デジタル化を推進する方法と成功させるためのポイントを徹底解説

2022/7/1 2022/07/01

デジタル化

デジタル化の推進方法

デジタル化はどのようなステップで進めていけばよいのか、また、デジタル化を成功させるためのポイントは何なのかを知っていますか?本記事では、デジタル化の推進方法やどのようなメリットが得られるのか、逆にどのようなデメリットがあるのかも併せて解説します。デジタル化を成功させるためのポイントも8つご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

デジタル化とは?

デジタル技術の発展により、アナログをデジタルに変換する取り組み「デジタル化」が進んでいます。

デジタル化と聞くとデジタル技術を導入していくことをイメージする人も多いでしょうが、それはあくまでもデジタル化の一部の概念になります。デジタル化について、シンプルに説明すると、「アナログからデジタルに置き換えること」です。

他にも、デジタル化にはデジタル技術を活用し、業務の改革を行って新しい価値を生み出していくという概念もあります。デジタル化の概念は大きく分けて2種類あり、「デジタイゼーション」と「デジタライゼーション」が存在します。

ここではデジタライゼーションとデジタライゼーションについて、DX化との違いも含めて解説していきます。

(1)デジタイゼーション

「デジタイゼーション」とは、アナログをデジタルに変換する取り組みを指しています。例えば、今まで紙媒体で作成・管理を行っていた契約書や資料を、PDFファイルなどの電子データとして保管することもデジタイゼーションです。

会議やミーティングをWeb会議システムやビジネスチャットツールなどを活用して行うことも、デジタイゼーションに該当します。業務の効率化や合理化を意識してデジタル化を進めていくことがデジタイゼーションです。

(2)デジタライゼーション

「デジタライゼーション」は特定の業務をデジタル化し、サービスや商品に付加価値を与えたり、業務効率を高めたりする取り組みです。デジタライゼーションは、商品の強化や他企業との競争化を目的としているため、人々や企業の取り組みを充実させます。

例えば、アナログな手法で管理していたワークフロー業務をデジタル化し、業務効率をさらに高めていくことなどがあげられます。

DX化との違いは?

デジタル化と混同されやすいDX化ですが、DXとは「デジタルトランスフォーメーション」の略称で、デジタル技術を導入することで、人々の生活や企業の取り組みに変革を与え、より豊かな状態を作っていく取り組みを指しています。

デジタル技術で商品やサービスに新しい価値を生み出していくことをDX化と考えるとわかりやすいでしょう。経済産業省も推奨しているDX推進には、多くの企業が取り組んでいます。

デジタル化の必要性が高まる背景

デジタル化が必要な背景としては下記の5つがあげられます。

  • 深刻な人手不足
  • 技術発展の速さ
  • 働き方の多様化
  • 2025年の崖
  • 蓄積したデータが新たな価値を生む時代に

ここからはそれぞれの背景について解説をしていきます。

(1)深刻な人手不足

日本は深刻な人手不足に陥っており、大手企業をはじめ中小企業も人材不足で常に悩んでいるような状況です。さらに、都心部には労働人口が集中し、地方の企業は慢性的な人手不足に陥っています。

そこで、業務効率化を目的の一つとしたデジタル技術を導入することにより、人手不足が緩和されることが期待されています。深刻な人手不足を解消するためにデジタル技術を導入する企業は少なくありません。

(2)技術発展の速さ

デジタル化が加速している背景には、機械学習や深層学習が一気に発展したことが関与してます。人工知能でもあるAIは2000年から技術が加速し、今まで課題であったビッグデータの活用も可能となりました。

デジタル技術の発展に伴い、多くの企業がデジタルツールの導入を行っています。他企業との競争に負けないように相次いでデジタル技術を導入している企業が増加していることも技術発展が加速している要因として考えられています。

(3)働き方の多様化

働き方改革の影響や新型コロナウイルス感染症の影響で日本の働き方も多様化が進んでいます。2019年には「働き方改革関連法」が実施され、在宅勤務・オフィスでは働かないテレワークを導入する企業が増えました。

テレワークを実施している企業が増え、育児や介護との両立ができるなど働き方の選択肢が増えた影響で、エンゲージメントが向上した企業も少なくありません。

テレワークを導入するためにはさまざまなデジタルツールが必要ですが、デジタルツールの導入を行う企業が増えた影響でデジタル技術の発展も加速しています。

(4)2025年の崖

「2025年の崖」は経済産業省が発表した「DXレポート」の中でも取り上げられ、大きな注目を集めています。老朽化したレガシーシステムでは、最新のデジタル技術の運営が難しく、ブラックボックス化してしまうという点も問題となっています。

