業務効率化・業務改善に役立つフレームワーク10選!活用法まで解説

2022/5/21 2022/05/21

業務効率化・業務改善

ビジネスフレームワークのイメージ

業務効率化や業務改善に役立つフレームワークが知りたいと考えている方は多いのではないでしょうか。本記事では、業務効率化や改善に役立つフレームワークを厳選して10選お伝えします。具体的な活用法も解説するので是非参考にしてください。

業務効率化に役立つフレームワーク10選と活用方法

フレームワークとは「枠組み」という意味を持ち、コンサルタント用語で「経営戦略における問題解決に活用する考え方の型」のことを指します。また、ここでいう「業務効率化のフレームワーク」とは、業務効率化を推進するための分析方法のことです。

ここでは、業務効率化に役立つフレームワークを以下の10個に厳選して解説します。

  1. ECRS(イクルス)の原則
  2. BPMN(ビジネス・プロセス・モデリング表記)
  3. KPT
  4. 5W2H
  5. MECE
  6. PDCAサイクル
  7. PDCAサイクル
  8. バリューチェーン分析
  9. 4象限マトリクス
  10. マンダラート

1.ECRS(イクルス)の原則

  • 言葉の意味
  • 効果
  • 活用方法

ECRS(イクルス)の原則とは、英語で以下4つからできた略語で、業務改善のフレームワークです。

  • Elimimate:排除
  • Combine:統合
  • Rearrange:交換
  • Simplify:簡素化

ECRSの原則を活用することにより、無駄な業務に対し客観的な判断軸を用いて指摘することで、行状の無駄な対立や重複を防止する効果があります。

ECRSの原則は業務フローを可視化するのではなく、業務改善するフレームワークとして使用されます。組織や個人の業務フローを可視化したのち、業務を停止または簡素化するなどの作業を実施します。

ECRSの原則とは?業務改善フレームワークの活用メリットや成功事例を解説

2.BPMN(ビジネス・プロセス・モデリング表記)

BPMNとは、Business Process and Notation(ビジネス・プロセス・モデル)の略語で、ビジネスにおける業務プロセスの流れを図式化する表記法で、国際基準(ISO19510)に定められています。

BPMNを活用することにより、複雑なビジネスプロセスを標準化し、誰が見ても理解できるように可視化できます。特にシステム導入などの際に大きな効果を発揮します。またBPMNで業務フローを作成することで、一度組み立てたビジネスプロセスに手を加えることを容易にできます。

3.KPT

KPTとは、Keep・Problem・Tryの3つからできた略語で、アジャイル開発などで多用される業務の振り返りにおけるフレームワークです。

業務を振り返る際に、個人またはチームで業務に対する以下3つを出し合い、業務改善や効率化につなげていきます。

  • Keep:維持すること
  • Problem:改善すること
  • Try:新規で試みること

KPTは比較的簡単に始められるというメリットがある反面、マンネリ化のデメリットも持ち合わせているため、個々が業務改善につなげることを意識して実践することが重要になります。

4.5W2H

5W2Hとは、以下7つの観点をもとに物事を考える基本的なフレームワークで、「5W1H」に「How much(いくらで)」を加えたものです。

  • Who:誰が
  • What:何を
  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Why:なぜ
  • How:どのように
  • Hou much:いくらで

5W2Hを意識し、業務改善における現状のタスクを整理することで、具体的なプロジェクト内容の策定を可能にします。5W2Hの活用は、以下のような場面が適しています。

  • 業務計画の作成
  • 第三者へのプレゼンテーション
  • プロジェクトメンバーのタスク整理

5.MECE

MECEは「Mutually Exclusive・Collectively Exhaustive」からできた略語で、ロジカルシンキングの基本概念と言われ、モレやダブることなく事業を列挙するフレームワークです。

MECEは、ある問題に対してモレやダブることなく分類するため、総合的な視点から必要な事項をブラッシュアップし、正しいアプローチ方法を導き出します。

また、複数名で議論する際に活用するだけでなく、議論に参加できなかった人たちに説明する際にも、議論内容の全体像を正確に伝えられます。

6.PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、次に挙げる4つのアクションをサイクル化しリピートすることで、継続的に業務を改善していくフレームワークです。

