クラウドPBXとは？仕組みや機能・導入メリットを徹底解説！

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネット回線を利用したオフィス向けの電話サービスです。従来、電話を使用するには電話回線などの設備が必要だったため、設置できる場所が限られたり、初期費用がかかったりしていました。

その点、クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば、オフィス以外の場所でも内線・外線通話が可能になります。テレワークが一般化している現代において導入する企業が増えつつあり、導入コストの削減などに役立てているようです。

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クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXの仕組みは、クラウド上にPBX(電話交換機)が設置されており、インターネットを介して内線や外線の接続が可能です。そのため、インターネット環境は必須ですが、オフィス内にPBXを設置する工事や費用が不要で、装置を置く場所の確保も必要ないため、得られるメリットが多くあります。

また、インターネットを介して複数の電話機を接続することから、離れた拠点においても同じクラウドPBXを活用できます。つまり、各拠点でPBXを設置せずに全拠点間での内線・外線通話が可能です。

PBXの種類の違い

PBXの種類の違いを説明します。従来はオンプレミス型のPBXが主流であり、オフィス内にPBX(電話交換機)を設置し、各電話端末とつなげることで、内線・外線通話を可能とします。しかし、PBXの設置には工事が必要で、拠点が離れると拠点ごとにPBXを設置しなければなりません。

また、PBX・電話端末・付属するコードなどは時間とともに劣化し、買い替えも必要となってきます。メンテナンスをおこなうにも専門的な知識が必要となるため、業者に依頼するしかありません。

さらに、維持費の面でも大きな違いがあります。PBXは、工事などの多額の初期費用がかかりますが、使用している間の月額費用は発生しません。一方で、クラウドPBXは、初期費用は導入するシステムによっては発生する場合があり、維持している間の維持費として低価格の月額料金がかかります。

このように、クラウドPBXと比べてオンプレミス型のPBXは、導入や維持に莫大なコストが発生するうえ、導入までに時間がかかる傾向があります。

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クラウドPBXの特徴的な機能

クラウドPBXの特徴的な機能は以下の通りです。

1. 各端末で通話
2. スマートフォンの内線化
3. 保留の転送
4. 複数の回線・番号の利用(ダイヤルインサービス)
5. 音声案内・自動応答(IVR)機能
6. 顧客の情報を自動表示(CTI)
7. 効率化を図れるUC機能

1.各端末で通話

1つの電話番号にかかってきた電話をスマートフォン・パソコン・固定電話などの各端末で対応できます。これまでは、会社にかかってきた電話はオフィスに設置してある電話でしか対応できず、外出中やテレワーク中の対応が困難でした。

しかし、クラウドPBXでは、各端末で会社宛ての電話に出られるため、外出先や自宅にいて対応できないといった課題を解消してくれます。

また、外出先や自宅で仕事に関する連絡をする場合、個人のスマートフォンを利用すると、プライベートの番号を知られてしまうという課題もありました。しかし、クラウドPBXであればスマートフォンからでも会社番号での発信が可能になるため、こういった課題も解決できます。

2.スマートフォンの内線化

各クラウドPBXでは、スマートフォン向けの専用アプリが提供されていることが多いです。そのため、アプリをダウンロードするだけで個人のスマーフォンを内線用の端末として利用できるようになります。

従来は、内線用に端末を支給する企業がほとんどでした。しかし、クラウドPBXでは個人のスマートフォンを利用することにより、コストの削減も可能です。会社側は会社専用のスマートフォンを社員ごとに用意しなくてもよくなったり、社員側は会社用と自分用のスマートフォンを両方所持する必要がなくなったりと、両者にとって大きなメリットとなるでしょう。

しかし、会社用と自分用を混合しているため、スマートフォンを故障・紛失してしまうと、業務に支障が出る場合もあるので、より個々の注意が必要です。

3.保留の転送

クラウドPBXでは、インターネットを介して接続しているため、スマートフォンやパソコンからの保留・転送が可能です。スマートフォンにかかってきた外線を内線につなげたり、他の拠点にいるメンバーへ内線を転送したりするなど、柔軟に保留・転送をおこなえます。

使い方は簡単で、かかってきた電話に対して保留ボタンを押すことにより、保留状態にします。その後、転送先の担当者の内線番号を選択するだけで、転送が完了となるのです。

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4.複数の回線・番号の利用(ダイヤルインサービス)

