無料で使える便利な業務効率化ツール18選！個人の生産性UPにもおすすめ

業務効率化に最適な無料おすすめツール18選

業務効率化ツールは無料で利用できるものも多いため、本格導入の前に試験的に使ってみるのも良いでしょう。

ここでは、業務効率化に最適な無料おすすめツールを18個取り上げて、特徴や機能、向いている人などを解説していきます。

1：Trello

Trelloはタスクをカードで視覚的に管理できるツールです。ボードに付箋を貼るようにドラッグ&ドロップでカードを動かせるので、直感的に操作できます。また、組織内で共有のボードを使用できるため、メンバー間のタスクの進捗状況も一目で分かります。

無料プランの場合、作成できるボード数は10枚までです。有料プランを契約することで、ボードの作成数が無制限になります。

<こんな人におすすめ>

• チームでタスク管理をしたい
• 個人のタスク管理にも利用したい
• 簡単な操作でツールを使いたい

2：Chatwork

Chatworkは354,000社以上の企業で導入されているコミュニケーションツールです。グループチャット機能やタスク管理機能、ビデオ・音声通話機能などが揃っており、ビジネスコミュニケーションを円滑化します。

Chatworkユーザーであれば誰とでもつながれるため、社内外のやりとりがスムーズに進められます。また、外部のビジネスサービス(Gmail、Twitter、Googleカレンダーなど)と連携することで、業務の効率化も可能です。

無料プランの場合、利用できるグループチャットは7つまでですが、有料プランに切り替えることで無制限に使えるようになります。

<こんな人におすすめ>

• ビジネスチャットを無料で気軽に試したい
• 社内外のコミュニケーションを円滑化したい
• 多くのユーザーが利用している実績豊富なツールを使いたい

3：Zoom

Zoomは全世界で広く導入されているWeb会議システムです。HDビデオと音声により、オンライン上でもスムーズなコミュニケーションが取れます。さらに、画面共有機能があるため、会議の参加者全員が同じ資料を見ながら会議に参加可能です。

画面録画機能や文字起こし機能により、会議内容の記録や共有が簡単にできます。また、コミュニケーションツールやカレンダーアプリとの連携もできるため、会議参加者とのスケジュール共有もスムーズに行えます。

無料版の場合には接続時間が40分に制限されますが、有料版の場合には無制限となります。

<こんな人におすすめ>

• 利用者数の多いツールを使いたい
• 操作の簡便性を重視したい
• 画面共有や録画・録音機能が使いたい

4：クラウドサイン

クラウドサインは電子署名法・電子帳簿法に準拠した電子契約ツールです。AI(人工知能)による書類の自動入力や外部サービスとの連携により、契約締結から契約書管理までの作業を効率化できます。

契約締結の際はメール認証や2段階・2要素認証により、本人性を担保します。さらに、契約書のPDFファイルには弁護士ドットコムが電子署名・タイムスタンプをすることで改ざんを防止します。また、国の定めるセキュリティ要件を満たしているため、安全性も高いといえるでしょう。

無料プランの場合、1ヶ月の送信件数は5件までで利用できるユーザーは1名です。一方、有料プランでは送信件数・ユーザー数ともに無制限になり、さまざまな外部サービスとの連携も可能になります。

<こんな人におすすめ>

• すべての契約業務をオンラインで完結させたい
• 郵送代・インク代・紙代などのコスト削減を図りたい
• テレワークに対応した業務フローを構築したい

5：Google Drive

Google Driveはファイル管理ツールです。Google Workspaceに含まれるサービスの一つで、オンライン上にファイルやフォルダを保存できます。

保存したファイルはスマートフォン・タブレット・パソコンなどで共有や共同編集が可能です。また、Googleドキュメント・Googleスプレッドシート・Googleスライドだけではなく、Microsoft Officeのファイルも共同編集できます。

なお、無料ユーザーが利用できるストレージ容量は15GBですが、ビジネスプランの場合はBusiness Starterで30GB、Business Standardで2TB、Business Plusでは5TBとなっています。

