ビジネスフォンとは？機能や企業が導入する理由は？わかりやすく解説

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ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、外線と内線を共有できる、業務用の電話機のことです。転送機能や保留、留守番電話の録音など、業務の効率化やコストカットを実現できる機能が搭載されています。

ビジネスフォンは家庭用電話機とは違い、主装置(PBX)という機器で、1つの回線を複数の電話機で共有することが可能です。

つまり、電話機だけでなく、専用電話機と主装置の組み合わせによる電話装置システムのことを指します。

ビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンは「専用端末」と内線と外線の制御をおこなう「主装置」で構成されます。主装置が複数の専用端末をとりまとめ、外線と内線間を共有・制御しています。

つまり、ビジネスフォンを利用するには、専用端末だけでなく主装置の導入が必須ということです。そのため、ビジネスフォンの設置に必要な費用は、専用端末代や工事費だけではありません。主装置の購入費・工事費・維持費もかかるので、家庭用電話機と比較しても費用がかかります。

また、ビジネスフォンを利用するには下記の設備や道具が必要です。

• 専用端末と主装置をつなぐ「ケーブル」
• ローゼット

ローゼットは、主装置の配線を内線電話機に分岐するために必要です。ビジネスフォンは、複数の機器にケーブルを通すことで、利用できます。

外線でかかってきた電話が最初に主装置に集められたのち、各専用端末に振り分けられます。

引用：VALTEC MOT「ビジネスフォンの仕組み」より

▷ビジネスフォンの仕組みとは？家庭用固定電話との違いや機能について

ビジネスフォンと家庭用電話の違いとは

ビジネスフォンと家庭用電話の違いとは下記のとおりです。

家庭用電話

• 主装置がない
• 内線と外線の使い分けができない
• ACアダプタを付けないと使用できない
• 電話線を付けないと使用できない
• 電話機1台につき1電話番号

ビジネスフォン

• 主装置がある
• 内線と外線の使い分けができる
• ACアダプタを付けなくても使用できる
• 電話線がなくても使用できる
• 電話機複数台に同じ電話番号を使用できる

大きな違いは、内線と外線の使い分けが可能である点です。

ビジネスフォンは内線があることで、保留・転送・スマートフォンの内線化・同じオフィス内の別の電話機を内線番号でつなげます。

デメリットとしては、大がかりな工事や主装置を導入する必要がある点です。そのため、工事費・主装置の導入費・ランニングコストなどの費用が、家庭用電話と比較して多くかかります。

▷ビジネスフォンでスマホを内線化する方法！連携する仕組みやメリットを解説

ビジネスフォンの便利な機能

ビジネスフォンの便利な機能について紹介します。

• 転送機能
• 自動応答機能
• 通話録音機能
• チャイムタイマー機能
• コールバック機能
• 迷惑電話対策機能
• スマートフォン内線化機能

1.転送機能

転送機能は、携帯電話や別のオフィスなどに転送ができます。折り返しで連絡する手間や負担を減らしたり、条件設定をすることも可能です。

たとえば、電話を自動で転送、事前に設定した電話番号からの着信だけ転送するなど、さまざまな設定ができます。

2.自動応答機能

自動応答機能は、相手が音声ガイダンスの案内によって電話番号を入力すれば、担当部署へ自動的につながります。

オペレーターが対応しなくても自動的に振り分けられるため、業務効率化の向上や人件費削減が可能です。また、留守番電話機能だけでなく、「本日の営業は終了しました」など、自動でメッセージ応答もできます。

自動応答機能のおもな設定は下記のとおりです。

• 時間設定
• 曜日設定
• メッセージが残された場合に電話やメールで連絡する

3.通話録音機能

通話記録の録音・同時で通話録音などが可能です。必要に応じて通話の記録を残したい場合は、「戻って録音」の機能を設定すると、通話を選択して保存できます。

外出中に取引先から電話がきた場合でも、通話録音機能によって確認漏れを防げます。

4.チャイムタイマー機能

チャイムタイマー機能は、複数のパターンのチャイム音やメロディの設定が可能です。事前に設定した時刻に電話機やスピーカーからチャイムを流し、定刻を知らせてくれます。

また、登録されているメロディ・チャイム以外にも、録音した音楽などが使用できる機種もあります。

5.コールバック機能

携帯からオフィスに発信すると、電話機から自動的に折り返し発信される「コールバック機能」を備えています。

社用業務において、個人で使用している携帯電話料金の負担を軽くする効果が期待できます。

6.迷惑電話対策機能

ビジネスフォンには「迷惑電話対策機能」もあります。

拒否方法は「着信拒否」と「非通知拒否」がありますが、ワンタッチで簡単にできる操作機能もあるため便利です。「非通知着信拒否」と「発番号着信拒否」により、迷惑電話のわずらわしさを軽減します。

7.スマートフォン内線化機能

スマートフォンを内線化できる機能が備わっています。オフィスからスマートフォンに向けて転送した場合でも、オフィスの電話番号が表示されます。

また、スマートフォンを内線化することで、営業や出張などで外出している社員との通話や、テレワークで自宅勤務している社員との通話が無料になる点がメリットです。

ほかにも、発信する際にオフィスの電話番号の使用、主装置の電話帳の共有などが可能です。

▷ビジネスフォンの選び方ガイド！おすすめメーカー7社と失敗しない選び方

ビジネスフォンを導入するメリット

ビジネスフォンを導入するメリットとしては、下記があります。

• 1つの電話番号で複数の電話対応ができる
• 内線通話ができる
• 外回り中でも対応が可能になる

1つの電話番号で複数の電話対応ができる

1つの電話番号で複数の電話対応ができることがポイントです。一般的な家庭用電話の場合、電話機が複数あっても対応できるのは1つの端末のみです。

一方で、ビジネスフォンの場合は、契約している回線数に応じて同時に複数の端末で対応ができます。そのため、一つの端末が通話中であっても、別の端末で取引先からの連絡へ対応が可能です。

