CMS移行を成功させる秘訣！移行を検討すべきタイミングや手順・費用を解説

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CMSとは？

CMSとは「Contents Management System」の略称で、Webサイトの構築や運用を専門知識がなくても簡単に行えるように設計されたシステムです。

このシステムを利用することで、HTMLやCSSといったWebサイト構築の専門的な知識がなくても、テキストや画像などのコンテンツを作成し、Webサイトを更新することが可能になります。まるでテキストエディタに文章を書くように、Webサイトを自由自在に操ることが可能になるため、初心者でも美しいWebサイトを運営できるようになるのです。

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新しいCMSへの移行には時間も手間もかかる

すでに稼働しているWebサイトを新しいCMSへ移行させる作業は、単なるシステム変更以上の労力を伴います。

まず、移行先のCMSの選定が必要になり、次に既存のWebサイトから新しいシステムへコンテンツを移行させる作業が続きます。また、万が一に備えたバックアップの確保も欠かせません。これらのプロセスには、予想以上の時間と手間がかかるため、希望する運用開始日にWebサイトをスムーズに公開するためには、計画的なスケジューリングが必須となるでしょう。

CMS移行を検討すべきタイミング

CMS移行を考えるべきタイミングについて、以下に詳しく解説します。

既存のCMSの利便性が低いとき

Webサイトの使い勝手が悪く、日々の作業でストレスを感じているのなら、CMS移行を考えるよいタイミングかもしれません。

操作が複雑で時間がかかるシステムは、効率的なコンテンツ管理を妨げ、ビジネスの成長を遅らせている可能性があります。新しいCMSへの移行により、より直感的で使いやすい環境を実現できれば、ビジネスの生産性を高めることができるでしょう。

Webサイトの運用を効率化したいとき

CMSを用いずに構築されたWebサイトは、更新作業に手間がかかるうえ、専門知識が必要なため外注せざるをえない場合がよくあります。

しかし、Webサイトの管理や運用を内製化してしまえば、コスト削減やより迅速な対応が可能になるでしょう。CMSへの移行は、このような運用の効率化を目指す絶好の機会です。また、運用担当者が変わるなど、体制の変更時も新しいCMSへの移行を検討するにはよいタイミングとなります。

セキュリティ対策を強化したいとき

昨今のインターネットの世界においては、セキュリティ対策の重要性は増していくばかりです。既存のCMSでは対応しきれない新たな脅威が現れる前に、より高度なセキュリティ機能を提供するCMSへの移行を考えるのもよいでしょう。

また、セキュリティの強化は単にリスクを避けるだけでなく、利用者からの信頼を獲得するための大切なアピールにもなります。Webサイトの運用体制や被害が起きた際の損失額だけでなく、顧客をつなぎとめるための機能も評価したうえで、対策に充てられる予算を定めておくと選択がスムーズになります。

企業活動の区切りとなるようなとき

会計年度の変わり目や、会社名、ブランド名、サービス名を変更する際など、ビジネスの節目となるタイミングは、Webサイトに変革をもたらす絶好の機会です。

そんな時には、Webサイトの管理体制をCMSに移行しつつ、内容も大きくリニューアルすると望ましいでしょう。新しいCMSへの移行は、あくまで企業内部の事情であり、ユーザーには直接影響しない要素です。しかし、Webサイトのリニューアルを同時に実行すれば、新しい企業イメージや事業方針を効果的に表現し、ユーザーに新鮮な印象を与えるのに貢献するはずです。そんな理由から、企業活動の節目に合わせてCMSを移行させるのも一手です。

CMSを移行する際の手順

CMSの移行を成功させるには、効率的な準備が欠かせません。以下に、具体的なステップを詳しく見ていきましょう。

CMSを移行する目的を明らかにする

CMSを移行する際には、その目的を明確にすることが非常に重要です。

例えば、Webサイト運用の効率化、情報発信スピードの向上、セキュリティの強化、または新しいデザインや機能へのニーズなど、具体的な目標を設定することで、移行プロセス全体をスムーズに進めることができます。これらの目標は、新しいCMS選びの基準となり、検討作業の優先度を明確にしてくれるでしょう。目標をはっきりさせることで、Webサイトが企業戦略にどのように貢献するかを評価できれば、自ずと適切なCMS計画と準備ができるはずです。

