業務効率化・業務改善に役立つフレームワーク10選!活用法まで解説

2022/05/21 2023/04/19

業務効率化・業務改善

業務効率化のフレームワーク

業務効率化や業務改善を進める際には大枠となるフレームワークがあると、何をすれば良いのかが具体化できてスムーズに進みます。本記事では、業務効率化や改善に役立つフレームワークを厳選して10選お伝えします。具体的な活用法も解説するのでぜひ参考にしてみてください。

福本大一

監修者 福本大一 Chatwork株式会社 DXソリューション推進部|マネージャー 大学卒業後、toC領域のWEBメディア事業で起業。事業グロースに向けたSEO戦略から営業・運用広告に従事し、約2年間の経営を経て事業譲渡。2021年3月からChatworkに入社し、カスタマーマーケティングやアライアンスを経験した後、メディア事業・運用広告事業の責任者としてミッションを遂行する。現在は、DXソリューション推進部のマネージャーとして新規事業領域のセールス・マーケティング・アライアンス・メディア事業を統括。

業務効率化に役立つフレームワーク10選と活用方法

フレームワークとは「枠組み」という意味を持ち、コンサルタント用語で「経営戦略における問題解決に活用する考え方の型」のことを指します。また、ここでいう「業務効率化のフレームワーク」とは、業務効率化を推進するための分析方法のことです。

ここでは、業務効率化に役立つフレームワークを以下の10個に厳選して解説します。

  1. ECRS(イクルス)の原則
  2. BPMN(ビジネス・プロセス・モデリング表記)
  3. KPT
  4. 5W2H
  5. MECE
  6. PDCAサイクル
  7. PDCAサイクル
  8. バリューチェーン分析
  9. 4象限マトリクス
  10. マンダラート

1.ECRS(イクルス)の原則

ECRS(イクルス)の原則とは、英語で以下4つからできた略語で、業務改善のフレームワークです。

  • Elimimate:排除
  • Combine:統合
  • Rearrange:交換
  • Simplify:簡素化

ECRSの原則を活用することにより、無駄な業務に対し客観的な判断軸を用いて指摘することで、行状の無駄な対立や重複を防止する効果があります。

ECRSの原則は業務フローを可視化するのではなく、業務改善するフレームワークとして使用されます。組織や個人の業務フローを可視化したのち、業務を停止または簡素化するなどの作業を実施します。

ECRSの原則とは?業務改善フレームワークの活用メリットや成功事例を解説

2.BPMN(ビジネス・プロセス・モデリング表記)

BPMNとは、Business Process and Notation(ビジネス・プロセス・モデル)の略語で、ビジネスにおける業務プロセスの流れを図式化する表記法で、国際基準(ISO19510)に定められています。

BPMNを活用することにより、複雑なビジネスプロセスを標準化し、誰が見ても理解できるように可視化できます。特にシステム導入などの際に大きな効果を発揮します。またBPMNで業務フローを作成することで、一度組み立てたビジネスプロセスに手を加えることを容易にできます。

BPMN(ビジネスプロセスモデリング表記法)とは?書き方や概要をわかりやすく解説

3.KPT

KPTとは、Keep・Problem・Tryの3つからできた略語で、アジャイル開発などで多用される業務の振り返りにおけるフレームワークです。

業務を振り返る際に、個人またはチームで業務に対する以下3つを出し合い、業務改善や効率化につなげていきます。

  • Keep:維持すること
  • Problem:改善すること
  • Try:新規で試みること

KPTは比較的簡単に始められるというメリットがある反面、マンネリ化のデメリットも持ち合わせているため、個々が業務改善につなげることを意識して実践することが重要になります。

KPT法とは?実践するメリットや欠点・成功に導く進め方を解説

4.5W2H

5W2Hとは、以下7つの観点をもとに物事を考える基本的なフレームワークで、「5W1H」に「How much(いくらで)」を加えたものです。

  • Who:誰が
  • What:何を
  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Why:なぜ
  • How:どのように
  • Hou much:いくらで

5W2Hを意識し、業務改善における現状のタスクを整理することで、具体的なプロジェクト内容の策定を可能にします。5W2Hの活用は、以下のような場面が適しています。

  • 業務計画の作成
  • 第三者へのプレゼンテーション
  • プロジェクトメンバーのタスク整理

5W2Hとは?意味や必要性・ビジネスにおける活用シーンを徹底解説

5.MECE

MECEは「Mutually Exclusive・Collectively Exhaustive」からできた略語で、ロジカルシンキングの基本概念と言われ、モレやダブることなく事業を列挙するフレームワークです。