  • Plan(計画):目標の設定から解決策を考え、業務計画を作成
  • Do(実行):立案した業務計画を実際に行う
  • Check(評価):実行した結果を業務計画と比較・分析し、解決策の問題点を探る
  • Action(改善):解決策を実行に移す、最終的な段階

PDCAサイクルは、計画から改善まで一連のフローをルーティン化できることです。これにより細かい部分の改善を繰り返し、施策の効果が表れるまでの時間短縮に繋がるため、特にマーケティングなどに有効と言えるでしょう。

7.ロジックツリー

ロジックツリーとは、課題や問題の原因を樹形図(ツリー)に書き出すことで分解・分析し、真因を特定するフレームワークです。WHYツリーやHOWツリーなど、分解する事象によってツリーの種類が異なります。

ロジックツリーは、問題点などを論理的にツリー状に可視化するため、ボドルネックの特定が可能なフレームワークです。

8.バリューチェーン分析

バリューチェーン分析とは、主となる活動と支援活動に事業を分けて、ビジネスがどのタイミングで付加価値を創出しているのかを分析するフレームワークです。

バリューチェーン分析を活用することにより、各活動におけるコストを把握できるため、結果的にコスト削減につながっていきます。また、自社における「強み・弱み」を整理できるので、競合と差別化を図るなどの戦略を打ち出せます。

9.4象限マトリクス

4象限マトリクスは、縦横2軸を元に、物事を複数のマスに分類して整理できるフレームワークで、業務改善だけでなくあらゆるテーマでの活用ができます。縦横2軸を設定し複数の物事をマッピングすることで、可視化のみならず物事のレベルや位置付けが比較・検討が容易になります。

縦横2軸を2×2に設定の上、4マス構成の4象限マトリクスとして使用することが多い印象ですが、軸自体を3×3に設定して9象限マトリクスとして使用するなど、整理したい事象のテーマに合わせた活用が可能です。

10.マンダラート

マンダラートとは、仏教にある「曼荼羅(マンダラ)模様」のようなマス目を作成し、個々のマス目にアイデアなどを記述し、アイデアの整理や拡大を図りつつ思考を深めていくフレームワークです。

場所を選ばず手軽にできるため多くの場面で活用されており、アプリ開発なども進行しているため、より身近な思考法としてさらに活用範囲の拡大が予想されます。

業務効率化を実現する重要性やメリットについて

近年、働き方改革の推進や労働人口の減少などが引き金となり、今まで以上に業務の効率化が求められています。業務効率化の実現には、各労働者の生産性向上が不可欠であり、その中心は業務の改善であることに異論の余地はありません。

また、業務の改善はワークフロー見直しを促す効果もあるため、企業にとって業務改善に力を注ぐリターンは大きいと言えるでしょう。ここでは業務効率化を実現する重要性やメリットを7つ紹介します。

1.課題やボトルネックの発見

業務効率化は、既存の業務における課題やボトルネックの発見に繋がります。業務効率化へ向けた取り組みは、業務における改善点の洗い出し、つまり業務の「見える化」をすることからスタートします。

業務の洗い出しにおいては、誰がどのような業務をして、どれだけの時間を要しているかを明確にすることがポイントになります。これらの過程で、既存業務における課題やボトルネックの発見がなされるわけです。

2.従業員同士で問題の認識を共有

前述のように課題やボトルネックが発見されることは、従業員同士で問題の認識を共有することにも繋がります。

個人ではなく、従業員同士が現状の業務における問題点を認識・共有することで、問題の解決に向けて、業務内容変更などの具体的なアクションプラン策定も期待できます。

3.企業や個人の業務負担を軽減

業務効率化の実現は、企業全体や従業員一人ひとりにおける業務負担の軽減につながります。

業務の問題点に対して業務改善がなされることで、従業員一人ひとりの業務負担が軽減され、ワークライフバランスの充実も期待できます。

4.思考の時短化を実現

業務改善により業務のタスクが減少またはスリム化することで、思考の時短化が実現します。

思考の時短化に並行して業務のマニュアル化が整備されれば、業務スピードが加速するだけでなく業務におけるミスが減少し、生産性の向上が期待できます。

5.コストを削減

業務効率化には、企業において不要なコストを削減する効果もあります。

企業がコストを削減できる代表的な業務改善としては、第一に「ペーパーレス化」が挙げられます。社内の提出書類などに使用する紙媒体をデジタル化することで、コピー紙やインク代、契約書など紙資料の保管に伴う賃料を削減できることがあります。

