【用途別】業務効率化ツールおすすめ20選！導入メリットや選び方も解説

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業務効率化ツールは必要？求められている背景とは？

近年、業務効率化ツールを導入する企業が増えています。その背景には、以下2つの理由が挙げられます。

• 労働人口の減少
• DX化の推進

労働人口の減少

総務省は、少子高齢化の影響で生産年齢と呼ばれる15～64歳の人口が、1995年をピークに減少し続けていると発表しました。この先も労働人口は減少することが見込まれており、労働力不足や国内需要の減少が懸念されています。

労働人口が減少すると、これまで2人で行っていた業務を1人で負担しなければなりません。つまり、1人あたりの負担が増えたり業務を遂行できなくなったりするといった問題につながるでしょう。

そこで、少ない人数・時間でより多くの業務を遂行しようと、業務効率化ツールの導入を検討する企業が増えています。

出典:総務省「令和4年版 情報通信白書｜生産年齢人口の減少」

▷業務効率化を阻む課題とは？よくある原因や解決方法・成功事例を解説

DX化の推進

新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークを導入する企業が一気に増え、現在では働き方の多様化としてオフィス以外の場所で働くことも一般化してきました。

しかし、オフィス以外の場所で働くとなれば、社内外とのコミュニケーションや情報共有、業務における申請・承認などをオンラインで行わなければなりません。

各システムを社内で構築することも可能ですが、大幅な時間やコストがかかってしまいます。そのため、DX化を推進するべく、自社の状況や業務プロセスに適した業務効率化ツールを導入する企業が増えているのです。

▷DX(デジタルトランスフォーメーション)とは？意味・定義・重要性をわかりやすく解説

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業務効率化ツールを導入するメリット

では、業務効率化ツールを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットは以下の4つです。

• 生産性の向上
• ワークライフバランスの両立
• 人為的ミスの防止

ここでは、それぞれを詳しく解説します。

生産性の向上

業務効率化ツールでは、一部の業務を自動化もしくは効率化できるため、生産性の向上が期待できます。

たとえば、コア業務以外に請求書を社内データベースに毎月入力するという業務を兼任している場合、業務効率化ツールを活用してデータ入力業務を自動化すれば、コア業務に集中する時間が増えます。

このように、一部の業務の自動化・効率化により「コア業務に集中できる環境が整う」「時間の余裕が生まれる」といったメリットが得られ、結果として生産性の向上が可能です。

ワークライフバランスの両立

業務効率化ツールの導入で業務が効率化すると、労働時間が短縮できます。そのため、従業員の残業時間が減りプライベートとの両立がしやすくなるため、ワークライフバランスが実現します。

また、業務効率化ツールの導入で従業員がコア業務に注力できると、従業員のモチベーション向上も期待できるでしょう。業務へのやる気や充実度が高まれば、離職の抑止にもつながる可能性が高いです。

▷ワークライフバランス(WLB)とは？正しい定義・メリット・事例を解説

人為的ミスの防止

人為的ミスを防ぐには、「従業員の意識を高める」「ダブルチェックを行う」などの方法が有効です。しかし、教育に時間がかかるだけでなく、完全にミスを防止することは不可能です。

しかし、業務効率化ツールで自動化した業務は、人為的ミスが発生せず人の手で行うより速いスピードでの処理ができます。そのため、ミスの修正や定型業務に時間を割く必要がなくなるでしょう。

業務効率化ツールの選び方・押さえたい選定ポイント

業務効率化ツールのニーズが増加しており、多くの企業がツールを提供しています。そのため、どれが自社に適しているか悩んでいる企業も多いはずです。ここでは、業務効率化ツールの選び方と押さえておきたい選定ポイントを5つ紹介します。

• 自社の課題解決に最適な機能があるか
• 社員が使いやすい操作性か
• 社内の既存システムと互換性はあるか
• セキュリティ面は十分に配慮されているか
• 無料トライアルを利用できるか

自社の課題解決に最適な機能があるか

自社の課題が解決できる機能の搭載を確認しましょう。

たとえば、テレワークの導入で社内コミュニケーションが減少している場合、気軽にコミュニケーションをとれるチャットツールやビデオ会議ツールなどの業務効率化ツールがおすすめです。

まずは自社が抱える課題を洗い出し、どのような機能が必要か検討したうえで、実際に導入するツールを選定しましょう。

社員が使いやすい操作性か

業務効率化ツールのなかには、機能数が多く幅広い業務に対応しているものがあります。しかし、操作性に優れていないとツールの利用が定着せず、「業務効率化が実現しない」「コストだけが割かれる」といった事態に陥りかねません。

