テレワークにおける日報の必要性とは？効果的な書き方や便利ツールを紹介

テレワークにおける日報とは？

テレワークや在宅勤務という働き方は、新型コロナウイルス感染症対策をきっかけに急速に拡大しました。しかし今では、働き方の多様性が実現できる点や多くのコストが削減できるといった、テレワークそのもののメリットから、働き方における一つの選択肢として定着しつつあります。

ただし、テレワークでは、社員の勤務状況や業務の進捗が把握しにくいことから日報の提出を義務付けている企業もあるでしょう。

日報には、主にその日の業務内容や所感などを書くことになりますが、「毎日同じようなことを書いている」「特に書くことがない」「時間の無駄」と、感じている社員が多く、単なる習慣になっているだけで活用できていないケースも少なくありません。

テレワークにおける日報の必要性

オフィス勤務であれば、同じ空間で働いているため、勤務態度の把握や判断に困るといったことはあまりないのではないでしょうか。また、業務の進捗についても、作業の様子や業務の合間の何気ないコミュニケーションなどから把握できていたかと思います。

しかし、テレワークでは、業務の合間の声かけやちょっとした雑談といった機会を持てないため、勤務状況が判断しにくくなるだけでなく、コミュニケーションの頻度やきっかけが激減してしまうデメリットがあるのです。

そのためテレワークにおける日報は、業務の進捗状況を確認するだけでなく、作業の問題点や仕事をする上で困っていることがないかなどを共有するための大切な手段であると認識する必要があります。

ここでは、その必要性を具体的にご説明します。

成果やプロセスに対する正確な評価

テレワークにおいては、「労働時間」は勤怠管理システムなどによって管理している企業は多いかと思います。しかし、実際の勤務状況は目に見えないため、業務と作業時間が果たして適切なのかどうかについての判断が難しいといったケースもあるのではないでしょうか。

そこで、これらの「不透明さ」を少しでも解消するのが日報の役割といえます。何を、どのように実行して成果を得たのかを日報によって可視化することにより、時間だけでなく成果やプロセスに対する正確な評価に役立てることができるのです。

そのため日報は、単なる習慣ではなく、人事評価の材料となり得ることを上長やリーダー、および従業員が認識しておくことが重要となります。

目標の明確化

日報は、上長への業務状況の報告だけでなく、自身の「業務の振り返り」や「目標のリマインド」としても役立てることができます。

そのような意識を持ちつつ日報を書くことで、ルーティーンワークなどの日常業務の効率化につながるだけでなく、達成すべき目標や、細分化されたタスクの目的を再確認する機会とすることもできます。

1日の終わりに業務の成果を改めて確認する過程においては、自身の問題点や改善点も可視化されるため、1日や1週間といった短期間での行動や達成すべき数値などの目標が立てやすくなります。

業務の進捗状況の把握

従業員の仕事ぶりや業務の進捗状況の確認は、管理職における重要な業務の一つです。

特に、大きなプロジェクトを複数メンバーで進行する場合、各メンバーに振られたタスクの適切な進捗管理が、プロジェクト全体の円滑な進行の上で最も重要なマネジメント業務となります。

それぞれの業務量や人的リソースの配分は適切か、イレギュラーな事態により進行に遅れが出る可能性はないかなどの「現状では緊急性の低い課題」をいち早くキャッチし、問題を未然に防ぐコミュニケーションツールとしても日報を利用することで、お互いの業務に支障をきたすことなく、円滑な情報共有をおこなうことができます。

コミュニケーションの円滑化

オフィス勤務であれば、作業の合間の何気ない雑談から些細な不安や問題点をやり取りすることもあるのではないでしょうか。しかし、テレワークの場合、そのような日常の中でのコミュニケーションが難しく、「小さな問題」を一人で抱えてしまいがちです。

そのため、取り立ててWebミーティングをするほどのことでもない些細な不安や疑問については日報内の所感として報告することにより、上長がメンバーの様々な状況を把握できるようになります。困っていることや相談ごとの共有は、適切なアドバイスにもつながり、業務へのエンゲージメント向上にも役立つでしょう。

テレワーク日報の効果的な書き方

まず「効果的な日報」の大前提となるポイントは、「必ずその日のうちに書く」ことです。

通常、日報はその日の一番最後の作業となるため、終業時間ギリギリになってしまい後回しにしてしまうケースも珍しくはありません。

ですが、日報の「効果」を期待するのであれば、その日の業務の振り返りをおこないながら作成することが重要な意味を持ちます。また、情報共有という役割においても、タイムリーな作成は必須となるでしょう。