6.人材育成にかかる時間を削減

企業における業務のマニュアル化が進むことで、社員の人材育成にかかる時間を削減できます。

また、人材育成に関しては指導者ごとに育成方法が異なり、かかる時間もバラツキが生じることが懸念されます。しかし業務マニュアルに沿って人材育成をすれば、そこにかかる時間の削減に繋がります。

7.従業員の満足度向上

業務効率化の中でコア業務を選別し、高い価値のある業務をこなすことで、従業員の労働環境における満足度を向上させることができます。

企業にとっても、近年増加傾向にある離職率の低下につながるため大きなメリットになるとともに、新規事業の立ち上げなど中長期的な成長もうかがえます。

業務効率化でフレームワークを活用する際の7つの注意点

もはやフレームワークの活用は業務効率化に必要不可欠ですが、注意点も軽視してはなりません。ここでは、業務効率化でフレームワークを活用する際の注意点を7つ解説します。

1.課題や目標の明確化

フレームワークを活用するにあたってすべきことは、課題や目標の明確化です。

具体的には、以下のような業務の洗い出しに注力しましょう。

  • 生産性向上を目指すべき業務
  • 従業員への負担が大きい業務

2.優先順位を決定

フレームワークの活用には、優先順位の決定は必要不可欠になります。

それぞれの課題に優先順位をつけ、順位の高い課題から対策を検討の上、繰り返し実行に移していきます。対策の実行は一度で終わることなく、課題解決までの継続的な実行が求められます。

3.QCDのバランスを保持

フレームワークを活用する上では、QCDのバランスを最低限保持することが重要になります。「QCD」とは以下3つからできた略語で、生産活動において考慮すべき要素のことを指します。

  • Quality:品質
  • Cost:予算
  • Delivery:納期

企業は、顧客の求めるQCDを満たすことに努め、CS(顧客満足度)だけでなく商品や企業の価値における向上を目指しましょう。

4.長期間での結果を想定

フレームワークの活用においては、初めから長期間での結果を想定しましょう。

業務改善では、結果が出るまでに時間を要するケースも多く、十分な結果が出ていない段階での判断は、中長期的な成果を損なうことにも繋がりかねません。

5.現場との認識を合わせる

フレームワークの活用において、現場と認識を合わせることは必須です。

事前に現場の意見をヒアリングし、業務プロセスを把握・理解しましょう。フレームワークを活用する際に、スムーズに現場の理解が得られるよう日頃から現場との関係づくりに努めましょう。

6.フレームワークに囚われすぎない

前述の通りフレームワークには数多くの種類が存在し、業務効率化におけるフレームワークの活用はもはや必須と言えます。しかし、フレームワークに囚われすぎると業務の改善や効率化における本質を見失う可能性があります。

フレームワークを活用する際には、自社における業務効率化の本質を謝ることのないように、自社の現状とフレームワークを照らし合わせることを忘れてはなりません。

7.フレームワークによる効果を確認

フレームワークを活用した際には、その効果を確認・検証することを忘れてはいけません。フレームワークを活用することは、新しいアイデアが生まれるだけでなく、今までにない課題が露呈する可能性も含んでいます。

フレームワークの活用で、想定通りもしくは想定以上の結果が出た施策は継続して実施すべきなため、今後を見据え現場での定着化を図りましょう。

業務効率化に役立つツール・システム5選

フレームワークの他にも、業務効率化に役立つツールやシステムがあり、これらを活用により業務効率化に対してフレームワークとは異なるアプローチが可能になることもあります。ここでは、業務効率化に役立つツール・システムを5つ紹介します。

1.グループウェア

グループウェアとは、主に組織での使用に適した機能が多く搭載されているソフトです。組織などの指定したコミュニティ内において、情報共有や円滑なコミュニケーションを推進するため業務効率化に役立ちます。

クラウド型のグループウェアも選択可能なため、外出先においてもPCをはじめスマートフォンやタブレットを用いてタイムリーな情報共有が可能になります。

2.ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、社内外の人とチャット形式で連絡が取れるコミュニケーションツールのことです。ビジネスメールにあるような冒頭の挨拶文などのビジネスマナーを省略し、絵文字なども活用しながら要件だけを取りまとめた端的な文章を使用します。

