SFAで日報管理する方法は？メリットや運用時の注意点を解説

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▷SFAの導入目的って何？導入前に知っておくべき基本知識をおさらい！

SFAの日報管理機能一覧

SFAに搭載されている日報管理に関する機能は以下の5つです。

• 日報テンプレートの登録
• 外出先からの日報の作成
• 上長への通知・承認
• 日報の共有
• 日付・案件名による名寄せ

(1)日報テンプレートの登録

SFAには日報作成に使用するテンプレートが搭載されています。そのため、自社で日報に使用するテンプレートを作成する必要が無いので、作成に掛かる手間を省けます。

部内で同じテンプレートを使用することで、クオリティの均一化につながり、マネージャーのチェックやフィードバックも効率化するでしょう。

(2)外出先からの日報の作成

マルチデバイス対応のSFAを選択すると、スマートフォンやタブレット端末を使い、外出先から日報を作成できます。

移動時間や商談の合間に日報を作成できるため、営業報告のためだけに帰社する必要がなくなります。

(3)上長への通知・承認

営業担当者がSFA上で活動内容を入力すると、社内SNSに日報が自動投稿されるので、マネージャーは部下の活動内容を素早く把握できます。

営業担当者と口頭で何度もやりとりを重ねる必要はありません。

また、進行中の商談に関する情報を素早く入手でき、マネジメント強化や精度の高い売上予測につなげられます。

(4)日報の共有

SFA上に保存した日報は共有できるため、過去の商談履歴や受注に向けての課題を振り返る上で、役に立ちます。また、成功事例を部署内で共有でき、部署全体のパフォーマンスアップにつなげられます。

(5)日付・案件名による名寄せ

名寄せは連絡先や企業名などを参考に、異なる名前で保存されている同じ内容のデータを統合することです。名寄せによって、同一案件や同じ担当者の二重登録を避けられます。

▷SFAの機能一覧！営業支援システム導入によってできることとは？

SFAで日報管理をするメリット

SFAで日報管理をすると以下5つのメリットが得られます。

• 日報の検索・保存ができる
• 日報の紛失リスクがなくなる
• 外出先から作業ができる
• 日報を全社で素早く共有できる
• 日報の閲覧・承認・管理が効率化する

(1)日報の検索・保存ができる

SFAで日報管理をするメリットは、過去に保存した日報を簡単に検索できることです。キーワードや日付で検索すれば、必要な情報が記載された日報を探し出せます。

過去の商談履歴や似た課題への解決策などをすぐに確認できるため、顧客ニーズに沿った提案につなげられます。

(2)日報の紛失リスクがなくなる

エクセルでの日報管理とは異なり、SFAでの日報管理はデータを紛失するリスクを最小化できます。SFA上に保存した顧客情報・進捗状況・案件内容は、外出先や複数のモバイル端末からいつでも確認できます。

商談履歴を振り返るために、過去に作成した日報を外出先に持参する必要はありません。また、脆弱性診断やデータの自動バックアップなど、セキュリティ対策に力を入れるベンダーも近年は増えています。

初めてSFAを導入する場合でも情報漏洩の発生を過度に心配する必要はなく、安心して利用できるでしょう。

(3)外出先から作業ができる

外出先から活動内容を記録できるのも、SFAで日報管理をするメリットの一つです。隙間時間に商談内容の記録や日報作成を進められるため、事務作業のために帰社する必要がなくなります。

外出先で作業が進められると、残業代削減やプライベートの時間増加など、企業と従業員の双方に多くのメリットをもたらします。

(4)日報を全社で素早く共有できる

日報作成〜報告をSFA上で完結させると、リアルタイムでの情報共有を実現できます。マネージャーは進行中の商談に関する情報をすぐに入手でき、売上予測の精度を高められます。

部下にも今後の行動に関して具体的な指示を送ることができ、営業担当者の迷いをなくせるでしょう。また、顧客情報や成功事例を社内でスムーズに共有できる体制を整備でき、社内コミュニケーションが活性化します。

(5)日報の閲覧・承認・管理が効率化する

SFAで日報管理を行えば、必要な情報が記載されている日報をすぐに閲覧できます。顧客名や案件名などを打ち込めば、該当する情報が載った日報が画面上に表示されます。

紙での日報と異なり、過去に作成した日報を保管しておく必要はありません。そのため管理コスト削減やペーパーレスの促進につなげられます。また、日報の作成〜承認まで、一連の作業をSFA上で完結できるため、日報作成に掛かる時間を大幅に短縮できます。