さらに、保守的なITシステムが障壁となり、新しいデジタル技術への投資が難しい状態になっている企業も少なくありません。2025年までにDX実現ができなかった場合は、経済的損失が最大12兆円ほど生じると推定されているため、DXの遅れは大きな問題となっています。

(5)蓄積したデータが新たな価値を生む時代に

デジタル化が大きく進んでいる背景としてこれまでに蓄積したデータの活用がしっかりとできるようになったという点が大きいです。デジタル技術を導入し、顧客の要望・声を多く蓄積し、そこからデザイン思考を活用して新しい価値の商品・サービスが生み出されています。

具体的に上げると、Apple社が提供している「iPod」はデザイン思考から生まれており、どこにいても音楽を聴きたいという多くの人の声を元に開発された商品です。過去の膨大なデータを活用できるという点からもデジタル化が注目され、新たな価値を生む要因になっています。

デジタル化推進の方法を6ステップで解説

デジタル化を推進したい場合は、下記の6ステップで進めていくようにしましょう。

  1. 業務の棚卸
  2. 業務の課題を洗い出す
  3. 必要性の検討
  4. ツールの選定
  5. セキュリティ対策
  6. 導入後の効果測定

ここからはそれぞれの方法について詳しく解説をしていきますので、デジタル化推進を考えている人は参考にしてみてください。

(1)業務の棚卸

業務の棚卸を行うことにより、ワークフローの整理を行うことができます。棚卸によってアナログで行っていた作業とデジタル化で進めていた作業の状況把握ができる上に、現在アナログの作業でデジタル化ができる部分を探すことが可能です。

デジタル化というと、デジタルツールを調べる人も少なくありませんが、企業に合ったツールの導入を行うためにも、まずは業務の棚卸を行いましょう。

(2)業務の課題を洗い出す

アナログ手法でデジタル化ができる部分を探すことも大切ですが、他にも業務の課題を洗い出しておきましょう。ただ闇雲にデジタル化していくのではなく、業務の課題に焦点を当ててデジタル化し、課題解決を行うことが重要です。

単純作業や業務が多い部分はデジタル化できるケースが多いため、業務の棚卸をすることで課題を確認しておきましょう。

(3)必要性の検討

業務の棚卸や課題の洗い出しが終わった後は、デジタルツールの導入が本当に必要なのか検討しましょう。

課題を解決できるのであれば導入を行うのがおすすめですが、さほど大きな問題となっていないにも関わらず、ツールを導入すると、逆に生産性を低下させてしまうことになりかねません。

本当にデジタルツールの導入が必要なのかを検討した上で、次のステップに移りましょう。

(4)ツールの選定

デジタルツールの導入が決定した後は、課題解決のためのツールの選定が必要です。近年、デジタル市場での開発が進み、多くの企業がデジタルツール・システムを開発しているため、多種多様なツールが提供されています。

自社の課題解決・業務効率化に繋がるツールの選定を行い、適切なツールの導入を行いましょう。

(5)セキュリティ対策

デジタル化推進を行う上では、セキュリティ対策も必須です。どれだけ魅力的なツールを導入しても、セキュリティが脆弱な状態であればサイバー攻撃やウイルスの被害を受けやすく、情報漏えいに繋がる危険性もあります。

導入するツール自体のセキュリティ対策も必要ですが、従業員全体のデジタルリテラシーを高めることも重要です。情報の取り扱いやセキュリティなど働く人のセキュリティ意識を高めることはセキュリティ対策の要でしょう。

(6)導入後の効果測定

デジタル化を進めていこうと考えている場合は、ツールを取り入れるだけで終わらせるのではなく、導入後の効果の測定も併せて行うことで費用対効果を確認しましょう。

実際に効果があったのかを検証することで改善を行い、デジタルツールを最大限に活用するためにも、導入後の効果の測定は大切です。

デジタル化の推進を成功させるためのポイント

デジタル化推進を成功させるためのポイントは下記の8つです。

  1. 経営層を巻き込んだチームを作る
  2. デジタル化の目的を明確にする
  3. 現在の課題を確認した上でツールを選ぶ
  4. ロードマップを作成する
  5. 従業員の使いやすさを重要視する
  6. デジタル化は人員削減ではないことを周知し、嫌がらない環境を作る
  7. IT格差を理解する
  8. スモールスタートにする

成功させるための重要ポイントをそれぞれ解説していきますので、デジタル化推進を検討している人は参考にしてみてください。

(1)経営層を巻き込んだチームを作る

デジタル化を進めていこうと考えた場合、チームメンバーに加えたいのが経営層です。経営層が柔軟な人物であればデジタル化推進を理解して受け入れてくれる可能性が高いでしょう。

