【無料版あり】おすすめの日報ソフト8選比較！主な機能や選び方

おすすめの日報ソフト8選を比較

社員が着手している作業の進捗確認には日報が役に立ちます。しかし日報を作成すること自体が目的となっていまい、社員の作業負担が増えることは避けたいところです。

ここでは、おすすめの日報ソフトを8つ紹介します。

1.kintone

kintoneはエクセルやメール・紙の書類など、管理がバラバラになりがちな各情報を一つにまとめられるサービスです。

データ管理を一画面に集約・共有することで、チームの仕事が見える化できます。

2.gamba!

gamba!（ガンバ）は用意されているテンプレートに沿って必要事項を入力していくだけで日報が簡単に作成できる日報ソフトです。

ソフト内では目標管理も可能で、契約数や売上などを可視化できるので常に部下の業務量を把握できます。達成できなかった　場合にはどこに要因があるのかも把握できるので次につなげられるのも大きなメリットです。

3.houren.so

houren.soは、写真を活用することで現場の手間を最小限に抑え十分な情報共有が実現できるサービスです。

現場の作業で気になるところを撮影し、業務の最後にコメントをアップするだけなのでとても簡単に利用できます。

4.Nanoty

Nanotyは業務改善や生産性向上＿社内コミュニケーション活性化を主目的とした、クラウド日報ソフトのサービスです。

17年の運用実績と2,000社以上で導入されてきた実績があります。社内SNSのように業務日報を社員同士で共有することで、日報を起点としたコミュニケーションが可能です。

5.Pace

Paceは毎日の日報入力を元にして、案件ごとの利益をリアルタイムで見える化しているサービスです。社員が日報を提出するだけで、経営層は管理会計に基づいた多角的な経営分析が行えます。

6.Chatwork

Chatworkは中小企業向けビジネスチャットですが、日報を管理する目的で利用することも可能です。

37万社以上の企業で導入されており、無料で始められることから安心して利用できます。機能もとてもシンプルなので、パソコン操作が苦手な方でも操作しやすい仕様になっています。

7.FieldPlus

FieldPlusは、スマートフォンやパソコンを使ってリアルタイムで業務報告が可能なクラウド型業務報告システムです。

FieldPlusを利用することで、作業報告を通じて現場とオフィスがリアルタイムで情報共有して、柔軟な情報連携ができるようになります。

8.Talknote

Talknoteは、リアルタイムな情報のアップデート・共有・データの蓄積・運用などができる機能を備えたサービスです。

Talknoteを利用することで、現場レベルでの的確な意思決定・最適な組織運営が可能となり現場の強化につなげられます。

日報ソフトの導入で得られる効果

日報ソフトは、業務にどのような効果をもたらすのでしょうか。ここでは、日報ソフトの導入で得られる効果について解説します。

情報共有が容易になる

日報ソフトを活用すると情報共有がしやすくなります。

クラウド型の日報管理ソフトの場合、オンライン上で日報の提出と共有ができるので、紙の日報のように上司に手渡ししたり情報共有のためにチームが集まったりする必要もありません。

日報ソフトの利用で、日報の提出が容易かつ短時間で完了しチーム全体で一人ひとりの進捗をスムーズに把握できます。

入力の重複を防げる

日報ソフトを導入すると、入力の重複を防ぐことが可能です。

日報を手書きやWordで作成すると、日報からデータを集計・分析する際に別のシステムでデータの再入力が必要になってしまいます。しかしクラウド型の日報ソフトを利用れば、過去の日報データをそのまま活用できるため手間が省けて便利です。

社内コミュニケーションを活発化できる

多くの日報ソフトはリアクションやコメント機能がついており、機能を活用することでコミュニケーションの活性化が期待できます。

またメールよりもコミュニケーションコストが下がるため、業務の進捗状況や抱えている問題をより早くメンバーが把握しやすくなるのもメリットです。メンバー同士のコミュニケーションが活発になることで、メンバーを積極的にフォローする雰囲気が生まれることが期待されます。

蓄積した情報を活用できる

日報ソフトを利用すると、蓄積した情報の活用が容易になります。

例えば営業職の場合、顧客との商談記録を日報に書き留めておくことが多く、日報ソフトを活用し情報を日々蓄積すると、次の商談に活かすことが可能です。

営業職以外でも、日報を適切に管理するとノウハウが蓄積されていきます。日報ソフトを導入することで、日報提出だけで終わらせることなく情報資産として蓄積・運用することが期待できます。

▷SFAで日報管理する方法は？メリットや運用時の注意点を解説

必要な日報を探しやすい

日報ソフトを導入すると必要な日報を探しやすくなります。

紙やWordで作成した過去の日報は、見たいときにすぐ探し出すことができません。しかしクラウド型の日報管理ソフトであれば、格納している日報にアクセスしやすく、多くの検索項目から過去の日報を簡単に検索できます。そのため、必要な情報にすばやくアクセスすることが可能です。