<こんな人におすすめ>

• さまざまなユーザーとの共有・共同作業が多い
• 他のGoogleサービスとの連携でさらなる業務効率化を図りたい
• 高度な検索機能を活用したい

6：Stock

Stockはファイルなどのチームで共有すべき情報を管理できるツールです。チャットツールのように情報が流れていかないため、共有したファイルをすぐに確認できます。また、タスク管理やメンバー間でメッセージのやりとりも可能です。

Slackのメッセージのストックやメールの自動転送機能など、他のツールとの連携もできます。また、無料で社外のメンバーと共有できるため、取引先とのやりとりもスムーズに進められます。

なお有料プランは、5人以下のチーム、10人以下のチーム、20人以下のチームなど、規模に応じたプランが選べます。また、無料プランでは作成できるノート数が20までですが、有料プランでは無制限になります。

<こんな人におすすめ>

• わかりやすくシンプルなツールを使いたい
• チャットツールに不便さを感じている
• チームのタスク管理をスムーズに行いたい

7：Misoca

Misocaはクラウド上で見積書・納品書・請求書などを管理できるサービスです。テンプレートがあるため必要情報をフォームに入力するだけで、各種帳票を簡単に作成できます。

さらに、ワンクリックで書類の郵送・メール送付・PDF発行・リンク共有が可能です。また、請求書の自動作成予約や自動メール送信機能があるため、経理作業の手間を削減できます。

会計ソフトとの連携や、売掛金の回収保証サービスなども利用可能です。なお無料プランにおける請求書の作成数は5通までです。プラン15の場合は15通、プラン100が100通、プラン1,000が1,000通までとなっており、請求書の作成数に応じてプランの選択が可能です。

<こんな人におすすめ>

• 簡単入力・テンプレートの活用で作業効率をアップさせたい
• 作成や送信の自動化機能を使いたい
• モバイル端末で帳票を作成したい

8：Wantedly PEOPLE

Wantedly PEOPLEは無料で利用できる名刺管理アプリです。写真を撮るだけで、同時に10枚まで名刺を即データ化できます。また、登録した相手がプロフィールを更新した際は自動でアップデートします。

スマートフォンの連絡帳と同期したり、アプリで連絡先の共有ができるため、名刺の情報を管理しやすくなるでしょう。また、名刺情報は人工知能で処理し、高いセキュリティ水準を持つデータセンターで保管されているため、安心して利用できます。

なお、Wantedly PEOPLEはすべての機能が無料で利用できる点も魅力の一つです。

<こんな人におすすめ>

• 名刺管理の手間を削減したい
• すべての機能を無料で使いたい
• データのアップデートもすべて自動で行いたい

9：myBridge

myBridgeはスマホで撮影するだけで名刺を管理できる無料アプリです。さらに、自身のオンライン名刺を作成でき、LINEやメールで共有できます。

社内で共有名刺帳を作成し、キーワードで名刺情報を検索できるので、名刺の管理を効率化できます。また、国際規格(ISO)の情報保護とセキュリティ対策がなされているため、安心して利用可能です。

myBridgeはすべての機能が無料なので、1日あたりの登録件数なども気にせず使用できます。

<こんな人におすすめ>

• 社内で名刺情報を共有したい
• 名刺情報をスマホで一元管理したい
• オンライン名刺を作成したい

10：7-Zip

7-Zipはファイルの圧縮・解凍ができるオープンソースのフリーソフトウェアです。ソフトウェアをパソコンにインストールするだけで利用可能で、利用のための登録や費用は必要ありません。

ZIP形式をはじめとする幅広いファイル形式に対応しており、データ圧縮率も高いのが特徴です。

<こんな人におすすめ>

• すべての機能を無料で使いたい
• 簡便な操作で利用したい
• 高圧縮ファイルでやりとりをしたい

11:Pocket

Pocketはインターネット上の記事やページを保存し、あとから見返しやすくするためのツールです。保存したページはオフラインでも閲覧できるため、いつでもどこでも見られるのがポイントです。また、保存したページにタグ入力でき、カテゴリーごとにまとめられます。

