名刺管理におすすめの方法｜アナログ・デジタル別の管理術を紹介！

名刺管理の方法の2つの種類

名刺管理には、大きく分けてアナログ式とデジタル式の2種類があります。ここでは、アナログ式とデジタル式の方法について解説します。

アナログ式

アナログ式は、名刺をそのまま紙の状態で管理する方法です。管理コストがほぼかからないため、日々受け取る名刺の数が少ない場合は、アナログ式が向いています。

ただし、保管には物理的なスペースが必要です。また、検索などもできないため、名刺の枚数が多いと管理しきれない可能性があります。

デジタル式

デジタル式は、名刺スキャナやエクセル、名刺管理アプリなどで名刺をデータ化して管理する方法です。保管にあたって物理的なスペースが必要ないため、名刺の枚数が増えても管理しやすいでしょう。また、ツールを活用して管理すれば、検索しやすく組織内での共有も簡単にできます。他にも外出先に紙の名刺がなくても情報が閲覧できるため、営業やリモートワーク向きです。

名刺管理をアナログ式で行うメリット・デメリット

名刺管理をアナログ式で行うと、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。ここでは、名刺管理をアナログ式で行うメリット・デメリットについて解説します。

アナログ式のメリット

• 管理コストを抑えられる
• 管理枚数が少ない場合に適している

アナログに名刺を管理する場合、名刺ホルダーや名刺ボックスを用意するだけで名刺を管理できるため管理コストの削減が可能です。また、システムを利用するランニングコストもかかりません。

なお、名刺交換の頻度が少なく、管理枚数が少ない方は必要な名刺をまとめるだけで十分管理できます。

アナログ式で行うデメリット

名刺管理をアナログ式で行うデメリットは、以下の通りです。

• 紛失のリスクがある
• 社内での共有が難しい
• 持ち歩きしにくい
• 枚数が増えると管理が大変

アナログに名刺を管理する場合、名刺を現物で管理するため、紛失のリスクがあります。また、名刺そのものにしか相手の情報が載っていないため、万が一紛失した場合に連絡先が分からなくなってしまう恐れもあるでしょう。

また、名刺の枚数が増えるにつれて管理にとても手間がかかってしまうのもデメリットとしてあげられます。

名刺管理をデジタル式で行うメリット・デメリット

名刺管理をデジタル式で行う場合も、さまざまなメリット・デメリットがあります。ここでは、名刺管理をデジタル式で行うメリット・デメリットについて解説します。

デジタル式で行うメリット

名刺管理をデジタル式で行うメリットは、以下の通りです。

• 社内の情報共有が簡単にできる
• 検索性が高い
• 物理的なスペースが不要
• セキュリティ対策が万全
• 枚数が増えると管理が大変

名刺管理ツールなどを使用すれば、社員が受け取った名刺を集約して管理でき、他の社員が受け取った名刺も閲覧できるため、顧客情報を簡単に共有できる点がメリットです。情報の更新も容易に行えるため、取引先の担当者変更などにも対応できます。

また、多くの名刺管理ツールにはセキュリティ対策がされており、情報漏洩のリスクを下げられます。紛失や置き忘れによるリスクもなくせるため、アナログ式よりも安全な管理が可能です。

▷名刺管理アプリでつながりたくない！つながらない対策とオフライン利用できるアプリ

デジタル式で行うデメリット

名刺管理をデジタル式で行うデメリットは、以下の通りです。

• 管理コストがかかる
• データベースの構築に時間がかかる
• データ消失のリスクがある
• セキュリティ対策が万全
• 枚数が増えると管理が大変

名刺管理のツールには無料版だけでなく有料版もあり、導入コストやランニングコストがかかります。プランやツールによってコストが異なるのであらかじめどの程度コストがかかるのか確認しておきましょう。

また、名刺をデータ化するには名刺をスキャンして、データベースに情報を蓄積する必要があります。特に、アナログ式の管理から移行する場合は、これまで受け取った名刺もデータ化する必要があるため、社内データベースの構築に時間がかかる点もデメリットです。

▷名刺管理ソフトを導入するメリット・デメリット！目的やできることを紹介

名刺管理を上手く行うためのコツ・ポイント

名刺管理を適切に行うには、どのような点に気をつければ良いのでしょうか。ここでは、名刺管理を上手く行うためのコツ・ポイントについて、アナログ式・デジタル式に分けて解説します。

アナログ：業種別や時系列順に分類する

アナログ式で名刺を管理する場合は、業種別や時系列順など並べ方のルールを決めて分類しましょう。

業種別とは、金融・IT・建築など、業界ごとに分類して並べる方法です。特定の業界に営業などのアプローチをかけたい場合に活用できます。また、会社名を思い出せない場合でも業界名からざっくり検索できるのもメリットです。