そのため、社員が使いやすいと感じられる操作性に優れたツールの選定が大切です。業務効率化ツールによって、無料プランや無料トライアルが提供されている場合があります。実際に業務効率化ツールを利用する社員から感想や意見を聞き取って導入を検討しましょう。

社内の既存システムと互換性はあるか

さまざまな業務効率化ツールが提供されているため、すでに多くのツールを取り入れている場合には、既存システムと互換性があるツールを選びましょう。

業務効率化ツールは単体でも業務効率は向上するものの、既存システムと連携して活用することで、効果を最大化できます。また、既存システムと似た操作性の業務効率化ツールを導入すれば、スムーズな導入や利用の定着も期待できるでしょう。

セキュリティ面は十分に配慮されているか

業務効率化ツールの多くは、インターネットを経由して利用します。そのため、第三者からの不正アクセスやサイバー攻撃の対象になる可能性があります。ツールを使って個人情報や企業の機密情報が漏洩してしまうと、利益損失だけでなく社会的な信用を失いかねません。

そのため、セキュリティ性が高いツールの選定がおすすめです。業務効率化ツールのセキュリティ性については、以下のポイントを確認しましょう。

• 第三者機関からの認証マークの有無
• ウイルス対策ソフトの有無
• 暗号化や多要素認証などの機能の有無
• データセンターの種類
• サーバーの管理体制

無料トライアルを利用できるか

無料トライアルを提供している業務効率化ツールもあります。無料トライアルで実際の操作性や機能性を確認しておくことで、導入後に「イメージと違った」「使いたい機能がなかった」などの問題が起こりにくくなります。

業務効率化ツールは実際に使用してみないと分からないことも多く、導入前後のギャップで活用が定着しないことも珍しくありません。そのため、業務効率化ツールを導入する場合は、できる限り無料トライアルが提供されているものを選び、導入後の活用を具体的にイメージしたうえで導入を判断しましょう。

▷業務効率化の正しい進め方とは？得られる効果や注意すペきポイントを解説

業務効率化ツールの用途別5つの種類

業務効率化ツールは、用途別で以下5つに分けられます。

1. RPAツール
2. コミュニケーションツール
3. ペーパーレス化ツール
4. 名刺・顧客管理ツール
5. タスク・プロジェクト管理ツール

ここでは、それぞれの用途について詳しくみていきます。

1.RPAツール

RPAツールとは、パソコンを使った定型業務や単純作業の自動化が得意なシステムです。たとえば、受け取った請求書から必要なデータを読み取り、社内データベースへ入力するといった一連の業務を自動化できます。

RPAツールでは設定されたシナリオに沿ってロボットが業務を遂行するため、人為的ミスの削減につながります。また、手作業よりも速いスピードで処理するため、短時間で膨大なデータの処理が可能です。

このように、RPAツールはバックオフィス業務を自動化し、業務効率化・労働時間の短縮・従業員の負担軽減などのメリットがあります。

▷【2023年最新】おすすめのRPAツール比較20選｜機能や失敗しない選び方

▷RPAとは？意味や導入する手順・メリットをわかりやすく解説！

2.コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、円滑な意思疎通や情報共有が可能なツールです。従来は電話やメールを活用していましたが、近年ではビジネスチャット・ビデオ会議ツール・社内SNSなど、コミュニケーションツールを導入する企業が増えています。

たとえば、ビジネスチャットは電話やメールに比べて手軽に利用できる点が特徴で、社内コミュニケーションの活性化やリアルタイムでの情報共有などに役立ちます。また、ビデオ会議ツールを活用すれば、遠方の取引先に訪問する必要がないため、移動時間や人件費の削減などのメリットが得られるでしょう。

とくにテレワークなど働き方が多様化している現代では、コミュニケーションツールが欠かせないものとなりつつあります。

3.ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールは、紙でやり取りしていたデータやファイルを電子化するツールです。データやファイルが電子化されれば、インターネットを通じたやり取りが可能になるため、より利便性が高まります。

たとえば、承認のためだけに出社していた書類を電子化すれば、自宅で承認をもらうことが可能です。また毎月郵便で送付していた請求書も電子化することで、印刷する紙・封筒・切手が不要で投函する手間も省けます。

このように、ペーパーレス化ツールの導入は、業務効率化や紙・封筒・切手などのコスト削減につながります。また、紙のデータやファイルを保管する場所も必要なくなるため、保管場所のコスト削減にもつながるでしょう。