スマートフォン・タブレット・パソコンなど幅広いデバイスからアクセスできるため、快適に利用できます。

プレミアム会員は、記事が消えた後もアーカイブから閲覧できたり、検索機能が利用できるなどのメリットがあります。

<こんな人におすすめ>

• 情報の収集や閲覧を効率化したい
• オフラインで利用したい
• さまざまなデバイスで利用したい

12：Eight

Eightはオンラインで名刺管理をしつつ、キャリアプロフィールの作成ができるアプリです。名刺を撮影するだけで自身のプロフィールを作成できるので、手軽に登録できます。

Eightを使っていない相手とも、QRコードを用いれば簡単に名刺交換ができます。また、登録した名刺情報を使ってバーチャル背景の作成もできるため、オンライン商談中にも名刺交換が可能です。

さらに、登録したプロフィールをもとに企業からスカウトが届いたり、キャリア情報を得られたりするなど転職活動にも利用できます。なお、有料版を利用すると、名刺データのダウンロードが可能になります。

<こんな人におすすめ>

• 名刺情報を素早くデータ化したい
• 人脈形成や転職活動にも活用したい
• オンラインで名刺交換したい

13：Evernote

Evernoteはノートだけではなく、タスクやスケジュールの管理がまとめてできるツールです。さらに、Googleカレンダーと連携できるので、自身の情報管理も効率化できます。

紙文書のスキャン機能やWebページのクリップ機能があるため、作業に必要な情報を一箇所にまとめられます。また、作成したノートは自動的に同期するため、複数デバイスからアクセスが可能です。

無料版では端末2台まで自動同期が可能です。一方有料版では、同期できる端末数は無制限で、アップロードできるデータ容量も無料版よりも増えます。月間アップロード容量は、無料版では60MB、PERSONALでは10GBとなっています。

<こんな人におすすめ>

• 情報の一元管理で生産性向上を図りたい
• タスクやスケジュール管理も行いたい
• 複数のデバイスで情報を管理したい

14:Canva

Canvaはオンライン上で画像や動画の編集ができるツールです。豊富なテンプレートが利用可能で、直感的に操作できるため、初心者でも簡単にデザインできます。また、他のユーザーを招待して同じファイルの共同編集も可能です。

パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットでも作業できるため、手軽にデザインを作成できるのが魅力です。有料版ではプレミアムコンテンツを無制限に利用でき、利用できるクラウドストレージも拡大します。

Proは、クリエイターやフリーランスなど1名で利用する場合に最適です。一方、Tearmsは複数名での共同作業を想定している場合に便利です。

<こんな人におすすめ>

• 提案資料やアイキャッチ画像を作成する機会が多い
• チームで画像や動画の編集をしたい
• テンプレートを使って簡単に作成したい

15:Google spreadsheet

Google spreadsheetはオンライン上で使える表計算ツールです。Google Workspaceに含まれるサービスの一つで、他のGoogleアプリとの連携もできます。

ファイルはスマートフォン・タブレット・パソコンなど幅広いデバイスで利用でき、共同編集も可能です。また、Microsoft Excelスプレッドシートを変換せずにオンラインで編集できる便利なツールです。

なおGoogle Workspaceで有料プランを契約すると、一人あたりのストレージ容量が増やせるなどのメリットがあります。

<こんな人におすすめ>

• チームで共同編集したい
• Microsoft Excelと互換性を気にせず使いたい
• 他のGoogleサービスと連携して使いたい

16:LibreOffice

LibreOfficeは無料で使えるオープンソースのオフィスソフトです。オフィスでの資料作成に必要なワープロ・表計算・プレゼンテーションなどのアプリが含まれています。また、Microsoft Officeとも高い互換性があります。

