5W2Hとは?意味や必要性・ビジネスにおける活用シーンを徹底解説

2022/7/30 2022/07/30

業務効率化・業務改善

5W2Hの文字

ビジネスを効率的に進める上で重要視されている5W2H。報告の際やプレゼンの場面など、自分の考えを伝える際に役立つ5W2Hですが、5W2Hの意味とは一体何なのでしょうか。本記事では、5W2Hについて、意味や活用シーンなど詳しく解説していきます。

5W2Hとは?

5W2Hとは、情報を抜け漏れなく、ロジカルに整理するためのフレームワークを指します。従来の「5W1H」に「How much(いくらで?)」の要素を追加したのが5W2Hです。

「How much」要素が組み込まれた5W2Hは、サービス提供や商品開発といった、マーケティング分野で活用しやすいフレームワークといえるでしょう。

5W2Hの意味

5W2Hの意味は以下の通りです。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どうやって)
  • Hou much(いくらで)

それぞれの意味についてビジネスシーンに合わせて詳しく解説します。

When(いつ)

「When」は、期間や期限などのあらゆる時間のことを指します。

商品の発売開始日、キャンペーン期間、宣伝実施日など決定する際に使用します。期間や期限を決めることで、目標達成の最適な時期やタイミングを算出することができるでしょう。

Where(どこで)

「Where」は、場所や経路のことを指します。

商品やサービスを「どこで」「どういった経路」で提供するかを決める際に使用します。例としてはネット販売、実店舗、テレビショッピングなどが挙げられるでしょう。商品やサービスの提供場所を決めることで、行動分析が可能になります。

Who(誰が)

「Who」は、人のことを指します。

サービスや商品を誰に提供するのかターゲット決めの際に使用します。商品やサービスを求める年代や性別、特徴など細かな設定・分析ができ、課題の解決や改善に繋がるでしょう。

What(何を)

「What」は、内容やコンセプトのことを指します。

販売する商品やサービスの内容を決める際に使用します。ユーザーにどんなサービスや商品を提供できるか、といったコンセプト設計の際に重要な要素になるでしょう。

Why(なぜ)

「Why」は、目的やゴールのことを指します。

ターゲットが商品やサービスを使って得られる目的や成ゴールを決める際に使用します。ターゲットの目線を理解できるため、商品開発やマーケティングの際に役立つ要素となるでしょう。

How(どうやって)

「How」は、どのように実施するのかといった手段のことを指します

提供する商品やサービスをどのような方法で認識してもらうかを選定する際に使用します。どういった広告やSNSを活用するのか、ユーザーへのアプローチ方法など主に集客やプロモーションを行う場合に必要な要素となるでしょう。

How much(いくらで)

「How much」は、金額やコストのことを指します。

商品開発費や必要なコストについて決める際に使用します。商品の提供価格や資金計画といった、金額に関する幅広い戦略や分析をする場合に不可欠な要素となるでしょう。

5W2Hと5W1Hの違い

5W2Hと5W1Hの違いは「How much(いくらで)」が含まれているかどうかです。ビジネスシーンではコストや売上、予算など金額に関する情報は必須となります。

たとえば、目標達成のための金額や必要なコストといった「How much(いくらで)」の要素加わることで、目標までの期間や商品生産数などを具体的に提示することが可能です。

5W2Hを使用した例文

5W2Hを使った例文を紹介します。

この度、5月21日に今後の営業活動を広げるために、当社主催のIT企業10社が集まる社外交流会を実施します。

是非ご参加下さいますようお願い致します。

□社外交流会の詳細

日時:5月21日 19時〜

会場:5Fミーティングルーム

会費:4,000円

社外交流会の参加のお返事は、20○○年○○月○○日(○)までに下記アドレスまでご返信頂きますようお願い致します。

【返信アドレスの記載】

この上記の文章において、5W2Hは以下の要素に該当します。

  • When(いつ):5月21日 19時
  • Where(どこで):5Fミーティングルーム
  • Who(誰が):当社
  • What(何を):IT企業10社が集まる社外交流会
  • Why(なぜ):今後の営業活動を広げるため
  • How(どうやって):参加の場合は記載アドレスに返信
  • Hou much(いくらで):4,000円

このように5W2Hを文章に組み込むことで、書き手は具体的に提示を行うことができ、読み手も詳細の情報を理解しやすくなります。

5W2Hの必要性や活用するメリット

5W2Hの必要性や活用するメリットは以下の4つがあります。

  • 具体的に伝えることができる
  • 説明不足が生じない
  • 事業戦略が現実的になる
  • 各要素ごとに深い分析ができる

それぞれについて詳しく解説します。

具体的に伝えることができる

ミスや認識の食い違いを最小限に減らすためには、報告の際に具体的に伝える必要があります。5W2Hを活用することで具体的に内容を伝えられるようになります。

また、5W2Hを活用することで伝える際の構成もわかりやすく作ることが可能です。5W2Hを活用すると伝える内容を細分化でき、情報洩れのない的確な伝達が可能になります。

説明不足が生じない

5W2Hを活用することでより具体的かつ網羅的に報連相を行うことが可能です。そのため、聞き手が理解できない、不明点があるといった説明不足を防げます。

事業戦略がより現実的になる

5W2Hには「How much(いくらで)」の要素があるため、事業の予算や価格などを設定し、資金繰りや利益といった詳細な計画を立てることができます。

数字や指標を使うことで、利益を拡大するための分析や、事業戦略を可視化できます。そのため現実的な具体策に落とし込みやすくなるでしょう。

各要素ごとに深い分析ができる

5W2Hでビジネスに必要な要素に分けることで、深い分析が可能になります。各要素に分けず問題解決を行う場合、解決策に必要な分析箇所の特定ができないため、深く分析することができません。

