IT化で業務効率化を実現！活用シーンやメリット・導入方法を解説！

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IT化とは？

IT化とは、これまでアナログな方法で実践してきた業務プロセスにデジタル技術を活用することです。デジタル技術の活用によって作業の自動化・省人化を図り、業務効率改善と労働力不足解消を同時に実現できます。

例えば、これまでタイムカードで勤怠管理を行ってきた企業が、勤怠管理システムを導入したとしましょう。勤怠管理システムは、労働時間・残業時間・有給休暇の取得状況など、勤怠データをシステムが自動集計するため、人事担当者が作業を行う必要はありません。

さらに、スマートフォンアプリ・GPS・生体認証など、多彩な打刻機能があるツールを導入すればテレワークへもスムーズに移行できます。データ改ざんが困難な打刻方法が多く、タイムカードで発生していた不正打刻が起きる心配もなくなるでしょう。

上記のケースのように、IT化は業務プロセスの一部または全てに、デジタル技術を活用することを指します。

IT化を図る目的

IT化の目的は、生産性向上と労働力不足解消を同時に実現するためです。人間が作業するよりも機械に作業を任せたほうが、作業スピードと正確性を高いレベルで保てます。

例えば、自社で自動車部品を製造しているメーカーが、工場のラインに産業用ロボットを導入したとしましょう。産業用ロボットは作業スピードを一定に保ちつつ、プログラミングの内容通りに一つひとつの作業を正確に繰り返せます。

長時間稼働によって生産効率が落ちることもないので、24時間体制による大量生産も可能です。また、スキルの差によって生じていた品質のばらつきや不良品の発生も、産業用ロボットであればほとんど発生しません。

さらに、プログラミングの内容や治具を変えれば、多品種生産にも対応可能です。ロボットやITツールの導入によって、社内業務の自動化が進むと、業務効率化・品質の安定化・コスト削減を実現できます。

IT化が推奨される3つの理由とは？

企業にIT化が求められている背景には、以下3点の理由が挙げられます。

1. ビジネスのグローバル化が進んでいるため
2. 働き方改革や多様な働き方に対応させるため
3. 少子高齢化対策のため

一つひとつ内容をみていきましょう。

1.ビジネスのグローバル化が進んでいるため

IT化が推奨される1つめの理由は、グローバリゼーションへの対応です。グローバリゼーションを進めるメリットは、広大な市場をターゲットにしたマーケティング戦略を展開できる点です。

国内市場は少子高齢化によって規模が縮小している一方、世界市場は人口増加が進んでいる地域も多く、今後の市場拡大が期待できます。世界市場は国内市場の数倍〜数十倍の市場規模を誇るため、販路拡大に成功すれば、多額の利益を獲得可能です。

また、人件費や原材料費の安い地域へ進出すれば、ランニングコスト削減や粗利率改善にもつなげられます。海外へ拠点を置く場合、現地スタッフと意見交換や情報共有を行うためには、web会議ツールやクラウド型ERPなどの導入が必要になるでしょう。

2.働き方改革や多様な働き方に対応させるため

IT化が推奨される2つめの理由は、長時間労働の是正と多様な働き方を実現するためです。2019年4月から施行されている働き方改革関連法によって、時間外労働の上限規制が定められました。

これにより時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間となりました。上限が明確化された背景には、長時間労働に伴う過労死防止が挙げられます。

「過労死等」とは、業務における過重な負荷による脳・心臓疾患や業務における強い心理的負荷による精神障害を原因とする死亡やこれらの疾患のことです。国民一人ひとりが自身にも関わることとして過労死とその防止に対する理解を深めて「過労死ゼロ」の社会を実現しましょう。

[引用：厚生労働省特設サイトより]

さらに、2023年4月からは時間外労働が60時間を超えた場合、基礎賃金×50%の割増賃金を支払うよう、割増率が引き上げられました。従業員の健康保護と残業時間削減を実現するためにも、業務効率改善につながるITツールの導入が求められています。

