げられます。名刺交換の機会が多くないにもかかわらず導入してしまうと、メリットがコストを下回ってしまう可能性もあります。そのため、名刺管理ソフトを導入する必要性については事前に検討しておくのが重要です。

このことから、かかるコストと得られるメリットを天秤にかけて考えなければいけないのは、名刺管理ソフトを導入するデメリットのひとつといえるでしょう。

名刺をデータ化するまでに時間がかかる

名刺管理ソフトは、ソフト内に名刺情報を取り込む必要があるため、データ化に時間がかかる点もデメリットです。紙の名刺であれば交換して終わりですが、名刺管理ソフトではスキャンして情報を取り込む作業が発生します。このように、データ化した後の管理運用は簡単ですが、交換時の工数が増えるのは、現場社員にとってデメリットとなる可能性があるでしょう。

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ソフトによっては既存ソフトとの連携できないケースがある

名刺管理ソフトによっては、既に使用している既存ソフトと名刺情報の連携ができない可能性があるといったデメリットも考えられます。営業支援ツールなどを既に運用している企業も多いかと思いますが、名刺管理ソフトによっては名刺情報の共有などが不可能な場合も想定されます。

そのため、導入にあたっては既存のツールと名刺管理ソフトの連携も事前に確認しておくのが無難です。

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名刺管理ソフトの導入に搭載されている機能

名刺管理ソフトとは、大量の名刺を一元管理することができるシステムを指します。営業担当者など、多くの名刺のやり取りがある方は、その管理が負担になっている方も多いのではないでしょうか。

ここでは、名刺管理ソフトを導入することで可能になることを3つ紹介します。一元管理によって得られるメリットとデメリットを把握したうえで検討してみてください。

名刺のデータ化

名刺管理ソフトでできることとしては、まず名刺のデータ化が挙げられます。データ化して保存した名刺には、名刺管理ソフト内で簡単にアクセスができます。

また、Excelなど他形式の名刺情報も、ファイルとしてソフトに取り込むことも可能なため、さまざまな状況に対して、柔軟に対応できるでしょう。同じ名前などの同一情報があった場合には、名寄せ機能でまとめられるのも便利な機能のひとつです。このように、データ化することにより、名刺管理が簡単になるといったメリットが得られます。

名刺の読み取り

名刺管理ソフトの利用によりできることは、名刺の読み取りもあります。名刺管理ソフトで名刺をスキャンし、紙の名刺に書かれている情報を自動的に分類してデータ化することが可能です。

その際は、ただデータ化するだけでなく、会社名や部署、名前、電話番号など、それぞれ適切な情報に分類してくれます。ほかにも、名刺管理ソフトでは、OCRという文字認識機能で名刺内の情報をソートして、ソフト上に登録することができるため、入力などの手間も省けるといったメリットもあるのです。

名刺の閲覧・検索

名刺管理ソフトでできることには、名刺の閲覧・検索も挙げられます。検索条件を指定すれば、大量の名刺の中から任意の名刺情報を簡単に呼び出すことが可能です。紙の名刺を整理できず、活用しづらいと感じていた方などには大きなメリットとなり、非常に便利な機能だといえるでしょう。

おすすめの名刺管理ソフト3選

ここでは、いまおすすめの名刺管理ソフトを3つ紹介していきます。「どの名刺管理ソフトを使えばいいか分からない」という方はぜひ参考にしてみてください。

Sansan

Sansanは、Sansan株式会社が提供している名刺管理ソフトです。名刺管理、接点管理といった定番機能はもちろん、マーケティング機能を活用することで顧客の職種や従業員規模に応じてマッチしたアプローチ展開も可能となっています。

また、相手がSansanを利用している場合は、オンライン名刺のURLを伝えるだけで簡単に名刺交換ができますが、もし利用していなくても、必要事項の入力だけで名刺交換が可能になることもメリットのひとつでしょう。

CAMCARD BUSINESS

CAMCARD BUSINESSは、ワウテック株式会社が提供している、データ化速度の速さに定評のある名刺管理ソフトです。読み込んだ画像を5秒程度でソフト内に取り込めるため、名刺の読み込み作業も最小限の作業負担でおこなえるのは大きなメリットといえるでしょう。

ほかにも、マルチデバイスに対応しているため、いつでもどこでも名刺情報を確認することができたり、オンラインでの名刺交換も、「名刺を送信する」で交換や共有したりすることも可能です。

SmartVisca

SmartViscaは、株式会社サンブリッジが提供している名刺管理ソフトです。Salesforceとの連携機能が充実しており、受け取った名刺の情報はSalesforceへ保存されて自動的に名寄せしてくれるため、一元的に管理しやすい名刺管理ソフトといえます。

また、高精度のOCRを採用しており、名刺の読み取りから登録まで1分で完了するため、紙名刺のデジタル化が効率よくおこなえる点もメリットのひとつでしょう。

名刺管理ソフトのメリット・デメリットを押さえておこう

本記事では、名刺管理ソフトの導入メリットとデメリット、おすすめの名刺管理ソフト3選などを紹介しました。名刺管理ソフトを導入することで、いままで面倒だった名刺管理も端末ひとつで管理・運用が可能になり、営業活動の幅も広げることが可能です。

しかし、名刺管理ソフトには少なからずデメリットも存在しているため、導入を検討している場合は、どちらも考慮したうえで自社の目的と照らし合わせながら検討してみてはいかがでしょうか。