業務効率化の成功事例10選!事例から学ぶ成功のコツや役立つツール

最終更新日時:2023/02/08

業務効率化・業務改善

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現在多くの企業で必要とされている業務効率化。自社での業務効率化を成功させるためにも、他社の成功事例を参考にすることは大変重要です。そこで本記事では、そんな業務効率化の成功事例について、成功事例10選や事例から学ぶ成功のコツなど徹底解説していきます。

業務効率化とは?

業務効率化とは、仕事の中で生まれるタスクやプロセスに対して、非効率な要素を特定・改善することです。

具体的には、ムリ・ムダ・ムラという3つの要素を洗い出し、原因の特定と対策の検討を通じて、業務をより少ない工数で処理できる状態に変えていく手法を指します。

業務効率化におけるムリ、ムダ、ムラは、次のように区別されます。

ムリ目標と能力のギャップが大きく、従業員や設備に負荷がかかりすぎている状態
ムダ不要なプロセスやタスクが残っていて、作業時間が長引いている状態
ムラ担当者間で理解度や進め方が異なり、業務品質に差が生まれている状態

業務効率化が必要とされている理由

業務効率化が必要とされている理由には、次の4つがあります。

  • 無駄なコストの削減
  • 人手不足への対応
  • 優秀な人材の確保
  • 働き方改革への対応

無駄なコストの削減

1つ目は、無駄なコストの削減です。時代に応じて社会が変化していく一方で、企業は成功体験をなかなか手放せず、成功体験に沿って業務を慣例化する傾向にあります。

しかし、技術の進歩によって高度化・自動化できる領域は着実に広がってきています。このような状況下で過去の成功体験を見直す機会がなければ、業務コストの妥当性を見極められず、無駄なコストがかかっていても気づけません。

だからこそ、時代に合わせて業務をカスタマイズしていくことが重要です。業務効率化を通じてタスクや環境を整理し、従業員や設備の処理能力を高めることで、リソース量を減らしても生産量を維持できる状態が生まれます。これによって、リソースに割いていたコストの削減が期待できるのです。

人手不足への対応

2つ目は、人手不足への対応です。日本の生産年齢人口(15歳〜64歳)は1995年にピークを迎え、以降は減少傾向にあります。

さらに越境ビジネスの台頭によって、海外企業が国内市場に参入するケースも増え、日本では深刻な人手不足に陥りました。

このような状況下で日本の企業が成長していくためには、限られたリソースをより効果的に扱うことが求められます。その具体的な手段として、業務効率化が叫ばれているのです。

優秀な人材の確保

3つ目は、優秀な人材の確保です。業務にムリ・ムダ・ムラが残った状態を放置すると、従業員が不満を抱くきっかけとなりやすく、優秀な人材が流出することにもなりかねません。

特に優秀な人材は、裁量権や成長機会の促進を求める傾向にあります。それらの阻害要因となる業務の仕組みや慣例を見直すことができれば、裁量権や成長機会を生み出しやすくなります。

この取り組みは優秀な人材の流出を予防するだけでなく、新たな人材獲得にも貢献できるでしょう。

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働き方改革への対応

4つ目は、働き方改革への対応です。日本は2013年に国連より過労死問題の是正勧告を受け、対策も踏まえて計画されたのが働き方改革です。この背景から、働き方改革は業務効率化と密接な関係性があります。

業務効率化が進めば、コア業務に注力できるようになるだけでなく、該当業務の人材要件が緩和されます。また、多様な人材を迎え入れるための土台が形成され、人材不足の解消にも貢献できるでしょう。

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業務効率化のメリット

業務効率化のメリットは3つあります。

  • 従業員のモチベーション向上
  • 生産性の向上
  • 時間的コストの削減

従業員のモチベーション向上

業務効率化は、従業員のモチベーション向上と相関性があります。業務効率化によって残業時間や休日出勤が減少すると、従業員はその時間をプライベートに割くことができ、ワークライフバランスが改善されます。

また、業務効率化を通じて働き方改革が進めば、働き方の自由度が広がります。従業員はライフスタイルに合わせた働き方が実現できるため、モチベーションを保ちやすく、定着率の改善にも寄与できるでしょう。

