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【初心者向け】CMSとは？メリット・デメリットや種類、機能をわかりやすく解説
Webサイトの構築・運用が簡単にできる「CMS」。専門知識がなくても簡単にWebサイトを構築できることから、Webサイト制作の初心者にもおすすめです。本記事では、CMSの概要に加え、その種類や機能、導入のメリット・デメリットを初心者向けにわかりやすく解説します。
目次
CMSとは？
CMSとはContent Management Systemの略称で、専門的な知識がなくてもWebサイトの構築から更新、運用などを行えるツールのことです。
従来は必須とされていたhtmlなどの知識はほぼ不要であり、webサイトの構築ができます。
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CMSとWordPressの違いとは？
CMSとWordPressを混同している方が初心者には多いようですが、WordPressは数あるCMSの中の一種に過ぎません。
CMSはWebサイトの管理を簡単にするシステム全般を指し、その中でWordPressは特に人気があるオープンソース型のCMSの一つとして普及しています。オープンソース型とは、誰でも自由に利用、改変が可能なソフトウェアのことです。つまり、WordPressはCMSの中でも、より自由度が高く、カスタマイズしやすい特徴を持っているということです。
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CMSの主な機能
ここでは、CMSに搭載されている主な機能について紹介していきます。
コンテンツの編集・管理機能
CMSの主要機能である、コンテンツの編集や管理機能について紹介していきます。
見たまま更新機能
CMSには「見たまま更新機能」別名WYSIWYG（ウィジウィグ:What You See Is What You Get）という画期的な機能が備わっています。
これは、エディタ画面（編集画面）で直接テキストや画像を追加・編集でき、その変更がリアルタイムでどのように見えるかを確認できる機能です。当たり前に聞こえるかもしれませんが、旧来のhtmlによる編集には備わっていなかった機能です。つまり、htmlの知識がなくてもウェブページを直感的に更新できるため、コンテンツの管理がぐっと簡単になります。
承認フローの管理機能
CMSのもう一つの強力な編集・管理機能は「承認フローの管理」です。コンテンツの公開前に必要な承認プロセスを整理し、管理する機能を指します。
例えば、記事を公開する前に、複数の担当者のチェックと承認を必要とする運用形態の場合、このシステムを通じて承認依頼を簡単に送り、進捗を一元管理することができます。
この機能により、大人数の執筆者やチェック担当者による効率的な公開プロセスを実現できます。承認フローの明確化により、チーム内のコミュニケーションをスムーズにする効果も期待できるでしょう。
更新履歴の保存・復元・公開日時の設定機能
CMSには、過去の更新履歴を保存し、必要に応じて以前のバージョンを復元できる機能が備わっています。
さらに、コンテンツの公開日時を事前に設定し、その時刻が来たら自動で公開されるスケジュール機能も大変便利です。これにより、ウェブサイトの運営者はコンテンツの管理をより柔軟に、かつ計画的に行うことができるでしょう。
たとえば、特定のイベントやキャンペーンに合わせてコンテンツを準備し、最適なタイミングで自動公開することが可能になります。この機能は、webサイト運用の柔軟性を大幅に向上させてくれます。
ユーザー及び、操作履歴の管理機能
CMSでは、ユーザーごとのログイン状況や、行った操作の履歴を記録する機能があります。
この機能によって「誰がいつ何をしたのか？」を正確に把握することができるため、大人数でwebサイトを運用する際の管理がスムーズになります。また、何か問題が発生した際には、操作履歴をたどることで原因を特定しやすくなるでしょう。セキュリティの観点からも、このような記録は非常に重要であり、webサイトの安全性や信頼性を高める上で役立ちます。
権限の設定機能
CMSでは、ユーザーごとに細かく権限を設定し、コンテンツの作成、変更、削除などの操作を実行できる人物を、厳密に管理することができます。
例えば、新人スタッフにはコンテンツの作成権限のみを与え、編集や削除は上級スタッフのみが行えるように設定することが可能です。この機能は、サイトのセキュリティを保ちながら、効率的にコンテンツを管理するために非常に重要です。ユーザーに応じた適切な権限設定によって、サイト運営の柔軟性と安全性を同時に高めることができます。
ユーザーのグルーピング機能
CMSの便利な機能の一つとして、部署や役割に応じてユーザーをグループ分けして、グループごとに特定の権限を設定することができます。
