【すぐにできる】業務効率化のアイデア13選！成功事例や具体的な進め方・メリットを紹介

業務効率化・業務改善のサービス一覧

• 一人ひとりの働き方に沿った勤怠管理が実現
• 手作業でのミスをなくし作業工数を大幅削減
• Chatwork連携で打刻・申請がどこでも簡単に

• 快適な操作性で初めての方にも安心
• ひとつの画面で問い合わせ対応が完結
• 対応状況の可視化で対応漏れ・ミスを防止

• シーンに合わせた発信機能で行動量を最大化
• 管理工数を減らし、スピード感のある教育が可能
• オペレーター/リスト分析や音声解析機能を搭載

• 自動応答の着信フローを自由に設定でき、多言語対応も可能
• 設定したテキストやURLをSMSで自動送信が可能
• オプションでAI音声認識による即時通知も可能

• 月額4.9万円～でご依頼可能
• プロのITチームが業務をサポート、代行
• 情シスやヘルプデスク業務、開発領域まで幅広いニーズに対応

• 2013年からのサービス提供で培った安心の品質と運用体制（ISMS「ISO/IEC 27001」取得済）
• 独自CMS機能やオプション送信などの付加機能が充実
• 約6,000件を超える導入事例でSMS配信のノウハウを提供

業務効率化・業務改善の
サービスを一括ダウンロード(無料)

業務効率化とは？

業務効率化とは、仕事のプロセスから3M(ムリ・ムダ・ムラ)を省き、非効率な業務を改善することです。昨今、働き方の多様化していることから、さらに重要性が高まっています。

業務におけるゴール地点まで最短で到達できるように努めることは、すべての企業が取り組むべき課題です。業務の中で発生しうる3Mは、以下のようなものが挙げられます。

• 従業員にとって、負担が大きい納期やスケジュールで業務を行わせている(ムリ)
• 資金や人材を必要以上に投下している(ムダ)
• 担当によって、業務の配分が偏っている(ムラ)

これらの課題を解決するためには、働き方の見直しやITツールの導入による自動化などで業務効率化を行う必要があるのです。

▷業務効率化とは？生産性向上との違いやメリット・有効な取り組みを解説

生産性向上との違い

業務効率化と混同されやすい言葉に、生産性向上という言葉があります。生産性とは「どの程度の成果や効果が生み出せたのか（アウトプット）÷投入した経営資源(インプット)」で計算します。少ない経営資源に対して、多くのアウトプットが得られれば、生産性が高いということです。

一方、業務効率化は仕事を行う中で発生するムリ・ムダ・ムラをなくすことを意味します。投入する資源の削減を行う業務効率化は、生産性向上を実現するための手段といえるでしょう。

▷生産性向上とは？企業が実施すべき7つの施策と成功させるポイント

DXとの違い

DXとは、デジタル技術を活用してビジネスや生活そのものが豊かになるよう変革することです。一方業務効率化は、既存の業務プロセスを改善するための取り組みを指します。

どちらもデジタル技術を利用する点では共通していますが、対象となる範囲に大きな違いがあります。つまり、デジタル技術を駆使して企業や組織全体を変革させるのがDX、業務を局所的に改善するのが業務効率化といえるでしょう。

▷DX(デジタルトランスフォーメーション)とは？意味・定義・重要性をわかりやすく解説

業務効率化のメリット

業務効率化を実現することによるメリットを4つ紹介していきます。

コストの削減

業務効率化をするメリットの1つは、余分なコストを削減できることです。ここでいうコストには、金銭的なコストだけでなく従業員の労働時間など時間的なコストも含まれます。

業務効率化によって3M(ムリ・ムダ・ムラ)を省くことで、従業員の作業が完了するまでにかかる時間を減らすことができ、残業時間や人件費の削減が可能です。業務にかかっている金銭的・時間的コストの削減が実現できれば、企業にとって競争力の強化や収益構造の改善効果が期待できるでしょう。

従業員のモチベーション向上

業務のムリ・ムダ・ムラをなくして働きやすい環境をつくることは、従業員のモチベーション向上につながります。これまで業務にかかっていた無駄な時間をカットすることで、従業員の労働時間の削減が可能です。

