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業務効率化のアイデア・事例17選！進め方や成功へ導く手法
業務効率化は、社員の生産性を上げたり、業務プロセスの簡素化を図ったりすると、ビジネスを成長させるためには欠かせません。本記事では、業務効率化につながるアイデアや事例を紹介していきます。あわせて進め方や効率化に向けた注意点を紹介していくので、ぜひチェックしてみてくださいね。
監修者 福本大一 Chatwork株式会社 DXソリューション推進部｜マネージャー 大学卒業後、toC領域のWEBメディア事業で起業。事業グロースに向けたSEO戦略から営業・運用広告に従事し、約2年間の経営を経て事業譲渡。2021年3月からChatworkに入社し、カスタマーマーケティングやアライアンスを経験した後、メディア事業・運用広告事業の責任者としてミッションを遂行する。現在は、DXソリューション推進部のマネージャーとして新規事業領域のセールス・マーケティング・アライアンス・メディア事業を統括。
目次
業務効率化とは？
業務効率化とは、仕事を進める中で3M(ムリ・ムダ・ムラ)を見つけ出して省き、非効率な業務を改善することです。
2018年にはたらこねっとが実施した業務効率の改善アンケートによれば、無駄な業務や作業があると回答した方が、約6割を超えているというデータがあります。（※出典：はたらこねっと「みんなの声レポート」）
業務におけるゴール地点まで最短で到達できるように努めることは、すべての企業が取り組むべき課題となっています。
- 従業員にとって、負担が大きい納期やスケジュールで業務を行わせていないか(ムリ)
- 資金や人材を必要以上に投下していないか(ムダ)
- 担当によって、業務の配分が偏っていないか(ムラ)
これらの課題を解決するために、働き方の見直しやITツールの導入による自動化などで業務効率化を行います。業務効率化は将来的にコスト削減につながり、企業の成長に繋がることから、欠かせない施策となっています。
生産性向上やDXとの違い
DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、経済産業省が2018年に発表した「DX推進指標とそのガイダンス」において次のように定義されています。
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」[出典:経済産業省「「DX 推進指標」とそのガイダンス」]
その2年後に同じく経済産業省が公表した「DXレポート2」では、企業が目指す方向性として「『素早く』変革『し続ける』能力を身に付けること、その中ではITシステムのみならず企業文化(固定観念)を変革することが重要」と、ITシステムの導入とともに、企業文化の改革も重要としています。
[出典:経済産業省「DXレポート2中間取りまとめ(概要)」]
一方、生産性向上とは、投入した資源に対してどのくらいの成果が得られたかという施策です。
生産性は、「どの程度の成果や効果が生み出せたのか(アウトプット)÷投入した経営資源(インプット)」で計算できます。少ない経営資源(時間、人など)に対して、多くのアウトプット(成果物)が得られれば、生産性が高いということです。
たとえば、ITツールの導入による作業効率向上や働き手のスキルアップなどによって、投下する人数はそのままで、アウトプットを増やすことができれば生産性が向上したということになります。
以上のことから、業務効率化と、DX、生産性向上の違いをまとめると下表のとおりになります。
| 業務効率化 | DX | 生産性向上 | |
|---|---|---|---|
| 目的 | 3M(ムリ・ムダ・ムラ)の改善 | 企業体質や事業の抜本的改革 | 人口減少や国際的な競争に負けないための施策 |
| 位置付け | 時間・業務負荷の軽減。生産性向上のための施策の一つ | 新しい価値を生み出す取り組み | 限られたリソースで、高いパフォーマンスを発揮する施策 |
| 企業にもたらす変化 | コスト削減、手間削減、定着率向上 | 組織変革、新規事業創出 | 競争力強化、収益向上 |
DXは企業全体の変革を伴うより包括的な施策で、生産性向上は競争力強化のために、少ないリソースで以前と同等かさらに高いアウトプットを生むことです。
業務効率化は、3Mの改善による業務負荷やコストの削減を図るもので、生産性向上を実現するための施策の一部と言うことができます。
