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デジタル化の事例20選!ビジネスシーンや身近な例から学ぶ成功の鍵とは

2022/05/21 2023/08/08

デジタル化

デジタル化の事例

デジタル化の具体例にはどのようなものがあるのでしょうか。本記事では、デジタル化の解説を行った上で、ビジネスシーンと身近な例に分けてデジタル化の事例を15個紹介します。デジタル化を成功させるポイントも解説するので合わせてご覧ください。

福本大一

監修者 福本大一 株式会社kubellパートナー  アシスタント事業本部|ユニット長 大学卒業後、toC領域のWEBメディア事業で起業。事業グロースに向けたSEO戦略から営業・運用広告に従事し、約2年間の経営を経て事業譲渡。2021年3月からChatwork株式会社(現:株式会社kubell)に入社し、カスタマーマーケティングやアライアンスを経験した後、メディア事業・運用広告事業の責任者としてミッションを遂行する。現在は、DXソリューション推進部のマネージャーとして新規事業領域のセールス・マーケティング・アライアンス・メディア事業を統括。

【確認】デジタル化とは

デジタル化はクラウドサービス・AI・IoT機器など、様々なデジタル技術を活用し、業務プロセスの効率化や新たなビジネスモデル創出を目指していく取り組みです。デジタル化はデジタイゼーションとデジタライゼーション、2段階に分かれています。

デジタイゼーションは業務プロセスをアナログからデジタルへ移行し、業務効率改善やコスト削減へつなげるのが目的です。主に社内だけに影響は留まります。一方、デジタライゼーションは業務プロセスのデジタル化が、ビジネスモデルにまで影響を及ぼす点が特徴です。

デジタル技術の活用で市場ニーズの変化に対応しやすくなり、顧客体験価値向上や企業のイメージアップにつなげられます。

(1)アナログからデジタルへ(デジタイゼーション)

これまでアナログで行っていた業務をデジタルへ移行する段階をデジタイゼーションと呼びます。デジタイゼーションの特徴は、業務効率改善やコスト削減を実現できる点です。例えば、web会議ツールを導入すると、対面商談からオンライン商談へ移行できます。

顧客の元へ移動する必要が無くなり、交通費や移動時間を大幅に削減可能です。さらに、浮いた時間を別の顧客との商談・提案資料作成・案件別の課題把握に充てられるため、成約率向上と営業プロセスの効率化を両立できます。

また、ペーパーレス化を促進した場合はコスト削減に加え、運用負担軽減や在宅勤務導入につなげられます。

デジタイゼーション・デジタライゼーションとは?違いやDXとの関係を解説

デジタル化のメリット・デメリットとは?解決できる課題や問題点について

(2)ビジネスのデジタル化(デジタライゼーション)

デジタル技術を活用し、新たなビジネスモデルの構築につなげることをデジタライゼーションと呼びます。デジタライゼーションは業務プロセスの効率化に留まらず、顧客満足度向上に影響を及ぼしている点が特徴です。

例えば、動画や音楽のストリーミングサービスの登場によって、顧客は一定の料金を払えば無制限に好きな作品や音楽を楽しめる環境が整いました。レンタルショップに通う必要もありません。

デジタライゼーションによって、顧客ニーズに合致した商品・サービスを提供し、リピート率・購入単価・顧客満足度を高めます。

DX推進は3段階のフェーズがある?各プロセスの定義や進め方について

デジタル化とDXとの違い

デジタル化は業務効率改善やビジネスモデルの転換など、企業目線での取り組みです。一方、DXに関してはデジタル技術やデータを積極的に活用し、新商品開発・業務体制の再整備・新規事業への参入など、組織全体の変革につながる内容が該当します。

DX推進によって生活での利便性向上・市場での優位性獲得・社員のITリテラシー向上など、社内外へ大きな影響を及ぼします。

例えば、JR東日本はICカード「Suica」のスマートフォン向けアプリを開発し、交通費の自動決済・新幹線の予約・バスの利用をアプリ内で完結できる体制を確立しました。

アプリの提供によって顧客満足度を高め、リピート率や購入単価にも好影響をもたらします。また、DXに絶対的な定義はありません。デジタル技術を活用した情報収集やデータ分析など、継続的な取り組みが必要になります。

