たまった名刺はどうやって捨てるべき？正しい捨て方・処分方法を紹介

名刺の正しい捨て方

不必要になった名刺はどのように捨てるのが適切なのか、推奨される方法について紹介していきます。

シュレッダーやハサミなどで細断する

ひとつは、シュレッダーやハサミなどで不要になった名刺を細断して破棄する方法です。シュレッダーで細断した名刺は、つなぎ合わせることが難しいため、情報漏えいや個人情報の不正利用というリスクが低減できます。

ただしハサミの場合、断片が大きすぎると情報が把握できる可能性があるだけでなく、復元すらできてしまうかもしれません。シュレッダーのメーカーによっても、裁断する細かさが異なります。

シュレッダー、ハサミ、いずれの場合も、文字の読み取りが不可能なレベルにまで細かくなるようにしましょう。

専門業者に委託する

機密文書などの重要書類の処分を手がける業者に委託することもひとつの方法です。名刺だけでなく、会議の重要書類などもまとめて依頼できます。企業によっては「名刺回収ボックス」などを設置し、取りまとめて依頼しているケースもあるので、その場合は、ボックスを利用するとよいでしょう。

依頼する際には、名刺や不要書類の箱詰め→回収依頼→回収→処理→証明書の発行の流れですすんでいきます。

最後の証明書とは、業者が発行する「廃棄証明書」です。依頼後のトラブル防止のためにも、必ず受け取ってください。

なお、回収された書類の処理方法は、シュレッダーか溶解のいずれかです。

ゴミ箱に捨てるのはNG

不必要になった名刺をオフィス内のゴミ箱に入れて処分するのはくれぐれも避けましょう。名刺には取引先の重要な情報が記載されており、流失して悪用されると大きな問題になります。

不要なリスクを避けるためにも、シュレッダーやハサミで細断する・業者に処分してもらうなどで対応した方が賢明です。

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名刺を捨てるタイミング

たまった名刺はどのようなタイミングで捨てればよいのでしょうか。業種や職種にもよるので正解はありませんが、基本的には下記のタイミングが目安になります。

名刺の情報が古くなったとき

取引先の移転、担当者の部署異動や昇進などにより、名刺の情報が古くなっていることがあります。特に昇進した場合の役名など、古い情報のままコンタクトを取ってしまうと、先方に失礼になることもあるでしょう。

年度初めなどに名刺をチェックし、情報が古くなったと確認できた名刺は、処分するタイミングといえます。

名刺情報のバックアップをとったとき

近年では、名刺管理専用アプリやツールを利用して、名刺情報をバックアップすることが一般的になりました。

名刺の情報をデジタル化すれば、紙の名刺を保存しておく必要はないので、名刺を処分しても問題ありません。

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名刺整理には名刺管理ツールがおすすめ

どうしてもたまりがちな名刺を整理するときに役立つのが、名刺管理ツールです。おすすめのツールを3つ紹介します。

Eight

Sansan株式会社が提供するEightは、無料で名刺を一括管理できるアプリです。

特徴は、スキャナーを使わず、スマートフォンで名刺を撮影すれば、データ化できることです。データ閲覧は、パソコンでもできます。

名刺データのダウンロード機能を活用したい場合は、有料版のEightプレミアムも便利です。メールアドレスや住所をもとにリスト化できるため、仕事の効率化にもつながります。さらに無料版の約1/3の時間でデータ化できる点もポイントです。

Sansan

Sansanは、Sansan株式会社が提供する業界シェア率82％の名刺管理ツールです。8,000社以上の導入実績があり、経済産業省や日本郵便をはじめ多くの企業に利用されています。

特徴は、100万件を超える最新の企業情報を搭載し、顧客情報や社内情報と関連づけた営業活動ができることです。さらに、正確な顧客データベースの構築、顧客情報の一元管理により、人脈の共有もできます。営業活動を強力にバックアップしてくれるツールといえるでしょう。

CAMCARD BUSINESS

CAMCARD BUSINESSは、ワウテック株式会社が提供するクラウド名刺管理サービスです。オンラインでの名刺交換、共有もできます。

特徴は、他社のサービスに比べると料金が低めで、なおかつ利用頻度によりプランが選べることです。

また、Salesforce、DynamicsCRMなど、さまざまな外部サービスと連携でき、社名や連絡先などの名刺情報を効率的に入力可能です。スマートフォンやタブレットなどでも利用できるため、外出先でも重宝します。

風水的にも古い名刺の処分はすべき？

一説によると風水的にも、古い名刺は処分したほうがよいといわれています。人との縁は時代によって変わり、古い縁を持ち続けていると、新しい縁や仕事の機会につながりにくいという考え方によるものです。

現実的な視点に立っても、長く連絡を取っていない相手と、以降も連絡を取る可能性は低いといえるでしょう。万が一、再び仕事を一緒にすることになった場合は、新しい名刺を交換すればよい話です。

「3年以上前に交換した名刺は処分する」など、自分なりのルールを作り、古い名刺は処分していきましょう。

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たまった名刺は適切な捨て方で処分しよう

ビジネスの最初の挨拶は、名刺交換で始まります。営業担当など職種によっては、毎日のように名刺がたまっていくことでしょう。

しかし、名刺の情報も更新されていきます。定期的に整理しないと、自身が混乱するだけでなく、先方に失礼をすることにもなりかねません。

ただし、名刺には、氏名などさまざまな情報が記載されています。処分する際は、情報漏えいに留意し、細断、業者依頼などの方法で、適切に処理することが大切です。ぜひこの機会に、手元の名刺を見直してみてください。