その結果、残業や休出を減らせるため、従業員の心身への負担軽減にもなるでしょう。従業員が働きやすいと感じられる職場であれば、満足度も向上して定着率アップも期待できます。

生産性の向上

業務効率化で無駄な業務を削減することによって、少ない時間や人員で成果を出せるようになり、生産性の向上につながります。

また、社員一人ひとりの業務時間が短縮されてゆとりが生まれると、業務の視野が広がりアウトプットの質が向上します。今まで気づかなかった業務に着手することも可能となり、新しいビジネスチャンスが生まれることもあるでしょう。

業務効率化によって働きやすい職場環境を実現することで、業務への集中力アップやパフォーマンスの向上が可能となり、結果として企業の成長にもつながるのです。

▷生産性とは何か？正しい定義や算出方法・有効な向上施策まで解説

多様な働き方の実現

業務効率化によって、労働時間を削減したり、ITツールの導入でテレワークを可能にすることで、働き手一人ひとりの状況に応じた多様な働き方を実現できるでしょう。

近年日本では、少子高齢化により生産年齢人口が減ってきています。こうした中で人材を確保するためには、従業員の生活環境に合わせた多様な働き方ができる職場環境づくりも必要です。

業務効率化の進め方について

企業と従業員どちらにとってもメリットの大きい業務効率化ですが、具体的にどのように進めれば良いのでしょうか。ここでは、5つのステップに分けて解説していきます。

業務の把握・棚卸し

まずは、業務の棚卸しを行って現状を把握します。業務を「見える化」しなければ、ボトルネックになっている部分や改善すべき業務内容がわかりません。

やみくもに業務フローや作業内容に修正を加えてしまうと、効果が見込めないばかりか、作業効率の低下を招く恐れもあります。

課題や問題点の洗い出し

次に、課題や問題点の洗い出しを行います。現場でどのような問題が起きているのかを特定することで、改善すべき点を見つけることが可能です。

具体的な課題を抽出するためには、業務フローの可視化が不可欠です。どこで業務の無駄が起きているのか、担当者の業務負荷は適切か、属人化していないかなど、問題となっている部分を客観的に分析することで課題を洗い出しましょう。

スケジュールの策定

解決する業務が決まったら、いつまでに誰がどのように行うのか、方法やスケジュールと担当者の割り振りを決めます。

業務効率化をスムーズに行うには、まず以下の業務から優先的に取り組むようにスケジュールを組むと良いでしょう。

• 単純業務
• 発生頻度が高い業務
• マニュアル化しやすい業務

優先順位の決定が難しい場合、マトリックス表を活用すると、優先順位をつけやすくスムーズに業務効率化をはじめられます。

また、業務効率化を実施する際は社内で行うのか、外部に委託するかの判断も重要です。業務効率化は日々の業務にプラスして行われるので、業務負担となります。業務のバランスやコストなどを勘案して外部委託する選択肢も検討するといいでしょう。

▷時間管理のマトリックスとは？4つの領域ごとの分け方・具体例を交えて解説

業務改善策の実施

立案した改善策を業務プロセスの中に導入していきます。稼働している業務プロセスから段階的に移行するため、常に効率性を意識して実施していきましょう。

たとえば、繁忙期に業務プロセスの変更を行うと、従業員の負担が増えてしまい、トラブルが起きてしまうことも考えられます。スケジュールの立案の時点で、自社の繁忙期や担当者の作業状況などをみながら、改善策を無理なく実施することが大切です。

▷業務改善とは？実現させる9つのアイデアや事例・進め方を解説！

効果の計測

業務改善を実施したら、効果が出ているかを確認します。改善策によってどの程度業務効率化につながったのか、社内の誰が見てもわかるように評価を行うことが大切です。レポートなどを作成して、かかった時間やコストの変化、従業員満足度などをまとめましょう。