▷DX(デジタルトランスフォーメーション)とは？意味・定義・重要性をわかりやすく解説
業務効率化によるメリット
業務効率化を実現することによるメリットを4つ紹介していきます。
余分な作業時間やコストが削減できる
業務効率化をするメリットの1つは、余分な作業時間やコストを削減できることです。
3M(ムリ・ムダ・ムラ)を省くことで、従業員の作業が完了するまでにかかる時間の削減につながり、残業時間や人件費の削減につながります。
残業時間を削減すると同時に従業員の働き方改革にも繋がり、心身の負担が軽減されて働きやすい環境となります。コスト削減を実現することで、企業にとっては、競争力の強化や収益構造の改善効果が期待できます。
生産的な業務が増えてモチベーションの向上につながる
働きやすい環境をつくることで、従業員のモチベーション向上に繋がります。
「ムリ」「ムダ」「ムラ」のある業務プロセスは、単調な長時間労働で、かつ流れ作業になりやすく従業員満足度が下がる原因になります。結果、離職者が増えてしまい企業にとって大きなダメージとなります。
社員のやる気を出させて会社に定着させるためには、業務効率化を図り「休憩時間を増やす」「残業時間を減らす」などに繋げる取り組みが必要です。
また、業務効率化によって生まれた新たな時間をより生産的な業務にあてることで、従業員のモチベーションアップに繋がります。
売上・利益増加につながる
業務効率化で無駄な業務を削減することによって生まれた人的リソースを、コア業務に振り分けることで売上や利益向上に繋げられます。
また従業員のモチベーションアップが実現すると、会社への帰属意識が高まり、業務への集中力アップやパフォーマンス向上なども期待できます。結果、組織全体の生産性が高まり企業業績の拡大にも貢献することになります。
さらに、社員一人ひとりの業務時間が短縮されてゆとりが生まれると、業務の視野が広がりアウトプットの質が向上されます。今まで気づかなかった業務に着手することも可能となり、新しいビジネスチャンスが生まれます。
多様な働き方に対応できる
少子高齢化により生産年齢人口が減ってきている中、人材を確保するためには、企業は従業員の生活環境に合わせた多様な働き方に対応した職場環境づくりも必要です。
時代と共にライフスタイルも変化しているので、以下のような働き方を導入している企業が増えています。
- フレックスタイム
- 時短
- テレワーク
- 在宅勤務
- サテライトオフィス
中でもフレックスタイム制は日本経済団体連合会の「2019年労働時間等実態調査（※）」によると、全体の40％を超えているという調査結果が発表されています。
業務効率化によって、労働時間・残業時間・休日出勤を削減したり、ITツールの導入でテレワークを可能にすることで、働き手一人ひとりの状況に応じた多様な働き方を実現することができるでしょう。
[※出典：日本経済団体連合会「2019年 労働時間等実態調査集計結果」]
業務効率化の進め方について
では具体的にどのように業務効率化を進めれば良いのでしょうか。ここでは5つに分けて解説していきます。
1.業務の棚卸しによる現状の把握
まずは、業務の棚卸しを行って現状を把握します。業務を「見える化」しないと、ボトルネックになっている部分や改善すべき業務内容がわかりません。
やみくもに業務フローや作業内容に修正を加えてしまうと、効果が見込めないばかりか、作業効率の低下を招く恐れもあります。
2.課題の洗い出し
次に、課題の洗い出しをおこない、現場でどのような問題が起きているのか、ボトルネックを特定して解消すると業務効率化につながります。
担当する部署に業務マニュアルがあれば、マニュアルをもとに改善点を洗い出す方法もあります。たとえばカスタマーサポートの場合、以下のような課題が考えられます。
- 回答に時間がかかりすぎる
- 顧客から同じような質問ばかり受ける
- 一部の担当者しか適切に応えられない
- 他部署や上長へのエスカレーションがうまくいっていない
- 顧客への対応漏れ・社内伝達の不備
こうした具体的な課題を抽出するためには、業務フローの可視化が不可欠です。どこで業務の無駄が起きているのか、担当者の業務負荷は適切か、属人化していないか、など問題となっている部分を客観的に分析することで課題を洗い出しましょう。
3.スケジュールの立案・担当者への割り振り
解決する業務が決まったら、いつまでに誰がどのように行うのか、方法やスケジュールと担当者の割り振りを決めます。