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?意味・定義・重要性をわかりやすく解説

デジタル化を推進するメリット

デジタル化の推進によって得られるメリットは以下の5点です。

  • 業務効率化・生産性向上の実現
  • リモートワーク等の多様な働き方に対応
  • BCPの確保につながる
  • ペーパーレス化の推進につながる
  • 人材の流出を防ぐ・優秀な人材を採用しやすくする

一つひとつ内容をみていきましょう。

(1)業務効率化・生産性向上の実現

デジタル化によって、業務効率改善とミスの削減が両立できます。ツールやシステムが人間の代わりに作業を行ってくれるからです。例えば、勤怠管理システムを導入すると、労務管理の負担軽減と業務の正確性向上が望めます。

労務管理に必要な情報を一元管理できるからです。残業時間設定・休暇管理・アラート通知によって、従業員一人ひとりの労働時間と有給休暇の取得状況を正確に把握できます。

データ入力・集計・計算は勤怠管理システムへ一任できるため、人事担当者が個別に作業を行う必要はありません。また、給与計算ソフトと連携しているシステムも多く、給与計算の手間を大幅に削減できます。

デジタル化によって業務の自動化や省人化が実現でき、業務効率改善・労働力不足解消・業務の正確性向上が望めます。

(2)リモートワーク等の多様な働き方に対応

デジタル技術導入やペーパーレス化促進によって、オンライン上で業務が完結できる体制が整うと、在宅勤務を導入できます。在宅勤務はプライベートな時間の確保・コスト削減・業務効率改善など、社員と企業双方に多くのメリットをもたらします。

表:在宅勤務導入によるメリット

社員企業
内容
  • 通勤に伴う心身の消耗を回避
  • プライベートな時間の増加
  • 職場の人間関係に伴うストレス軽減
  • 業務を途中で遮られる機会の減少
  • 育児や介護との両立
  • 交通費や印刷費削減
  • ワークライフバランス改善
  • 業務効率改善
  • 優秀な人材の流出防止
  • 企業イメージアップ

テレワークで生産性は向上するのか?低いと感じる原因や改善策を解説

(3)BCPの確保につながる

デジタル化によってBCP対策を強化でき、自然災害やサイバー攻撃の被害に遭っても、最短で事業復旧が望める体制を確立できます。デジタル技術の導入によって事業に必要なデータを安全な場所に保管できる他、社員とスムーズにコミュニケーションを図れるからです。

例えば、オンラインストレージを導入すると、業務で必要な各種データをクラウド上に保存するため、データ損失のリスクを最小限に抑えられます。万が一に備えてバックアップサーバーにもデータを保存するため、心配はいりません。

また、グループウェアを活用すると、社員と素早くコミュニケーションを図れます。グループウェアには社員の安否を確認する機能が搭載されているからです。社内SNSやチャット機能も搭載しており、素早く連絡を取れる体制を確立できます。

また、資金的に余裕がある場合は、安否状況の確認・回答の自動集計・掲示板機能を搭載した安否確認システムを導入するのも、BCP強化を図れる一つの選択肢です。

BCP(事業継続計画)とは?初心者でもわかる策定の重要性と手順について

(4)ペーパーレス化の推進につながる

クラウドストレージ・電子契約・グループウェアなどの導入で、ペーパーレス化を促進できます。データ共有や契約業務をオンライン上でスムーズに行える体制が整うからです。

各種帳票や提案書類を紙で保管する必要が無くなり、紙代・印刷代・OA機器のリース費用を削減できます。さらに、作業に必要なデータはシステム上に保管されており、必要な書類を探す手間を削減できます。

また、電子データでの保存によって、紙の劣化や紛失に伴う情報漏洩を心配する必要はありません。

ペーパーレスとは?推進の必要性やメリット・デメリットを徹底解説!