業務効率化につながるアイデア・事例13選

ここからは、業務効率化につながるアイデア・事例を紹介していきます。

業務プロセスの可視化・見直し

業務改善をするうえで、業務の内容を可視化することが重要です。現在の業務を整理すると、客観的な視点で問題点の整理を行えます。

1つの業務を改善するために、他の関連業務の改善を求められる場合もあるでしょう。そのような相互に複雑化しているケースでは、業務内容を可視化することで最適な改善策が見つけやすくなります。

▷業務プロセス分析の方法とは？意識すべきポイントやITツールを紹介

無駄な業務の洗い出し・廃止

無駄な業務を洗い出して本当に必要なのか協議した上で、必要に応じて廃止していくことも検討しましょう。たとえば、会議用の資料を残業して作成したものの、当日に使わなかった場合、資料を作成した時間や印刷した紙、人件費がムダになります。

このような業務を廃止・削減できたら、本来やるべき業務に集中できます。ムダな業務を増やさないためにも、必要性や他の業務との関連性などを考えながら、目的意識をもって仕事にあたることが大切です。

業務に優先順位をつける

ムダな業務を削減したら、残った業務の優先順位を決めていきます。優先順位の決め方のコツとしては、先に時間や手間のかかる業務から取り組む方法があります。先に重い業務を処理しておくことで、後から突発的な業務が発生した時にも柔軟に対応できるでしょう。

逆に先に簡単な業務を済ませ、重い業務が残ってしまった場合、イレギュラーな案件に対応できず、期間内にすべての業務が終わらない可能性がでてきます。

「いつからいつまでにこの業務をやる」と細かく時間配分を決めてタスクをこなすことに慣れると、逆算してスケジュール通りに業務を行えます。

ペーパーレス化の推進

業務のペーパーレス化を進めることで、印刷代だけでなく配布するための時間も削減できます。また紙の書類や資料などの保管スペースやコストも軽減可能です。

さらに、資料類を電子化することで、クラウド型のストレージサービスを使えるようになり、情報共有や活用が簡単に行えます。自宅などからでも情報にアクセスできるのでテレワークの導入にもつながるでしょう。

▷ペーパーレスとは？推進の必要性やメリット・デメリットを徹底解説！

フローチャートの作成

フローチャートとは、業務の内容や進め方を説明するものです。新入社員や異動してきた社員にフローチャートを共有することで、1から業務内容を説明する時間を削減できます。

また業務マニュアルとフローチャートを同時に共有すると、作業担当者の理解が深まり、より効率的に業務を進めることができます。

フローチャートは社員への説明時間の削減だけでなく、業務の改善点を可視化する目的もあるので必ず作成しておきましょう。

アウトソーシングの導入

社内で対応が難しい業務は、アウトソーシングするのも1つの方法です。アウトソーシングを利用することで従業員の業務時間を確保することにつながり、他のコア業務にリソースを割り当てられるため、生産性向上も期待できます。

外注の例としては、電話代行やコールセンターが挙げられるでしょう。電話対応に忙殺されて作業効率が著しく下がったり、カスタマーサポートの担当人員を確保できない場合などに有用です。

また、自動音声ガイダンスやAIによるチャットボットを活用して24時間対応できるサービスも増えています。社内の人的リソースと業務負荷、効果などを検討したうえで導入を検討してみましょう。

▷アウトソーシングの意味とは？メリットやデメリット・派遣との違いを簡単に解説

業務マニュアルの整備

業務のやり方やルールが設定されている場合、業務マニュアルの作成は必要不可欠です。業務マニュアルを作成しておくと、業務の効率化だけでなく従業員の作業内容の統一化が図れます。

また、システムやツールが新しく導入されたタイミングでマニュアルを作成・更新することで、業務効率化に加えてシステムの利用促進が進みます。

マニュアル作成の際には、読み手が理解しやすいように、文字だけでなく図や表、画像、文字装飾などを積極的に活用すると良いでしょう。

▷業務マニュアルを作成するメリット・デメリットとは？活用方法も解説

▷【2024年最新】マニュアル作成ツールおすすめ20選！選定ポイントも解説

担当者の変更

苦手な業務を担当している人がいるのであれば、得意な分野への変更を検討してみましょう。もちろん、不得意な仕事であってもこなさなければいけない場面はあります。しかし、苦手な仕事を無理して行うことで、生産性の低下につながることもある点には注意が必要です。