また、新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、国としてはテレワークの導入促進を推奨しています。テレワークの導入は、コスト削減・ワークライフバランス改善・クラスター回避など、社員と企業側に多くのメリットをもたらす働き方です。

テレワークを実現するためには、web会議ツール・オンラインストレージ・勤怠管理システムの導入など、多くのデジタルツール導入が必要となるため、早急なIT化が推奨されています。

3.少子高齢化対策のため

IT化が推奨される3つめの理由は、少子高齢化対策です。総務省統計局の調査によると、2021年の高齢者人口は3,640万人で、総人口の29.1%を占めています。

一方、2021年の出生率は1.30、出生数は81万1,604人で、出生率と出生数共に前年よりも数値を落としました。

また、2025年には約800万人いるとされる団塊世代が75歳以上となり、社会保険料増大・病院不足・介護難民増加など、様々な問題が発生すると予測されています(いわゆる「2025年問題」)。

このような少子化と「2025年問題」における超高齢化社会の到来によって、企業における人手不足の深刻度が一層増すことが懸念されています。また、そうした社会では介護離職者の増加も見込まれており、介護と仕事が両立できない職場環境の場合、優秀な人材の流出を防げません。

限りある人材を有効活用するためにも、多様な働き方を実現し、同時にワークライフバランスを改善させる必要があります。その手段の一つとして、企業にはIT化などによる業務プロセスの改善や生産性向上が求められています。

[出典:総務省統計局「統計からみた我が国の高齢者－「敬老の日」にちなんで－1.高齢者の人口」]

[出典:厚生労働省「令和3年(2021)人口動態統計月報年計(概数)の概況」]

IT化で業務効率化をする4つのメリット

IT化推進によって得られるメリットは、以下の4点です。

1. 生産性が向上する
2. コスト削減につながる
3. DX推進につながる
4. 社員のモチベーション向上につながる

それぞれの詳細について解説していきます。

1.生産性が向上する

IT化によって業務プロセスの自動化・省人化が進むと、組織全体の生産性が向上します。人間が作業を行うよりもITシステム・ツールのほうが、素早く作業を進められます。さらに、長時間稼働した場合も、作業効率や再現性は低下しません。

品質のばらつきや不良品が発生するリスクを最小限に抑えられるので、計画的に生産を進められます。また、バックオフィス業務にデジタルツールを導入した場合は、書類作成・データ入力・計算業務を自動化できるため、売上に直結するコア業務にリソースを集中できます。

2.コスト削減につながる

無駄な時間や人件費を削減できる点も、IT化を進めるメリットの一つです。デジタルツールの導入によって業務の自動化が進むと、社員が担当する業務内容を限定でき、業務負担軽減や残業時間削減を図れます。

また、浮いた時間を提案資料作成・顧客分析・新規顧客訪問など、売上に直結する業務に割けるようになり、限られた時間で多くの成果を挙げられるようになります。

3.DX推進につながる

DX(デジタルトランスフォーメーション)を推進するためには、まずはIT化を進める必要があります。IT化は社内の業務プロセスをデジタル化し、業務効率改善やスムーズな情報共有を図ることです。影響を及ぼす範囲は、あくまで社内業務に限定されます。

一方、DXはデジタル技術を活用して、新たな商品・サービス・ビジネスモデルを創出し、組織全体の変革や企業文化の育成につなげることです。顧客ニーズに対応した商品・サービス・ビジネスモデルを生み出すことによって、市場での優位性や多額の利益を獲得できます。

顧客の利便性向上や新たなビジネスモデルの提示など、社外にも影響を及ぼす改革がDXに該当します。DXを推進するためには、業務プロセス全般のデジタル化が必要です。つまり、DXを推進するための前段階として、IT化促進が求められているのです。

