ビジネスフォンの仕組みとは？家庭用固定電話との違いや機能について

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ビジネスフォンの役割について

ビジネスフォンは、普通の家庭用電話機と同様に、電話をかけたり、受けたりといった点は変わりませんが、役割が大きく異なります。

ビジネスフォンの特徴は、外線から内線までの複数の電話回線を共有できることです。社内でも電話を転送できる機能や、電話のやり取りを録音できる機能があるので、よりビジネスシーンの活用に優れています。

主装置の仕組みとは

ビジネスフォンには、電話機に接続する主装置が欠かせません。複数の電話回線をまとめる主装置は、顧客からの問い合わせはもちろん、社内の内線電話機として活用でき、担当者への転送切り替えや電話番号を保管できる仕組みになっています。

主装置の内部にある基板で特定の電話を制御することも可能で、さまざまな機能を追加したり、他のシステムとも連携したりできるので、業務の効率化も可能です。

ビジネスフォンと主装置の関係

ビジネスフォンは基本的に、電話機と主装置が同じメーカーであることが前提です。両者が異なるメーカーだと、互換性を保てないので使用することができません。

電話機の種類によっては、データの設定が必要な場合や、主装置のユニット数を計画的に決めておかないと、利用できない状態を引き起こしてしまいます。

▷ビジネスフォンの選び方ガイド！おすすめメーカー7社と失敗しない選び方

ビジネスフォンの仕組み

一般的に「ビジネスフォン」とは、ビジネスフォン専用電話機と主装置がセットになっているものをいいます。

主装置で複数の電話機をコントロールするため、1つの電話回線を複数の電話機で共有できるのが特徴です。

電話がかかってきたら、主装置を通過後に電話機が鳴る仕組みになっています。また、1人の担当者が問い合わせに対応していても、他の担当者が別の電話に対応することが可能です。

ビジネスフォンは複数の電話番号や回線を利用できるので、FAX専用や着信専用として番号や回線を使い分けるなど、状況に合わせて運用方法を選択できるので便利です。

ビジネスフォンと家庭用固定電話との違い

ビジネスフォンはビジネス利用に特化しているため、家庭用固定電話よりもできることがたくさんあります。

ここでは、ビジネスフォンならではの特徴や機能について解説します。

内線機能があるので電話を取り次ぎしやすい

ビジネスフォンの特徴的な機能として、内線機能があげられます。

ビジネスフォンは電話機1台1台に内線番号を割り振ることができ、別部署の担当者を内線で呼び出せます。

かかってきた電話を取り次ぐ際にも、電話を一旦保留にし、担当者の内線を呼び出し転送することができるため便利です。

最近では、スマートフォンにアプリをインストールしたり、別途アダプターを購入して接続したりすることで内線電話として利用可能です。また、顧客からの問い合わせを転送できる機能があるので、業務の効率化に最適です。

▷ビジネスフォンでスマホを内線化する方法！連携する仕組みやメリットを解説

1つの電話回線で電話機を複数利用できる

ビジネスフォンは1つの電話回線で複数の担当者が同時に電話対応することができます。

基本的に、家庭用固定電話は1回線につき電話機1台が接続されています。子機や複数の電話機があっても、回線が使用されている間はほかの電話機は使えません。

一方、ビジネスフォンは主装置で複数の回線をまとめるため、1つの番号に着信があった際に複数台の電話機を同時に鳴らすことができます。そして、契約している回線の数だけ同時に通話が可能なのです。

支払い料金も契約している回線分だけなので、コストをおさえられる点は大きなメリットです。

また、複数の電話機を使用しますが、電話番号は共通となるため、顧客に周知する手間がかかりません。

電話帳のデータを一括で管理できる

電話帳データの一括管理ができる点もビジネスフォンならではの機能です。

ビジネスフォンの共通電話機能を活用すれば、電話帳データの登録から更新までまとめて管理できます。

問い合わせ機会が多い顧客に連絡するといった場合に、電話帳から名前や番号を入力すると、すぐに検索できるので便利です。

▷ビジネスフォン導入の設定方法！繋ぎ方や自分で設定できるのかを解説

ビジネスフォンの基本的な機能

ビジネスフォンには多くの種類があり、搭載されている機能もさまざまです。

ビジネスフォンを導入する際は、あらかじめ自社にどのような機能が必要かを洗い出しておきましょう。

ここでは、ビジネスフォンの基本的な機能を7つ紹介します。

1.転送機能

営業担当者や社外にいることが多い企業は、電話の取り次ぎは難しいですが、転送機能を活用すると、折り返しの連絡にかかる手間の削減と時間の効率化ができます。

転送機能には詳細設定があり、すべての問い合わせだけでなく、事前に設定しておいた連絡先だけ自動転送することも可能です。

2.自動応答機能

ビジネスフォンには、あらゆるシーンに応じた自動音声機能があります。

例えば、すぐに電話に出られない状況ではお待たせメッセージ機能を活用したり、ボタン1つで自動応答できたりするワンショット留守電などがあります。状況に応じてカスタマイズ設定できる点に優れています。

3.通話録音機能

最近では、数時間の通話のやり取りを残せるほか、日にちをさかのぼって応答内容を録音できる機能が増えてきています。

電話を取り次いだ時点から録音が開始するので、これまでのボイスメモのように録音するのを忘れる心配はありません。

通話内容を記録しておくことで、ナレッジの共有につながり、応答サービスの品質向上にも期待ができます。

4.チャイムタイマー機能

事前に日時を設定しておくと、電話機からチャイム音が聞こえてくる機能で、アラーム通知の役割があります。

例えば、顧客に電話をかける約束をしている場合、約束時間の10分前にアラームを設定するなどしておくと便利です。

チャイム音には、さまざまな種類があるので、業務内容や顧客に合わせて設定することも可能です。

5.コールバック機能

出社中の社員が会社に電話をかけて、ワンコールすると、自動的に会社の方から折り返し発信する機能です。主装置から社員の携帯電話に自動的に折り返す仕組みになっています。