ビジネスチャットの導入には、これまでビジネスメールにかけていた時間が短縮になるだけでなく、次のようなメリットがあります。

  • セキュリティ対策
  • ファイル・タスク管理
  • プロジェクト内での情報共有
  • 仕事とプライベートの区別が容易

これら以外にも、テレワークにおいてどうしても希薄になりがちな社員同士のコミュニケーションの維持にも、ビジネスチャットは一役買っています。

3.RPA

RPAとは、Robotic Process Automationの略語で、コンピューター上の作業を自動化するソフトウェアのことです。RPAはバックオフィスにおける「定型業務」の自動化ができるため、繰り返しが多い・時間がかかるなどの我々が面倒に感じる以下のような単純作業に適しています。

  • データ登録
  • システム管理
  • Webからの情報収集
  • 社内アプリ操作
  • 同一性のチェック

一方で、RPAは個別の判断を必要とする「非定型業務」には適さないという特徴を持ちますが、最近ではAIとの連携によりこれらの業務に関してもRPAとの組み合わせで自動化した事例もあります。

AIと連携しRPAの弱点を補うこの方法を用いて、業務における自動化を目指したルール作りをすることが、DX推進の観点でも各企業に求められています。

DX推進にRPAは欠かせない?違いや関係性・活用ポイントを解説!

4.人事管理システム

人事管理システムとは、人事業務に必要となる従業員のデータを管理できる仕組みのことです。「人事システム」ともよばれ、氏名・年齢・入社年次など従業員の基本情報から、遅刻・早退などの勤怠管理や人材戦略マネジメントなどに至るまで、従業員のあらゆるデータを包括的に管理できます。

またビジネスチャット同様、テレワーク導入を機に人事管理システムも導入した企業も見られます。外出先からのアクセスも可能なため、今後さらに社会において汎用性の高いシステムになる可能性を秘めています。

人事管理システム導入のメリット・デメリットとは?わかりやすく解説!

業務効率化や業務改善の具体的な事例パターン

これまで紹介したツールやシステムを利用して業務効率化や業務改善を目指す際には、ツールやシステムを複数活用することも有効な手段となります。ここでは、業務効率化や業務改善の具体的な事例パターンを3つ紹介します。

1.ビジネスチャットとWeb会議ツールでテレワークを実現

ビジネスチャットとWeb会議ツールを併用することで、快適なテレワークを実現できます。

前述の通り、ビジネスチャットは会社の人とチャット形式で気軽にコミュニケーションが取れる上、従来のメールに比べてストレスを軽減できます。また、会議の際はビジネスチャットでスケジュールをすり合わせ、Web会議ツールを用いることで、複数のプロジェクトメンバーとも打ち合わせが可能になります。

このようにビジネスチャットをメインに使用し、1on1やディスカッションの際にはWeb会議ツールを使用することで、快適なテレワーク環境を実現できます。

2.RPAの導入で脱Excelを実現

RPAの導入で脱Excelを実現できます。RPAとExcelを連携させることで、以下のようなシナジーを発揮できます。

  • RPAでExcelに転機
  • 定型処理を自動化
  • 複雑な処理はマクロも絡めて自動化

特に単純作業にたくさんの工数がかかっており、なかなか生産性が上がらないという企業

にはRPAの導入がおすすめです。

3.マニュアル作成ツールで社内のナレッジ共有を一元化

マニュアル作成ツールを活用することで、社内のナレッジ共有を一元化できます。ナレッジ共有は、大きく分けて以下4つのタイプに分類されます。

  • 成功事例の共有
  • 専門知識の共有
  • 知的資産の共有
  • 顧客情報の共有

昨今では、このような4つのタイプに対してナレッジ共有ツールが登場していますが、マニュアル作成ツールの活用によりこれらのナレッジ共有を社内で一元化できます。

フレームワークを取り入れて業務効率化を図ろう

今回は、業務効率化・業務改善に役立つフレームワーク10選とその活用法を解説しました。近年、働き方改革や労働人口の減少において、企業は業務の改善を半ば強いられているとも言える状況にあります。

しかし、業務改善はワークフローの見直しや生産性向上に直結するため、各フレームワークの特徴をしっかりと把握し、自社に取り込むべきフレームワークを選別しましょう。

なお、業務効率化でフレームワークを活用する際には注意点も多く、フレームワークだけに固執するのではなく、その他の業務効率化に役立つツールやシステムで補填するという手段も併用するようにしましょう。

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