(5)人材の流出を防ぐ・優秀な人材を採用しやすくする

デジタル技術の導入によって在宅勤務やリモートワークなど、状況に応じて働き方を柔軟に選べる環境を構築でき、優秀な人材の流出を防げます。育児や介護と仕事の両立が望めるかからです。

例えば、GoogleWorkSpaceを導入すると、場所を問わず業務を行える体制を確立できます。Googleドキュメント・ スプレッドシート・ドライブなど、業務に必要な機能が一通り揃っているからです。

さらに、Google Meetを利用すれば、部署内のメンバーと業務の進捗状況や今後に関しての情報共有を図れるため、コミュニケーション不足に悩まされる心配もいりません。通勤時間を保育園や介護施設への送迎に充てられ、業務への影響を最小限に抑えられます。

そして、場所を問わない働き方の実現によって、能力重視の採用を行えます。応募者の居住地を考慮する必要が無くなるからです。優秀なスキルや豊富な実務経験を持つ即戦力の人材を獲得でき、既存社員の業務負担を軽減できます。

デジタル社会に必要な人材と組織とは?現状と実現に向けた課題を解説

デジタル化の事例20選

デジタル化の事例をビジネスシーン・日常の生活シーンに分け、合計20通りの事例を紹介します。

業務プロセスのデジタル化やビジネスモデルの転換の参考材料としてご活用ください。

(1)ビジネスシーンのデジタル化の事例

ビジネスシーンにおけるデジタル化の事例を10通り紹介していくので、現在、デジタル化を検討している場合は、参考にご活用ください。

#1: タブレット端末を活用しペーパーレス化

タブレット端末は軽量で持ち運びがしやすく、ペーパーレス化と相性が良いデジタルツールです。主に製造現場や営業活動に活用できます。製造現場でタブレット端末を導入した場合、リアルタイムの情報を即座に記録として残せます。

タブレット端末に情報を入力すれば、端末上に記録内容が即座に反映されるからです。作業の進捗状況に応じて人員配置や業務体制を再整備でき、リソースを最大限活用できます。一方、営業マンにタブレット端末を配布すると、顧客満足度向上につなげられます。

顧客から質問や要望を受けた際も必要なデータをすぐに提示できるからです。顧客へ「素早い丁寧な対応が期待できる」との印象を与えられ、購入単価やリピート率向上へ導きます。

#2: ロボットを導入し省人化

溶接・搬送・輸送用など、産業用ロボットの導入で省人化を実現できると、労働力不足を解消できます。ロボットの導入で、大量生産にも対応できる体制を確立できるからです。夜間や休日も稼働させられるため、急な発注増加にも対応できます。

さらに、ロボットの方が人間よりも業務の正確性が高い点も大きな特徴です。作業の熟練度やスキルによって生じる品質のばらつきが起きません。作業ミスに伴う製品破損や破棄のリスクも最小限に抑えられ、コストロスを無くせます。

また、危険物取り扱いや高所作業もロボットに一任でき、怪我を回避できます。

#3: MAツールの導入

MAツールは購買意欲の高い見込み顧客を可視化し、顧客との関係強化を効率的に図れるツールです。

資料請求・ホームページの閲覧・セミナーへの参加など、顧客の行動履歴をスコアリング機能によって数値化し、自社商品やサービスにどの程度興味を持っているかをデータ化します。

購買意欲の高い見込み顧客にターゲットを絞った商品開発・イベント開催・クーポン配布を実施でき、成約率向上と効率的なマーケティング活動を実現可能です。

また、メールの自動配信・SNSとの連携・フォーム作成機能を搭載しており、最小限のコストで不特定多数の方へ情報を発信できます。

マーケティングオートメーション(MA)ツール活用のメリット・デメリットとは?

#4: 電子契約ツールの導入

電子契約ツールは、契約業務に掛かる手間を大幅に削減できる点がメリットです。契約書のテンプレート機能が搭載されており、一から契約書を作成する必要はありません。作成したデータをメールで送付し、内容に問題なければその場で契約を締結できます。

誤記や不備があったとしてもツール上ですぐに内容を修正できるため、契約業務のスピードアップを図れます。また、書面契約時に生じていた契約書の印刷・製本・発送も必要ありません。原本をファイリングする必要も無くなり、コストや運用負担を削減できます。

電子契約のメリット・デメリットとは?導入前に知っておくべき注意点も解説

#5: ビジネスチャットの利用

ビジネスチャットは、素早くコミュニケーションを取れる点が魅力のツールです。部署やプロジェクトに応じてグループチャットを作成し、チャット内にメッセージを残しておけば、チャットの参加メンバーとスムーズに情報を共有できます。