4.名刺・顧客管理ツール

名刺・顧客管理ツールは、名刺から必要なデータを読み取り顧客情報として管理できるツールです。保管されている情報は、ツールを通じて全社で共有できるため、会社の資産として蓄積されます。

また、名刺を撮影するだけでデータをテキスト化してくれる機能が搭載されているものもあり、手入力が必要ありません。名刺を撮影するだけなので、入力ミスや入力漏れなどを防げます。

このように、名刺・顧客管理ツールは名刺情報を簡単に読み取るだけでなく、顧客情報として全社で活用できる特徴があります。

▷【2023年最新】おすすめ・人気の名刺管理アプリ17選を徹底比較！

5.タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールは、チームや部門などの単位でタスクを可視化・共有できるツールです。

プロジェクトの日程に合わせて達成すべきタスクが可視化されるため、スケジュールの遅れや抜け漏れも迅速に発見できます。また、担当者ごとに抱えているタスクも把握できるため、業務負担の偏りも確認できます。

そのため、タスク遅れのフォローや分担などを行い、プロジェクトを円滑に進めることが可能です。

▷【最新版】おすすめタスク管理・ToDo管理ツール20選！機能や料金を徹底比較

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業務効率化におすすめのRPAツール

ここでは、業務効率化におすすめのRPAツールを4つ紹介します。

RoboTANGO

RoboTANGOは、1ライセンスを複数のパソコンで利用できるRPAツールです。離れた拠点や部署でも1ライセンスを共有できるため、コストを最小限に抑えた運用ができます。

繁忙期のみライセンス数を増やすことも可能で、状況に応じて運用方法を変更できるため、無駄なコストを削減できます。

WinActor

WinActorは、業界や業種を問わず7,000社以上の導入実績がある国産のRPAツールです。普段の業務にかかる時間やコストの削減、業務品質の向上などのメリットがあります。

対応している外部ツールやアプリケーションも豊富なため、すでに導入済みのシステムと連携した業務の自動化も可能です。

Blue Prism

Blue Prismは、AIと機械学習を活用し社会変化に適応できるRPAツールです。定型業務を自動化することで社員のエンゲージメントを高められるため、生産性の向上・利益拡大・高い顧客満足度などの効果が期待できます。

BizRobo!

BizRobo!は、国内で10年以上の開発・運用実績を持つRPAツールです。蓄積されたノウハウやナレッジをポータルサイトで確認できます。また、活用定着支援や開発・運用フェーズに応じた学習コンテンツの提供などサポートも充実しているため、初めての導入でも安心です。

業務効率化におすすめのコミュニケーションツール

ここでは、業務効率化におすすめのコミュニケーションツールを4つ紹介します。

Chatwork

Chatworkは、中小企業向けに提供されているビジネスチャットツールです。38万6,000社以上の導入実績を持ち、無料で利用できるフリープランも提供されています。

Chatworkの導入により、迅速な意思決定・業務効率の向上・社内コミュニケーションの活性化などが期待できます。IT業界だけでなく、介護・士業・製造業など業界を問わず活用できる点も魅力です。

Zoom

Zoomは、ミーティング・チャット・ホワイトボード・電話などを1つのプラットフォームで利用できるコミュニケーションツールです。複数のアプリケーションを切り替える必要がないため、業務効率化につながり管理もしやすいという特徴があります。

製造業や小売業だけでなく、教育機関・行政機関・医療機関など、業界を問わず活用できる点も魅力です。

Google Meet

Google Meetは、無料で作れるGoogleアカウントを持っていれば、参加者100人・最長60分のビデオ通話やビデオ会議を利用できるコミュニケーションツールです。ユーザー情報保護機能とプライバシー保護機能が組み込まれているため、安心して利用できます。

会議の録画や管理設定などの追加機能を利用したい場合は、Google Workspaceに加入すると、Google Meetを含むさまざまなGoogleのサービスが利用できる点も魅力です。

業務効率化におすすめのペーパーレス化ツール

ここでは、業務効率化におすすめのペーパーレス化ツールを4つ紹介します。

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、法人向けに構築されたオンラインストレージです。各種ファイルや文書をオンライン上で共有・編集できるため、ペーパーレス化の推進に役立ちます。

スマートフォンやタブレットからでもアクセスできるため、社外からの利用も可能です。操作性が高いため、スムーズな導入も期待できるでしょう。

Teachme Biz

Teachme Bizは、業務フローやマニュアルを簡単に作成できるマニュアル作成・共有システムです。テンプレートに沿って画像と文字を入れるだけでマニュアルを作成できるため、作業時間の短縮につながります。