MECEは、ある問題に対してモレやダブることなく分類するため、総合的な視点から必要な事項をブラッシュアップし、正しいアプローチ方法を導き出します。

また、複数名で議論する際に活用するだけでなく、議論に参加できなかった人たちに説明する際にも、議論内容の全体像を正確に伝えられます。

MECE(ミーシー)とは?論理的思考法のフレームワークを具体例で解説

6.PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、4つのアクションをサイクル化しリピートすることで、継続的に業務を改善していくフレームワークです。

  • Plan(計画):目標の設定から解決策を考え、業務計画を作成
  • Do(実行):立案した業務計画を実際に行う
  • Check(評価):実行した結果を業務計画と比較・分析し、解決策の問題点を探る
  • Action(改善):解決策を実行に移す、最終的な段階

PDCAサイクルは、計画から改善まで一連のフローをルーティン化できることです。これにより細かい部分の改善を繰り返し、施策の効果が表れるまでの時間短縮に繋がるため、特にマーケティングなどに有効と言えるでしょう。

PDCAとは?サイクルを回す重要性やポイント・失敗する原因を解説

7.ロジックツリー

ロジックツリーとは、課題や問題の原因を樹形図(ツリー)に書き出すことで分解・分析し、真因を特定するフレームワークです。WHYツリーやHOWツリーなど、分解する事象によってツリーの種類が異なります。

ロジックツリーは、問題点などを論理的にツリー状に可視化するため、ボドルネックの特定が可能なフレームワークです。

ロジックツリーとは?作り方や具体例をもとに活用するメリットを解説

8.バリューチェーン分析

バリューチェーン分析とは、主となる活動と支援活動に事業を分けて、ビジネスがどのタイミングで付加価値を創出しているのかを分析するフレームワークです。

バリューチェーン分析を活用することにより、各活動におけるコストを把握できるため、結果的にコスト削減につながっていきます。また、自社における「強み・弱み」を整理できるので、競合と差別化を図るなどの戦略を打ち出せます。

バリューチェーン分析とは?目的や分析方法・サプライチェーンとの違いを解説

9.4象限マトリクス

4象限マトリクスは、縦横2軸を元に、物事を複数のマスに分類して整理できるフレームワークで、業務改善だけでなくあらゆるテーマでの活用ができます。縦横2軸を設定し複数の物事をマッピングすることで、可視化のみならず物事のレベルや位置付けが比較・検討が容易になります。

縦横2軸を2×2に設定の上、4マス構成の4象限マトリクスとして使用することが多い印象ですが、軸自体を3×3に設定して9象限マトリクスとして使用するなど、整理したい事象のテーマに合わせた活用が可能です。

「時間管理のマトリクス」とは?緊急度と重要度で分類するタスク管理の基本!

10.マンダラート

マンダラートとは、仏教にある「曼荼羅(マンダラ)模様」のようなマス目を作成し、個々のマス目にアイデアなどを記述し、アイデアの整理や拡大を図りつつ思考を深めていくフレームワークです。

場所を選ばず手軽にできるため多くの場面で活用されており、アプリ開発なども進行しているため、より身近な思考法としてさらに活用範囲の拡大が予想されます。

マンダラートとは?目標達成や業務改善に役立てるメリットや作り方

業務効率化を実現する重要性やメリットについて

近年、働き方改革の推進や労働人口の減少などが引き金となり、今まで以上に業務の効率化が求められています。業務効率化の実現には、各労働者の生産性向上が不可欠であり、その中心は業務の改善であることに異論の余地はありません。

また、業務の改善はワークフロー見直しを促す効果もあるため、企業にとって業務改善に力を注ぐリターンは大きいと言えるでしょう。ここでは業務効率化を実現する重要性やメリットを5つ紹介します。

1.課題やボトルネックを発見できる

業務改善をしていく中で業務における改善点の洗い出しや見える化を進めていく中で、今までは発見できなかった問題や改善すべきボトルネックとなるポイントが見つかります。

ボトルネックは従来通りに業務を進めていく中では特に感じることができない部分となるので、業務改善を目指すことで問題を発見できるのは大きなメリットです。

また、自身の担当領域だけではなく、他領域の業務を見直すことによって従業員同士で問題の共通認識が実現します。社内で共有できれば業務改善に向けて様々な角度から意見が集まり、協力体制も整うのでよりスムーズに解決に向けたアクションができるでしょう。