4.社員のモチベーション向上につながる

デジタルツールの導入によって業務プロセス全般の効率化を促進できると、残業時間削減やプライベートな時間の増加を図れます。

心身をリフレッシュできる時間の確保によって、仕事へのモチベーションアップが高まり、集中力アップや成果物の品質向上が期待できます。売上・利益の拡大によって、給与や賞与など待遇アップにつながることもあるでしょう。

また、働きやすい職場環境を整備でき、離職率低下やエンゲージメント向上も実現することが可能です。

社内のIT化を進める手順

社内の業務プロセスをデジタル化へ移行する場合、以下の手順に沿って進めます。

1. IT化する対象を明確にする
2. 社内で共有する
3. 徐々にIT化を進める
4. フィードバックを得ながら改善していく

1.IT化する対象を明確にする

デジタル技術をどの業務プロセスに活用するか、対象範囲を明確化しましょう。対象範囲を決めるには、業務効率改善・ワークライフバランス改善・業務の属人化防止など、IT化を進める目的を明確化する必要があります。

目的が曖昧な状態でデジタルツールの選定を進めると、ミスマッチが起きる可能性が高くなり、課題解決には至りません。各業務内容のプロセスにおいて、どういった課題を抱えているか、どういった点を改善したいか、社内で洗い出しを行う必要があります。

また、コミュニケーションツールやルーティンワークの自動化ツールなど、比較的簡単にデジタル化を進めやすい分野から着手するのも一つの選択肢です。

2.社内で共有する

IT化の推進内容をプロジェクトチームや経営陣だけで共有するのではなく、組織全体で共有するようにしましょう。実際、新たなデジタルツールを利用するのは現場で働く社員です。

社員から理解を得られない限り、IT化はスムーズに進みません。業務プロセスにデジタルツールを導入する理由を丁寧に説明しましょう。また、ツール選定の段階で、現場の社員から操作性や機能性に関して、意見を求めることも重要です。

現場の社員が利用しにくいデジタルツールを導入した場合、かえって業務効率や業務の正確性は悪化します。ミスマッチが発生すると定着化が進まないため、想定した投資効果が得られないおそれがあります。

3.徐々にIT化を進める

業務プロセスのデジタル化を段階的に進めていきましょう。全ての業務プロセスを同時にデジタル化すると、社員に大きな負担を強いる結果となり、残業時間増加や業務遅延を招きます。

本業に支障をきたさないためにも、徐々にIT化を進めていくことが重要です。例えば、web会議ツールを活用し、対面営業からオンライン商談に切り替えると、コスト削減や営業活動の効率化を図れます。

顧客のもとへ移動しなくてもオンライン上で商談を行えるため、交通費を削減できます。商談で使う資料は画面共有機能で内容を共有できるため、わざわざ印刷する必要もありません。顧客側も資料の印刷や会議室の確保など、商談に向けた準備を行う必要が無くなります。

また、移動時間を別の顧客との商談・提案資料作成・顧客分析の時間に充てられ、顧客満足度向上や成約率アップにつなげられます。就業時間内に多くの業務をこなせる環境が整い、営業担当者の残業時間を大幅に削減することが可能です。

上記のように、まずは業務プロセスの一部分からIT化を進めて行くことが成功の秘訣です。

4.フィードバックを得ながら改善していく

デジタルツール導入後、現場の社員から定期的にフィードバックを得る場を設けましょう。ツールの定着具合や今後の運用方法を決める上で、参考情報として活用できます。

仮に現場の社員から使いにくいとの声が多く挙がった場合、他のツールへの切り替えも検討しましょう。使いにくいツールを使っていても、業務効率改善や品質向上は見込めません。

IT化に活用できるツールの選び方

自社に合ったデジタルツールを導入するためには、以下の3点を意識しましょう。

1. 導入する部署の課題を把握する
2. 将来を見据えたツールの導入を検討する
3. ツールの体験をする

1.導入する部署の課題を把握する

まずは、各部署が抱えている課題を把握することが重要です。例えば、営業プロセスの効率化や情報共有であればSFA(営業支援システム)やナレッジマネジメントツールなどが役立つでしょう。個人のスキルや作業経験によって、製品に品質のばらつきが生じている場合には、産業用ロボットの導入が考えられます。