<こんな人におすすめ>

• 業務で使うソフトを無料で導入したい
• Officeソフトと互換性のあるものを使いたい
• モバイルで作業をしたい

17:Dropbox

Dropboxはファイルやフォルダをオンライン上で管理できるストレージサービスです。リンクを送れば、相手がDropboxを利用していなくてもデータを共有可能です。また、共同編集も可能で、更新データはリアルタイムで同期されます。

スマートフォン・タブレット・パソコンなどさまざまなデバイスで利用できるため、データの管理を効率的におこなえます。また、他のビジネスツールとの連携も可能です。

無料版の場合、ストレージ容量は2GBまでです。一方ビジネスプランの場合、容量を3,000GB以上に増やせます。ユーザー数も拡大できるので、社内外でデータを共有する場合に役立ちます。

<こんな人におすすめ>

• チームやクライアントと共同管理したい
• ワークフローも一括管理したい
• バックアップやセキュリティ機能を重視したい

18:XMind

XMindはマインドマップを作成して、思考を整理するためのツールです。ブレインストーミングの際に利用することで、アイデアやインスピレーションを体系的にまとめることができます。

マインドマップはブレインストーミングの他にも、ToDoリストの作成や計画を立てる際など幅広い場面で活用可能です。無料で使う場合には試用版のため、機能が制限されます。

有料版では、5台までのPC/Macで利用でき、画像の貼り付け、Word/Excelのエクスポート、添付ファイルなど多様な機能が利用可能です。

<こんな人におすすめ>

• ブレインストーミングやディスカッションを頻繁に行う
• アイデア整理やToDo、スケジュール管理なども行いたい
• さまざまなプラットフォームで横断的に利用したい

業務効率化ツールの最適な選び方は？

ここでは、業務効率化ツールの最適な選び方について解説します。

操作性は良いか

業務効率化ツールは誰でも簡単に操作できるものを選びましょう。業務を効率化するために導入するので、すぐに慣れて使いこなせることが大切です。

導入社数が多い場合や大企業で利用されている場合でも、自社の社員にとって使いやすいとは限りません。試験的に導入し、使用感を確かめるなどしてから本格導入するのがおすすめです。

既存のツールと併用・連携できるか

新しい業務効率化ツールは既存のツールとの相性を確かめてから導入しましょう。既存ツールとの互換性が悪かったり、そもそも機能が似ていたりすると、導入によって社内の混乱を招くおそれがあります。

既存のツールと連携可能なものを導入すれば、相乗効果でさらなる業務効率化が見込めます。

導入の目的に適しているか

実際に導入する前に、自社の抱えている課題の解決に役立つツールなのか見極めましょう。解決したい課題がコミュニケーションの問題なのか、タスク管理なのか、経理の効率化なのかなどによって必要なツールは変わります。

たとえ便利なツールだとしても、導入の目的に適さないツールでは効果は出ません。導入するツールを検討する前に、現場社員にヒアリングをするなど解決すべき課題を明確にすることが重要です。

また、課題に対してどのような業務の効率化ができるかを考えてツールを選定しましょう。

安心して利用できる安全なサービスか

ビジネスで利用するツールであるため、セキュリティ面も考慮しましょう。オンラインでデータをやりとりするツールも多いことから、どのようなセキュリティ対策がなされているかを確認することが大切です。

特に、無料のツールはセキュリティ面に不安が残る場合があります。情報漏洩を防ぐためにも、導入前に安全に利用できるサービスか確認しましょう。

まずは無料ツールで業務効率化の第一歩を

本記事では、業務効率化におすすめの無料ツールや選び方について解説しました。テレワークが浸透したことで、オンライン上のやりとりに課題を抱えている企業も多いでしょう。

ツールを導入することで、業務を効率化するだけではなく、人為的なミスを減らすこともできます。導入の際は現場の抱える課題の解決に役立つツールかしっかり検討しましょう。

今回ご紹介した業務効率化ツールと選び方を参考にしてみてください。