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電子契約の仕組みと導入方法とは？サービスを選ぶポイントも簡単に解説
電子契約は、システムの利用により契約業務の効率化や経費削減効果が期待できる法的効力のある契約方法です。本記事では電子契約の仕組みから導入方法まで詳しく解説するとともに、電子契約を行う際の流れや電子契約サービスを選ぶ際のポイントについてもご紹介します。
目次
電子契約とは？
電子契約とは、電子化された契約情報をオンラインでやり取りし、契約の締結もオンラインで完了させる契約方法のことです。
従来の契約といえば、対面の席を設け、印刷された契約書に、双方が署名・押印する方法が一般的でした。郵送でやり取りする場合も、契約書への署名や押印が発生する点は変わりません。
この点、電子契約なら、自署や押印は必要ありません。電子署名を使用し、離れた場所にいても非対面で、法的に有効な契約を交わすことが可能です。そのため、契約業務を一気にスピーディーにしてくれる、非常に便利な契約形態といえるでしょう。
電子契約の種類は主に2つ
電子契約には、主に以下の2種類があります。
- オンライン上で契約を締結する
- 対面での署名の電子化
企業同士で契約を交わす場合、主に使われているのは1つ目の方法です。2つ目の「署名の電子化」は、買い物などで求められた署名を後に電子化し保管するタイプのため、日常生活の中で触れたことがある方も多いのではないでしょうか。
オンライン上での契約の締結については、さらに「当事者型」と「立会人型」の2つに分けることができます。ここでは、この2つの契約方法について、詳しくご説明します。
1.当事者型
当事者型の電子契約の場合、当事者それぞれが、認証局から発行される電子証明書によって本人であることの証明を行います。
この電子証明書は、有料であり、かつ発行に時間もかかります。しかし、本人確認の真実性の高さから、のちに説明する「立会人型」よりも「当事者型」の方が、一般的に法的な有効性や証拠力も高いとされているのが特徴です。
2.立会人型
立会人型の電子契約では、契約を締結する当事者の指示により、電子契約サービス事業者が、メール認証によって本人確認を行います。そのため、メールアドレスさえあれば、相手方が同じ契約サービスを利用していなくても契約ができる手軽さがメリットです。
メール認証は、メールに送付されたランダムに作成されるURLにアクセスすることで行われますが、本人確認の真実性においては、不正を完全に排除できない方法のため、運用する際には注意が必要となります。そのため、当事者型と比べると、法的な有効性がやや劣ってしまいます。
▷電子契約における立会人型と当事者型の違いは？各メリットや選ぶ基準を解説
電子契約の仕組みと法的効力
電子契約を交わす時に必要な要素や、取り入れなければならないシステムなど、知っておくべきことは少なくありません。ここでは、電子契約の仕組みと法的効力について詳しく解説します。
電子契約に必要な要素とは？
電子契約を行う際に必要な以下の3点を適切に取り入れ使用することで、本人証明や非改ざん性の証明を行うことが可能です。
- タイムスタンプ
- 電子証明書
- 電子署名
上記の要素を揃えることにより、以下の点が証明できます。
- 本人の意思のもと行われた契約であること
- 改ざんされていない文書であること
- ある時刻に電子文書が存在していたこと
これらの要件を満たしていれば、万が一訴訟などのトラブルに発展した場合も、契約内容に法的な効力が発生し、証拠として認められることになります。
▷電子契約における本人確認の重要性となりすまし防止への対策について
タイムスタンプとは？
タイムスタンプとは、電子文書の作成時刻と非改ざん性を証明するための、技術的な仕組みです。つまり、タイムスタンプの付与によって、当該時刻に文書が存在していたこと、その時刻以降に文書が改ざんされていないことの2点が証明されるのです。
そして、このタイムスタンプは、必ず認定事業者から付与されるものを使用します。認定業者以外のものを利用した場合には、法的な効力が認められませんので注意しましょう。
画像の加工が容易であるように、電子データは便利な反面、改ざんが簡単にできてしまいます。このようなデメリットを補填してくれるのが、このタイムスタンプなのです。ただし、電子帳簿保存法が改正されたことにより、2022年1月以降は、一定の要件を満たした上で電子化された文書に関しては、タイムスタンプが不要となっています。
電子証明書と認証局について
電子証明書とは第三者の機関である、認証局が発行する証明書です。
電子契約においては、「電子署名」が押印にあたり、「電子証明書」が印鑑証明書の役割を果たしています。そのため、電子証明書が電子署名（署名鍵）が本人のものであることを担保してくれるのです。