5W2Hを活用し要素に分けることで、さまざまな角度から深く分析ができるようになります。

5W2Hのビジネスにおける活用シーン5選

5W2Hはビジネスにおいて以下のシーンで活用できます。

  • プレゼンテーション
  • 報告書・議事録
  • マーケティング
  • 企画書
  • 事業計画

それぞれについて解説します。

1.プレゼンテーション

プレゼンテーションを行う目的は「提案する必要性」「実行方法」を明確に伝えることです。「Why」「How」の要素を特に伝える必要があります。5W2Hを活用することで、ターゲット、費用などを具体的に説明することが可能です。

2.報告書・議事録

報告書や議事録は、第三者に内容を伝えるために客観的に作成する必要があります。そのため、網羅性が高く、抜け漏れがあってはいけません。5W2Hを使えば情報の抜け漏れなく、詳細な内容を伝えられるようになります。

3.マーケティング

マーケティングには「Product(商品戦略)」「Price(価格戦略)」「Place(流通戦略)」「Promotion(販促戦略)」の4つ戦略で構成される「4P」というマーケティング理論があります。

7つの視点から分析ができる5W2Hを活用することで、より強固なマーケティング戦略が可能になるでしょう。

4.企画書

新規プロジェクトの立ち上げや新製品の開発など、新しいことを実現するために作成するのが企画書です。企画書を使った意思決定を促すために、網羅性の高い内容が必要となります。

5W2Hは、情報を論理的に整理できるフレームワークのため、幅広い内容を明確にまとめることができるでしょう。

5.事業計画

事業計画は、企業が投資家や金融機関から融資を受けるために具体的な行動を示したものです。資金の調達のために、説得性が高い継続的な収益性を記載しする必要があります。

7つの要素を明確化できる5W2Hを活用することで、広範囲な情報を的確に記載された内容になるでしょう。

5W2Hを活用する際のポイントとは?

5W2Hを活用する際は以下の3つのポイントに気をつける必要があります。

  • メモを取って頭の中を整理する
  • 別の要素から切り口を探す
  • 伝える順番を工夫する

それぞれについて解説します。

メモを取って頭の中を整理する

7つの要素で成り立つ5W2Hは、頭の中だけで整理するのは非常に難しいです。そのため、5W2Hを考える際は、必ずメモを取って思考の整理をしたり、抜け漏れの防止をしたりしながら進めてください。マインドマップといった思考をまとめるためのツールを使うのもおすすめです。

別の要素から切り口を探す

5W2Hは、要素を7つに分けることで情報や思考の整理を行うことができます。ただ、要素を分解する上で、どうしても言語化できない場合もあるでしょう。

その際は、別の切り口で考えることもひとつの手です。「When(いつ)」の問いに「〇月〇日から」ではなく「どれくらいの時間が必要か」といった時間軸での要素分解を行うことで新たな視点が発見ができるでしょう。

伝える順番を工夫する

情報を相手に伝える際に伝える順番を意識する必要があります。相手の心を動かす伝え方は以下の順番と言われています。

  1. Why(なぜ)
  2. What(何を)
  3. How(どのように)

大切なことは「Why(なぜ)」に共感してもらうことです。7つの要素を正確に分析するだけではなく、正しい順番を使い的確に相手に伝えるようにしましょう。

5W2Hと一緒に覚えたい関連フレームワーク

5W2Hと一緒に覚えたい関連フレームワークを紹介します。

2W1H

2W1Hは以下で構成されています。

  • Why(なぜ)
  • What(何を)
  • How(どのように)

5W2Hよりシンプルな構成になっており、物事を簡単に考える際に活用できます。また、相手に素早く伝えなくてはいけない場面でも便利なフレームワークです。

5W1H

5W1Hは以下で構成されています。

  • Why(なぜ)
  • What(何を)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • How(どのように)

5W2Hの「How much(いくらで)」が含まれていませんが、正確かつ網羅的に情報を伝えることができます。

5W3H

5W3Hは以下で構成されています。

  • Why(なぜ)
  • What(何を)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • How(どのように)
  • How much(いくらで)
  • How many(どのくらい)

5W2Hに「How many(どのくらい)」の要素が含まれています。事業の規模感も伝えることができ、5W2Hよりさらに具体性・網羅性が増します。売上目標や価格戦略を立てるとき、定量的な分析をするといったシーンに役立つフレームワークです。

6W1H

6W1Hは以下で構成されています。

  • Why(なぜ)
  • What(何を)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • Whom(誰に)
  • How(どのように)

5W2Hにはない「Whom(誰に)」の要素が追加されたフレームワークです。5W2Hよりも具体的な目的や要件を伝えられるようになります。

5W2Hをビジネスで積極的に活用することが重要

本記事は、5W2Hの意味や必要性、ビジネスにおける活用シーンなどを解説しました。5W2Hはビジネスを効率的に進めることができ、仕事効率の向上に有効なフレームワークです。

ワンランク上のビジネスパーソンを目指すなら、5W2Hを覚えておいて損はありません。ぜひ本記事を参考にして、ご自身のスキルアップに5W2Hを活用できるようにしましょう。

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