生産性の向上

業務効率を高めることは、生産性の向上にもつながります。業務のムリ、ムダ、ムラを解消していくと、従業員は業務を素早く処理できるだけでなく、より高い品質のアウトプットができるようになるのです。

業務効率化は、見方を変えればビジネスを合理化する機会を得ることです。一つひとつは身近な問題を解消することであっても、業務効率を戦略的に見直すことは、チーム内外のコラボレーションにも影響を与えます。

従業員がビジネスにおけるさまざまなタッチポイントにも目を向けるようになると、業務プロセスの全体を改善する流れが生まれます。この流れが組織に定着することで、生産性の向上やコストの削減、顧客満足度の改善という面でも成果が生まれやすくなるでしょう。

時間的コストの削減

業務効率の向上は、時間的コストの削減というメリットがあります。近年では最新テクノロジーの活用によって、デジタルレイバー(仮想知的労働者)との分業化が進み、従業員がコア業務に注力できる時代になりました。

負荷の大きい定型業務をデジタルレイバーが代替し、従業員が利益に直結する業務に取り組むことで、企業は業績の拡大とコストの削減を両立できるようになるでしょう。

業務効率化の成功事例10選

業務効率化の成功事例10選をご紹介します。

  • 業務の自動化
  • 無駄な業務の洗い出し
  • グループウェアの活用
  • 業務マニュアルの作成
  • AIの導入
  • フローチャートの作成
  • 担当者の変更
  • アウトソーシングの実施
  • 専門家の導入
  • 書式の統一

事例1:業務の自動化

単純作業は手順のシンプルさに対して、作業量の多さが問題となっています。そこで活用されるのが、業務の自動化です。

特にクリック入力やデータ入力など、作業工程が決まっていたり、判断基準が明確になっていたりするタスクは、自動化しやすい特徴があります。

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事例2:無駄な業務の洗い出し

慣例化された業務には、意外と無駄なポイントがあります。特に意味のない業務や、手順を変更するだけで処理速度が上がるものなど、既存の業務に無駄な箇所がないか洗い出してみましょう。

従業員のスキルが向上すれば、さらに効率化できる可能性もあるため、定期的に業務の見直しを行うことが重要です。

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事例3:グループウェアの活用

業務効率化の促進には、社内のコミュニケーションの円滑化を支援するグループウェアの活用も有効です。グループウェアは業務効率化に役立つアプリケーションが複合されており、主に次のような機能があります。

  • 社内Wiki
  • ビジネスチャット
  • プロジェクト管理
  • スケジュール管理
  • オンラインストレージ
  • ワークフロー

グループウェアを活用することで、社内の情報共有をスムーズに行うことができます。情報の取得や確認に必要な時間が短くなるため、素早く次のアクションに移れるようになるでしょう。

事例4:業務マニュアルの作成

業務マニュアルの作成が重要です。業務は内容や判断基準が分からなければ、属人化が難しくなるため、誰が見ても分かりやすい業務マニュアルの作成をしましょう。

業務マニュアルは、担当者不在時の代理対応や、引き継ぎの際に効果を発揮します。近年はアプリケーション内で作業することが多いため、アプリケーション内での画面もあわせて表記すると、作業内容が分かりやすくなるでしょう。

また、判断基準がシチュエーション単位で異なる場合は、具体例を出すことで判断力の補助につながります。

事例5:AIの導入

近年はデータ分析を活用して、人間が行ってきた複雑な判断ができるAIも登場しています。具体的には、顧客のニーズに合わせて最適な商材を提示するレコメンド機能や、問い合わせに自動応答するチャットボットなどです。

これらのAIを効果的に活用するには、判断基準の設定が必要です。専門的な知識が求められるため、運用面でのハードルが高いといえるでしょう。

事例6:フローチャートの作成

複雑化している業務には、フローチャートの作成が有効です。フローチャートは業務の流れを示すものですが、作業内容や担当者と結びつくことで真価を発揮します。

特に担当者が複数名になる業務の場合、責任領域が不明確だと、協力効率の低下や問題発見の遅延につながります。フローチャートを通じて誰が何を処理するのかを視覚化することで、どこで業務が遅延しているのかも特定しやすくなるでしょう。