コスト削減が課題であればペーパーレス化を推進したり、ICTやコミュニケーションツール、オンラインストレージなどを活用してテレワークを推進するのも一つの方法です。テレワークが進むことで交通費や残業代などのコスト削減効果が期待できます。

まずは、各部署の課題内容を把握し、どのようなデジタルツールを導入すれば課題を解決できるか、どの部署の課題解決を優先するべきか、正確に把握することが重要です。

2.将来を見据えたツールの導入を検討する

デジタルツールには「クラウド」と「オンプレミス」の2種類が存在します。メリット・デメリットを把握するのに加え、長期的な視点を持ってデジタルツールを導入することも重要です。仮に、自社で在宅勤務の導入を検討していたとしましょう。

クラウドの場合は、インターネット環境さえ整っていれば、自宅や顧客先など、アクセス地点を問わずツールにログインできます。初期費用やサポート代が無料に設定されているサービスも多く、オプションを利用しない限り、月額費用の他に追加費用は発生しません。

一方、オンプレミスの場合、基本的にはオフィス内からのアクセスを想定しており、社外からアクセスするためには、ネットワーク環境を整備しなければなりません。さらに、サーバーやネットワーク機器のメンテナンスなど、ランニングコストも多く発生します。

今後、在宅勤務をはじめとしたテレワークの導入によって、社外からアクセスする機会が増加する点を考えると、クラウドのほうが利便性が高いと言えます。業務プロセスの効率化だけではなく、多様な働き方の実現やDX推進などを見据えて、最適なデジタルツールを選択しましょう。

表:クラウドとオンプレミスの比較

3.ツールの体験をする

新たにデジタルツールを導入する前に、無料トライアルを活用してみましょう。コストを掛けずに、ツールの操作性や使い勝手を確認できます。特に初めて利用するデジタルツールの場合、操作方法や機能性に関してわからない部分も多いでしょう。

無料トライアルを活用すれば、実際にツールを使いながら自社との相性をチェックできるので、ミスマッチを避けられます。仮に自社と相性が合わないツールを選んだとしても、コストは掛かっていないため、ダメージを最小限に抑えられます。

IT化におすすめなツールと導入方法

業務効率改善につながるおすすめのデジタルツールを5つ紹介します。

• Power Apps
• Stock
• Dropbox
• Trello
• Chatwork

デジタルツールの選定作業を進める際に、参考情報としてご活用ください。

Power Apps

Power Appsは、Microsoftが提供するビジネスアプリ作成ツールです。特徴はプログラミング言語を使わずに、アプリを作成できる点です。豊富なテンプレートが用意されており、ドラッグ&ドロップの簡単操作でアプリを開発できます。

アプリを数時間〜数日で完成させることも可能なため、開発費用・期間を大幅に削減できます。アプリ開発を内製化できるので、外注先と何度もやりとりを交わす必要はありません。

また、Office365・SharePoint・Plannerなど、数百種類のサービスと連携しており、スムーズなデータ共有やタスク管理を行えます。

Stock

Stock株式会社が提供するStockは、1つのツールで情報共有とタスク管理が行えるツールです。ノートに相手とのやりとりをストックしていく形で、クリックすると内容を素早く表示できます。

ファイルや画像はプレビューとして表示されるため、わざわざダウンロードをする必要がありません。また、タスク内容とノートの記載内容が紐づけられるので、いつでも相手とのやりとりを確認でき、対応漏れを防げます。