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移行する新しいCMSを選定する

新しいCMSの選定は、CMS移行プロセスの中でも特に重要なステップです。この段階では、既存のCMSやWebサイトが直面している課題を、妥当なコストで解決できるシステムを見つけ出すことが求められます。

例えば、使い勝手の改善、より高度なセキュリティ機能、効率的なコンテンツ管理、あるいは柔軟なデザインのカスタマイズ性など、必要とされる機能を具体的にリストアップしましょう。そして、それらの要件を満たすCMSを選ぶことで、今後のWebサイト運用をよりスムーズに、かつ効果的に行えるようになります。

既存のWebサイトから移行するページを厳選する

CMS移行の目的は、Webサイトの効率的な運用にあります。そのため、既存のWebサイトから全てのページを新しいCMSに移行するのではなく、本当に必要なコンテンツのみを取捨選択するとよいでしょう。

不要な情報や古いコンテンツはこの機会に見直し、必要に応じて修正や削除を行いましょう。重要度が高いページや頻繁に更新が必要なセクションを優先して移行することで、新しいCMSでの管理をよりスムーズに、そして効果的に進めることができます。

移行方法を決めて実行する

CMSを移行する際には、どのような方法でコンテンツを新しいCMSに移すかを決定することが肝心です。以下のような方法が考えられます。

• 旧CMSから新CMSへ1つずつデータを移行する
• 旧CMSのデータをCSVでエクスポートして新CMSにインポートする
• プラグインを用いてファイルをエクスポートし、新CMSにインポートする

原則としては、プラグインなどを用いてデータを一括移動できるとスムーズです。この方法が使えなかった場合に限り、他の方法を実行するとよいでしょう。

CMSの運用体制・ルールを決める

CMSを導入した後、Webサイトの運用を円滑に進めるためには、明確な運用体制とルールの設定が不可欠です。

まずは、コンテンツの更新や管理を誰がどのように行うかを決め、各担当者の役割と責任範囲を明確にしましょう。土台となるルールを設けることで、コンテンツの品質基準、更新頻度、承認プロセスなど、運用の細かいフローを定めることができます。これらの運用体制を事前に決定し、関係者全員が理解しやすい形で共有することで、Webサイトの品質を保ちながら効率的な管理を行うことが可能になります。

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CMS移行を成功させる秘訣

CMS移行を成功に導くための秘訣は、計画的な準備と明確な目標設定にあります。その具体的な方法を、以下に詳しく見ていきましょう。

新しいWebサイトのデザインを事前に決めておく

CMS移行を成功させるためには、新しいWebサイトのデザインを事前に決めておくことが重要です。

移行プロセスが始まる前に、サイトの全体的なビジュアルイメージ、ナビゲーションの構造、利用する色やフォントなどのデザイン要素を固めておくことで、移行後の構築と運用がスムーズになります。この準備作業は、新しいCMSの機能を最大限に活用し、ユーザーにとって使いやすく、魅力的なサイトを構築するための基盤を作ります。

もし、移行後のデザインに変更を一切加えない場合でも、既存デザインの要件整理をしておくと万全です。寸分の狂いもなく移行できることは稀ですので、細かな調整を行う際の指針となってくれます。

作業時間・工数は余裕をもって多めに見積もる

CMS移行は、思いのほか複雑で時間がかかる作業が多く含まれます。予期せぬトラブルや修正が必要になることも少なくないため、作業時間や工数の見積もりには十分な余裕を持たせることが重要です。