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事例7:担当者の変更

業務効率は、業務の内容と従業員の得意分野が合致しているかによって、改善の度合いが変わってきます。従業員が苦手としている業務を担当している場合は、担当者を変更するのも選択肢の1つです。

しかし、得意・不得意で業務を振り分けると、一部の従業員に業務が集中することもあり得ます。そのため、従業員のキャパシティも考慮しながら、業務を適切に分配することが大切です。

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事例8:アウトソーシングの実施

社内のリソースでの対応が難しい場合、アウトソーシングの実施も検討すると良いでしょう。アウトソーシングでは特定の業務を切り出し、外部の協力先に業務代行を依頼することができます。

アウトソーシングを検討する際は、内製と外注のバランスが重要です。内製にこだわりすぎると業務がひっ迫し、従業員の心身にダメージが出てしまいます。

また、闇雲に業務をアウトソースするとコストが膨れ上がる可能性もあります。そのため、どこまでの業務をアウトソースすべきかは、自社の課題と見比べながら慎重に考えましょう。

事例9:専門家の活用

業務を効率化したいと考えても、社内のノウハウでは限界がくることもあるでしょう。そのような場合は、該当業務に精通した専門家の活用が有効です。

専門家であれば、該当業務で得た成功体験をベースに、課題点の洗い出しや具体的な改善施策などの本質的な支援が得られます。

近年は、コンサルティングサービスや人材マッチングサービスが続々と台頭しているため、社内での改善に限界を感じた場合は、専門家の支援を検討してみましょう。

事例10:書式の統一

情報の書式を統一することも、業務効率化に役立ちます。業務単位で書式が異なると、内容の読み取りに時間を要し、さらには、重要事項の見落としから業務の手戻りが発生することもあるでしょう。

そのため、マニュアルや業務依頼などの情報共有において、社内で書式を統一することが重要です。

業務効率化の成功事例・アイディアから学ぶ成功のコツ

業務効率化の成功事例・アイディアから学ぶ成功のコツには、主に5つのポイントがあります。

  • 現状の課題を把握する
  • 目的を明確にする
  • 実施体制を整備する
  • ITツールを活用する
  • 効果測定を実施する

現状の課題を把握する

業務の効率化を図るには、現状の課題を把握することが重要です。そのためには担当者へのヒアリングやデータ分析などを通じて、問題の根源を特定する必要があります。

現状把握を通じて非効率の原因が特定できると、理想の状態とのギャップが分かり、そのギャップを埋めるための手立てを検討することにつなげられます。

目的を明確にする

業務効率化を実現するには、目的を明確にすることが大切です。目的が曖昧な状態になっていると、経営層と従業員の間でコミュニケーションエラーが発生し、目的と異なる施策が走り出す可能性もあります。

関係者間で認識のズレを生まないためにも、業務効率化で何を目指しているのかを明らかにし、その重要性と達成指標を示しましょう。

実施体制を整備する

実施体制を整備することも大切です。業務効率化で理想の状態を明らかにすると、そこに向けて最短距離で施策を動かそうとするケースがあります。

しかし、施策の実行にとらわれてしまうと、関与者や業務フローとの相性をないがしろにしてしまうリスクがあります。

業務効率化では、実施体制を整備したうえで、スモールスタートで着実に成果を出していくことが大切です。最初から全体最適化を考えるのではなく、部分的に業務効率を改善していくことを心がけましょう。

ITツールを活用する

ITツールを活用することも一つの方法です。デジタル化の推進が不十分である場合、ITツールの活用は業務効率化を加速する手立てとなり得ます。一方で、ITツールはメリットに注目が集まり、導入そのものが目的化しがちです。

ITツールを導入する際は、業務効率化の目的を踏まえて、理想の状態を実現するための機能を有しているかをチェックしましょう。

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効果測定を実施する

効果測定を実施することを忘れずに行いましょう。業務効率化は、一度実行すれば終わりというわけではありません。効果測定を行うことで施策の結果を評価し、改善点やベストプラクティスを特定することが重要です。

