IP電話とビジネスフォンの違いとは?それぞれの特徴をわかりやすく解説

最終更新日時:2023/11/07

IP電話・ビジネスフォン

IP電話とビジネスフォンの違い

オフィスの規模が拡大するごとに電話機サービスを増やさなければなりません。しかし、電話機サービスは実に多くの選択肢があるので、選択時に困る人もいるのではないでしょうか。本記事では、ビジネスフォンとIP電話・PBXの特徴や違いを紹介します。自社導入の参考にしてください。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、社内にある複数の内線・外線を連携し、共用を可能とする電話システムです。自動応答機能や保留音のカスタマイズ、通話録音機能など、ビジネスシーンでの利便性を追求した機能が充実しています。

また、最近ではクラウド型のサービスも増えてきており、インターネット経由でこれらの機能を享受することも可能です。

円滑な電話業務に欠かせないジネスフォンについて、具体的な利便性を紹介しましょう。

内線での通話ができる

社内でのみ使用できる内線は、ビジネスフォンの代表的な便利機能です。社内の異なる部署やフロア間で簡単に通話ができるうえ、外線と違って通話料が発生しません。

また、社員間のコミュニケーションを迅速に行うためにも、内線は必要不可欠です。たとえば、会議の準備や業務の進捗確認、緊急の連絡といった日常業務に内線を使うことで、情報伝達の大幅な時短が望めます。社外からの着信を担当者につなぐ際も、内線を通すことで迅速に取り次げるのです。業務の効率化や情報共有を目指すうえで、ビジネスフォンの内線機能は必須と言えるでしょう。

複数の電話に対応できる

ビジネスフォンの大きな特徴として、複数の電話に同時に対応できる点が挙げられます。通常の電話機は、1つの電話番号に対し1つの着信までしか対応できないものの、ビジネスフォンは主装置が適切に回線を管理するため、異なる着信を別々の電話機で受けたり、同時にいくつもの電話機から発信できたりするのです。

電話端末さえ用意すれば、1つの番号で複数の電話に対処でき、顧客を待たせるリスクを軽減できます。ビジネスフォンによる電話の一元管理で、顧客や取引先とのコミュニケーションがスムーズになり、ビジネスの効率やサービスの品質を向上させられるでしょう。

一つの回線契約で済むため費用を抑えられる

ビジネスフォンを活用すれば、回線料金を削減可能です。複数の通話に同時対応したい場合、通常の電話回線では利用数に応じた回線契約が必要で、費用もそれに比例して増加します。しかし、ビジネスフォンは、1つの回線契約のみで多数の外線・内線を持つことができ、大規模な企業や組織でも、通信コストを大幅に抑えられます。

サービスによっては、1つの回線で複数の電話番号を使えるケースもあるのです。問い合わせ内容によって番号を変えたい場合も、通常の電話回線より低コストに導入できるでしょう。ビジネスフォンは、コストパフォーマンスの観点からも企業にとって魅力的な選択肢と言えます。

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IP電話とは

IP電話とは、インターネットプロトコル(IP)を用いて音声通信を行うシステムを指します。インターネット上で音声データをパケットとして転送するため、通常のインターネット接続環境があれば、特別な回線や装置を必要とせずに通話が可能です。この技術はVoice over IP(VoIP)とも呼ばれ、コスト効率の良さや柔軟性から、多くの企業や個人に広く利用されています。

社員同士でマルチ回線を共有したり、パソコンと連携できたりするのもIP電話の特徴です。データを見ながら通話が行えるなどの利便性を活かし、コールセンターで用いられることも多いでしょう。

多彩な現場で活躍するIP電話について、メリットの詳細を解説します。

導入時のコストを抑えられる

IP電話は既存のインターネット回線が使えるため、初期投資のコストを低く抑えられます。アナログ回線のように手間のかかる工事がいらず、スマホやパソコンを使うなら電話機も必要ありません。

特に、クラウド型のIP電話サービスを利用する場合、プロバイダがインフラを保有しているため、導入企業側の負担は大きく軽減されます。中小企業やスタートアップなど、投資コストを重視する組織でも導入ハードルが低くなるでしょう。IP電話は、高機能な通信環境を手軽に導入できる手段として注目されています。

通話料金を削減できる

IP電話はインターネットを介して音声データを転送するため、距離や国内外を問わずに通話料金の削減が期待できます。

また、同じプロバイダのIP電話同士であるなど、特定の条件下では外線通話が無料になることもあります。料金プランによっては、無制限の通話を固定料金で利用でき、通話料の大幅な節約が望めます。自社の利用状況に合ったサービス・プランを選ぶことで、IP電話特有の優れたコストパフォーマンスを体感できるでしょう。

電話回線を引くための工事が不要

IP電話の大きなメリットは、電話回線を引くための物理的な工事が不要な点です。特別な工事を必要とせず、迅速に通話環境を整えることができます。

これにより、オフィスの移転や拡張時、新規オープンなど、通話環境の変更や拡充が短期間で求められるシーンにも対応可能です。手持ちのスマホやパソコンを使う場合はさらに手間が減り、スムーズにIP電話を導入できます。

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ビジネスフォンとIP電話の違い

ビジネスフォンとIP電話の違いは、利用回線や向いている用途にあります。一般的なビジネスフォンとは、従来のアナログ技術をベースに、固定回線を引いて使う電話システムが主流です。内線通話や複数の着信への対応など、オフィスでの通信ニーズを中心に設計されています。社内でのみ着信を受ける場合や、取り次ぎをスムーズにしたいときに適している電話形態です。