ノートに記載された内容は全て自動的にバックアップデータとして保存されます。誤ってデータを削除した場合も、30日以内であれば復元可能です。

さらに、チームメンバーや取引先とのメッセージのやりとりは、完全無料・人数無制限で利用でき、チャットツールとしても活用できます。

Dropbox

Dropboxは、Dropbox Incが提供するオンライストレージです。オンラインストレージは、クラウド上にデータやファイルを共有できるサービスです。場所を問わずファイル共有やアップロードが行えるため、複数人が関わる業務を効率的に進められます。

Dropboxは専用フォルダに格納するだけで、データが自動的にアップロードされるため、毎回ログインする必要はありません。データ容量も多く、Standardプランを選んだ場合は、5TBまでデータを格納できます。

また、Google Workspace・Zoom・Microsoft Officeなど、多くの外部サービスとも連携しており、資料作成やミーティングをスムーズに進められます。

Trello

Trelloは、アトラシアン株式会社が提供するタスク管理ツールです。ボード上に割り振られたカードでタスク管理を行い、ステータスに応じてカードを移動させます。カードの移動はドラッグ&ドロップで行うため、操作に悩まされる心配もないでしょう。

また、カードにはメンバー・期限・業務の進捗状況など、必要な情報が全て記載されており、1枚のカードで各タスクの情報を効率的に管理できます。

Butler機能を利用すると、ノンコードでカードリストの移動・カスタムボタン作成・スケジュールの割り当てなど、様々な作業を自動化できます。

Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供する国内ユーザー数3年連続No.1(同社公式HPより)を誇るビジネスチャットツールです。メーカー・病院・不動産会社など、様々な業界で導入されており、2022年9月時点で導入企業数は36万5000社を突破しました。

Chatworkの特徴は使いやすさです。シンプルで整理された画面表示によって、初めて利用するユーザーも直感的な操作が可能です。

また、チームやプロジェクト単位でグループチャットを作成し、チャットルームにメッセージを残しておけば、メンバー間で円滑に情報を共有できます。ビデオ通話機能も搭載しており、状況に応じてオンライン会議を開催することが可能です。

また、チャットルーム上でファイル共有やタスク管理も行えるので、対応漏れに伴う顧客トラブルの発生も防げます。

ITツールを活用できる6つのシーンとは？

デジタルツールを活用しやすいシーンは、以下の6つです。

• スケジュール管理
• 勤怠管理
• プロジェクト管理
• コミュニケーション管理
• ファイル管理・共有
• 各種申請手続き

スケジュール管理

スケジュール管理はあらゆるビジネスパーソンの基本業務とも言えるでしょう。特に営業担当者の場合は、顧客との商談日程を間違えると相手からの信頼を失いかねません。

改善されないと会社全体の評判にも響いてくるため、グループウェアなどを利用し、今後の日程を正確に把握しておかなければなりません。グループウェアを導入すると、カレンダーにチームメンバーのスケジュールが表示されるため、会議日程の調整などもスムーズに行えます。

また、タスク管理やガントチャート機能が搭載されているツールもあるので、個々の仕事の進捗状況を可視化できます。マネージャーが業務の進捗状況に応じて適切な指示を送ることもでき、対応漏れや無駄な作業を削減できます。

勤怠管理

正確な給与計算・コンプライアンス遵守・従業員の健康保護のため、企業は適切な勤怠管理を行うことが求められています。勤怠管理システムを導入すると、従業員一人ひとりの勤怠データを効率的に集計できるようになります。

労働時間・残業時間・有給休暇の取得状況に関するデータ集計を勤怠管理システムへ一任できるため、人事担当者の作業負担が軽減するでしょう。常にリアルタイムの情報がシステムに反映されるため、残業過多となっている社員や有給休暇の取得が遅れている社員を見つけた場合、すぐに対応可能です。

近年は、低コストかつハイスペックなクラウド型勤怠管理システムが、市場に多く登場しており、自社の就業形態に合った勤怠管理システムを選択しやすい状況となっています。

プロジェクト管理

プロジェクトは、メンバーに選出された複数の社員が協力して一つの仕事を完成させるものです。期限までに作業を終えられないメンバーが発生した場合、全体の作業遅延につながります。