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2.企業や個人の業務負担を軽減できる

業務効率化の実現は、企業全体や従業員一人ひとりにおける業務負担の軽減につながります。

業務の問題点に対して業務改善がなされることで、従業員一人ひとりの業務負担が軽減され、ワークライフバランスの充実も期待できます。

また、ルーティン的な業務にかける時間短縮につながり、コア業務に専念できるので従業員のやりがいや満足度の向上にも寄与するでしょう。

3.思考の時短化が実現する

業務改善により業務のタスクが減少またはスリム化することで思考の時短化が実現します。

思考の時短化に並行して業務のマニュアル化が整備されれば、業務スピードが加速するだけでなく業務におけるミスが減少し、生産性の向上が期待できます。

4.不要なコストの削減につながる

業務効率化には、企業において不要なコストを削減する効果もあります。企業がコストを削減できる代表的な業務改善としては、第一に「ペーパーレス化」が挙げられます。

社内の提出書類などに使用する紙媒体をデジタル化することで、コピー紙やインク代、契約書など紙資料の保管に伴う賃料を削減できることがあります。

5.人材育成にかかる時間を削減できる

人材育成に関しては担当者ごとに育成方法が異なり、かかる時間もバラツキが生じることが懸念されます。しかし業務マニュアルに沿って人材育成をすれば、共有する内容や取り組むべき業務が一目でわかるので管理コストの削減や時間の削減につながるのです。

また、担当者ごとに伝える内容に差が生まれないため、研修期間を終えて本格的に業務に入る際にもよりスムーズになります。

なお、業務マニュアルは一度改善して終わりではなく継続して改善していくことが重要です。社内の規則や現場の社員からの声をマニュアルに反映させて改良していくようにしましょう。

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業務効率化でフレームワークを活用する際の7つのポイント

フレームワークの活用は業務効率化に必要不可欠で、活用する上ではいくつかのポイントがあります。ここでは、業務効率化でフレームワークを活用する際の注意点を7つ解説します。

1.課題や目標の明確にする

業務効率化に向けたフレームワークを活用するにあたっては課題や目標の明確化が非常に重要です。明確化されていない状態だと、効率化に向けた具体的な行動ができなくなります。

具体的には、以下のような業務の洗い出しに注力しましょう。

  • 生産性向上を目指すべき業務
  • 従業員への負担が大きい業務

なお、課題が抽象的だとどのような行動を取るべきなのかが不明確になってしまうので、できるだけ具体的に課題を出していくようにしましょう。

2.業務効率化に向けた優先順位を決める

フレームワークの活用を活用する際には、どの業務を優先的に効率化していくべきなのか優先順位をつけましょう。優先度が曖昧だと緊急性が低いものから取り掛かってしまうこともあり、本質的に改善すべきことが後回しになってしまいます。

優先順位を決める際には、少数で決めていくのではなく、経営層から現場の社員までの意見を聞いた上で進めていくと優先順位のミスが少なくなります。

3.QCDのバランスを考える

フレームワークを活用する上では、QCDのバランスを最低限保持することが重要になります。「QCD」とは以下3つからできた略語で、生産活動において考慮すべき要素のことを指します。

  • Quality:品質
  • Cost:予算
  • Delivery:納期

企業は、顧客の求めるQCDを満たすことに努め、CS(顧客満足度)だけでなく商品や企業の価値における向上を目指しましょう。

4.中長期的な結果を想定する

フレームワークの活用においては、目先の短期的な視点ではなく中長期的な目線で結果を想定しましょう。

業務改善では、結果が出るまでに時間を要するケースも多く、十分な結果が出ていない段階での判断は、中長期的な成果を損なうことにも繋がりかねません。

5.現場との認識を合わせる

フレームワークの活用において、現場と認識を合わせることは必須です。

事前に現場の意見をヒアリングし、業務プロセスを把握・理解しましょう。フレームワークを活用する際に、スムーズに現場の理解が得られるよう日頃から現場との関係づくりに努めましょう。

6.フレームワークに囚われすぎない

前述の通りフレームワークには数多くの種類が存在し、業務効率化におけるフレームワークの活用はもはや必須と言えます。しかし、フレームワークに囚われすぎると業務の改善や効率化における本質を見失う可能性があります。

フレームワークを活用する際には、自社における業務効率化の本質を謝ることのないように、自社の現状とフレームワークを照らし合わせることを忘れてはなりません。

7.フレームワークの効果を確認・検証する

フレームワークを活用した際には、その効果を確認・検証することを忘れてはいけません。フレームワークを活用することは、新しいアイデアが生まれるだけでなく、今までにない課題が露呈する可能性も含んでいます。

フレームワークの活用で、想定通りもしくは想定以上の結果が出た施策は継続して実施すべきなため、今後を見据え現場での定着化を図りましょう。

業務改善プロジェクトの進め方と成功させるためのポイント

業務効率化に役立つツール・システム4選

フレームワークの他にも、業務効率化に役立つツールやシステムがあり、これらを活用により業務効率化に対してフレームワークとは異なるアプローチが可能になることもあります。ここでは、業務効率化に役立つツール・システムを4つ紹介します。

1.グループウェア

グループウェアとは、主に組織での使用に適した機能が多く搭載されているソフトです。組織などの指定したコミュニティ内において、情報共有や円滑なコミュニケーションを推進するため業務効率化に役立ちます。

