業務効率化を阻む課題とは?よくある原因や解決方法・成功事例を解説

2023/04/20 2023/04/26

業務効率化・業務改善

業務効率化の課題

近年では、業務効率化に取り組む企業が増加しています。しかし、業務効率化を成功させるためにはさまざまな課題や弊害をクリアしていくことが必要です。そこで本記事では、業務効率化を阻む課題やよくある原因、解決方法などを徹底解説していきます。

業務効率化の目的

業務効率化を行う目的は、労働コストや時間の削減、従業員のマネジメントなどです。業務効率を下げる3つの要素「ムリ・ムダ・ムラ」を省き、非効率な業務を改善します。

  • ムリ…従業員にかかっている負担
  • ムダ…余計な動作や作業
  • ムラ…業務量の偏り

これにより社員の業務内容の見直しや労働時間・コストを削減でき、従業員にとって理想的な労働環境を実現が見込めます。また、理想的な環境が整うことによって、従業員のパフォーマンス向上や満足度アップなど様々な効果が期待できるでしょう。

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業務効率化を阻む原因とは?

業務効率化に取り組んでいるにもかかわらず成果が出ない場合、どのような原因が考えられるのでしょうか。ここでは、業務効率化を阻む原因について項目別に解説します。

  • 現状の課題が把握できていない
  • 具体的な手法やアイデアがわからない
  • PDCAサイクルを回せていない

現状の課題が把握できていない

業務の課題を認識できていなければ、改善すべき点や何から改善していくべきか・どの業務から改善に取り組むかを判断できなくなり、業務の改善は難しくなります。

そのため、やみくもに業務効率化を推進するのではなく、まずは現場の業務内容や進め方を可視化し、現状の課題を把握しておきましょう。現場社員の不満や悩みをヒアリングすることでもブラックボックス化していた課題を発見できるきっかけにつながります。

具体的な手法がわからない

課題が見つかった場合にでも、具体的にどのように業務を効率化していくべきなのか、具体的な手法が定まっていないと効率化は見込めません。

業務効率化に向けた手法は多岐に渡る様々な手法があるので、どの手法が最も適切で効率化が見込めるのか、現場を含めて考えてみるのが大切です。

例えばツールを活用するのであればどのツールをどのように活用するのか、どのような特徴のツールが最も適しているのかなどより具体的な方法を考えみましょう。

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PDCAサイクルを回せていない

積極的に業務効率化を推進しているにもかかわらず思うような効果が出ていない場合、PDCAサイクルを回せていない可能性があります。

PDCAサイクルは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(検証)→Action(改善)を繰り返すことで結果を出す手法です。正しくPDCAサイクルを回すことができれば、改善に向けた行動ができているため、さらなる業務効率化が見込めます。

計画を作るときに具体的な仮説・効果の見込みを立てているか、実行した施策の効果測定を都度行ったうえで、効果の高いものだけを続けているかなどを見直してみましょう。

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業務効率化が進まないデメリット

業務効率化が進んでいない場合、現場ではどのようなデメリットが発生するのでしょうか。ここでは、業務効率化が機能していない場合のデメリットを紹介していきます。

  • 生産性の低下につながる
  • 従業員の自主性の低下する

生産性の低下につながる

業務効率化が機能していない場合、生産性が低下するというデメリットがあります。課題解決に着手しないまま労働時間だけを削減すると、同じ業務量を短時間でこなさなければならず、ルーティン業務の負担が大きくなりコア業務のクオリティが下がってしまうのです。

また、機械的な作業やルーテイン要素の強い作業がメインとなり、従業員としてもやりがいや達成感を感じられなくなるリスクもあるるでしょう。

従業員の自主性が低下する

業務効率化のために無駄を省くことを意識しすぎた業務フローに統一してしまうと、従業員の自主性が低下する恐れがあります。新しいチャレンジをしたり、仕事のやり方を工夫したりすることがなくなるからです。