プロジェクトの失敗を避けるためにも、プロジェクト管理ツールを導入し、メンバー間の業務の進捗状況や業務量の振り分けが適切かを可視化することが重要です。

プロジェクト全体の進捗状況が明確になると、リーダーがメンバーへの指示やマネジメントを行いやすくなります。仮に計画より遅れている作業工程を発見した場合は、素早く対応し、作業遅延の影響を最小限に抑えます。

また、複数のプロジェクトを掛け持ちしているメンバーがいた場合は、業務の振り分けを途中で見直すことで、業務の偏りや作業遅延が発生するリスクを軽減することが可能です。プロジェクト管理ツールの導入によって、ファイル・データ・情報の共有がスムーズになり、チーム全体の業務効率化にもつながるでしょう。

コミュニケーション管理

組織内のコミュニケーションに課題を抱えている企業も少なくありません。例えば、同じチームで働く上司と部下の間で、コミュニケーションを交わす機会が不足していると、業務に必要な情報が十分共有されず、ミスの増加や業務効率悪化を招くおそれがあります。

さらに、コミュニケーション不足が原因で業務に悪影響が及ぶと、職場全体の雰囲気が重くなり、互いに不信感が生まれる可能性もあります。そのような事態に陥らないために、コミュニケーションを活性化させるチャットツールを導入し、メンバー間で意見交換や情報共有を気軽に行える協力体制を築きましょう。

グループチャットを使えば、複数のメンバーで素早く正確な情報共有が可能になります。ビデオ通話機能があるツールを活用すれば、離れた場所にいるメンバーとも質の高いコミュニケーションを交わせます。

ファイル管理・共有

残業時間削減・業務効率改善・働き方の多様化実現に向け、企業が業務で利用するクラウドサービスやSaasの数は、年々増加傾向にあります。増加するファイルやデータを安全に保管するためには、オンラインストレージの導入が有効です。

オンラインストレージは、ファイルやデータをクラウド上で格納するストレージを指します。拡張性に優れており、容量が上限に達した場合でも追加料金を支払えばストレージを増やすことができ、作成したファイルやデータを削除する必要はありません。

データ格納時はドラッグ&ドロップで作業を完結できるため、ITリテラシーに不安を抱えるユーザーでもスムーズな対応が望めます。また、インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わずアクセスできる点も、オンラインストレージを利用する魅力の一つです。

各種申請手続き

ビジネスシーンでは、交通費精算・休暇申請・見積書の稟議など、様々な場面で複数人からの承認が必要な社内手続きが発生します。紙の申請書で手続きをしていた場合、毎回必要事項の記入を手書きで行わなけばなりません。

さらに、記載ミスがあった場合は都度修正しなければならず、コストや時間の無駄が発生します。申請手続きの効率化を図るためには、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。

ワークフローシステムの導入によって、各種手続きをシステム上で行えるようになり、業務のスピードアップやペーパーレス化促進を図れます。

業務効率化を図る上でIT化は避けられない

今回は主に以下の6点について解説してきました。

• IT化を推奨する理由
• IT化で業務効率化を図るメリット
• IT化を進める手順
• デジタルツールの選び方
• おすすめのデジタルツール
• デジタルツールを活用しやすいシーン

労働力不足解消・長時間労働是正・多様な働き方を実現するためにも、業務プロセスのIT化を進める必要があります。デジタルツールの活用によって、業務プロセスを自動化できると、コスト削減やワークライフバランス改善にもつなげられます。

ただし、これまでアナログ式で業務を進めてきた職場では、どこから始めたらいいかわからないと感じる方も多いでしょう。その場合には、本記事で紹介したIT化を進める手順・活用シーン・おすすめのデジタルツールを参考に、社内のIT化に着手してみてください。