本章では、効果的な日報を作成する際のポイントについてご説明します。

テレワーク日報に入れる基本項目

目的を認識した上での日報の活用は、業務の改善や適切な人事評価へとつなげることができる点についてご説明しました。ここでは、日報の基本項目についてさらに詳しく解説していきます。

業務内容

進行中もしくは担当している業務内容をまとめます。抱えている業務の共有が目的ですので、箇条書きなどで簡潔に書くと良いでしょう。また、新たなプロジェクトやタスクが発生した際、上長が業務分担するための判断の参考として活用できるよう、日常業務も忘れずに記入してください。

さらに、その日の作業を時系列で記しておくと、作業時間の適正な見積もりにも役立ちます。

進捗状況

次に、その日の進捗状況を記入します。その日に行なった作業だけでなく、今後の見通しなども記入することが大切です。

具体的には、当日の業務予定に対して「今日はどれくらい進んだのか、どのくらい遅れているのか」などを報告するのが望ましいでしょう。

振り返り・所感

その日の業務についての振り返りや所感といった、不安な点や疑問点などを書きやすいスペースを設けておくのも重要です。

1日の目標を達成できたか、業務の進捗は予定通りかなどの振り返りとともに、できていない場合の原因などを記入します。もちろん、悪かった点だけでなく良かった点も記入することも大切です。

あくまで業務の報告だけでなく、気軽な相談の場として活用することで、疎かになりがちなコミュニケーションを活性化することにもつながります。

また、その中で改善点や課題についても記入するようにしておくと、効果的な日報となるだけでなく、自身の業務管理においても有効な習慣となるでしょう。

目標の設定

最後に、翌日の目標を記入します。テレワークでは、オフィス勤務時以上の徹底した自己管理が求められます。毎日の目標を可視化し、日々達成できているのかどうかの確認は、「仕事を生産的におこなっているか」における高い意識を維持する上でも有効な手段です。

業務内容と所感を区別する

上長やリーダーが状況を把握しやすいよう「業務内容」と「所感」は、明確に分けて記入するようにしてください。業務内容とは、以下のような、その日に行った作業の内容です。

• メール対応
• ◯社へのプレゼン資料作成
• ◯社とのミーティング
• ◯◯の件における社内打ち合わせ

一方の所感とは、感想をはじめ、その日の気づきや課題点、反省点などが含まれます。業務内容と所感を混同して書いてしまうと、業務や業務量の全体像が見えにくくなってしまうため、必ず区別して書くことが大切です。

定量的に書いていく

定量的なデータも交えつつ記入するのも重要なポイントといえます。

たとえばその日の業務内容を記入する際は、「取引先にメール営業をした」と端的に記入するのではなく、「既存取引先20件に新商品のメール営業をした」などと、具体的な数値とともに報告します。さらに、20件中◯件からのリアクションを獲得といった成果まで管理し、報告できると良いでしょう。

このような定量的な業務報告は、適切な人事評価を実現するためにも有効です。

テレワーク日報を取り入れる際のポイント

日報が習慣化してしまい、その意味を理解していなければ、「日報を書くのが面倒」「書くことがない」などと感じてしまい、日報の重要度や優先度が下がってしまっても無理はありません。

そこでここでは、有効な日報の作成を習慣づけるためのポイントをいくつかご紹介します。

小さな疑問でも積極的に書く

テレワークをおこなっていると、「小さなコミュニケーション」の取りづらさは、誰もが1度は感じたことがあるのではないでしょうか。

メールといったコミュニケーションツールの問題もありますが、相手の様子が見えない分、相談をするタイミングが掴みづらいといったテレワークならではの状況も、コミュニケーションが疎遠になってしまう原因の一つです。

そのため、日報を毎日のコミュニケーションの手段として活用することもおすすめです。小さな疑問や不安点を書くことはもちろんのこと、業務報告だけでなく、近況を一言添えるようにするのも良いでしょう。

「こんなことを書いていいのか」と躊躇することなく、フランクな報告も交えつつ続けることで、大切なコミュニケーションの一環として習慣づけることができます。

毎日の提出を心がける

先にお伝えした通り、日報は「毎日の習慣」とすることが大切です。

単なる上長への報告ツールとして考えるのではなく、自身の業務の振り返り、目標の確認、生産性の見直しの手段としても活用することで、目的以上の効果を得ることも可能です。