また、経営層を組み込んだチームを作らず、デジタル化が上手く進行しなかった場合は、今までの時間や努力が無駄になってしまいます。デジタル化をスムーズに進めるためにも経営層を加えたメンバー構成にしましょう。

(2)デジタル化の目的を明確にする

デジタル化の推進を成功させるために「なぜデジタル化を行いたいのか」といった目的を明らかにすることが大切です。

例えば、「これから社内でもデジタル化を進めていく」といった内容だけが通達されるより、どのような理由でデジタル化を進めていこうと考えているのかを伝えられると、その目的に対しての理解が深まり、従業員もデジタル化に関しての意識を高められるでしょう。

デジタル化を成功させるためには働く人の姿勢も重要になるため、デジタル化の目的を明確にして、尚かつ従業員にその内容を伝えることを忘れないようにしましょう。

(3)現在の課題を確認した上でツールを選ぶ

デジタル化の方法として棚卸や課題の洗い出しが重要と前述しましたが、現在の課題を確認し、ツールの選定を行いましょう。

ツールの特徴、コストともにさまざまです。従業員が使いこなす必要もあるため、自社に合った機能を搭載し、操作性に優れたツールを選びましょう。

(4)ロードマップを作成する

プロジェクトを成功させるためにはロードマップの作成が必須です。デジタル化推進を行う際にロードマップを作ることで、進捗具合や全体の状況を確認しながら導入することが理想です。

ロードマップを作成して状況観察を行うことで今どこでどんなトラブルが起きているかを確認でき、すぐ対処することを可能とします。

(5)従業員の使いやすさを重要視する

いくら魅力的なデジタルツールを導入したとしても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。操作性がよく、サポート体制が整っているツールを導入すると従業員も苦手意識を持つことなくツールを利用できるでしょう。

(6)デジタル化は人員削減ではないことを周知し、嫌がらない環境を作る

デジタル化を行うことで業務効率が向上し、人材不足を解消できます。しかし、デジタル化を行うことによって今まで行っていた作業工程に人材を割く必要がなくなるため、従業員は人員削減されるのではないかと不安を抱くケースも少なくありません。

デジタル化を進めることが人員削減ではないことを伝え、働く人の不安を解消することも意識しましょう。デジタル化を推進するためには、この取り組みを受け入れてもらうことも大切です。

(7)IT格差を理解する

従業員ごとにデジタルリテラシーは異なり、どのようにサポートを行っていくのかを考える必要があるでしょう。人によってPCやスマホ・タブレットなどのデジタル端末に慣れている人もいれば、全くダメだという人もいるため、IT格差がどのくらいあるのか理解しておくことが大切です。

デジタル化の推進を行うときは、従業員全体のデジタルリテラシーをチェックし、IT格差を埋める対策を取りましょう。そのために、操作性に優れたツールを選び、デジタル化を推進するためのチームを設けるなどして、従業員のサポート体制を整えておくなどIT格差を解消するための取り組みを実施しましょう。

(8)スモールスタートにする

デジタル化を進めるといって社内全体のワークフローを変えてしまう企業も少なくありませんが、いきなり全体を変更してしまうと失敗してしまいがちです。新しいツールの導入や体制の変更当初は、従業員が慣れていないため、業務の効率が落ちることがあります。

さらにトラブルが起きてしまうケースも考えられます。まずは一つのチームや一つの部署などから始めるスモールスタートを意識しましょう。スモールスタートで始めれば、トラブルが生じても速やかに対応することが可能です。

デジタル化を推進する際の注意点

デジタル化を成功させるために多くのポイントをおさえる必要がありますが、注意点を把握しておくことも大切です。

  1. システム導入によるコストが発生する
  2. セキュリティ面のリスクが不安
  3. システム障害等のトラブル発生の可能性がある
  4. 専門的なIT人材が必要
  5. 導入時に検討項目が多く時間がかかる

上記の5つの注意点について詳しく解説をしていきますので、デジタル化の推進を検討している人は、成功させるポイントと合わせてチェックしましょう。

(1)システム導入によるコストが発生する

デジタル化を推進していくためには新しいデジタルツール・デジタルシステムの導入が必要になるため、コストがかかります。

長い目で見れば業務の効率化が行われたり、従業員の業務負担の軽減・エンゲージメントの向上に繋がり、メリットが多いデジタルツールの導入ですが、導入コストがかかり、結果が出るまでに時間を要することもあります。