過去の日報をすぐに取り出せることで、作成するだけで終わっていた日報を情報資源として活用できます。

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日報ソフトの選び方

日報ソフトは昨今多くの会社が提供しています。ここでは、日報ソフトを選ぶ時のポイントを解説します。

導入目的に適しているか

日報ソフトを選ぶ際は、導入する目的を明確にしましょう。導入目的に合わない日報ソフトを選んでしまうと、業務効率の向上が見込めず負担が増える可能性があります。

別のソフトを導入すると考えてもまた導入ツールの検討をする必要があるため、時間とコストを大幅に無駄にしてしまいます。ツールを複数確認して、自社に適した日報ソフトはどれなのか検討しましょう。

社員のITリテラシーに合っているか

社員のITリテラシーに合っているかどうかも、日報ソフト導入の重要なポイントです。

日報を導入するのは会社ですが、実際に日報を書くのは現場の社員です。そのため、現場の社員が使いこなせる日報ツールを選定する必要があります。

普段パソコンを使っておらずITツールに慣れていない社員が多い現場であれば、できるだけシンプルで操作が簡単なツールを選ぶことをおすすめします。

機能は充実しているか

日報ソフトを提供している会社によって、機能はさまざまです。そのため、自社に必要な機能が充実しているかを確認してください。

機能があまりにも少ないと、業務効率が上がらず導入した意味がありません。自社に必要な機能を事前にリストアップし、日報ソフトに搭載されているかどうか確認しておくことをおすすめします。

▷テレワークにおける日報の必要性とは？効果的な書き方や便利ツールを紹介

無料版の利用が可能か

日報ソフトは、無料版の利用が可能かどうかも確認しておきましょう。

日報ソフトによっては、有料版を導入する前に数日無料で使えるツールもあります。実際にツールを活用することで、どのような効果があるのかを現場で確認してください。

また無料版の利用は一部の社員だけでなく多くの社員に使ってもらい、現場からの意見を吸い上げることで本格的に導入しても問題ないかどうかを検討してください。

セキュリティは強固か

日報のセキュリティレベルも非常に重要です。

日報に入力されている情報は社員の名前や役職・お客様情報・公開前のプロジェクトに関する内容もあります。日報の内容が外部に流出してしまうと、企業にとって大きな損失になりかねません。セキュリティ対策がしっかりとられている日報ソフトを選ぶようにしましょう。

日報ソフト導入の注意点

とても便利な日報ソフトですが、導入にあたって注意する点もあります。ここでは、日報ソフト導入の注意点について解説します。

一般的なツールと混同してしまう

日報ソフトを一般的なツールと混同しないように気をつけてください。日報ソフトはクラウドで管理されているため、インターネットに接続できる端末があれば、いつでもどこでもログインできます。

そのため、SNSやメールなどの一般的なツールと混同してしまい、日報に入れるべき内容を別のところに間違えて入れてしまう可能性があるのです。

もしSNSやメールに入力して情報漏洩をしてしまうと、企業の信用問題にも関わってきます。日報ソフトを利用できる端末を制限するなど、十分なセキュリティ対策を行ってください。

ビジネスマナーの意識が下がる

日報ソフトは画面や操作性が一般的なツールと似ているため、ビジネスマナーとして適さない文章を入力をしてしまう社員が出てくる可能性があります。

ビジネスマナーの意識が下がったまま日報ソフトが使われないよう、定期的に注意喚起するようにしましょう。日報ソフトを効率的に利用していくために、社員がビジネスマナーを守ることは必須です。

社員によって手間がかかる

日報ソフトを導入すると、負担が増えたと感じる社員が出てくる可能性があります。

ソフトの起動や操作に慣れていないなど、手間がかかってしまうと思われるからです。あくまで普段日報ソフトを使うのは現場の社員です。

日報ソフトの利用を始めたあとも現場社員の意見を聞いて、どうすれば使いやすくなるか意見をまとめて改善していきましょう。

導入コストが必要になる

日報ソフトの導入には、コストがかかってしまいます。料金プランは利用人数によって変動するのが一般的なので、人数が多くなればその分コストも増えます。

また日報ソフト導入後は一時的に紙と日報ソフトを併用する場合が多いです。紙と日報ソフト両方のコストが発生してしまう可能性があるため、日報ソフトだけで完了するように本格的な導入の調整を行いましょう。日報ソフトに早く乗り換えをすることで、印刷代や保管場所など紙の日報にかかるコストを軽減できます。

日報業務に効率化には日報ソフトがおすすめ

日報業務を効率化するためには、日報ソフトの導入がおすすめです。日報ソフトを活用することで、チーム内での情報共有や情報の資産化、業務効率の改善に効果が期待できます。

また紙の日報がなくなると、印刷する手間や紙の購入費用などのコスト削減も可能です。本記事を参考にして、ぜひ自社に合った日報ソフトの導入を進めてください。