日報にコメントも掲載できるため、マネージャーは口頭やメールで営業担当者と何度もやりとりを重ねる必要はありません。

▷中小企業向けおすすめSFA(営業支援システム)10選！必要性や選び方も解説

SFAで日報管理をするポイント

SFAで日報管理をする上で重要なポイントは以下の3つです。

• 日報管理の機能が充実したSFAを導入する
• 日報作成の習慣を根付かせる
• 日報の共有体制を整えて活用する仕組みを作る

(1)日報管理の機能が充実したSFAを導入する

日報に関する機能が充実したSFAを選択しましょう。

活動内容が記録しにくいと、日報を作成するモチベーションや作業効率が低下します。

マルチデバイス対応や社内SNSの自動投稿など、外出先からでも日報作成や情報共有ができるSFAを選択すると良いでしょう。また、GPSや地図アプリと連携しているSFAを選ぶとワンクリックで活動内容をまとめられ、日報作成に掛かる時間を大幅に削減できます。

(2)日報作成の習慣を根付かせる

SFAを導入してから早い段階で、作成した日報をSFAで管理する習慣を部署内に浸透させましょう。営業担当者が書いた日報がSFAに蓄積されないと、日々の営業活動や成功事例を共有できません。

また、SFAの導入から多くの時間が経過すると、営業担当者のSFAを活用するモチベーションも低下します。ただし、今まで日報作成の習慣がなかった場合には、毎日の日報作成が大きな負担になることもあります。

その場合には、たとえば顧客と商談した日は必ず日報を作成する、週3日は作成するなど、日報の作成が習慣付くような工夫を凝らしましょう。

(3)日報の共有体制を整えて活用する仕組みを作る

作成した日報を営業担当者同士で共有する場を設けましょう。

目的は2つあり、1つめは日報作成へのモチベーションを維持するためです。日報は毎日作成しなければならず、一定の工数が掛かります。

作成した内容にコメントやフィードバックが得られなければ、作成する目的を見出せないでしょう。単なるルーティンワークの1つとなり、入力する情報も少なくなります。フィードバックが得られれば、日報作成へのモチベーションを維持できます。

2つめの目的は情報共有です。日報には今後の営業活動の参考にできる情報が詰まっています。成功事例を共有できれば、部署全体のパフォーマンスアップや社内コミュニケーションの活性化を図れます。

組織全体に良い影響を与えるためにも、作成した日報を共有する場を設けましょう。

▷SFA導入がもたらす効果とは？メリット・デメリットを徹底解説！

SFAで日報管理をする際の注意点

SFA上で日報管理をする場合、以下3つの注意点を意識してください。

• 営業が入力しやすいか確認してから導入する
• モバイル端末に対応しているSFAを選ぶ
• 入力後のデータを放置しない

(1)営業が入力しやすいか確認してから導入する

営業担当者が活動内容を入力しやすいSFAを導入しましょう。情報入力に時間が掛かるSFAを選ぶと、業務効率が悪化します。

SFAを活用して商談の進捗状況や案件情報を管理する習慣が根付かず、高い費用に見合った効果が得られません。

ミスマッチを避けるためにも、無料トライアルを積極的に活用しましょう。トライアルでは通常2週間〜1ヶ月間、無料でSFAを利用できます。無料トライアルの利用によって、コストを掛けずに操作性や機能性を確認できます。

仮に自社と合わなかったとしてもコスト負担はないので、自社に経済的なダメージは残りません。

▷SFA導入後に定着しない理由は？入力が面倒？原因と対策法を解説

(2)モバイル端末に対応しているSFAを選ぶ

マルチデバイス対応のSFAを選びましょう。スマートフォンやタブレット端末から日報を作成できるため、移動時間や商談の合間に日報を提出できます。

活動内容の記録・見積書作成・名刺データの登録など、他の事務作業も進められます。

隙間時間を有効に活用できるため、作業の効率化や長時間労働の是正にもつながるでしょう。労働時間の適正化によってワークライフバランスの向上がのぞめます。

企業にとっても、従業員満足度や社員のパフォーマンスアップによる生産性向上が期待できるため、両者にとってメリットが大きいといえます。

(3)入力後のデータを放置しない

日報は一度入力したら終わりではなく、継続して情報を更新し続けることが重要です。

顧客の都合や競合他社の有無によって、商談の進捗状況は常に変化します。受注見込み・案件規模・受注予定日など、商談に関する情報は定期的なメンテナンスが必要です。

営業担当者は多くの顧客を担当しており、毎日特定の案件だけに注力できるわけではありません。こまめに情報を更新していれば業務が忙しくても、案件の進捗状況や受注に向けての課題も正確に把握できます。

▷自社に合った最適なSFAの選び方は？7つのチェック項目を解説

日報管理機能が優秀なSFA

日報管理機能が充実したSFAを6つ紹介します。

• Senses
• Knowledge Suite
• Sales Force Assistant
• eセールスマネジャー Remix Cloud
• kintone
• 営業日報 MarkⅡ