特に業務効率化の施策は、業務内容や担当者によって効果が変わります。どのような施策が効果的なのかを知るためには、定期的な効果の振り返りを行い、業務内容や実施期間による変化を調べていきましょう。

業務効率化に役立つおすすめのツール

業務効率化に役立つおすすめのツールを7つご紹介します。

  • RPA
  • チャットツール
  • Web会議ツール
  • オンラインストレージサービス
  • 勤怠管理ツール
  • クラウド型マニュアルサービス
  • プロジェクト管理サービス

RPA

RPA(Robotic Process Automation)は、業務効率の向上を支援するツールの1つです。従業員が対応に追われがちなルーチンワークを自動化できます。

これによって仕事の質を落とすことなく、さまざまなプロセスを合理化し、コストを削減することができるでしょう。一方で、RPAツールは、システム運用に専門的な知識を求められるため、複雑な業務の自動化を検討する場合は注意が必要です。

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チャットツール

チャットツールは、従業員のコミュニケーションの活性化を促すためのツールです。従来のメールアプリがストック型のコミュニケーションツールであるのに対して、チャットツールはフロー型の特徴を持っています。

フロー型は、会話感覚で情報をやり取りできるメリットがあり、素早いアクションの実行に適しています。特に複数のメンバー間でアイデアを出し合う際や、対応期限が迫っている依頼事項の連絡に便利なツールです。

Web会議ツール

チャットツールとは別の手法でコミュニケーションの活性化を図るのが、Web会議ツールです。Web会議ツールには場所の制限がなく、オンラインでどこからでも会議に参加できるメリットがあります。

短時間で素早く意見交換を行いたい場合や、対面時に近しいかたちでコミュニケーションを取りたい場合に、Web会議ツールが用いられる傾向にあります。

オンラインストレージサービス

オンラインストレージサービスは、データの共有を迅速化するためのツールです。主に社内での資料共有や、社外の協力会社に対してデータ送信を行う際に用いられます。

テレワークが普及した現在では、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの各種デバイスからアクセスできる、オンラインストレージサービスの有用性が高まっています。オンラインストレージサービスであれば即座にデータを確認できるため、素早い対応が可能です。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールは、出退勤の打刻や給与計算などに用いられるツールです。かつてはタイムカードを発行することが一般的でしたが、打刻漏れやミスが発生することも珍しくありませんでした。

勤怠管理ツールであれば、オフィス外からでも打刻できるだけでなく、漏れやミスをアラート表示して早期修正を促すことも可能です。これによって集計時の負担を減らすことができるでしょう。

【最新比較】おすすめ勤怠管理アプリ15選!スマホ打刻対応や無料アプリも!

クラウド型マニュアルサービス

クラウド型マニュアルサービスは、インターネット環境下でマニュアルの作成・閲覧ができるツールです。

クラウド型マニュアルサービスは複数のテンプレートを用意しているケースが多く、誰でも高品質なマニュアルを気軽に作成できるメリットがあります。

また、近年では多言語対応のマニュアルサービスも登場しており、従業員のグローバル化が進む企業にとっては、マニュアルの多言語化にかかっていた工数の削減も期待できるでしょう。

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プロジェクト管理サービス

プロジェクト管理サービスは、タスクの可視化に使われるツールです。タスクの期日や優先度、進捗状況を明らかにし、業務計画をコントロールするために役立てられます。

また、プロジェクトの全体像を把握するために、業務工程の細分化や、ステークホルダーの管理を支援する機能を有しています。これらの進捗状況を照らし合わせることによって、課題の傾向を把握することにも役立てられるでしょう。

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業務効率化の成功事例を参考に対策を進めていこう

本記事では、業務効率化が必要とされている背景や、具体的な手法などについて解説しました。

業務効率化は経営資源の有効活用だけでなく、顧客サービスや従業員満足度の向上にも貢献できます。業務が効率化されると、組織全体のパフォーマンスが向上し、市場での競争力を高めることができるようになるでしょう。

持続的な事業成長を実現するためにも、業務効率化を通じて定期的な課題点の特定・改善を実施していきましょう。

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