クラウドPBXでは、1つの回線に対して複数の番号を利用できるダイヤルインサービスを使うことが可能です。ダイヤルインサービスを契約していない場合、1つの回線に対して1つの電話番号でしか着信できないため、必要な電話番号分の回線を契約しなければなりません。

しかし、ダイヤルインサービスを利用すれば、1つの回線で3つの電話番号の着信を受けたり、3つの回線で10の電話番号の着信を受けることもできます。そのため、高額になりやすい回線の契約を最低数に抑え、大幅なコスト削減につながるでしょう。

5.音声案内・自動応答(IVR)機能

クラウドPBXには、音声案内や自動応答(IVR)機能が備わっています。

荷物の再配達を依頼するために電話した際、「○時から○時の配達をご希望の方は1を、○時以降の配達をご希望の方は2を…」といったアナウンスを聞いたことはないでしょうか。こういったアナウンスも自動応答(IVR)機能を活用しています。

このように、音声案内・自動応答(IVR)機能は、営業時間外における対応や適切なオペレーターへの接続などに役立つ機能です。

6.顧客の情報を自動表示(CTI)

クラウドPBXには、着信した電話番号をもとに顧客情報を自動表示するCTI機能があります。コールセンターや問い合わせ窓口などでよく活用されています。着信が来た時、事前に顧客情報を確認できるため、各顧客に合わせた対応が可能です。

また、応答時のトラブルやクレームなども記録できるため、状況に応じて適切なオペレーターへ取り次ぎ、トラブルの発生防止にもつながります。

7.効率化を図れるUC機能

クラウドPBXでは、UC機能を利用できます。UC機能とは、従来のビジネスフォンには備わっていなかった、メール・チャット・ビデオ会議・クラウド電話帳などの便利機能のことです。

近年では、コミュニケーション手段として、ビジネスチャットツールやビデオ会議ツールを導入する企業が増えています。しかし、クラウドPBXにUC機能が付属していれば、クラウドPBXとは別にツールを導入することなく、コミュニケーションの効率化が図れるでしょう。

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クラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXを導入するメリットを6つ紹介します。

1. 導入するまでが早い
2. 運用コストを最大限カットできる
3. 企業規模の拡大に柔軟に対応できる
4. BCP対策にも最適
5. 豊富な機能で業務の効率化を図れる
6. 各種設定がPCで簡単にできる

1.導入するまでが早い

クラウドPBXは、オフィスへのPBX設置工事がないため、比較的短期間での導入が可能です。従来のオンプレミス型PBXの場合、契約後に工事の日程調整をするところから始まり、実際の導入までには1か月以上かかることも珍しくありません。

しかし、クラウドPBXはクラウド上に設置されたPBXを利用するため工事の必要がなく、最短で当日中の導入が可能な場合もあります。

2.運用コストを最大限カットできる

従来のオンプレミス型PBXは、各ハードウェアの購入・買い替え・工事費・メンテナンス費など、さまざまなコストがかかります。さらに、ハードウェアを設置するための場所も確保しなければならないため、莫大な運用コストも発生していました。

しかし、クラウドPBXではハードウェアが不要なため、購入・買い替え・メンテナンス費といったコストを削減することができます。また、工事も不要なため工事費がかからず、ハードウェアを設置する場所も必要ないのです。

このように、クラウドPBXはオンプレミス型PBXに比べて、運用コストを大幅に抑えられ、最小限のコストで導入できるでしょう。

3.企業規模の拡大に柔軟に対応できる

クラウドPBXは、回線や電話番号の追加など、契約数の増減をWebの管理画面上で簡単に設定できます。そのため、企業規模拡大時は、増設工事や配線変更の必要がなく、柔軟に契約数を変更可能です。

こういったクラウドPBXの柔軟性を活かして、スモールスタートから始める企業も多く、企業の成長に合わせた利用ができる点もクラウドPBXの魅力といえます。

4.BCP対策にも最適

BCP対策とは、地震などの自然災害や緊急事態時において、事業を継続させたり早期復旧させたりするための対策のことです。オンプレミス型PBXの場合、主装置の破損や主装置が無事でも出社できないと、ビジネスフォンは利用できません。

一方でクラウドPBXは、クラウド上にPBXが設置されているため、主装置が破損するリスクを回避できます。また、オフィスに設置した端末以外でも通話が可能であり、出社が困難な場合でも、電話業務が滞ることもないでしょう。そのため、クラウドPBXはBCP対策にも有効といえます。