プライベート用の携帯電話で発信すると、電話料金が気になりますが、コールバック機能を活用すると会社から電話がかかってくるので、社員に通話料金の負担が発生することはありません。

6.迷惑電話対策機能

迷惑電話や頻繁にかかってくる営業電話を、シャットアウトできる機能を利用すると、業務に集中できるので生産性向上にもつながります。

あらかじめシャットアウトしたい電話番号を設定しておくことで、主装置が自動で対応することが可能です。設定方法には、非通知拒否と着信拒否の2パターンがありますが、変更も簡単にできます。

7.スマートフォン内線化機能

社員のスマートフォンを内線電話として活用すると、すぐに用件を伝えることができるので、業務の効率化につながります。

これまでのビジネスフォンはコストが大幅にかかってしまう観点から、導入のハードルが高いというデメリットがありました。

しかし、既存のスマートフォンに専用アプリをインストールすると、会社の電話番号で発信したり、主装置に記録している電話帳を共有したりといったことが実現できます。

オフィスにビジネスフォンを導入するメリット

さまざまな機能が搭載されているビジネスフォンですが、導入するとどのようなメリットがあるのかご説明していきます。

1つの電話番号で複数の電話対応ができる

ビジネスフォンでは、1つの電話番号で複数の電話対応をすることが可能です。

家庭用固定電話は、同時に電話がかかってきても1つの機器でしか応答できませんが、ビジネスフォンの場合は回線が埋まっていなければ、1つの電話番号に同時に電話がかかってきても対応できます。

会社の代表や問合せ専用電話には電話が頻繁にかかってきますが、同時に電話がかかってきても通話中でつながらない状態を防げるため、顧客に不便をかけずにすみます。

内線通話ができる

ビジネスフォンを導入すると、各電話機に内線番号を設定できます。内線を使えば、別の部署にいる社員に簡単に用件を伝えることができるので、業務の効率化にもつながります。

内線電話は通話料金もかかりませんし、社内のコミュニケーションの円滑化にも効果的なツールです。

外回り中でも対応が可能になる

保留転送機能を活用すると、顧客からの電話を担当者がいる部署の電話機や担当者個人のスマートフォンに転送できます。担当者を電話の近くに呼び出す必要がなく、顧客を待たせる時間も短縮可能です。

外回りが多い営業部署は、社内にいなくても応答が可能になるので、仕事の生産性向上につながります。

オフィスにビジネスフォンを導入するデメリット

利便性が高く、業務の効率化にも期待ができるビジネスフォンですが、導入する際にはデメリットもあるので、事前に確認しておくことが大切です。

初期費用などのコストがかかる

ビジネスフォンの導入には、電話機と主装置のほかにも回線工事や初期設定などの作業も発生するので、コストがかかってしまいます。さらに複数の回線を検討している場合は、その分費用も上乗せされます。

ビジネスフォンの数や必要な回線数により費用は変動しますが、おおよその目安は小規模企業で10〜30万円、コールセンター部署などがある大企業になると、数百万円以上になると理解しておきましょう。

担当者が操作に慣れるまで時間がかかる

ビジネスフォンの操作はシンプルですが、ボタンの押し間違いなどがよくあるので、慣れるまで注意が必要です。

例えば、顧客から電話を担当社員に転送しようとしたら、ボタンを押し間違えて切れてしまった、違う内線番号につないでしまったという、ヒューマンエラーが起こりやすいです。

デスクの近くに、手順を記載したマニュアル等を用意するなど対策をしておきましょう。

▷ビジネスフォンの耐用年数はどれぐらい？電話機や主装置の寿命について

主装置とビジネスフォンを選ぶ際の注意点

ビジネスフォンを導入する際には、注意点が3つあります。ビジネスフォンが動作しない状況を防ぐためにも、参考にしてみてください。

同じメーカーの機種を選ぶ

電話機と主装置が同じメーカーでないと、ビジネスフォンとして使用ができません。

導入前には事前に同じメーカーであるか、新しく電話機を買い替える場合には、主装置と異なるメーカーを選ばないように注意する必要があります。

接続可能台数に上限がある

主装置によって接続できる電話機の数が決まっているので、台数を計画的に考えておくことが重要です。

導入当初は、少ない台数でも対応できることも考えられますが、企業規模が多くなっていくと、必要台数も多くなるので、今後のことも見据えて検討していきましょう。

自社が求める機能を備えたものを選ぶ

企業によってビジネスフォンを導入する目的はさまざまです。自社の目的が達成できるサービスを選んで、業務の効率化や利便性を高めましょう。

例えば、営業活動が多い企業の場合、スマートフォンに電話を転送できる機能が搭載されたサービスを選ぶといいでしょう。

ビジネスフォンの仕組みを理解してシステムを導入しよう

ビジネスフォンは、同時着信や内線機能などビジネスシーンで役立つ機能を多数備えています。

ビジネスフォンの仕組みを理解し、機能を上手く活用することで、業務の効率化を図れます。顧客との接触機会を増やすことにもつながるので、ビジネスチャンス拡大にも期待ができるでしょう。

メリットが多くあるビジネスフォンですが、導入にはいくつかの注意点や、社内に必要な台数や機能を明確にしておく必要があります。

スムーズな導入をするためにも、今回紹介したポイントを参考にしてみてください。