担当者の変更を行う際は、人事部や該当部署の責任者を交えながら、従業員が能力を発揮しやすい業務につけるよう調整してみてください。

業務の分割

一人で行っていた業務を分割することにより、業務効率化を進めやすくなります。この方法は、業務が一人の従業員に偏ってしまっている場合などに有効です。

業務を分割することで、手の空いているメンバーや得意なメンバーに割り振りやすくなるなど、プロジェクトの進捗に柔軟性を持たせることができます。また、ゴールが見えやすくなるため、担当者のモチベーション向上にも貢献するでしょう。

システムの導入

業務効率化を進めるうえでは、システムの導入も欠かせません。システムを導入することによって、業務の自動化につながり、効率的に業務を進められるようになります。

たとえば、従業員同士のコミュニケーションの活性化によって業務を円滑に進めたいという場合は、チャットツールの導入がおすすめです。業務効率化をサポートするシステムはさまざまな種類があるので、自社の課題解決につながるものを導入してみてください。

データベースの一元管理

データベースの一元管理も業務効率化に有効な手段のひとつです。データベースとは、企業が持つデータを集約したシステムのことを指します。

データベースを活用することで、情報の共有が容易になったり、膨大なデータの中から必要な情報を検索しやすくなったりするため、業務効率の向上が期待できるでしょう。

ワークフローの改善

ワークフローとは、業務手続きの一連の流れのことです。一般的に重要な案件ほど携わる人数が多くなるため、ワークフローも煩雑化する傾向にあります。

既存のフローに無駄な工程がないか、申請のフォーマットに不要な項目が含まれていないかなどを確認し、非効率な部分があれば改善していきましょう。

▷ワークフローを改善する方法とは？改善事例やおすすめのシステムを紹介

さまざまなアイデアの組み合わせ

これまで紹介してきたアイデアを組み合わせることで、大幅な業務効率化につながります。とくに、業務プロセスの可視化や無駄な業務を洗い出して排除することは欠かせないでしょう。

課題によっては、業務効率化を助けるシステムの導入や、アウトソーシングを利用してみるのもおすすめです。どれかひとつだけに絞るのではなく、自社の課題に合ったアイデアを複数組み合わせながら実施していくとよいでしょう。

業務効率化の成功事例

ここでは、業務効率化に成功した企業の事例を3つ紹介します。

株式会社横井製作所

株式会社横井製作所は、プラスチック製品の成形や販売事業を展開する企業です。多くの企業の製造拠点が中国や東南アジアに移る中、同社も海外への進出を検討していたものの、質にこだわりを持った物づくりを行うこと、社員の雇用を守りながら地元に貢献することを選択し、現在の拠点である京都に集中投資することを決めました。

同社は、労働コストの安いアジアに勝つためには、付加価値を高める必要があると考え、製品の成形を自動化する自動インサート機を導入しています。その結果、生産性が30％向上したほか、生産コストを20％削減することにも成功しました。

[出典：厚生労働省「2017 働きやすく生産性の高い企業・職場表彰pp.18-21」]

株式会社ブリヂストン

ブリヂストンは自動車のタイヤをはじめ、自転車やスポーツ用品など幅広い商品を提供する企業です。同社は「一人ひとりの仕事の質の向上による企業競争力の向上」をテーマに、人事制度改訂・就業環境整備・デジタル活用などに取り組んでいます。

2017年には、課長層で構成される「働き方変革連絡会議」を設置し、現場の課題や要望を把握しながら働き方の変革に向けた検討を行ってきました。具体的には、スタッフ部門の労働時間の削減をはじめ、テレビ会議システムなどを活用したテレワーク制度の拡充などを行っています。従業員の働きやすさを重視したさまざまな取り組みを行うことで、年休平均取得日数・テレワーク利用者数・介護休暇取得者数の増加といった効果が得られたそうです。

[出典：厚生労働省「取り組み事例」]