ビデオ通話機能も搭載しており、必要に応じてオンライン会議を開催可能です。さらに、タスク管理やデータ共有もチャット上で行えるため、複数人が協力して行う作業も効率的に進められます。

#6: クラウドサービスの利用

クラウドサービスを利用するメリットは、大きく分けると3点あります。1点目は低コストで利用できる点です。ベンダーが提供する設定料金を支払えば、すぐに利用できます。サービスを利用するために、システム開発やインフラ整備は必要ありません。

さらに、オプション追加や特別なカスタマイズを施さない限り、追加費用は発生しません。2点目は場所や時間を問わず利用できる点です。インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わずアクセスできます。

リモートワークを導入でき、ワークライフバランス改善やコスト削減につなげられます。3点目は運用負担を削減できる点です。選択したサービスのアップデート・メンテナンス・バックアップ作業を自社で行う必要はありません。

ベンダー側に作業を一任できるため、別の作業に人員を割けます。クラウドサービスは基幹システム・MAツール・グループウェアなど、様々な種類のサービスが市場に提供されています。自社の課題や目的に応じて選択してください。

DX推進に欠かせないクラウド化とは?活用メリットやシステム移行について

#7: 名刺や顧客データ管理のオンライン化

名刺管理ツールの導入で、仕入れ先や顧客の名刺データを一元管理できます。名刺を読み込めば氏名・連絡先・所属部署など、名刺に記載されている内容をツール上に自動反映するからです。

入力作業や検索の手間を省けるため、他の作業に時間を割けます。また、社内で名刺情報を共有しやすくなり、社員の部署異動や退職に伴う引継ぎでの対応漏れを防げます。

【2023年最新】おすすめ・人気の名刺管理アプリ17選を徹底比較!

#8: マニュアル化された配達順序の最適化

食材・建築資材・工業部品などを扱うドライバーは、1日に多くの箇所へ納品をしなければなりません。限られた時間で効率的に配送を行うためには、配送ルートの組み立てが重要です。

配送ルート最適化アプリや配送管理システムを利用すると、走行距離・混雑状況・回り方も含めた配達ルートを作成でき、配送時間やガソリン代の削減が望めます。

さらに、配送ルートのマニュアル化によって、特定の社員に掛かる負担を軽減できます。長年の実務経験やノウハウに頼った配送ルート作成を行う必要は無くなるからです。配送ルートを簡単に作成できるため、業務の属人化を防げます。

#9: 対面会議からオンライン会議への移行

社内会議や顧客との商談を対面からオンライン形式へ移行すると、様々なメリットが得られます。1点目は準備に掛かる手間を削減できる点です。Web会議ツールの導入によって、会議資料印刷や会議室の確保など、事前準備を行う必要が無くなるからです。

画面共有機能によって、PowerPointやExcelで作成した資料をスムーズに共有できます。さらに、オンライン上で対話できるため、わざわざ会議室を用意する必要はありません。

2点目は組織間のコミュニケーション活性化を図れる点です。複数箇所に支店や支社を構えている場合、対面形式で会議を行うのは非効率です。

インターネット環境さえ整っていれば、オンライン会議を開催できるため、物理的な距離があってもスムーズな情報交換を行えます。3点目はコスト削減です。オンライン会議によって顧客の元へ移動する必要が無くなり、交通費を大幅に削減できます。

移動時間を別の顧客との商談や提案資料作成に充てられるため、顧客満足度向上につなげられます。

#10: OCRによる帳票の自動読み取り

帳票OCRは請求書や納品書に記載された手書き文字、QRコード、バーコードなどを読み込み、ExcelやWordで利用可能な文字コードへ変換するソフトウェアです。デジタルデータに変換することで、データ入力や修正作業の手間を大幅に削減できます。

レイアウト解析機能も搭載しており、グラフ・表・ロゴマークも正確に配置できます。また、デジタルデータでの保存によって、運用負担や保管スペースを削減可能です。

デジタルビジネスとは?成功の鍵やデジタル活用を阻害する要因について

#11: レンタルユニフォーム事業

AIによって体のサイズを自動的に採寸してくれて、採寸したサイズに適したユニフォームを貸し出ししてくれるサービスも展開されています。

これまでは自動採寸のコストがかかってしまうという点でなかなか普及しませんでしたが、AIの自動採寸によって大きくシェアを拡大しています。

#12: MaaSプラットフォームの構築

航空業界はコロナ渦によって大きく売り上げを落としましたが、ANAホールディングスは航空便の発着時刻がわかる空港アクセスナビを構築してリリースしました。

また、快適にフライトを楽しめるようにとUniversal MaaSという障がい者・高齢者・訪日外国人がストレスなく移動を楽しめるシスステムも開発。必要とする介助を事業者や自治体間で共有してバリアフリー化を促進しています。