内線通話ができる

内線通話ができることもポイントです。ビジネスフォンでは、各電話機に内線番号を振り分けることが可能で、社内でのやり取りが簡単にできます。

たとえば、事務所は「110」、受け付けは「120」のように、簡単な番号で発信や通話ができる点はビジネスフォンの大きなメリットといえるでしょう。

また、内線電話は通話料が発生しないため、気軽に利用できます。急用を担当者へ伝えたい場合、離れているとどうしても時間がかかってしまいます。そこで、ビジネスフォンを導入すれば、コストをかけずに社内間のやり取りを電話でできるため、業務効率が上がるでしょう。

外回り中でも対応が可能になる

外回り中でも対応が可能になる点もポイントの一つです。クラウド型のビジネスフォンは、インターネット環境さえあれば、社内へかかってきた電話を社外の従業員へ転送できます。

取引先を待たせることなく電話の取り次ぎができたり、効率よく電話対応できるため他の業務へスムーズに取り掛かれたりと、業務効率化の向上が期待できます。

▷ビジネスフォン導入の設定方法！繋ぎ方や自分で設定できるのかを解説

ビジネスフォンの基本的な使い方

ビジネスフォンの基本的な使い方について説明します。

外線と内線で使い方も異なるので、それぞれの基本的な使い方を押さえておきましょう。

外線

外線の基本的な使い方は下記のとおりです。

• 保留する
• 転送する

内線の場合と違い、少し手順が多く複雑に感じるかもしれませんが、ひとつ一つの作業はとても簡単です。

1.保留する

「保留」は、かかってきた外線を同僚の端末につなげられる機能です。一旦保留することで同僚に外線をつなげられるうえ、操作も下記のとおり簡単です。

1. 保留ボタンを押す
2. 同僚の内線番号にダイヤルし、外線がかかってきたことを同僚に連絡する
3. 連絡を受けた同僚は、外線ボタンを押して電話を引き継ぐ

2.転送する

「転送」は、前述した「保留」と似ている機能ですが、使い方が少し異なります。転送機能の使い方は下記のとおりです。

1. かかってきた外線を転送ボタンを押して保留する
2. 同僚の内線番号をダイヤルする
3. 同僚に外線がかかってきていることを連絡する
4. 受話器を置く
5. 保留した外線が同僚宛てに自動的に送られる

受話器を置けば自動的に外線が同僚宛てに送られるため、保留のように外線番号を伝える必要がなく、転送ミスが起きにくい点がメリットです。

内線

内線の使い方は、下記のとおり簡単です。

• 電話をかける
• 電話対応する

1.電話をかける

つなぎたい相手の内線番号を確認し、受話器を取ったあとで番号をダイヤルすれば、内線を送れます。

2.電話対応する

内線がかかってくると着信音が鳴るので、受話器を取って対応します。

ちなみに、ビジネスフォンの種類によっては、近い席の同僚宛てにかかってきた内線に、代理で出られる機能を備えている機種もあります。

▷【必見】ビジネスフォンの使い方ガイド！基本機能や便利な使い方とは？

ビジネスフォンで外線につなぐ手順

ビジネスフォンで外線につなぐ手順を解説します。

ビジネスフォンは家庭向け電話機とは異なり、受話器を取って電話番号をダイヤルするだけでは外線発信はできません。

受話器を取っても内線モードになっている機器が多いため、ビジネスフォンで外線をかける場合は、モードを切り替える必要があります。

外線モードに切り替える手順について解説します。

• 外線ボタンがある場合
• 外線ボタンがない場合

外線ボタンがある場合

外線ボタンがある場合は、契約している数だけ回線があります。外線をかけたいときは、空いている外線ボタンを押して、発信したい外線先の電話番号をダイヤルします。

回線が空いているかどうかは、ランプが点灯しているかで判断可能です。また、受話器を取らずに発信し、外線先が電話に出たことを確認したのち、通話を始められます。

外線ボタンがない場合

外線ボタンがない場合は、電話番号の先頭に「0」をつけて電話番号をダイヤルします。たとえば、「12345-6789」という番号にかけたい場合は、「0-12345-6789」といった要領です。

オフィス内にある電話機の大半は、受話器を取ったときは内線電話としてつながっています。

内線電話の状態から「0」を押してダイヤルすることで、外線モードに切り替わり、外線できる仕組みです。

外線を子機やスマートフォンに転送する手順

外線を子機やスマートフォンに転送する手順は下記のとおりです。

1. 外線に出て転送ボタンを押す
2. 転送したい同僚の内線番号をダイヤルする
3. 同僚が出たら外線を転送することを伝える
4. 受話器を置く
5. 外線が同僚宛てに自動的に送られる

スマートフォンの電波が届く範囲内であれば、どんな場所でも内線をつなぐことが可能です。

内線通話ができれば、オフィスの異なる社員との通話や、営業や出張などで外出している社員との通話が無料になります。

電話を使用する回数の多い会社であるほど、電話代の削減につながるため、スマートフォンの内線化に取り組むとよいでしょう。

ビジネスフォンの導入が業務効率化のカギに！

この記事では、ビジネスフォンを導入するメリットや使い方を紹介しました。ビジネスフォンとは、外線と内線を共有できる、業務用の電話機です。家庭用電話機とは異なり、1つの電話機で複数の電話対応が可能なうえ、外出先への転送もできます。

内線通話は無料でおこなえるため、社内でのやり取りがスムーズになり、遠くにいる担当者への連絡も可能です。ビジネスフォンを導入し、社内の業務効率化向上を目指してみてください。