業務効率化をスムーズに行うには、まず以下の業務から優先的に取り組むようにスケジュールを組むと良いでしょう。
- 単純業務
- 発生頻度が高い業務
- マニュアル化しやすい業務
優先順位の決定が難しい場合、マトリックス表を活用すると、優先順位をつけやすくスムーズに業務効率化をはじめられます。
また、業務効率化を実施する際は社内で行うのか、外部に委託するかの判断も重要です。業務効率化は日々の業務にプラスして行われるので、業務負担となります。業務のバランスやコストなどを勘案して外部委託する選択肢も検討するといいでしょう。
▷「時間管理のマトリクス」とは？緊急度と重要度で分類するタスク管理の基本！
4.改善策の実施
立案した改善策を業務プロセスの中に導入していきます。稼働している業務プロセスから段階的に移行するため、常に効率性を意識して実施していきましょう。
たとえば、繁忙期に業務プロセスを変更すると、従業員の負担が増えてしまううえに、トラブルが起きてしまうと、企業損失を招いてしまうでしょう。
スケジュールの立案の時点で、自社の繁忙期や担当者の作業状況などをみながら、改善策を無理なく実施することが大切です。
5.効果を確認してPDCAサイクルを回す
業務改善を実施後、効果が出ているかを確認します。改善のPDCAを回すことで、さらなる効率化が図れたり、事例としてノウハウが蓄積できるため、将来的に企業の財産となります。
業務改善策を実行したことで、問題がどのように解決されたのか数値化することも重要です。レポートなどを作成して、かかった時間やコストの変化、従業員満足度などをまとめましょう。
▷PDCAとは？サイクルを回す重要性やポイント・失敗する原因を解説
▷PDCAを効果的に回す4つのコツと正しい手順をわかりやすく解説
業務効率化につながるアイデア・事例17選
生産性の向上につながる業務改善のアイデア・事例を17個紹介していきます。
1.業務プロセスの可視化と見直し
業務改善をするうえで、業務の内容を可視化(見える化)することが重要です。現在の業務を整理すると、客観的な視点で問題点の整理を行えます。
1つの業務を改善するために、他の関連業務を改善する必要がある場合もあります。そのような相互に複雑化しているケースでは、業務内容を可視化することで最適な改善策が見つけやすくなります。
▷業務プロセス分析の方法とは？意識すべきポイントやITツールを紹介
2.無駄な業務の洗い出しと廃止
無駄な業務を洗い出して本当に必要なのか協議した上で、必要に応じて廃止していくことも検討しましょう。たとえば、会議用の資料を残業して作成したものの、当日に使わなかった場合、資料を作成した時間や印刷した紙、人件費がムダになります。
このような業務を廃止・削減できたら、本来やるべき業務に集中できます。ムダな業務を増やさないためにも、必要性や他の業務との関連性などを考えながら、目的意識をもって仕事にあたることが大切です。
3.業務に優先順位をつける
ムダな業務を削減したあと、残った業務の優先順位を決めていきます。優先順位において緊急度と重要度はイコールではなく、優先順位を先に決めて集中するようにします。
たとえば、優先順位の決め方のコツとしては、先に時間や手間のかかる業務から取り組む方法があります。先に重い業務を処理しておけば、後から突発的な業務が発生した時にも柔軟に対応できます。
逆に先に簡単な業務を済ませ、重い業務が残ったままの場合にはイレギュラーな案件に対応できず、期間内にすべての業務が終わらない可能性がでてきます。
「いつからいつまでにこの業務をやる」と細かく時間配分を決めてタスクをこなすことに慣れると、逆算してスケジュール通りに業務を行えます。
4.ペーパーレス化の推進
業務のペーパーレス化を進めることで、印刷代だけでなく配布するための時間も削減できます。また紙の書類や資料などの保管スペース・保管コストも軽減できます。
さらに、資料類を電子化すればクラウド型のストレージサービスを使って、情報共有や活用が簡単に行えます。自宅などからでも情報にアクセスできるのでテレワークの導入にも繋がるでしょう。
▷ペーパーレスとは？推進の必要性やメリット・デメリットを徹底解説！
5.フローチャートの作成
フローチャートとは、業務の内容や進め方を説明するものです。新入社員や異動してきた社員にフローチャートを共有することで、1から業務内容を説明する時間を削減できます。