クラウド型のグループウェアも選択可能なため、外出先においてもPCをはじめスマートフォンやタブレットを用いてタイムリーな情報共有が可能になります。

2.ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、社内外の人とチャット形式で連絡が取れるコミュニケーションツールのことです。ビジネスメールにあるような冒頭の挨拶文などのビジネスマナーを省略し、絵文字なども活用しながら要件だけを取りまとめた端的な文章を使用します。

ビジネスチャットの導入には、これまでビジネスメールにかけていた時間が短縮になるだけでなく、次のようなメリットがあります。

  • セキュリティ対策
  • ファイル・タスク管理
  • プロジェクト内での情報共有
  • 仕事とプライベートの区別が容易

これら以外にも、テレワークにおいてどうしても希薄になりがちな社員同士のコミュニケーションの維持にも、ビジネスチャットは一役買っています。

3.RPA

RPAとは、Robotic Process Automationの略語で、コンピューター上の作業を自動化するソフトウェアのことです。RPAはバックオフィスにおける「定型業務」の自動化ができるため、繰り返しが多い・時間がかかるなどの我々が面倒に感じる以下のような単純作業に適しています。

  • データ登録
  • システム管理
  • Webからの情報収集
  • 社内アプリ操作
  • 同一性のチェック

一方で、RPAは個別の判断を必要とする「非定型業務」には適さないという特徴を持ちますが、最近ではAIとの連携によりこれらの業務に関してもRPAとの組み合わせで自動化した事例もあります。

AIと連携しRPAの弱点を補うこの方法を用いて、業務における自動化を目指したルール作りをすることが、DX推進の観点でも各企業に求められています。

DX推進にRPAは欠かせない?違いや関係性・活用ポイントを解説!

4.人事管理システム

人事管理システムとは、人事業務に必要となる従業員のデータを管理できる仕組みのことです。「人事システム」ともよばれ、氏名・年齢・入社年次など従業員の基本情報から、遅刻・早退などの勤怠管理や人材戦略マネジメントなどに至るまで、従業員のあらゆるデータを包括的に管理できます。

またビジネスチャット同様、テレワーク導入を機に人事管理システムも導入した企業も見られます。外出先からのアクセスも可能なため、今後さらに社会において汎用性の高いシステムになる可能性を秘めています。

人事管理システム導入のメリット・デメリットとは?わかりやすく解説!

業務効率化のアイデア・事例17選!進め方や成功へ導く手法

業務効率化や業務改善の具体的な事例パターン

これまで紹介したツールやシステムを利用して業務効率化や業務改善を目指す際には、ツールやシステムを複数活用することも有効な手段となります。ここでは、業務効率化や業務改善の具体的な事例パターンを3つ紹介します。

1.ビジネスチャットとWeb会議ツールでテレワークを実現

ビジネスチャットとWeb会議ツールを併用することで、快適なテレワークを実現できます。

前述の通り、ビジネスチャットは会社の人とチャット形式で気軽にコミュニケーションが取れる上、従来のメールに比べてストレスを軽減できます。また、会議の際はビジネスチャットでスケジュールをすり合わせ、Web会議ツールを用いることで、複数のプロジェクトメンバーとも打ち合わせが可能になります。

このようにビジネスチャットをメインに使用し、1on1やディスカッションの際にはWeb会議ツールを使用することで、快適なテレワーク環境を実現できます。

2.RPAの導入で脱Excelを実現

RPAの導入で脱Excelを実現できます。RPAとExcelを連携させることで、以下のようなシナジーを発揮できます。

  • RPAでExcelに転機
  • 定型処理を自動化
  • 複雑な処理はマクロも絡めて自動化

特に単純作業にたくさんの工数がかかっており、なかなか生産性が上がらないという企業にはRPAの導入がおすすめです。

3.マニュアル作成ツールで社内のナレッジ共有を一元化

マニュアル作成ツールを活用することで、社内のナレッジ共有を一元化できます。ナレッジ共有は、大きく分けて以下4つのタイプに分類されます。

  • 成功事例の共有
  • 専門知識の共有
  • 知的資産の共有
  • 顧客情報の共有

昨今では、このような4つのタイプに対してナレッジ共有ツールが登場していますが、マニュアル作成ツールの活用によりこれらのナレッジ共有を社内で一元化できます。

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フレームワークを取り入れて業務効率化を図ろう

今回は、業務効率化・業務改善に役立つフレームワーク10選とその活用法を解説しました。近年、働き方改革や労働人口の減少において、企業は業務の改善を半ば強いられているとも言える状況にあります。

しかし、業務改善はワークフローの見直しや生産性向上に直結するため、各フレームワークの特徴をしっかりと把握し、自社に取り込むべきフレームワークを選別しましょう。

なお、業務効率化でフレームワークを活用する際には注意点も多く、フレームワークだけに固執するのではなく、その他の業務効率化に役立つツールやシステムで補填するという手段も併用するようにしましょう。

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