一方、IP電話はインターネットプロトコルを通じて音声通信を行います。電話回線はいらず、インターネット環境であればスマホやパソコンからも通話可能なため、導入コストを抑えることが可能です。大人数で使うのに適しているほか、アプリなどのITツールと連携できるのも特徴でしょう。

物理的な電話回線が主流なのか、インターネット回線を使っているのかが、両者の大きな違いです。回線に応じて向いている用途が異なるほか、導入コストや通話料にも差があります。基本的な違いを理解することで、組織のニーズに応じて最適な通信環境を選択できるでしょう。

なお、広義的には「ビジネス向けの機能を持つ電話システム」をビジネスフォンと総称するケースもあります。その場合はビジネスフォンがいくつかの種類に分けられ、IP電話もビジネスフォンの1つとして捉えることが可能です。

ビジネスフォンと家庭用電話の違い

ビジネスフォンと家庭用電話は、それぞれの使用シーンとニーズに合わせて設計されており、機能や特性には明確な違いが見られます。以下に、主な違いを3つの観点から詳しく説明します。

内線通話機能が搭載されているか

ビジネスフォンと家庭用電話の主な違いに、内線の有無が挙げられます。ビジネスフォンには内線があるため、同一のオフィス内であれば離れた部署間でも通話が可能です。家庭用電話は通常、内線通話の機能を持ちません。

内線通話は、連絡に際するオフィス移動の手間を省き、スムーズな情報共有を促す機能です。ビジネスシーンに特化した機能であり、ビジネスフォンと家庭用電話における明確な違いの1つとなります。

転送ができるか

転送機能とは、受けた電話を適切な担当者や部署へ迅速に転送するもので、効率的な対応の実現に役立ちます。また、不在時に他の担当者へ自動転送したり、外出先の携帯電話に転送したりすることも可能です。

家庭用電話が高度な転送機能を持つことは稀で、基本的には直接の通話を主な目的としています。転送機能はビジネスフォン特有のものと表現でき、家庭用電話との大きな違いとも言えるでしょう。

複数の回線に対応できるか

複数回線への対応ができるかは、ビジネスフォンと家庭用電話の大きなな違いです。1つの回線でいくつもの外線・内線を使えるビジネスフォンは、多数の従業員による同時通話を可能とします。家庭用電話の場合、通常は1回線につき1通信のみとなり、同時に複数の通話を行うことは困難です。

ビジネスフォンと家庭用電話のこのような違いは、それぞれの利用シーンと要求される機能に基づいています。ビジネスの現場では、複数の回線対応が絶対的なニーズとなることが多いのです。

ビジネスフォンの仕組みとは?家庭用固定電話との違いや機能について

ビジネスフォンの種類について

ビジネスフォンを広義的に捉える場合、その技術や仕組みによって、いくつかの主要な種類に分類されます。ビジネスフォンの主な種類と特徴を知り、サービス・製品を選ぶ目安としてください。

レガシータイプ

レガシータイプのビジネスフォンは、物理的な電話回線を利用して音声通話ができる従来型のタイプです。ビジネスフォンの中でも広く浸透しており、信頼性や安定性に優れています。基本的な操作が簡単で、使い慣れた人も多いと想像できることから、導入がスムーズに運ぶでしょう。

ISDN回線や光回線にも対応し、高品質な音声通話を可能とします。一般的なビジネスフォンとして多くの製品が流通しているため、中古市場で安く手に入れやすいのも特徴です。万が一故障しても、中古製品でリーズナブルに買い替えられ、出費を抑えた運用ができるでしょう。

IP-PBX

IP-PBXは、IP電話と同じくインターネット回線を使ったビジネスフォンです。主装置であるPBXを介すことで電話機と接続し、データネットワーク上で音声通話を実現します。離れた拠点との通話もIP化することで、外線ではなく内線扱いとなり、通話料を抑えて運用可能です。

通信コストを削減できるだけでなく、遠隔地同士のクリアな通話やビデオ通話も容易に行えます。さらに、オフィス外からも使えるため、リモートワークや出張先での業務にも活用できるのです。従来のビジネスフォンにおける内線などのメリットと、IP電話が持つオンラインならではのメリットを融合したタイプと言えます。

IP-PBXとは?仕組みやクラウドPBX・ビジネスフォンとの違いを比較

クラウドPBX

クラウドPBXは、IP-PBXの機能をクラウドベースで提供するタイプです。PBX装置を物理的に持つ必要がなく、インターネット経由でサービスを利用することができます。IP-PBXと違い、装置にかかる初期導入コストを大幅に削減可能です。

同時に、IP-PBXと同様のメリットを享受できます。多数拠点間の内線化や複数人での同時利用、リモートワークでの活用といった、オンラインシステム特有の利点です。ベンダー管轄のサーバーを使うため、システムアップデートといった管理の負担もありません。クラウドの技術進化に伴って安全性や信頼性も向上しており、中小企業から大企業まで、多岐にわたる業種での導入が進んでいます。

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ビジネスフォンの特徴を理解して自社に取り入れよう

ビジネスフォンは、企業のコミュニケーションを円滑にするための重要なツールです。その特徴を理解することで、業務効率の向上やコスト削減、顧客対応の質の向上が期待できます。IP電話や家庭用電話との違いを理解しておけば、選択材料として活用できるでしょう。

自社のビジネスニーズや規模などに応じ、最適なビジネスフォンの種類・サービスを選択してください。ビジネスフォンごとの特性を理解して選べば、より効果的なコミュニケーション環境を構築することができます。

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