5.豊富な機能で業務の効率化を図れる

クラウドPBXには、内線・外線通話以外にも豊富な機能が備わっています。

• メール・チャット・ビデオ通話などのコミュニケーション機能
• 音声案内・自動応答(IVR)機能
• 顧客管理(CTI)機能
• 名刺管理機能
• グループウェア機能
• ネットFAX機能
• 通話録音機能

クラウドPBXの事業者によって提供されている機能が異なりますが、主に上記のような機能が挙げられます。たとえば、グループウェア機能を活用することで、個人で保有していた連絡先情報を部署や会社など、特定のメンバー間で共有できるため、わざわざ各メンバーに報告する必要がありません。

このように、各業務や必要に応じて適切な機能を追加・活用することで、さまざまな業務の効率化が期待できます。

6.各種設定がPCで簡単にできる

クラウドPBXではWeb管理が可能なため、回線・電話番号・オプション機能などの追加や変更をパソコン上で操作できます。企業規模拡大をするときに、コールセンターのオペレーターを増やしたい場合でも、Web管理画面から回線を追加するだけで、追加・変更が完了します。

このように、オンプレミス型であれば工事や事業者への依頼が必要だった設定を、クラウドPBXではパソコン上で簡単におこなえるため、追加・変更における負担軽減につながるでしょう。

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クラウドPBX・PBX・ビジネスフォンの比較

クラウドPBX・PBX・ビジネスフォンの比較について、それぞれの内容を表にまとめました。

クラウドPBXを導入すべき企業

クラウドPBXを導入すべき企業の特徴には、以下が挙げられます。

• オフィス外で業務を行う従業員が多い
• テレワークを導入したい
• 複数の拠点を持っている
• コールセンターなど必要な回線や電話番号が多い
• 企業規模が小さい
• 起業したばかり

クラウドPBXは、各端末での利用やスマートフォンの内線化により、オフィス外における電話業務の効率化に役立ちます。そのため、営業担当者が多い場合や、テレワークを導入する場合におすすめです。

また、起業したばかりで規模が小さい会社などは、導入コストを最小限に抑えられるという面でも、クラウドPBXが向いているといえます。

一方で複数拠点を持っていたり、コールセンターなどを運営している大きな会社の場合も手軽に回線の増減がおこなえるためおすすめです。

導入すべきクラウドPBX3選

導入すべきクラウドPBX3選を紹介します。

• Arcstar Smart PBX
• OFFICE PHONE
• MOT/TEL

Arcstar Smart PBX

Arcstar Smart PBXは、大手通信会社であるエヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社から提供されているクラウドPBXです。クラウドPBXの基本機能はもちろん、外線サービスを組み合わせることで、内線電話以外にもビジネス専用の050番号を持つことができます。

名刺情報や従業員の連絡先情報などを、クラウド上に一元管理できるサービス「PHONE APPLI PEOPLE」との連携が可能なため、既に同サービスを導入している企業におすすめのクラウドPBXです。

OFFICE PHONE

OFFICE PHONEは、低価格と高品質を両立したクラウドPBXです。他のクラウドPBXに比べて低価格で提供されており、音声交換エンジンの改良を重ねたことによるクリアな音声品質を誇っています。

また、豊富なオプション機能から必要な機能を追加できるため、自社の事業やクラウドPBXの活用目的に合わせて、最適なクラウドPBXへとカスタマイズできる点も魅力です。

MOT/TEL

MOT/TELは、多くの上場企業や官公庁においても導入実績のあるクラウドPBXです。内線としてだけでなく、テレワークやコールセンターといったさまざまな目的に対応しています。

また、MOT/TEL最大の特徴は、高音質であり、最短3営業日での開通が可能な点です。接続が集中し不安定にならないよう、同社ではデータセンターを全国各地に設置しています。そして、開通もスピーディーに対応してもらえるため、導入を急ぐ企業におすすめのクラウドPBXです。

仕組みや機能を理解してクラウドPBXを導入しよう

クラウドPBXは従来のPBXと比べて「導入が早い」「コストが抑えられる」「企業規模の変動にも対応しやすい」など、さまざまなメリットが挙げられます。

ただ、クラウドPBXの種類によって各業務に向き不向きがあったり、利用できる機能が違ったりします。そのため、クラウドPBXの仕組みを理解したうえで、自社に最適なものを見極め導入することが大切です。