この電子証明書は、第三者機関である認証局において、当事者から提出された身元情報をもとに厳正な本人確認を行ってから発行される流れになっています。
「立会人型」よりも「当事者型」の電子契約の方が、法的有効性が高い所以も、この第三機関によって担保される「本人性の高さ」が、ひとつの要因としてあげられます。
電子契約の法的効力は？
電子契約書は、正しい取り扱いのもと管理をすれば法的に有効です。電子署名法にも、以下の記述があります。
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたものは、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する。[参考：e-Gov 電子署名及び認証業務に関する法律第三条より一部抜粋 ]
つまり、適切な文書の取り扱いのもと、本人の電子署名がされたと認められる電子契約には、法的な有効性を認めるとしているのです。
知っておくべき重要な法律
・電子署名法
電子契約で重要なのが、電子署名法です。電子署名法は、電子契約において、本人が契約内容に同意したことを証明する、重要な役割を持つ「電子署名」について定めた法律です。
法的効力のある電子契約を交わすには、当然ながら、本人の電子署名が付与されているだけでなく、その電子署名が本人のものである「本人性」も同時に証明できなければなりません。その点が、筆跡などにより署名自体が本人の証明となる、紙の契約書とは異なる点です。
この「本人性」を証明する手段が、「当事者型」では電子証明書となり、「立会人型」ではサービス事業者によるメール認証となっているのです。
・電子帳簿保存法
国税関連帳簿や書類、決算関連書類、電子取引によって交わされた文書などを電子化して保存することについて定めた法律です。保存の方法は、対象文書によって3つに区分されています。
- 区分1：電子帳簿類の保存
- 区分2：スキャナ保存
- 区分3：電子データ保存
書面によって交わされた契約書を電子化する場合は、区分2の「スキャナ保存」を、そして、電子取引によって交わされた電子契約は、区分3の「電子データ保存」をする必要があります。さらに電子取引によって締結した契約の場合、2024年1月1日以降は、電子契約データを紙で保存することは認められなくなりますので、ご注意ください。
▷電子帳簿保存法の基本知識を解説！データ保存要件や法改正のポイントとは？
電子契約の導入の流れと方法
契約業務を電子化したいけれど、まず何から始めたらいいか分からないというケースも少なくありません。ここでは、契約業務を電子契約へと移行する際の流れと方法をご紹介します。
1.電子契約を適用する範囲を決める
企業活動において発生する契約業務は、取引先や業務提携先との契約、労使間における契約などさまざまです。まずは、どの契約を電子化するのかを決めましょう。
さらに、電子契約には「当事者型」と「立会人型」があることをご説明しました。このどちらの契約方法を適用するのかも決めておかなければなりません。
当事者型よりも、立会人型の方が一般的に法的な効力が劣る点についてもお伝えしましたが、とはいえ、立会人型には、法的効力がないというわけではありません。
実際、立会人型は、電子証明書が不要な点や、メールアドレスさえあれば契約が締結できる利便性の高さから、現実に多くの契約で利用されている契約方法です。
すでに信頼関係が確立できている相手との契約や、労使間などの本人確認がすでに完了している関係での契約おいては、この立会人型を使用し、それ以外の契約は当事者型を利用するなど、状況において使い分けるのがおすすめです。
2.電子契約サービスを選ぶ
自社が求める形態によって契約を結ぶサービスは大きく異なります。まずは、希望する機能や目的を以下のようにリストアップし、優先順位づけを行っていきましょう。
- とにかくコストを抑えたい
- 海外事業部でも使いたい
- 導入社数や実績で選びたい
- サポートの手厚さを重視したい
- 契約書の作成から管理まで行いたい
リストアップが完了したら、気になるシステムを一覧で比較検討していきます。どうしても迷ってしまった場合、無料プランが用意されているサービスであれば、まずは無料で使ってみるのもいいでしょう。
3.運用ルールの制定と活用
業務フローの変更や新しいシステムの導入には、混乱がつきものです。そのため、まずは、雇用契約のみ電子契約に切り替えるなど、限定した範囲での運用からスタートすることをおすすめします。実際に使ってみてわかることもあるはずですので、運用ルールについても、使用してみての注意点をプラスしつつ、ブラッシュアップしていってください。明確なルールを確立しておくことで、その後の運用がスムーズになります。
そのほか、他社との契約に電子契約を用いる場合、相手先によっては、不慣れな契約方法への不安から電子契約を拒否される場合もあります。