また業務マニュアルとフローチャートを同時に共有すると、作業担当者の理解が深まり、より効率的に業務を進めることができます。
フローチャートは社員への説明時間の削減だけでなく、業務の改善点を可視化する目的もあるので必ず作成しておきましょう。
6.アウトソーシングの導入
社内で対応が難しい業務は、アウトソーシングするのも1つの方法です。
アウトソーシングを利用することで従業員の業務時間を確保することに繋がり、他のコア業務にリソースを割り当てられるため、生産性向上も期待できます。
たとえば、外注の例としては電話代行やコールセンターがあります。電話対応に忙殺されて作業効率が著しく下がったり、カスタマーサポートの担当人員を確保できない場合などに有用です。
最近は、自動音声ガイダンスやAIによるチャットボットを活用して24時間対応できるサービスも増えています。社内の人的リソースと業務負荷、効果などを検討したうえで導入を検討してみましょう。
▷アウトソーシングとは？意味やメリット・デメリット・種類を解説
7.業務マニュアルの整備
業務のやり方やルールが設定されている場合、業務マニュアルの作成は必要不可欠です。業務マニュアルを作成しておくと、業務の効率化だけでなく従業員の作業内容の統一化が図れます。
また、システムやツールが新しく導入されたタイミングでマニュアルを作成・更新することで、業務効率化に加えてシステムの利用促進が進みます。
マニュアル作成の際には、読み手が理解しやすいように、文字だけでなく図や表、画像、文字装飾などを積極的に活用すると良いでしょう。
出社せずに対応できる業務の場合は、オンライン上で業務マニュアルを共有することでリモートワークが可能になるので、多様な働き方の実現にも繋がります。
▷【2023年最新】マニュアル作成ツールおすすめ20選！選定ポイントも解説
8.タスク管理ツールの導入
「Backlog」や「Trello」などのタスク管理を助けるツールは数多く存在しています。
タスク管理ツールを導入することで、タスクやプロジェクトを視覚的にわかりやすく管理できるため、プロジェクトリーダーには欠かせないツールです。
タスク管理ツールでは業務の優先順位を簡単に設定できるうえ、部署やプロジェクトメンバー内で進捗状況を共有できます。また、業務状況に応じて担当者の追加や変更が可能です。
タスク管理ツールを導入することで、社内にいなくても従業員の業務状況の把握ができるためテレワーク推進に繋がります。
▷【最新版】おすすめタスク管理・ToDo管理ツール20選！機能や料金を徹底比較
9.カレンダーツールで従業員のスケジュール把握
締め切り日や納品日など、業務の抜け漏れをなくすためにはスケジュール管理が必須です。カレンダーツールを導入すると、従業員のスケジュールを簡単に把握できます。
スケジュール管理は業務のムダを改善するためのツールとしても有効です。たとえば、1時間で終わる仕事に数時間かかっている場合は、ムダが発生しているため課題点が浮き彫りになります。
スケジュール管理ツールは、サービスによって対応している機能が異なるため、導入目的に合わせて決めるといいでしょう。
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10.クラウド上での情報共有
クラウド上での情報共有を行うことで、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからインターネットを通じて、どこからでも情報を確認できます。
今までは会社にいかないと確認できなかった資料や取引先情報も、クラウド上で情報共有できるようになると、時間や場所を選ばず閲覧できるため利便性向上に繋がり業務のムダを削減できます。
たとえば、以下のようなシーンで役立つでしょう。
- 営業先や取引先でファイルにアクセスして資料を紹介できる
- 業務マニュアルを自宅やサテライトオフィスからでも確認できる
総務省が発表した「令和2年版 情報通信白書（※）」によると、クラウドサービス利用状況は全体の64.7％となっており、そのうちの8割以上は「効果があった」としています。
業務のムダを削減したい場合、クラウド上での情報共有で解決できるケースは多いと言えるでしょう。
[※出典：総務省「令和2年版 情報通信白書｜企業におけるクラウドサービスの利用動向」]
11.ビジネスコミュニケーションツールの導入
リモートワークや在宅勤務が推進されているなか、社内にいなくても業務が行えるようビジネスコミュニケーションツールの導入が増えています。