例えば、編集部のメンバーはコンテンツの編集権限のみを、技術部のメンバーにはサイトの技術的な管理権限のみを、それぞれ与えることができます。
このようにユーザーを適切にグループ分けし、役割に応じた権限を管理することで、サイトの運営をより効率的かつ安全に行うことができます。ユーザーのグルーピング機能は、大規模組織のwebサイト運営において特に重要な役割を果たします。
マーケティング機能
CMSにはただコンテンツを管理するだけでなく、マーケティング活動を強力にサポートする機能も備わっています。どのような機能があるのか、詳しく掘り下げていきましょう。
アクセス解析
多くのCMSには、WebサイトのPV数や利用状況、ユーザーがどこから来たのかの流入経路など、重要なアクセスデータを解析する機能があります。
このアクセス解析機能によって、サイト運営者はどのコンテンツが人気なのか、どのマーケティング戦略が効果を上げているのかを正確に把握できます。さらに、一部のCMSではGoogle Analytics（アクセス解析の代表的ツール）との自動連携が可能で、より高度なデータ分析を初心者でも簡単に行うことができます。
CXM機能
CMSの中には、CXM（Customer Experience Management:顧客体験管理）機能を提供するものもあります。
この機能は、ユーザーの行動や好みを理解するためのターゲティングやヒートマップ分析などを通じて、ユーザーにとって価値のある文言や視覚効果を分析するのに役立ちます。CXM機能を上手に活用することで、Webサイトのユーザー一人ひとりにパーソナライズされたコンテンツを提供し、顧客満足度の向上やロイヤルティの強化を目指すことができるでしょう。
LPO機能
CMSのLPO（Landing Page Optimization:ランディングページ最適化）機能とは、ユーザーが最初に目にするページ、つまり狭義のランディングページをより魅力的、効果的にするための要因を抽出する機能です。
この機能を利用することで、セールスを目的としたコンテンツを、期待したユーザーのアクション（例えば、商品の購入やお問い合わせの送信など）に繋げやすくなります。LPOでは、ページのデザインやコンテンツの配置、コールトゥアクションの表現方法など、ユーザー体験を高める要素を総合的に考慮した上で、定量的にランディングページの効果が検証されます。
LPO機能機能を有効活用することで、ユーザーの満足度を向上させると同時に、サイトのコンバージョン率の向上を目指すことが可能になります。
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アンケート・メルマガの作成配信機能
CMSでは、アンケートやメールマガジン（メルマガ）の作成から配信までをサポートする機能があります。
この機能を活用することで、顧客の意見やニーズを直接聞き取るアンケートを簡単に作成し、集まった貴重なフィードバックを基にしたメルマガなどを効率的に配信することが可能になります。メルマガは、新商品の案内や特別なキャンペーン情報など、顧客との定期的なコミュニケーションを図るのに最適なツールです。
これらの機能を駆使することで、顧客との関係を深め、長期的な顧客ロイヤリティを築くことができるでしょう。
問い合わせ・FAQの作成機能
CMSには、顧客からの製品に関する問い合わせを管理し、過去に多く寄せられた質問をまとめたFAQ（よくある質問とその回答）ページを作成する機能が備わっています。
この機能により、顧客が抱える疑問を効率的に解消することができ、顧客サポートの負担を大幅に軽減することが可能になります。FAQページは、顧客が自分で解決策を見つけやすくするための重要なリソースであり、顧客満足度の向上に直結します。もちろん、問い合わせフォームを通じて顧客から新たなフィードバックを得て、FAQページに手動で内容を追加することもできます。
SNS連携機能
CMSには、SNSツールと直接連携する機能が備わっていることがあります。ウェブサイトのコンテンツをFacebook、Twitter、Instagramなどのソーシャルメディアプラットフォームに簡単に共有できるようにするものです。
この機能を利用することで、ウェブサイトの更新情報や重要なニュースを、より広い範囲のユーザーに迅速に届けることができます。また、SNSからの直接フィードバックを受け取ることも可能になり、ユーザーとのコミュニケーションがより活発になります。
PIM機能
CMSの中にはPIM（Product Information Management:製品情報管理）機能を備えているものもあります。この機能は、製品に関する情報を一元化して管理するための仕組みです。