どんな時代でも柔軟に対応する姿勢が各業界から評価を受けています。

#13:オペレーティングシステム

建設業界の大手である清水建設は建物内で稼働する、エレベーター・照明・自動ドア・空調などメーカーが異なるシステムの制御可能を実現しています。

また、AIを搭載したロボットと建築モデルを連携させたシミズ・スマートサイトも導入し、自動化させることで生産性の向上に成功しています。

(2)身近なデジタル化の事例

次に私たちの生活に身近なサービスとして定着している事例を6つ紹介します。

ここ数年は自宅で過ごす時間も増えたため、ネットショッピングやサブスクリプションサービスのニーズが急速に高まっています。

#1: AI家電

AI家電は人工知能を搭載し、人間の声やスマートフォンアプリからの指令に反応して動きます。冷蔵庫・掃除機・エアコンなどが該当し、遠隔操作によって自動運転を行います。AI家電を利用するメリットは、家事の負担軽減や効率化を図れる点です。

献立の提案・部屋の掃除・室内の温度調整など、複数の家事を自動化でき、他の作業に時間を有効活用できます。音声で作業内容を認識するため、操作性に悩まされる心配もいりません。

また、アプリによってはスーパーの特売情報・節電対策・食材の保存方法など、様々な情報をアドバイスしてくれるため、生活費や食材ロスの削減につなげられます。

#2: 映画や音楽のサブスクコンテンツ

動画や音楽のサブスクリプションサービスは、近年急速に発達したサービスの一つです。一定の料金を支払えば無制限に、好きな作品や曲を楽しめる点がメリットです。機器購入や店舗へ通う必要はありません。

また、移動中でもスマートフォンで気軽にサービスを楽しめるため、時間を有効活用できます。さらに、無料トライアル期間も用意されており、仮にご自身が望むサービスでなかった場合でも、多額の費用を失う心配はいりません。

デジタルコンテンツとは?基礎知識や種類・販売方法について簡単に解説

#3: ネットショッピング

新型コロナウイルス感染拡大の影響で対面接触を避ける動きが強まり、ネットショッピングを利用する方も増加しました。ネットショッピングを利用すればわざわざ店舗に足を運ばなくても、商品を購入できます。

重い荷物を持つ手間も無くなるため、一度に大量の商品を購入できます。店員との面倒なやりとりも発生しません。一方、企業側にとっても新規顧客獲得・コストカット・在庫管理の軽減など、多くのメリットが望めます。

表:ネットショッピングのメリット

顧客企業
内容
  • 店舗へ向かう手間や交通費を削減
  • 品揃えが豊富
  • 重い荷物を運搬する必要性を削減
  • 時間を気にせず注文可能
  • 店員とのやりとりは不要
  • 販路拡大
  • 顧客情報を入手
  • 人件費やテナント代削減
  • 在庫管理や顧客情報の管理負担軽減
  • 人員を掛けずに24時間365日販売可能

#4: インターネットオークション

アクセサリー・子供服・ゲームソフトなど、使わなくなった商品の処分と売却が、一度に済む点がインターネットオークションのメリットです。ご自身で出展品の値段を決められるため、リサイクルショップや質屋で売れなかった商品も販売できます。

近年は、スマートフォン上で手続きが完了するフリマアプリを活用した個人間取引が活発化しています。

#5: タクシー配車サービス

タクシー配車アプリの普及によって、スムーズなやりとりが望める体制が確立されました。アプリ上でタクシーの手配や乗車位置の指定が完了するため、オペレーターと面倒なやりとりを行う必要はありません。