生産性が落ちた場合の状況を含めた予算設定を行っておくとよいでしょう。

(2)セキュリティ面のリスクが不安

デジタル化の際にセキュリティ対策は必須で、しっかりと行えていない状況だと機密情報や個人情報が流出してしまう危険性も否めません。

導入当初は新しいツールの使い方がわからないため、慣れない操作をしてしまい、トラブルが起きてしまうケースもあるかもしれません。

万が一、トラブルが起きても情報が外部に洩れないような対策を講じておきましょう。

(3)システム障害等のトラブル発生の可能性がある

デジタル化は多くのメリットがありますが、デメリットとしてシステム障害に弱いという点が挙げられます。クラウドサービスやデジタルツールは運営元のサポート体制も確認し、対応が充実しているものを選びましょう。

トラブル発生時に迅速な対応がないなどの不足があると、経営にダメージを与えかねません。トラブル時を想定し、サポート体制がしっかりしているか、システム障害が起きた際にはどのような対応を取ってもらえるかなど、あらかじめ調べておきましょう。

(4)専門的なIT人材が必要

デジタル化を推進したい場合、ITに長けた人材を登用することは必須です。ITに詳しい人材を配置することにより、新しいツール・システムを導入してもスムーズに対応できます。

また、社内でのサポート部門も設置も可能です。デジタル化のトラブルを防ぐためにも、ITに長けた人材は必要でしょう。

(5)導入時に検討項目が多く時間がかかる

デジタル化ツールは種類が豊富にあり、無料のものもあれば有料のものまであります。

導入を検討する際には下記の項目は必ずチェックするようにしましょう。

  • コスト
  • 使いやすさ
  • サポート体制
  • セキュリティ面
  • 実用性
  • 更新頻度
  • 連携

デジタルツールの購入には、検討すべき内容も多く時間がかかるでしょうが、導入後に後悔しないためにも、しっかり吟味した上でツールの選定を行いましょう。

デジタル化を推進するメリット

下記の5つがデジタル化推進を行うメリットです。

  • 業務効率化・生産性向上の実現
  • リモートワーク等の多様な働き方に対応
  • BCPの確保につながる
  • ペーパーレス化の推進につながる
  • 人材の流出を防ぐ・優秀な人材を採用しやすくする

デジタルツールの導入を迷っている場合は、自社にとってのメリットをチェックしましょう。

業務効率化・生産性向上の実現

デジタル化が進むことによって、今まで行っていた手動での業務を自動化でき、他の業務に専念できるため、生産性の向上を期待できます。

中でも単純作業であった部分を自動化することで、業務負担が減る上にミスが生じにくくなるといったメリットがあります。働く人の負担の減少と共にエンゲージメントの向上も図れるでしょう。

リモートワーク等の多様な働き方に対応

クラウドツールを導入することにより、テレワークやハイブリッドワークなどの多様な働き方にも対応しやすくなります。

最新の情報を離れている場所でもスピーディーに伝えられる上に、場所を問わずに会社にいるような業務が可能になるため、働き方に制限をかける必要がありません。多様な働き方にも対応できるという点でもメリットは大きいといえるでしょう。

BCPの確保につながる

BCPとは、災害などが起きた際の事業継続計画のことを指します。デジタル化を推進することによって、テロや災害・システム障害などが発生したときの業務の支障を最小限に抑えることを可能とします。

社内のサーバーに情報を保存していると、災害やシステム障害などが発生した際に、データの損失などの打撃を受けてしまいかねません。しかし、クラウド上でデータを保存しておくことで、災害やシステム障害があっても情報は守られます。

BCPを確保するためにも、デジタル化は必要でしょう。

ペーパーレス化の推進につながる

デジタル化を行うことは、従来紙媒体で行っていた業務のペーパーレス化にも繋がります。ペーパーレス化を行うことで、今までかかっていた印紙代や紙代・業務代などのコストを削減できるだけでなく、業務の効率化も可能です。

また、SDGs対策にも直結する地球に優しい経営にも繋がります。

人材の流出を防ぐ・優秀な人材を採用しやすくする

デジタル化を進めると、従業員一人ひとりの業務負担が減るため、人材の流出を防ぐことにも繋がります。また、デジタルツールを導入することで、テレワークなど場所にとらわれない人材の確保も可能となります。

地方に住む優秀な人材を雇用し、密な連携を取れる体制づくりも可能となるデジタル化の推進には大きなメリットがあるといっても過言ではありません。

デジタル化推進の方法やポイントを理解して成功へ

多くの企業が取り組んでいるデジタル化の推進ですが、注意点やポイントをあらかじめ理解しておくことで、成功率を高めることできます。

業務の効率化やコストの削減、エンゲージメントの向上といった多くのメリットを得られるデジタル化を、ぜひ推進しましょう。

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