まずは従業員が感じている課題を洗い出し、目標を明確にしましょう。そのうえで、業務フローの適切な箇所にのみ改善を施していくことが効果的です。

業務効率化を阻む課題の解決方法

業務効率化の成果が出ない場合には、課題を解決する必要があります。ここでは、業務効率化を阻む課題の解決方法を3つ紹介していきます。

  • 目的の明確化・見直し
  • 現状の課題の把握
  • 効果検証・フィードバック

目的の明確化・見直し

業務効率化を推進する前に、業務効率を上げることで実現したい目的の明確化と見直しを行いましょう。目的が不明確なままで不適切な手法を取り入れてしまうと効果が得られなくなります。

例えば、労働時間削減によるワークライフバランスの実現や人材の離職率減少など、明確な目的を設定しまししょう。さらに、あらかじめ目的を社内に周知しておくと、協力体制が整うのでより業務効率化の効果を得られやすくなります。

現状の課題の把握

自社が抱えている現状の課題をしっかりと把握することも解決方法の一つです。課題を見つけやすくするためには、業務内容を書きだしたり、業務をフローチャートに活用したりなどでボトルネックになっている部分を把握できます。

さらに、従業員が課題に感じていることをヒアリングする方法も効果的です。課題を認識することで、具体的な解決策も見えてくるでしょう。

効果検証・フィードバック

業務効率化のための施策を実施した後は、しっかりと効果検証とフィードバックを行うことも重要です。

例えば、1時間かかっていた請求書作成業務にフォーマットを導入することで、作成時間を30分短縮できたなど、具体的に数値化することが大切です。さらに、達成率も確認できるようにすれば、従業員のモチベーションを保ちながら業務効率化を進められるでしょう。

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業務効率化の成功事例

業務効率化に成功した事例を3社紹介していきます。自社の課題に近いものがあれば、参考にしてみてください。

NTT東日本

NTT東日本では、生産性の高い働き方・柔軟な働き方の実現に向けて以下のような施策に取り組みました。

  • モバイルワークや在宅勤務の推進
  • Web会議の実施
  • 時間外労働の夜型から朝型への変更

その結果、時間外労働は13%減少し、月の残業時間が45時間を超えていた社員を34%減少させることにも成功しています。また、就業時間を意識しながら、より計画性を持って業務に取り組むようになったなど、働き方への意識改革も浸透しました。

株式会社ブリヂストン

大手タイヤメーカーのブリヂストンでは、企画開発領域へ注力することを目的として業務効率化を推進しました。実施した施策は次の通りです。

  • ナレッジの可視化
  • マニュアル化作業のアウトソーシング
  • 自動化ツールの活用

上記の取り組みによって業務効率化が実現し、年間38,000時間を商品企画の開発にシフトすることに成功しています。

株式会社ZOZO

国内最大級のファッションECサイトを運営する株式会社ZOZOでは、生産性・ワークライフバランスの向上を目指し、以下の施策を導入しました。

  • 1日6時間労働制
  • カスタマーサービスへのチャット・SNS連携

前身の有限会社スタート・トゥディ時代から導入した「1日6時間労働制」とは、就業規則上は1日8時間のところを、9〜15時の6時間で仕事を切り上げて帰ってもよいという制度です。

就業時間は短くなっているにもかかわらず、スタッフ一人あたりの労働生産性は、前年比25%も上昇しました。一人ひとりが、短時間で仕事を終えるためにはどうすればよいかを考えて実践したことで、生産性の向上が実現したのです。

また、カスタマーサービスにクラウドサービスを活用することで、電話やメールに加えてチャット・SNSとも連携できるようにしました。これにより、顧客情報の管理がスムーズになり、業務効率化につながっています。

業務効率化のアイデア・事例17選!進め方や成功へ導く手法

業務効率化を阻む課題の解決を急ごう

本記事では、業務効率化を阻害する原因や解決方法、実際の成功事例を紹介しました。

業務効率化を阻む原因として、現状の課題・具体的な手法を把握できていないことや、PDCAサイクルを回せていないことなどが考えられます。それらの課題を解決するためには、目的を明確化し、効果検証やフィードバックを行うなどの方法が有効です。

業務効率化を推進することでコストや時間の削減、生産性の向上に繋がるだけでなく、社員の満足度も底上げすることができます。業務効率化に向けて施策を実施する場合は、本記事で紹介した内容を参考にしてみてはいかがでしょうか。

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