目的地までの到着時間や乗車料金も表示されるため、安心して乗車できます。さらに、クレジットカードやクーポンでの事前決済も可能です。

デジタルリテラシーとは?高める必要性や教育方法・低い場合の懸念点を解説

#6: 民泊仲介サービス

近年では宿泊先やホテルや施設などだけではなく、自宅や別荘などを宿泊施設として貸し出しできるサービスも提供され、大きな話題を集めています。

登録してアカウントを発行するだけでホストとして利用でき、日本国内だけではなく世界でも多くの人が利用しています。宿泊先の様子はWeb上に掲載されており、気軽に雰囲気のチェックが可能です。また、ホテルが少ない旅行先や安く抑えたいという人にも最適なサービスといえます。

#6: リモート授業

コロナ渦を受けてなかなか塾に通えない生徒に対して、トライグループは映像授業サービスを展開しています。オンライン映像をみて学習するため、出向く必要や移動時間を削減できると利用者から注目を集めています。

授業でわからない箇所については、スマホと連携して気軽に質問が可能です。オンライン授業の会員登録数は年々増加しており多くの生徒から人気を博しています。

#7: キャッシュレス決済

現金でのやり取りやカード払いの煩わしさがなくなるとして、キャッシュレス決済も多くの人が利用しているサービスの一つです。キャッシュレス決済は、スマホ一つで簡単に支払いができ、利用するごとにポイントが貯まっていきます。

貯めたポイントは1円から利用でき、コンビニ・スーパー・飲食店などなど様々な場所での利用が可能です。また、支払いだけではなく友人に送ることもできるのも人気の要因と言えます。

デジタル化を成功させるポイント

デジタル化を成功させるポイントは以下の9点です。

  • 単純作業に着目する
  • デジタル化の目的を明確にする
  • 現在の課題を確認した上でツールを選ぶ
  • ロードマップを作成する
  • 従業員の使いやすさを重要視する
  • デジタル化は人員削減ではないことを周知し、嫌がらない環境を作る
  • IT格差を理解する
  • スモールスタートにする
  • 経営層を巻き込んだチームを作る

デジタル化を進める上で参考にしてください。

(1)単純作業に着目する

FAXによる注文書作成・請求書発行・見積書提出など、日々繰り返されるルーティンワークが自社でどの程度行われているかを注目してください。バックオフィス業務はデジタル管理へ移行しやすいからです。

電子契約ツール・勤怠管理システム・RPAなどの導入によって、工数の掛かる書類作成やデータ集計を自動化し、業務効率改善・労働力不足解消・ミスの削減を図れます。

デジタル化の意味とは?具体例やメリット・デメリットを簡単に解説!

(2)デジタル化の目的を明確にする

デジタル技術の導入によって、どのような課題を解決したいか明確化することが重要です。導入目的が曖昧の状態でシステムやツール選定を進めても、ミスマッチが起きる可能性が高まり、高い投資に見合った効果が得られないからです。

労働力不足解消・働き方の多様化・ビジネスモデルの転換など、デジタル化によって成し遂げたい目的を社内で共有してください。

(3)現在の課題を確認した上でツールを選ぶ

営業・総務・生産管理など、各分野の業務内容でどのような課題を抱えているかを明確化してください。内容によって選択すべきツールも変わるからです。例えば、見込み顧客への接触を十分に実現できていない場合、MAツールを導入してください。

スコアリング機能によって自社商品・サービスに関心が高い顧客を一目で把握できる他、メールの自動配信やSNSとの連携で、不特定多数の方へ効率的に情報を発信できます。

また、製造現場での人手不足に悩んでいる場合は産業用ロボットを導入すると、品質の統一と大量生産を両立できます。自社で抱えている課題の優先順位付けを行い、優先順位の高い内容から解決を図ってください。

デジタル化とIT化の違いとは?正しい言葉の意味をわかりやすく解説

(4)ロードマップを作成する

ロードマップは、目的達成までに実行すべき内容をまとめた計画書です。ロードマップの作成によって、取るべき行動に迷いが無くなります。デジタル技術導入に必要な作業やスケジュールが具現化されるからです。

また、デジタル化促進に向け、プロジェクトチームを作っている場合は情報を共有しやすくなり、メンバー間での役割分担も明確になります。

(5)従業員の使いやすさを重要視する

どのデジタル技術を選ぶ場合にも言えることですが、ユーザーインターフェースに優れたツールを選択してください。使いづらいツールを選んだ場合、デジタル化が進まないだけでなく、かえって業務効率が悪化するからです。

