オンプレミス型のおすすめ名刺管理ソフトを比較！特徴や導入するメリット

名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、名刺情報の管理を効率化するシステムです。紙の名刺から氏名・会社名・連絡先などの必要な情報をデジタル化し、データとして管理します。そのため、紙の名刺を管理したり探したりする非効率な作業が不要となります。

また名刺管理ソフトといっても、個人向け・法人向け、オンプレミス型・クラウド型など種類はさまざまです。そのため自社の目的などにあわせて、最適な名刺管理ソフトを見極めましょう。

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名刺管理ソフトのオンプレミス型・クラウド型の違い

名刺管理ソフトには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。ここでは、オンプレミス型とクラウド型の違いやそれぞれの特徴を見ていきましょう。

オンプレミス型名刺管理ソフトの特徴

オンプレミス型名刺管理ソフトの特徴は、オフィス内に専用機器を設置する点です。オフィス内に専用機器を設置するため第三者からの不正アクセスに効果的で、セキュリティ面で強いというメリットがあります。また、自社で構築することから、カスタマイズ性に優れている点はメリットです。

しかし専用サーバーの構築やメンテナンスは自社内で行うため、専門知識やスキルが必要となります。一方で

クラウド型名刺管理ソフトの特徴

クラウド型名刺管理ソフトの特徴は、インターネット経由でシステムを利用する点です。デジタル化された名刺情報はデータとしてクラウド上に保管されます。そのため、インターネット環境があれば端末や場所に関係なく利用できる点が最大のメリットです。

例えばGmailは届いたメールをクラウド上に保管しているため、スマホやパソコンなど複数の端末から同じメールを閲覧できます。このように、専用機器の設置を必要とせずインターネット経由でシステムを利用できる仕組みがクラウド型の特徴です。

しかしインターネットを経由してデータの追加・閲覧を行うため、オンプレミス型に比べるとセキュリティ性は劣ります。

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オンプレミス型の名刺管理ソフトを導入するメリット

オンプレミス型の名刺管理ソフトの導入メリットは5つです。

• セキュリティリスクが低い
• カスタマイズ性が高い
• 顧客情報を常に最新の状態にできる
• 社内で顧客情報を共有できる
• ランニングコストを安く抑えられる

それぞれについて解説します。

セキュリティリスクが低い

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、クラウド型の名刺管理ソフトに比べてセキュリティリスクが低いです。クラウド型はインターネット経由で利用するため、第三者からのアクセスやサイバー攻撃などの問題が起こりやすい傾向にあります。

一方でオンプレミス型は、オフィス内に専用サーバーを構築するためオフィス内のみでシステムを利用する場合にはインターネットを経由しません。つまりシステム内のすべての情報はオフィス内に保管されているので、セキュリティリスクは大幅に軽減するでしょう。

そのためサイバー攻撃や情報漏洩など、セキュリティ対策を徹底したい場合はオンプレミス型がおすすめです。

カスタマイズ性が高い

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、専用サーバーを自社内で構築するためカスタマイズ性が高いです。クラウド型の名刺管理ソフトは、各ベンダーが構築したシステムをインターネット経由で利用するため導入後のカスタマイズはとても難しいです。

しかし、オンプレミス型は構築の段階やメンテナンス時に機能をカスタマイズできます。そのため、従業員がシステムを利用する中で出た要望をその都度機能として反映することも可能です。

また顧客管理システムとデータを連携させたい場合でも、カスタマイズによって柔軟に対応できます。ただし専用サーバーの構築・メンテナンスには専門知識・スキルが必要となる点に注意が必要です。

顧客情報を常に最新の状態にできる

名刺管理ソフトがあれば紙媒体の名刺ではできない名刺情報の更新ができ、人事異動・昇進などが自動的に届いて新しい情報をキャッチできます。

先方の最新の社内情報を把握できるので、商談での会話や昇進祝いなどで関係性の構築が期待できるでしょう。

古い情報のまま営業や商談を設定してしまうと、役職や所属部署の間違いなどが生じてしまうリスクがあるため、名刺管理ソフトの大きなメリットです。

社内で顧客情報を共有できる

名刺管理ソフトでは一人の社員が受け取った名刺をデータ化して、部署のメンバーをはじめ会社全体に共有できます。営業先の被りや過去のやり取り履歴などをチェックすることが可能です。