製品の説明、価格、仕様、画像など、さまざまな製品情報をデータベース化して効率的に扱えるようにすることで、正確で一貫した情報を異なるwebサイト上でも提供することができます。PIM機能を利用することにより、製品情報の更新や変更が迅速かつ簡単に行えるようになり、顧客に対して最新の製品情報を常に提供することが可能になります。
プラグイン機能
CMSのもう一つの魅力は、その機能を自由に拡張できるプラグイン機能です。プラグインとは、CMSの基本機能に加えて、特定の機能やサービスを追加するための拡張モジュールのことです。
例えば、SEO対策を強化するツールや、サイトのセキュリティを高める機能、さらにはSNSの連携を容易にするプラグインなど、CMSの拡張機能は多岐にわたります。
つまり、プラグイン機能を駆使すれば、CMSは単なるコンテンツ管理システムを超え、ビジネスのあらゆるニーズに応える多機能プラットフォームとして活用することが可能です。
CMSの種類
CMSにはさまざまな種類があり、それぞれにユニークな機能や特徴があります。ここでは、それぞれの特色について紹介していきます。
オープンソース型CMS
オープンソース型CMSは、プログラムのソースコードが公開されており、誰もが無料で利用、改変、配布することが可能なCMSです。
この種類のCMSは、有志のコミュニティに支えられており、ユーザーや開発者が協力して機能改善やセキュリティ強化に取り組み続けています。オープンソース型の利点は、ほぼ制限のない柔軟性とカスタマイズの自由度です。
裏返せば、自己責任で全ての操作を行わなければならないものの、自身のニーズに合わせてCMSをカスタマイズしたい、と考えている場合には最適な選択肢となるでしょう。
独自開発型CMS
独自開発型CMSは、特定の企業や開発チームが組織のニーズに合わせて開発したCMSのことを指します。
これらは「商用パッケージCMS」とも呼ばれ、特定のビジネスモデルや業界特有の要件に特化して設計されていることが多いです。独自開発型CMSの最大の特徴は、その企業の具体的な要望にピッタリ合わせることができる専門性にあります。セキュリティや機能面で特別な要件がある企業にとって、このタイプのCMSは理想的な選択肢となり得ます。
法人向けCMSパッケージ
法人向けCMSパッケージは、企業がそのビジネスのニーズに合わせてウェブサイトや社内ポータルを効率的に管理するために設計されたCMSです。
これらのパッケージは、セキュリティ、ユーザビリティ、拡張性を重視しており、企業のマーケティング戦略やコミュニケーション活動をサポートするための高度な機能を備えています。また、コンテンツの編集や公開を簡単にするツールのほか、複数部門間のコラボレーションを促進する機能や、顧客データの管理といったCRM（Customer Relationship Management:顧客関係管理）機能も統合している場合があります。
大規模サイト向けCMSパッケージ
大規模サイト向けCMSパッケージは、法人向けCMSパッケージの中でも特に大規模なウェブサイトや、複雑なデジタルコンテンツの管理を必要とする企業や組織に適したCMSです。
このタイプのCMSは、大規模サイトのスケーラビリティに対応できるよう設計されており、大量のトラフィックや膨大なデータ量でも問題なく扱うことができるでしょう。また、ユーザー管理、セキュリティ対策、マルチサイト管理など、大規模運用に求められる高度な機能を標準装備しています。
さらに、特定のビジネス要件に合わせて機能を追加またはカスタマイズすることも可能で、大手企業が独自のオンライン戦略を実現するための強力な支援を提供します。
CMSを利用するメリット
CMSを利用することで得られるメリットは多岐にわたります。以下にこれらのメリットを詳しく見ていきましょう。
専門知識がなくてもWebサイトを構築できる
CMSの大きなメリットは、htmlやCSSなどの専門知識がなくても、誰でも簡単に美しく機能的なWebサイトを構築できる点です。
なぜなら、豊富に用意されているテンプレートを使用することで、見た目がプロフェッショナルなサイトを手軽に作成できるためです。テンプレートは様々なデザインやレイアウトが用意されており、ユーザーは自分の好みやサイトの目的に合わせて自由に選択できます。
さらに、ドラッグアンドドロップのような直感的な操作でコンテンツを配置できるため、専門的な知識がない人でも思い通りのサイトを比較的容易に作り上げることが可能です。
Webサイトの更新・修正が簡単にできる
CMSを利用することで、Webサイトの更新や修正が格段に簡単になります。
例えば、テキストデータを編集するだけで、新しい情報の追加や既存情報の修正が可能になるため、htmlのソースコードには一切手を加える必要がありません。また、CMSを使えば、Webサイトの改善作業も直感的かつスピーディに実施できるようになるでしょう。情報の更新が手軽になることで、ユーザーに対して低コストで常に最新の情報を提供できれば、サイトの魅力を高める工程により注力することにもつながります。