顔をあわせて仕事をしていない分、業務効率が下がってしまうことから、Chatworkなどのツールを導入して、社外でも社内と同じようにコミュニケーションの濃度を維持することが大切です。
ツールを活用することで、部署間や担当者間の連携も密になり、サービスの品質向上にも繋がるでしょう。
ビジネスコミュニケーションツールはアプリもあるため、スマートフォンやタブレットですぐに確認できます。ビジネスコミュニケーションツールはチャットだけでなく、音声通話やビデオ通話に対応しているものもあるため、テキストではなく音声などでやりとりしたいときにも便利です。
12.オンライン会議システムの導入
ビジネスコミュニケーションツールと同じようにパソコンやスマートフォンから、インターネットを通じてビデオ会議ができる、オンライン会議システムを導入する企業も増えています。
以前までは、ビデオ会議をする際には、会社と会社や拠点と拠点を接続するための機材が必要となり、用意するための費用が発生していました。
しかし、オンライン会議システムはインターネット経由で行われるため、スマートフォンやパソコンがあればどこでも利用可能です。
Zoomなどを使用して打ち合わせや商談などを行えるので、リモートワークや在宅勤務を取り入れながらでも、効率的な働き方が可能となります。
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13.業務の自動化(RPAの活用)
総務省が発表しているデータ（※）によると、生産年齢人口は2015年が7,629万人なのに対して、2060年には4,418万人まで減少すると予想されており、業務の自動化による人手不足対策が企業にとって必要不可欠です。
RPAなどソフトウェアロボットに業務をまかせることで、業務の自動化が図れます。単純作業を自動化することで、従業員が手作業で行うよりもミスがなくなり人的リソースの削減も可能です。
また、複雑な作業に従業員を集中して割り当てられるようになるため、生産性向上や業務効率化が期待できます。
[※出典：総務省「平成29年版 情報通信白書｜我が国の労働力人口における課題」]
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14.経理システムの導入
経理システムを導入することで、紙の請求書や発注書などを削減できます。受注確認書などをFAXで送信したり毎回郵送するのは手間もかかり、送料も発生するのでコストがかかります。
これに対して、経理システムはサービス上で請求書などを発行して、メールで簡単に送信できます。
導入する経理システムによっては、領収書をスマートフォンで撮影してアプリを使い、経理システムに直接入力できることから、経費精算や交通費精算にかかる担当者の業務負担を削減することも可能です。
これまで手作業で行っていたものをシステムで代替することで、経理周りの様々な業務にかかる作業時間、手間、コストなどを大幅に改善できる可能性があります。
15.人事管理システムの導入
人事管理システムとは、従業員の基本情報から配属や給与などあらゆる情報をまとめて管理できるシステムです。
人事管理システムでできることは、たとえば下記です。
- 人材採用
- 人事評価
- 配置・配属
- 社員教育
- 勤怠管理
- 人材マネジメント
人事管理システムを導入すると情報が一括管理されるため、人事部が手間をかけて行っていた細かい単純作業を自動化できます。人件費の削減に加え、ミスも減らせるので業務効率も大幅に改善できます。
▷【2023年最新】おすすめ人事管理システム20選！機能や費用を徹底比較
16.電子契約サービスの利用
電子契約とは、紙を使用して行っていた契約行為を電子文書や電子署名に置き換えることです。紙から電子契約に切り替えることで、管理の手間軽減や印紙税のコスト軽減効果などがメリットとして見込めます。
電子契約の代表的なサービスには、クラウドサイン、freeeサイン、契約大臣などがあります。導入実績や機能などを比較検討し、自社にあった電子契約サービスを利用すると業務効率化が期待できます。
▷【2023年最新】電子契約サービスおすすめ23選！失敗しない選び方も解説！
17.データの分析・活用体制を整える
データの分析、活用体制を整えることで業務効率化に繋がります。各部署や従業員が保管しているデータを整理して蓄積、いつでも閲覧できるようにすることで顧客情報などを迅速かつ効率的に活用できます。