顧客情報を連携することによって、営業効率アップにもつながります。

ランニングコストを安く抑えられる

自社でシステムを開発するオンプレミス型は開発時にまとまった費用がかかるものの、運用していく上ではクラウド型のように月額料金がかかりません。

管理費用のみとなるので、長期的に利用するとなるとコストパフォーマンスに優れていると言えるでしょう。数年単位で長期的に利用を検討しているのであればオンプレミス型がおすすめです。

しかし、長期間利用しないと初期費用で投じたコストが無駄になってしまうので十分に注意しておきましょう。

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オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント

オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントは主に3つです。

• 自社のパソコンに対応しているか
• 費用は予算の範囲内か
• 使いやすい操作性か

それぞれ詳しく解説します。

自社のパソコンに対応しているか

オンプレミス型の名刺管理ソフトを導入する際は、自社で利用しているパソコンに対応しているかを確認しましょう。自社のパソコンに対応していないシステムを導入すると、再度システムの選定や導入を行わなければなりません。

特に社内で利用しているパソコンが複数ある場合は、すべてのパソコンに対応するものを選びましょう。

費用は予算の範囲内か

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、ベンダーによって料金が異なります。そのため、導入にかかる費用が予算の範囲内に収まるかを確認しましょう。

機能性が高く導入費用が高額なシステムを導入しても、すべての機能を使いこなせない可能性があります。また搭載されている機能と費用が合っていないシステムも存在します。

そのため自社に必要な機能や予算を照らし合わせながら、最適なシステムを見極めることが大切です。

使いやすい操作性か

名刺管理ソフトを導入した後は多くの従業員が利用するため、使いやすい操作性のソフトを選びましょう。なかにはITツールの利用に慣れていない従業員もいます。そのため、システムの操作性が悪いと利用しなくなる可能性があります。

システムの利用が定着しなければ、データが蓄積できないだけでなく非効率な作業を続けることになるでしょう。そのため、誰でも使いやすいような操作性に優れた名刺管理ソフトを選ぶことが大切です。

オンプレミス型のおすすめ名刺管理ソフト

ここでは、オンプレミス型のおすすめ名刺管理ソフトを3つ紹介します。

名刺えびす

名刺えびすは、セキュリティの関係上クラウド環境を利用できない場合や独自のカスタマイズを行いたい場合におすすめの名刺管理ソフトです。

推奨のスキャナを利用すれば、大量の名刺でも表裏を一括で登録できます。スキャンによって必要な情報を読み取り自動登録してくれるため、各項目を手動で入力する必要がありません。

TantCard Gulliver

TantCard Gulliverは、名刺をセキュアに管理できる名刺管理システムです。ブラウザで名刺データの検索・閲覧・共有が簡単に行えるため、スマホやパソコンなど複数の端末からシステムを利用できます。

また共有された名刺データは誰でも編集可能なため、追加情報があればその都度情報を更新でき最新の情報を共有可能です。全社的な共有からグループ共有まで対応しています。

THE 名刺管理 On-premise

THE 名刺管理 On-premiseは、50ユーザーや100ユーザーでの利用を想定した名刺管理ソフトです。権限設定やログ保存機能など、大人数の利用に役立つ機能が豊富に備わっています。

専用アプリをインストールすれば、スマホのカメラ撮影でも名刺情報を読み取りデータベースへ自動登録することが可能です。名刺情報の修正もWeb上から簡単に行えるため、外出先でスマホから訂正するなどスキマ時間の有効活用にもつながります。

オンプレミス型の名刺管理ソフトの導入を検討していこう

名刺管理ソフトは名刺管理の効率化に役立つシステムで、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、カスタマイズ性とセキュリティ性の高さが最大の特徴です。本記事を参考に、対応するパソコン・費用・操作性などを比較し自社に最適な名刺管理ソフトを見極めましょう。