無料で使える便利な業務効率化ツール17選！個人の生産性UPにもおすすめ

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【無料で使える】業務効率化に最適なツール17選

業務効率化ツールは無料で利用できるものも多いため、本格導入の前に試験的に使ってみるのもよいでしょう。

ここでは、業務効率化に最適なツールの特徴や機能などを紹介します。

Chatwork

Chatworkは、430,000社以上の企業で導入されているコミュニケーションツールです。グループチャット機能やタスク管理機能、ビデオ・音声通話機能などが揃っており、ビジネスコミュニケーションを円滑化します。

Chatworkユーザーであれば誰とでもつながれるため、社内外のやりとりがスムーズに進められるでしょう。また、Gmail、Twitter、Googleカレンダーなどの外部サービスと連携することで、さらなる業務の効率化が期待できます。

利用できる機能に制限があるものの、小規模な企業や個人事業主であればフリープランで十分でしょう。組織のユーザーを複数人で管理したい場合や、セキュリティを強化したい場合は有料プランを検討してみてください。

jotoo

jotooは、タスクやプロジェクト管理を効率化するツールです。多くの企業でプロジェクト管理の手段として活用されているカンバン方式でタスクを管理します。

担当者名や状況などの項目ごとにリストを作成することで、プロジェクトの進捗状況や各担当者のタスクを一目で確認できるのが特徴です。また、ラベルを活用してタスクの優先度や分類を確認できます。

個人向けや大企業向けなどの4つのプランが用意されていて、組織の規模や目的に合った使い方が可能です。無料プランでは4人まで利用できます。

NotePM

NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できるツールで、ファイルの中身を全文検索できる強力な検索機能によって、欲しい情報をすばやく見つけられます。

作成者や日付などの細かい条件もワンクリックで絞り込むことが可能です。また、高機能エディタとテンプレート機能を利用することで簡単にマニュアルが作成できます。

料金プランも豊富に用意されているため、目的や利用者数によって最適なプランを選ぶことができるでしょう。30日間の無料トライアルが実施されているので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

COCOMITE

COCOMITEは、マニュアルの作成や共有を効率化するツールです。基本のレイアウトに沿って入力していくだけで、さまざまなタイプのマニュアルの作成と更新が行えます。

最大5階層までのフォルダ分けが行え、それぞれのフォルダごとにアクセス権限を設定可能です。また、ファイルやフォルダの共有リンクが取得できるため、必要な情報をすぐに届けることができます。

料金プランは、年額制でわかりやすいパッケージプラン、外部公開に特化したトリセツプラン、月額・年額を選択できる従量課金プランの3つです。30日間の無料トライアルも提供しているので、まずは試してみるのもよいでしょう。

Wrike

Wrikeは、進捗管理や共同作業が行えるプロジェクト管理ツールです。それぞれの業務内容や進捗を見える化し、部門の枠を越えたコラボレーションを促進します。

個人専用のダッシュボートを使えば、チームの作業内容が包括的に確認でき、重要で作業負荷がかかるタスクをフォローするといった使い方ができます。多機能でありながら操作がしやすいため、すぐに使いこなすことができるでしょう。

料金プランは無料のものから有料のものまで5つ用意されています。気になる方は、14日間の無料トライアルでお試し利用してみてはいかがでしょうか。

Stock

Stockは、ファイルなどのチームで共有すべき情報を管理できるツールです。チャットツールのように情報が流れていかないため、共有したファイルをすぐに確認できます。また、タスク管理やメンバー間でメッセージのやりとりも可能です。

Stockのメッセージのストックやメールの自動転送機能など、他のツールとの連携にも対応しています。無料で社外のメンバーと共有できるため、取引先とのやりとりもスムーズに進められるでしょう。

料金プランは、フリープラン・ビジネスプラン・エンタープライズプランの3つです。フリープランでは作成できるノート数に限りがあります。累計20までとなっているので、それ以上の利用が想定される場合は有料プランを検討しましょう。

Trello

Trelloは、タスクをカードで視覚的に管理できるツールです。ボードに付箋を貼るようにドラッグ&ドロップでカードを動かせるので、直感的に操作できます。

また、組織内で共有のボードを使用でき、メンバー間のタスクの進捗状況も一目で分かります。

無料プランの場合、作成できるボード数は10枚までです。有料プランを契約することで、ボードの作成数が無制限になります。無料トライアルが設けられているプランもあるので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