Webサイト運用の分業化ができる
CMSを利用すれば、Webサイトの運用を複数のアカウントで共同にて行うことが容易になります。
例えば、記事の執筆者、編集者、公開を承認する管理者といったように、役割に応じて権限を設定できるため、作業体制の効率化が図れます。
また、担当者が退職するなどの人事異動があっても、新たな担当者に権限を移譲することで、Webサイトの運用を安定的に継続することができるでしょう。あるいは、外注した業者に一時的に編集権限を明け渡すといった操作も簡単に実行できます。
複数のデバイスに対応したWebサイトを簡単に作れる
現代のWebサイトは、スマートフォン、タブレット、デスクトップといった複数のデバイスに対応している必要があります。CMSを利用することで、これらマルチデバイスへの対応（レスポンシブデザイン）が格段に簡単になります。
多くのCMSには、レスポンシブデザインをサポートするテンプレートが標準で搭載されており、一つのコンテンツを異なるデバイスサイズで適切に表示できるよう自動調整します。これにより、ユーザーがどのデバイスを使用していても最適な閲覧体験を提供することができます。
Webサイトのユーザビリティを向上できる
CMSの利用により、Webサイトの作成や更新が手軽になれば、向上したwebサイトのクオリティはユーザビリティをも底上げしてくれるでしょう。
例えば、CMSにはリンク切れのアラート機能も備わっていることが多いため、ユーザーがエラーページに行き着くリスクを最小限に押さえることができます。
また、立ち上げられるwebサイトの母数が増えるだけ競争が発生するため、結果的に質の高いページだけが検索結果として表示される淘汰作用として、全てのユーザーへのメリットとなるでしょう。
SEO効果の高いWebサイトを運用できる
CMSを導入することで、SEO効果の高いWebサイトを運用することが可能になります。これは、多くのCMSがW3C（World Wide Web Consortium）が定める標準規格に準拠したコードを採用しているためです。
W3Cの標準規格に準拠することは、ウェブサイトのアクセシビリティとユーザビリティの向上に貢献し、これらは検索エンジン最適化（SEO）においても重要な要素とされています。
検索エンジンは、ユーザーにとって有用な、質の高い情報を提供するウェブサイトを優先して評価します。適切なCMSを利用することで、構造が整理されたクリーンなコードでサイトを構築されれば、結果的に検索エンジンに好まれやすくなります。
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CMSを利用するデメリット
CMSを利用することには多くのメリットがありますが、ある程度のデメリットも存在します。以下に解説していきます。
既存のWebサイトがある場合はデータを移行する必要がある
既存のWebサイトをCMSに移行する場合、コンテンツやデータの移行作業が必須となります。
このプロセスはサイトが大規模であるほど、煩雑で手間や時間がかかる作業になることがあります。移行作業には、既存のコンテンツを新しいCMSに適合させるためのフォーマット変更や、データ構造の調整が含まれる場合が多く、これらの作業は専門的な知識を要することが多いです。
古いウェブサイトをCMSに移行するための専門サービスも存在しますが、データ移行中に情報が失われるリスクを最小限に抑えるためには、どちらにせよ細心の注意を払う必要があるでしょう。
必要な機能を「全て搭載」したCMSがあるとは限らない
自社のニーズに完全に合致する機能を持つCMSが、丁度よく存在するとは限りません。その場合には、代替手段の検討が必要となります。
昨今のwebサイトにおいては、拡張機能の活用などで多くの機能を実現できるものの、クラウド型CMSなどではそうした拡張性に制限があるケースもあります。CMSを選択する際には、将来の拡張性やカスタマイズの容易さも重要な検討ポイントとなりますので、購入前に開発元企業とよく相談することが重要です。
また、将来的にCMSに乗り換える可能性を意識して、常にスッキリとした運用ルールを設けておくとより万全でしょう。
Webサイトの構築はCMSを導入しよう
Webサイトの構築と運用には多くのハードルがありますが、適切なCMSを導入すればこれらの課題を大幅に軽減できます。
優れたCMSは専門知識がなくても直感的に操作できるため、コストや時間の節約、分業化の促進、マルチデバイス対応の簡素化など、さまざまな恩恵を受けることができるでしょう。
一方で、データ移行の手間や特定の機能が搭載されていない可能性など、事前によく考慮しておくべきデメリットも存在します。CMSの特徴をよく理解して、優れたWebサイトを運営するために役立ててください。
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