時系列順は、名刺を受け取った順番に並べる方法です。名刺交換をする頻度の高い方は1週間・1ヶ月・3ヶ月と細かく分類し、頻度の低い方は半年・1年など大まかな期間で分類するといいでしょう。取引などで関わることの多い名刺が前になる仕組みです。

他にも、企業名・個人名によって50音順で並べるオーソドックスな方法や、受け取ったイベントや会合別に並べる方法もあります。

デジタル：セキュリティ対策を必ず行う

デジタル式の場合はデータ化した個人情報が流失しないように、必ずセキュリティ対策を行いましょう。

特に、手軽に利用できる名刺管理アプリには注意が必要です。スマートフォンのストレージへのアクセス許可を求められるタイプの場合、許可すると意図せずにデータを流失してしまう可能性があります。許可する前に、安全なアプリなのかを確認するようにしましょう。

また、データ消失のリスクを軽減するため、バックアップを取っておくこともおすすめです。

▷名刺管理アプリの安全性とは？セキュリティリスクや情報漏えいの対策

おすすめの名刺管理術

最後に、名刺管理におすすめのツールをアナログ式・デジタル式それぞれに分けて紹介します。

アナログ式

アナログ式の名刺管理におすすめのアイテムは2つです。

名刺ホルダー

ホルダーに名刺を差し込んで管理できるアイテムです。名刺ホルダーには回転式・ファイル式・バインダー式の3種類あるため、自身に合ったものを選びましょう。

・回転式

回転軸に取り付けられたスリーブに名刺を入れ、管理できるタイプです。常に一定の順序で保管でき、ダイヤルを回して名刺を探せます。卓上に設置して利用する仕様になっているため、持ち運びしにくい点がデメリットです。

・ファイル式

1ページにつき1枚ずつ名刺をファイリングできます。時系列順で管理したい方におすすめです。ただし、レフィルを取り外しての入れ替えやページ追加ができないため、頻繁に順番を入れ替えたい方や管理枚数の多い方には不向きです。

・バインダー式

1ページに複数枚の名刺を入れて管理するタイプです。レフィルの追加や取り外しが可能なため、名刺を並べ替えたい場合も簡単に対応できます。

名刺ボックス

名刺ボックスは箱型の名刺ケースで、大量の名刺を管理したい方におすすめです。デスクの上に置くタイプだけではなく、引き出しの中に入れられる設計のタイプもあります。インデックスで中を区切れば、50音順や業種別などカテゴリーごとに分類して管理が可能です。

デジタル式

次に、名刺管理をデジタルで行う場合に活躍するツールを紹介します。

名刺スキャナ

名刺専用のスキャナです。名刺をセットするだけで、自動的にスキャンしてデータ化できます。多くの名刺スキャナはデータ化した名刺を管理できる専用ソフトが付いているため、名刺管理の効率化が可能です。導入する際は、読み取り精度の高い製品を選ぶようにしましょう。

エクセル

社内PCに標準搭載されていて普段から利用する機会の多いエクセルも名刺管理に使用できます。馴染みがある分、他の手法と比べてすぐに利用が可能です。

エクセルで名刺管理を行う際は、名刺情報を1つずつ手入力する必要があるため、入力ミスや漏れがないように注意しましょう。また、名刺の数が増えるほどデータ量が大きくなり、処理速度を低下する可能性があります。業種ごとにファイルを分類するなど、1つずつのファイルを軽くすることも大切です。

名刺管理アプリ

スマートフォンなどの端末から利用できる名刺管理アプリを使用する方法です。名刺管理アプリは、無料と有料があります。セキュリティ面が気になる方や機能性の高いものを利用したい方は、有料の名刺管理アプリがおすすめです。

名刺管理アプリでは、スマートフォンで撮影した名刺をデータ化し管理できます。クラウド上で管理できるタイプなら、場所や時間を問わずに利用可能です。

▷iPhone対応のおすすめ名刺管理アプリ13選比較｜無料版や選び方

▷【2023年最新】おすすめ・人気の名刺管理アプリ17選を徹底比較！

名刺管理は自社に合った最適な方法を選択しよう

ビジネスの場では、日々多くの名刺を交換するため名刺管理は重要です。名刺管理にはアナログ式とデジタル式があり、それぞれの特徴を理解した上で、自社に合った方法で名刺を管理することが大切です。

本記事を参考に、自社とってアナログ式とデジタル式のどちらが合っているか確認し適切な名刺管理を行ってください。