三井住友海上火災保険株式会社

損害保険業を中心に幅広い事業を展開する三井住友海上火災保険株式会社は、社員全員が健康的にやりがいを持って活躍していくことを目的に、2016年より働き方改革を推進しています。

2017年4月には、退社時間を遅くとも19時と定め、その実現のためツールとして「退社時間宣言ツール」「仕事術100選」「職場生産性向上シート」「業務棚卸しシート」を全社員に配布しました。また、営業部門と本社部門にAIやRPAなども導入したことで、月1,200時間の労働時間削減に成功しています。

[出典：厚生労働省「2017 働きやすく生産性の高い企業・職場表彰 pp.14-17」]

業務効率化を進める際の注意点

業務効率化を進める際に注意すべき点を5つ紹介します。

目的に沿った最適なツールを選択する

ツールやシステムを導入する際は、現場の目的に沿った使いやすいツールを導入することが大切です。

口コミなどで便利だと紹介されているツールをやみくもに導入しても意味がありません。担当者が新しいシステムやツールを使用する目的を理解していないと、活用が進まず、結果的に業務改善が失敗となります。

「コストを減らしたい」「残業時間を減らしたい」「人材の定着を図りたい」など、企業や部署によって、業務改善や効率化をする目的はさまざまなので、現場の声に耳を傾け、最適なものを導入するようにしましょう。

▷【用途別】業務効率化ツールおすすめ20選！導入メリットや選び方も解説

業務の品質を落とさないように注意する

業務改善を優先してしまい、顧客やユーザーに提供するサービスの質が低下してしまう可能性もあります。

よくある例として、従業員の作業時間を減らしてしまうことです。作業時間を無理矢理減らすことで、結果的に一部の従業員の負担が増えてしまう可能性もあります。

負担が増すことで質の低下につながるとともに、モチベーション低下などによる退職者の増加、そして人手不足による品質の低下と負のスパイラルに陥る可能性があります。

時間を減らせば業務が楽になると安直に考えるのではなく、十分な作業時間を確保して品質を維持することが業務効率化の成功の鍵です。

色々な手法を組み合わせて実施する

業務効率化の手法にはさまざまなものがあり、システムやツールも多種多様です。

ただし、ツールを導入すればすぐに効果が出るというわけではなく、業務プロセスの見える化による解決策の検討や、マニュアルの作成や共有なども重要です。

また、従業員の仕事の進め方を改善するなど、多方面から業務改善策を実行する必要があります。1つの手法や1つのシステム・ツールにこだわるのではなく、自社にあった方法を模索しながら進めましょう。

現場の声や意見を反映させる

業務改善は現場の声や意見を反映させることが大切です。業務改善を行う際、大きな影響を受けるのは現場で働いている従業員です。新しいツールを導入して、業務負担を軽減することが必ずしも正解とは限りません。

従業員の不安や要望に耳を傾け、意見を反映させながら業務改善を行うことで、モチベーションがアップし、生産性向上とともに離職率の低下に寄与します。

現場の声や意見を反映させて改善策を打つことは、中長期的にみて企業の成長にもつながるでしょう。経営と現場の意識のすり合わせを行い、齟齬が生じないような業務効率化を実施していくことが大切です。

必ず効果検証をして中長期で改善活動を続ける

業務改善策を実施したら、施策が終了というわけではなく、業務改善計画が完了しても、PDCAサイクルを回しながら効果検証して改善活動を続けることが大切です。

改善前と比べて「作業時間」「人件費」「ミスやトラブルの発生頻度」がどれだけ変化したのかを数値化して、十分な効果が発揮されているか分析を行いましょう。

▷業務改善プロジェクトの進め方と成功させるためのポイント

さまざまなアイデアをもとに業務の効率化を目指そう

業務効率化は、コストの削減・長時間労働の是正・生産性向上・定着率向上などさまざまなメリットがあります。多様な働き方が求められている現代では、企業は従業員が働きやすい環境を整えることが必要です。

個人や組織の生産性を上げて企業を成長させるためにも、ここで紹介したさまざまなアイデアを参考にして、非効率な業務を改善していきましょう。