頻繁に契約の締結が発生する取引先には、事前に、電子契約の安全性や法的な有効性を説明する時間を設けておくといった根回しも必要かもしれません。
ただし、契約締結は、双方の合意があってこそのため、相手が電子契約に不安を感じている場合は、紙での契約締結に切り替えるなど、柔軟な対応ができる余地を残しておくことも大切です。
4.導入効果を社内で共有
電子契約の導入効果を、社内で共有することも大切です。
共有の際には、「契約締結までにかかる期間」「契約にかかる諸費用」などを数値化して紙ベースと電子化した契約業務の違いを視覚的に提示します。契約業務の電子化が、いかに生産性の向上やコスト削減に寄与しているかを知れば、システム化の推進に非協力的な従業員の理解も得られるはずです。
また、テレワークを導入している企業においては、署名や押印のために社員が出社したり、書面を郵送したりといった手順がなくなるため、間接的に発生していたコストの大幅な削減も期待できます。
▷電子契約のメリット・デメリットとは？導入前に知っておくべき注意点も解説
電子契約を利用する流れ
次に、簡単に電子契約の流れについてご紹介します。
- まずパソコンで契約書を作成する
- インターネットを介し、相手に契約書を送信する
- 相手が契約内容の確認と承認を行う
- 契約締結完了後、契約書を電子データとして保管する
電子契約書はWordやExcelなどで作成すると便利です。実際、マニュアル等の運用ルールが整備できさえずれば、それほど難しい業務フローではないので、すぐに慣れることができ、問題なく導入することができるでしょう。
▷電子契約できない契約書とできる契約書の違い｜できない理由と電子化の秘訣
電子契約サービスの選び方のポイント
電子契約の種類には、「契約をオンライン上で完結できるもの」と「対面で交わした契約を後に電子化する」という2つの方法があります。どちらを取り入れたいかによって契約するサービスが異なるので、混同しないよう注意が必要です。
導入費用・月額料金の確認
まず大事なポイントとなるのがコスト面です。導入費用がどのくらいかかるのか、月額料金にどの程度かけられるのか検討してみましょう。従来の紙の契約書では、印紙料金や人件費がかかる他、保管するためのファイルや保管スペースも必要でした。
電子契約システムを導入することにより、上記のコスト削減が可能です。その点も踏まえて、月額費用を算出してください。サービスによって料金が異なるので、取り入れたいサービスを絞りながら料金の比較をしていくといいでしょう。
セキュリティに関する機能をチェック
電子契約システムを導入する場合、インターネット上で重要書類を取り扱います。そのためセキュリティ対策機能が非常に大切です。導入したばかりだと、従業員の操作ミスから情報漏洩するリスクも否定できません。
システムログイン時に認証要素が多ければ、部外者のログインを防ぐことも可能です。選定基準として、セキュリティ機能に力を入れているサービスを候補に挙げておくことをおすすめします。
画面が分かりやすいか・直感的に操作できるか
新しくシステムを導入した際に、問題となるのが操作性です。どれだけ便利なシステムであっても、従業員が操作できなくては意味がありません。サービスの内容も大切ですが、誰にでも使いこなせる操作性も重要です。
使いやすいシステムであれば、難しいマニュアルも必要ありません。操作ミスを防ぐという面でも、画面が分かりやすいシステムを検討するとよいでしょう。
電子署名およびタイムスタンプ機能
サービスによっては、電子署名やタイムスタンプ機能が、基本機能として搭載されていたり、オプションで追加できたりする場合があります。これらは、別途別のサービスを使いわけても構いませんが、日常的に使うことが予想できるのであれば、1つのサービスですべて完結する方が使い勝手はいいといえます。
1つのサービスで完結するのであれば、一連の作業で不明な点が発生した際の相談もスムーズでしょう。
立会人型か当事者型のどちらか
電子契約サービスによっては、立会人型と当事者型のどちらかにしか対応していないシステムもあります。
一方で、双方に対応し、契約によって使い分けることができるシステムもあるため、自社がどちらの契約方法を採用するのかを明確にした上で選択するようにしましょう。
電子契約の仕組みを理解して導入を検討しよう
今回は、電子契約について詳しくご紹介しました。導入するには、コストや運用方法の周知など、いくつかのハードルはありますが、導入によって得られるメリットは非常に大きいといえるでしょう。
ぜひ本記事の内容を参考に、電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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