ナレカン

ナレカンは、社内のナレッジ管理に特化したシンプルなツールです。中小企業から大企業まで、幅広い規模の組織に対応しています。

営業やマーケティング、バックオフィスなど社内のあらゆるナレッジをツールひとつで管理できるのが特徴です。また、記事作成機能を利用すれば仕様書やマニュアルなどを簡単に作成できます。

料金プランは、基本的な機能を使用できるビジネスプランと、セキュリティを強化したエンタープライズプランの2つです。ビジネスでの導入を検討している場合は、無料のトライアルを利用することもできます。

調整アポ

調整アポは、スケジュール調整を効率化するツールです。空いている日時の自動抽出や候補日の提案など、さまざまな日程調整機能を提供しています。

Web会議や来訪、面接など用途に合わせてカスタマイズでき、リマインドメールの送信やWeb会議URLの発行といった日程調整後のフォローアップも行えます。また、複数人や3社間以上の日程調整にも対応可能です。

料金は月額制で3つのプランが用意されているので、自社に最適なプランを選んでみてください。

RoboTANGO

RoboTANGOは、パソコンで行われる定型業務を簡単に自動化できるRPAツールです。Excelやシステムへの入力、更新作業など手作業で行っていた煩雑な作業を自動化することで、すばやく正確な処理が可能になります。

いつも行っている作業を録画して覚えさせるだけでRPAを作成でき、専門的な知識は必要としません。また、1つのライセンスを共有して複数のパソコンで利用することが可能で、他部署間での利用や離れた拠点にいる場合にも便利です。

最低利用期間は1ヶ月からとなっているため、スモールスタートではじめたい企業でも安心して利用できるでしょう。

Mazrica Sales

Mazrica Salesは、幅広い業界の営業をサポートするツールです。営業活動に必要な顧客や案件、名刺などのあらゆる情報を一元管理できます。

各担当の進捗状況を共有できる案件ボードを使うことで、営業部門のリモートワークを推進することが可能です。また、OCR機能を利用して名刺や議事録のスキャンを行えば入力業務の負担を軽減できるでしょう。

設立5年以内など、いくつかの条件を満たせば最大50%割引で利用できるスタートアッププランが用意されています。操作性や機能について理解したい方は、ぜひ無料トライアルを利用してみてください。

Tayori

Tayoriは、社内外の問い合わせに必要な機能が揃ったツールです。テンプレートを用いて問い合わせフォームやFAQ、アンケートなどを簡単に作成できます。

また、ホームページなどにチャットサポートを導入することも可能です。チャットとフォームの連携によって、それぞれの状況に合った問い合わせ対応を構築できます。

初期費用が無料で簡単に導入できるのも魅力のひとつです。カスタマーサポートはもちろん、営業や総務などさまざまな部署で活用できるでしょう。

Digital Sign

Digital Signは、契約書作成から管理までをオンラインで完結できるツールです。紙での契約業務で発生する郵送費や印紙税だけでなく、それらを管理する人件費も不要になります。

メールでスピーディーな締結が可能になるため、契約業務に関わる時間を大幅に短縮できるでしょう。また、検索機能を利用すれば必要な契約書をすぐに見つけ出すこともできます。

料金プランは無料のものから有料のものまで3種類用意されています。無料プランはさまざまな機能に制限があるため、本格的な導入を検討している場合は有料プランがおすすめです。

Re:lation

Re:lationは、問い合わせ対応のチャネルの一元管理を実現するツールです。メールや電話、LINEなど10種類の窓口をまとめて管理できます。

未対応・対応中・対応完了といったステータスが一目で確認でき、問い合わせ対応で起こりがちな二重返信や対応漏れを防止できるでしょう。

10日間無料ですべての機能を利用できるトライアルも実施されているので、顧客対応に関する悩みを抱えている方はぜひチェックしてみてください。

Canva

Canvaは、オンライン上で画像や動画の編集ができるツールです。豊富なテンプレートが利用可能で直感的に操作できるため、初心者でも簡単にデザインできます。また、他のユーザーを招待して同じファイルの共同編集も可能です。

パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットでも作業できるため、手軽にデザインを作成できるのが魅力です。個人の利用に最適なCanvaプロでは、プレミアムコンテンツを無制限に利用できるだけでなく、20以上のAIツールを利用できます。

Misoca

Misocaは、クラウド上で見積書・納品書・請求書などを管理できるサービスです。テンプレートが用意されているため、必要情報をフォームに入力するだけで各種帳票を簡単に作成できます。