作成の際にも、1日の作業を、業務の改善や効率化を意識しながら振り返り、記入するようにしましょう。

テレワーク日報がめんどくさい・書くことがない場合の対処法

テレワーク中の勤務状況を把握したり、業務の改善を促したりするのに適している日報ですが、面倒と感じてしまうことは珍しくありません。

ここでは、日報を単なるルーティンワークにしないためのポイントをいくつか整理しておきましょう。

完璧な日報を目指さない

「完璧な日報」を目指すあまり、日報の作成にあまりにも時間がかかってしまったり、悩んでしまうようでは、かえって業務の効率化を妨げる原因になってしまいます。

そのため、業務報告だけでなく、テレワークの中でのコミュニケーションの一環といった位置付けを加えることで、作成する側のハードルを下げることも大切です。

その都度書き足していく

作業中の気づきを書き留めておくメモとして日報を利用するのもポイントです。

終業前にまとめて書こうとすると、どうしても時間がかかってしまい、業務効率が悪くなってしまいます。何か気づく度に簡単に箇条書きで記入しておき、最後に整理するといった流れを習慣にしておくと、日報作成の作業時間を短縮できるだけでなく、内容の記載漏れも防げます。

テンプレートや日報ツールを活用する

テンプレートや日報ツールを活用し、作成や報告の手段を簡素化するのも一つの手です。

テンプレートの活用は、報告を受ける側にとっても確認しやすい、見やすいといったメリットが得られます。また、日報ツールは操作が容易な点や、過去の報告書をまとめて管理しやすいといった利点があります。

テレワーク日報におすすめな便利ツール5選

テレワーク日報の手段は、数多くあるためどれを使うかは非常に悩ましい問題です。

ここでは評価も高く手軽に始められる日報ツールを5つ紹介します。それぞれに異なる特徴があるため、ぜひ組織の目的にあったツール選びの参考にされてみてください。

1.Chatwork

Chatworkは、「チャット」形式にてメッセージのやり取りができるツールです。1on1、グループでの共有、どちらのケースにおいてもメールより手軽なコミュニケーションを取ることができ、かつメッセージの送信も容易なため、会話形式のリアルタイムなやり取りが実現できます。

メッセージの送受信だけでなく、タスク管理機能やファイル共有、ビデオ通話機能なども兼ね備えているため、テレワーク中のコミュニケーションを、このツール一つに集約することも可能です。

2.nanoty

nanotyは、業務の見える化によって上司からのアドバイスが得られやすい環境を構築し、業務効率化、チーム力向上を目指すためのクラウド日報管理システムです。

低価格設定により、コスト面においても導入しやすいため、初めてシステムを導入するといった企業にもおすすめのツールといえるでしょう。また、豊富なオプションによる、柔軟なカスタマイズも魅力の一つです。

さらに、日報を読んだ感想を「いいね！」や「がんばれ！」といった簡易的なリアクションで伝えるコミュニケーションは、テレワークによる孤独感の解消や社員の意欲向上が期待できます。

3.Pace

Paceは、毎日の日報入力をもとに、案件ごとの利益をリアルタイムで見える化させる、クラウド工数管理・業務管理ツールです。

日報ツールでは、「顧客と案件」、「作業区分」、「作業時間」、「作業内容」を入力することで、案件ごとの工数原価が算出されます。そのため、特に作業の利益を意識しにくい、制作業務などにおいて利用することで、業務効率や生産性の意識を高める効果も期待できるでしょう。

また、単価を上げた場合の利益変化もわかるシミュレーション機能も備わっているため、目標達成するためにどのような行動を取るべきかの目標も立てやすくなります。

4.未来日報

未来日報は、日報を書くだけで日報がチーム内で共有されるだけでなく、日報内のお客様に関する情報が、自動的に顧客情報として蓄積されていく点が最大の特徴です。そのため、その情報を基に効果的かつ効率的な顧客アプローチが可能になります。

また、顧客管理やスケジュールの管理を同時進行することもでき、スムーズな営業活動をおこなうことができます。

5.gamba!

gamba!は、職種や業務に合った柔軟なテンプレート設定により、日報作成の手間を軽減できる日報共有アプリです。

テンプレートを選び、項目にそって入力、の２ステップで日報が完成するため、日々の作業負担を軽減することができます。メンバーに共有した日報は、閲覧だけではなくコメント入力もできるためコミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。また、スマートフォンやタブレットにも対応しており、時間や場所を選ばず、日報の作成や共有ができるのも特徴です。

テレワーク日報を行う際は便利ツールを活用しよう

「作成が面倒」「書くことがない」「時間の無駄」と煙たがられがちな日報の作成ですが、適切な方法や効果的な運用を実施することで、コミュニケーションの活性化や業務改善、正確な人事評価など、多くのメリットを得られるのも事実です。

ただし、日報の作成事態に多くの時間を要するようでは、意味がありません。本記事でご紹介した便利なツールを活用して時短を実行しつつ、効果的な日報の運用を実現しましょう。