例えば、クラウドサービスでのツール導入を検討している場合、無料トライアルを積極的に活用してください。コストを掛けずに使い勝手を確認できるからです。仮に自社と合わないサービスだったとしても、コストを掛けておらず自社にダメージは残りません。

(6)デジタル化は人員削減ではないことを周知し、嫌がらない環境を作る

デジタル化によって作業の自動化や省人化が進むと、「自身の仕事が奪われ居場所が無くなるのではないか」と、不安に思う社員もいるでしょう。社員の不安を払拭するため、デジタル化の目的を明確にすることが重要です。

例えば、「web会議ツール・ビジネスチャット・グループウェアを導入し、在宅勤務を実現する」といった目的だったら、働き方の自由度を高めるためのデジタル化と目的を認識でき、社員へ安心感を与えられます。

また、データ入力・請求書作成・給与計算など、バックオフィス業務の効率化を図るRPAを導入する場合、余剰人員を別部署に配置転換するのも一つの選択肢です。

営業・マーケティング・商品開発など、より売上に直結する業務を任せ、新規顧客獲得や販路拡大に努めます。

(7)IT格差を理解する

過度なアナログ文化への傾斜はデジタル化への移行を遅らせ、他社と比べてIT格差が大きくなります。例えば、ペーパーレス化が進まない場合、バックオフィス全般の業務効率が高まりません。

押印をもらうためだけに複数の上司に説明を繰り返さなければならず、一つの書類を取引先へ発送するために多くの手間が掛かります。上司がいない場合は承認が得られず、作業も進められません。

さらに、文章構成やフォーマットにバラつきがあった場合は、都度修正作業が発生します。上記の例のようにアナログ文化を継続すると人員を最大限活用できず、業務効率や成果物の品質も改善されません。

IT格差によって市場での競争力低下や優秀な人材流出を招かないよう、計画的にデジタル化を進めていくことが重要です。

(8)スモールスタートにする

デジタル化は個人や部署単位など、小さな範囲で進めていくことが重要です。いきなり組織全体でデジタル化を進めようとすると、社員に過度な負担が掛かるからです。さらに、取引先から同意を得ずに進めようとすると、通常業務にも支障をきたします。

今後の取引に悪影響を及ぼす可能性があるため、まずは部分的にテストする段階からデジタル化を進めてください。

(9)経営層を巻き込んだチームを作る

デジタル化推進に向けては、経営層も一緒になって進めていくことが重要です。現場の社員がいくら声を挙げても、経営層がデジタル化の必要性を認識しない限り、組織は変わりません。日本よりもデジタル化が進んでいる海外企業では、経営層の意識も非常に高いです。

2018年にエンタープライズソフトウェアとリミニストリートが900社を対象にした調査では、「ITイノベーションに投資するべき」と回答した日本企業は66%だったのに対し、海外企業は89%に上りました。

また、JEITAが2020年に日本企業 344 社、米国 300 社を対象に行った調査では、アメリカ企業の経営層54.3%がDXの戦略~実行まで携わっているのに対し、日本企業は実行のみでも35.8%しか関わっていません。

デジタル化への対応が遅れる程、世界企業との差は広がります。まずはコンサルティングやセミナーへの参加など、外部の専門家を積極的に利用し、デジタル化やDXに関する理解向上に努めてください。

DX推進で経営者が担う役割とは?よくある課題や成功へ導く考え方

事例を参考にデジタル化を推進を成功させよう

デジタル化はweb会議ツールや勤怠管理システムなどを導入し、アナログで進めてきた業務をデジタルへ移行することです。

業務プロセスのデジタル化によって、コスト削減や業務効率改善を実現する取り組みがデジタイゼーションです。一方、デジタライゼーションは業務プロセスのデジタル化が、ビジネスモデルの創出や転換につながる内容を指します。

デジタル化を進めていくと、業務効率改善・BCP強化・柔軟な働き方を実現できます。ただし、これまでアナログ文化に慣れ親しんできた企業は、どのようにしてデジタル化を進めていくべきか迷っている方も多いでしょう。

今回の記事で挙げたポイントや事例を参考にデジタル化を進めてください。対応が遅れる程、競合他社や海外企業とのIT格差は広がります。

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