また、ワンクリックで書類の郵送やメール送付、PDF発行やリンク共有が可能です。請求書の自動作成予約や自動メール送信機能があるため、経理作業の手間を削減できます。

会計ソフトとの連携や売掛金の回収保証サービスなども利用可能です。無料プランの請求書の作成数は5通までとなっていて、有料プランでは15通・100通・1000通の3種類が用意されています。請求書の作成数に応じてプランを選択するとよいでしょう。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、稟議などの社内申請が行えるワークフローシステムです。直感的に操作できる画面設計で、初期設定や申請書作成が簡単に行えます。

クリックしていくだけで稟議書などのフォーマットを作成でき、チェックボックスや見出し、説明文を入れたりと自由にカスタマイズが行えるのが特徴です。また、会社でよく使用される申請書のテンプレートが50種類以上用意されているため、あらゆる申請書を簡単に作成可能です。

無料で利用できるプランも提供されていますが、一部機能に制限があります。有料プランの費用は1ユーザー月額300円で、初期費用やサポート費用などは一切かかりません。

無料の業務効率化ツールを選ぶ際のポイント

ここでは、業務効率化ツールの最適な選び方について解説します。

初めてでも操作がしやすいか

業務効率化ツールは誰でも簡単に操作できるものを選びましょう。ITツールに慣れていない人でも使いこなせるものであれば、ツールが定着しやすくなります。また、ツールの操作を覚えるための研修やマニュアル作成といった工数も減らせるでしょう。

導入社数が多い場合や大企業で利用されている場合でも、自社の社員にとって使いやすいとは限りません。試験的に導入し、使用感を確かめるなどしてから本格導入するのがおすすめです。

既存ツールとの連携ができるか

新しく業務効率化ツールを導入する際は、既存のツールとの相性を確かめることが大切です。既存ツールとの互換性が悪かったり、そもそも機能が似ていたりすると、導入によって社内の混乱を招くおそれがあります。

既存のツールと連携可能なものを導入すれば、相乗効果でさらなる業務効率化が見込めます。

セキュリティ性に優れているか

ビジネスで利用するツールであるため、セキュリティ面も考慮しましょう。オンラインでデータをやりとりするツールも多いことから、どのようなセキュリティ対策がなされているかを確認することが大切です。

とくに、無料のツールはセキュリティ面に不安が残る場合があります。情報漏洩を防ぐためにも、導入前に安全に利用できるサービスか確認しましょう。

導入の目的に適しているか

実際に導入する前に、自社の抱えている課題の解決に役立つツールなのか見極めましょう。解決したい課題がコミュニケーションの問題なのか、タスク管理なのか、経理の効率化なのかなどによって必要なツールは変わります。

たとえ便利なツールだとしても、導入の目的に適さないツールでは効果は期待できません。導入するツールを検討する前に、現場社員にヒアリングをするなど解決すべき課題を明確にすることが重要です。

課題に対してどのような業務の効率化ができるかを考えてツールを選定しましょう。

▷【用途別】業務効率化ツールおすすめ20選！導入メリットや選び方も解説

無料の業務効率化ツールを利用する際の注意点

無料の業務効率化ツールを利用する際の注意点を見ていきましょう。

無料で利用できる期間が限られている

業務効率化ツールは無料で利用できるものもありますが、そのほとんどが試用期間として提供されているもので、期間が限られています。

期間はサービスによってさまざまで、14日間や30日間などが一般的です。利用したいツールの試用期間が何日あるのかを確認しましょう。

また、なかには無料の期間が終わると自動的に有料プランに移行されるサービスもあります。試用期間の開始時に契約内容や設定を確認することも大切です。

有料版と比べて機能が制限されている

無料プランは有料版と比べて機能が制限されている場合もあります。基本的な機能は使えることがほとんどですが、データの保存やセキュリティに関する機能が利用できないことがあるでしょう。

無料プランを導入する前に資料を取り寄せるなどして、利用できる機能についての確認が必要です。

▷業務効率化を阻む課題とは？よくある原因や解決方法・成功事例を解説

▷業務効率化の正しい進め方とは？得られる効果や注意すペきポイントを解説

自社に適した無料のツールを導入して業務効率化を目指そう

本記事では、業務効率化におすすめの無料ツールや選び方について解説しました。

ツールを導入することで、業務を効率化するだけではなく、人為的なミスを減らすこともできます。導入の際は現場の抱える課題の解決に役立つツールかしっかり検討しましょう。

また、無料のツールは機能や利用人数が制限されているものがあるため、ビジネスで利用するのであれば有料プランの検討も必要です。今回紹介した業務効率化ツールと選び方を参考に、自社に最適なツールを導入しましょう。