スマートフォン・タブレット・パソコンなどのデバイスで作成や共有が可能なので、ペーパーレス化や保管場所の削減にもつながるでしょう。

クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、紙の契約書のスキャンや書類情報の入力を代行してくれるサービスです。紙管理の書類をデータ管理することで、効率的な契約管理が行えます。

スキャン代行は過去の書類をまとめて依頼する「一括SCAN」と、定期的に代行作業を依頼する「定期SCAN」の2つに分かれており、自社の状況に応じてプランを選択できる点も魅力です。

Xｰpoint cloud

Xｰpoint cloudは、申請・決裁業務をノーコードで電子化できるクラウド型ワークフローシステムです。直感的に操作でき、管理者にもユーザーにも使いやすい魅力があります。

また、検索機能と集計機能を活用すれば、特定の書類を簡単に抽出・参照できます。検索条件の保存も可能で、定期的に検索するような場合も毎回同じ条件を入力する手間が省けるでしょう。

業務効率化におすすめの名刺・顧客管理ツール

ここでは、業務効率化におすすめの名刺・顧客管理ツールを4つ紹介します。

Sansan

Sansanは、営業力の強化が期待できる名刺・顧客管理ツールです。名刺だけでなく、あらゆる顧客情報を管理できるため、顧客の状況・最適な提案内容やアプローチ経路などを把握し営業活動に役立てられます。

IT・情報通信業やビジネスサービスだけでなく、公共機関・非営利団体や海外事業など、さまざまな業種で導入されている点も特徴です。

GENIEE SFA/CRM

GENIEE SFA/CRMは、定着率99%を誇る営業管理ツールです。誰でも使えるようなシンプルな管理画面で、入力や分析を直感的に行えます。

また、導入から運用開始までにかかる時間は平均1か月と、比較的スピーディーに運用を開始できる点も魅力です。運用開始後も定期的なミーティングや問い合わせ受付などのサポートが充実しているため、初めてでも安心して導入できます。

CAMCARD BUSINESS

CAMCARD BUSINESSは、名刺画像を5秒でスキャンするという、圧倒的なデータ化速度を誇る名刺・顧客管理ツールです。オンラインで名刺を交換・共有できる機能も搭載されています。

パソコンだけでなく、スマートフォンでも利用できるため、外出先や自宅でも名刺・顧客情報の確認が可能です。

Wantedly people

Wantedly peopleは、無料で利用可能な名刺管理ツールです。1度の撮影で最大10枚の名刺を瞬間データ化できるため、名刺情報の入力を効率化できます。

また、スキャンした名刺データをもとに相手の関連情報を自動で検索・収集する機能があるため、名刺交換の相手をより詳細に確認できます。

業務効率化におすすめのタスク・プロジェクト管理ツール

業務効率化におすすめのタスク・プロジェクト管理ツールを4つ紹介します。

jooto

jootoは、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。シンプルなデザインで、直感的に操作できるという特徴があります。基本的には、ドラッグ&ドロップという簡単な操作のみで利用できます。

各企業に合わせて活用方法を提案してくれるなど、利用定着に向けたサポートが充実している点も魅力です。

Backlog

Backlogは、Web制作・広告代理店・全国版新聞社など、さまざまな業種で利用されているタスク・プロジェクト管理ツールです。シンプルで直感的に使用できるデザインが採用されているため、操作に慣れるまでの時間が短縮できます。

1つのプラットフォームでチームメンバーの進捗状況を共有・確認できるため、プロジェクトを迅速に進められるでしょう。

Asana

Asanaは、チームの規模を問わず複雑なプロジェクト・プログラム・プロセスを管理できるタスク・プロジェクト管理ツールです。タスクを付箋のように整理し、担当者や進捗状況を適切に管理できます。

カレンダーでは各メンバーのスケジュールを共有・確認できるため、スケジュールの空きや重複をいち早く発見するのに役立ちます。

Trello

Trelloは、1つのプラットフォームでチーム全員のタスクを管理できるタスク・プロジェクト管理ツールです。「誰が何を行っているか」「完了すべきことは何か」などを、正確に把握できます。プロジェクトの規模にかかわらず、あらゆる業務フローに対応できる点もTrelloの魅力です。

業務効率化ツールを導入して業務効率を改善していこう

労働人口が減少傾向にある現代において、少ない時間と人材でより多くの業務を遂行しなければならないため、業務効率化ツールの活用が注目されています。ただし、業務効率化ツールといっても抱える課題によって導入すべきツールは異なるため、自社に必要なツールは何かを見極めなければなりません。本記事を参考に自社に最適なツールを導入し、自社の業務効率を改善してください。