データ分析が可能なシステムには様々なものがあります。顧客情報ならばSFA(営業支援システム)、CRM(顧客管理システム)などが効果的です。同時に、MA(マーケティングオートメーション)などのマーケティングツールと連携することで、営業の確度を上げることも可能です。
またBI(ビジネスインテリジェンス)を使えば大量のデータを分析し、統合も可能なので、資料作りの際などにも役立ちます。
業務効率化を進める際の注意点
業務効率化を進める際、注意すべき点を5つ紹介します。
目的に沿った最適なツールを選択する
ツールやシステムを導入する際、現場の目的に沿った使いやすいツールを導入することが大切です。
口コミなどで便利だと紹介されているツールをやみくもに導入しても意味がありません。ツールを使うのは現場にいる従業員です。担当者が新しいシステムやツールを使用する目的を理解していないと、活用が進まず、結果的に業務改善が失敗となります。
「コストを減らしたい」「残業時間を減らしたい」「人材の定着を図りたい」など、企業や部署によって、業務改善や効率化をする目的は様々です。
システムやツールを導入するまえに現場の声に耳を傾け、最適なものを導入するようにしましょう。
業務の品質を落とさないように注意する
業務改善を優先してしまい、顧客やユーザーに提供するサービスの質が低下してしまう可能性もあります。
よくある例として、従業員の作業時間を減らしてしまうことです。作業時間を無理矢理減らすことで、結果的に一部の従業員の負担が増えてしまう可能性もあります。
負担が増すことで質の低下に繋がるとともに、モチベーション低下などによる退職者の増加、そして人手不足による品質の低下と負のスパイラルに陥る可能性があります。
時間を減らせば業務が楽になると安直に考えるのではなく、十分な作業時間を確保して品質を落とさず維持することが業務効率化の成功の鍵です。
色々な手法を組み合わせて実施する
先述してきたように、業務効率化の手法には様々なものがあり、システムやツールも多種多様です。
ただしツールを導入すればすぐに効果が出るというわけではなく、業務プロセスの見える化による解決策の検討や、マニュアルの作成や共有なども重要です。
さらに従業員の仕事の進め方を改善するなど、多方面から業務改善策を実行する必要があります。1つの手法や1つのシステム・ツールにこだわるのではなく、自社にあった方法を模索しながら進めましょう。
現場の声や意見を反映させる
業務改善は現場の声や意見を反映させることが大切です。業務改善を行う際、大きな影響を受けるのは現場で働いている従業員です。新しいツールを導入して、業務負担を軽減することが必ずしも正解とは限りません。
たとえば、現場からオフィス環境の改善を要望されているのに、作業時間の軽減を図るためのITシステムを導入しても、効果はないでしょう。
従業員の不安や要望に耳を傾けて意見を反映させて、業務改善を行うとモチベーションアップに繋がり、生産性向上とともに離職率の低下に寄与します。
現場の声や意見を反映させて、改善策を打つことは中長期的にみて企業の成長に繋がります。経営と現場の意識のすり合わせを行って、齟齬がでないような業務効率化が求められます。
必ず効果検証をして中長期で改善活動を続ける
業務改善策を実施したら、施策が終了というわけではありません。事前の計画通り行ったものの、十分な効果が出ないケースもあります。
業務改善計画が完了しても、PDCAサイクルを回しながら効果検証して改善活動を続けることが大切です。
改善前と比べて「作業時間」「人件費」「ミスやトラブルの発生頻度」がどれだけ変化したのかを数値化して、十分な効果が発揮されているか分析します。
当初よりも効果が薄かった場合、従業員に聞き取りを行うなどして再度業務改善に向けた計画を検討する必要があります。
アイデアと手法を参考に業務効率化を進めよう
業務効率化は、作業時間やコストの削減、長時間労働の是正、生産性向上、定着率向上など様々なメリットがあります。
多様な働き方が求められている現代にあっては、企業は従業員が働きやすい環境を整えることが必要です。
個人や組織の生産性を上げて企業を成長させるためにも、ここで紹介した具体的な手法を参考にして、非効率な業務を改善していきましょう。
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