(1)Senses

Sensesは使い勝手の良さが光る現場で働く営業マンに支持されているマーケットプラットフォームです。

CRM機能も搭載されており、蓄積された情報を元にAIが営業成功に導いてくれるためのアシストをしてくれます。

名刺管理や取引先カルテ、見積書発行をはじめ営業に必要な様々な機能が搭載されているのも大きな魅力。

実際に利用している企業数や契約継続率ともに高い実績を誇っており安心して利用できます。

(2)Knowledge Suite

Knowledge Suiteは、ナレッジスイート株式会社が提供するSFAです。日報の作成及び提出は、スマートフォンアプリからも可能です。いつでもどこからでもアクセスできるため、営業活動を効率的に進められます。

また、グループウェアや名刺管理ツールなど、多くのシステムと連携している点も、Knowledge Suiteの魅力です。リアルタイムでの情報共有を実現し、社内コミュニケーションの活性化や他部署との連携強化を図れます。

さらに、作成したWebフォームへのアクセスや回答回数を分析することで、購買意欲の高い見込み顧客を可視化できる機能もあります。必要事項を入力すればWebフォームを作成できるため、プログラミング知識は必要ありません。

(3)Sales Force Assistant

Sales Force Assistantは、株式会社NIコンサルティングが提供するSFAです。デイリーモニタリングビューで、日報を作成できます。一日一覧表示で活動内容をすぐに把握できるため、マネージャーは部下に具体的な指示を送れます。

日報にはコメントも掲載できるため、マネージャーは営業担当者と口頭やメールでやりとりを重ねる必要がありません。スマートフォンアプリを活用すれば、顧客情報の収集や名刺データの取り込みができ、報告業務を効率化できます。

また、ルートセールス・新規開拓・リピートサイクル型など、多様な営業形態に対応しています。

(4)eセールスマネジャー Remix Cloud

eセールスマネジャー Remix Cloudは、ソフトブレーン株式会社が提供するSFAです。ユーザーからの評価が高く、導入企業数は5,500社を突破しています(2022年12月時点)。

スマートフォンやタブレット端末から日報を作成でき、スケジュール管理・Todoリスト・社内SNSへの反映を自動化できます。スマートフォンの地図機能を活用すれば、ワンクリックで活動内容を報告可能です。

日報提出後は、マネージャーのタイムラインに活動内容が表示されます。リアルタイムでの情報共有を実現でき、予実管理の精度向上やマネジメント強化につなげられます。

また、eセールスマネジャー Remix Cloudは、ユーザビリティに優れている点も特徴です。活動内容を一度モバイル端末に入力すれば、入力内容が自動で複数の端末に反映されます。何度も入力作業を行う必要はありません。

さらに、リードナーチャリングやアナリティクス機能を搭載しており、見込み顧客との関係強化も図れます。MAとも連携しており、無駄な行動の削減と見込み顧客の効率的な育成が望めます。

(5)kintone

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する業務用アプリ開発ツールです。顧客情報・案件情報・商談情報管理など、複数の機能を集約したパッケージアプリをSFAとして利用する形になります。

ワークフロー・経費精算・見積書作成など、必要な機能を追加する場合は、アプリを選んでいきます。アプリはドラッグ＆ドロップやクリック作業で簡単に追加できるので、プログラミング知識は不要です。

日報報告用アプリには、活動内容・報告事項・所感を記載できます。コメント欄も設けられており、コミュニケーションツールとしても活用可能です。

また、広告契約管理・配送依頼・福祉施設空室管理など、業界別のサンプルアプリが多数提供されています。総務・調達・マーケティングなど、部署別アプリと組み合わせると、多くの業務を効率化できます。

(6)営業日報 MarkⅡ

営業日報 MarkⅡは、有限会社エム・ツーが提供するSFAです。営業日報 MarkⅡの特徴は、優れたユーザーインターフェースです。シンプルで整理された画面設計によって、直感的な操作を実現します。

日報報告では時間・タイトル・業務区分の3項目を記入すれば十分運用可能です。マルチデバイス対応で、隙間時間にスマートフォンで活動内容を報告できます。また、スマートフォンから顧客情報や名刺データの登録も行えます。

SFAによる日報管理で情報共有を活性化しましょう！

今回の記事では以下の4点について解説してきました。

• SFAに搭載している日報管理機能
• SFAで日報管理をするメリット
• SFAで日報管理をする上でのポイント
• 日報管理機能が充実したSFA

SFAで日報管理をするメリットは、外出先でも日報を作成できる点です。隙間時間を有効に活用でき、日報作成のためだけに帰社する必要もありません。残業代削減やワークライフバランス改善など、企業と従業員双方にメリットをもたらします。

また、活動内容や商談の結果を素早く共有できることで、マネジメント強化や他部署とのスムーズな連携にもつなげられます。SFAを活用して案件情報や商談の進捗状況を管理する習慣が根付くよう、操作性に優れたSFAを導入することが重要です。

無料トライアルの利用や今回紹介したSFAを参考情報として活用し、自社に合ったSFAを導入してみましょう。