余裕を持って計画を立てることで、スケジュールに遅れが出た場合でも落ち着いた対応が可能になり、プロジェクト全体のストレスを軽減できます。また、チームメンバーへの過度な負担を避けることもでき、人員の士気を維持することにもつながります。また、作業の条件次第では、当初の予定を大幅に上回る工数がかかることもあるので、スケジュールを適宜見直しながら進めることも重要です。

データのバックアップを取っておく

CMS移行プロジェクトを進める上では、移行前には必ずデータのバックアップを取っておくことが非常に重要です。移行作業中に予期せぬトラブルが発生し、データが損失するリスクを避けるためです。

バックアップを取ることで、万が一の事態が発生しても迅速な復旧が行え、大きな損害を防ぐことが可能になります。データの安全を確保するこのステップは、移行作業の成功を左右するほど重要なものです。移行ツールにバックアップ機能が含まれていることも多いですが、必ず複数の媒体にバックアップを用意しておきましょう。

リンク切れをチェックする

Webサイト上のリンク切れは、ユーザーに悪い印象を与えるだけでなく、サイトのSEO評価にもマイナスの影響を及ぼします。移行の際に全てをチェックしておくと賢明です。

リンク切れとは、リンクをクリックしても目的のページにたどり着けない、つまり「404エラー」が表示される状態のことです。このエラーは、ページが削除されていたり、URLが変更された結果として生じることが大半です。CMSを移行する際には、新旧のURL構造が変わることから、特に内部リンクのエラーが発生しやすくなります。そのため、移行後には全てのリンクをチェックし、リンク切れがないか確認することが非常に重要です。

Webサイトのリニューアルは移行後に行う

CMS移行する際、リスク管理の一環としてWebサイトのリニューアルは移行作業が完了した後に行うことも一手です。

これは、移行自体に伴うさまざまなリスクや予期せぬ問題を先に解決し、安定した基盤の上でリニューアルを進めるためです。新しいCMSに完全に移行し、システムが正常に機能していることを確認してからリニューアル作業に着手することで、トラブル時の対応がしやすくなり、効率的にプロジェクトを進めることが可能になるでしょう。

外注も視野に入れる

CMS移行は多くの場合、特定の専門スキルを要求される作業です。そのため、プロジェクトをスムーズに、そして確実に成功させるためには、専門業者への外注を検討するのもおすすめです。

専門業者は移行プロセス全体を経験しており、予期せぬ問題への対処をはじめ、リソースを有効活用しながら、移行作業を効率的に進めることにも長けています。外注により、社内の作業負担を軽減し、業務の中断を最小限に抑えることが可能になれば、その分のリソースを他の仕事に活用できるようにもなるでしょう。

CMS移行を依頼した場合の費用相場

CMS移行を専門業者に依頼する場合、費用は業者やプロジェクトの規模によって大きく異なります。

一般的に、Webサイトの移行は、小規模なサイトで10～20万円程度、中規模のサイトでは、費用は150～200万円程度の費用が相場です。

そして、大規模なサイトや高度なカスタマイズが必要なプロジェクトでは、250～400万円程度が相場とされています。

これらの費用には、データの移行作業だけでなく、新しいCMSのセットアップやカスタマイズ、テスト運用などが含まれることが一般的です。また、スケジュールに遅れが生じた場合の対策など、取り組み前の認識の違いは、後に大きなトラブルとなることがあるため、事前によく確認をしておきましょう。

CMSの移行を成功させ質の高いWebサイトを運用しよう

CMSの移行には、時間をかけて慎重な計画を練ることが必要です。

適切な新CMSの選定、不要なコンテンツの整理、丁寧な移行作業、そして運用ルールの確立といった手順を守ることが、成功のカギを握っています。作業時間や費用には余裕を持ち、データのバックアップや、リニューアルのタイミングにも注意を払いましょう。これらを心掛けることで、質の高いWebサイトとしての再スタート、および運用が可能になります。CMSの移行を機に、Webサイトをさらに魅力的なものへと進化させ、ビジネスを成長させましょう。