Excelを活用した社内FAQの作り方｜メリット・デメリットを解説

社内FAQをExcelで作成するメリット

ここでは社内FAQをExcelで作成するメリットについて紹介していきます。

無料で利用できるためコストを抑えられる

Excelはほぼ全てのPCで搭載されているため、FAQの作成にあたって特別なシステムやツールの購入が不要となり、初期投資を抑えることができます。

低コストで作れるため導入ハードルが下がり、なるべく費用をかけたくないと考えている企業にもおすすめです。

操作に慣れているケースが多い

Excelは、多くのビジネスシーンにおける主要ツールとして利用されています。そのため、基本的な操作に慣れた人がほとんどで、社内FAQの作成にもすぐに取り掛かることが可能です。

このような背景から、新たなシステムの導入する際のインプットや研修時間が不要となるのが大きなメリットといえます。

社内FAQをExcelで作成するデメリット

Excelによる社内FAQの利用は便利ですが、一部の制約や課題も存在します。以下に、主要なデメリットを解説します。

膨大な情報量の管理に向いていない

Excelはデータの数が増えるにつれてシートの構造が複雑化します。そのため、数千項目以上のFAQを取り扱う場合、情報の追加や編集、検索の手間が増加するリスクがある点は理解しておきましょう。

また、データが増えすぎることで、ファイルの読み込み速度を低下させる原因にもなります。大規模なFAQの作成において、Excelは必ずしも適していないと言えるでしょう。

複数人で同時に作業できない

Excelは同時に複数のユーザーがアクセスして編集・操作することはできません。また、複数のファイルで操作した場合には一つのファイルに統一する手間も発生するので余計な手間が発生してしまったり、最新版のファイルがわからなくなったりなどのリスクがあります。

ExcelでFAQを作る際は、同時作業ができないことによる非効率な側面を理解しておくべきでしょう。

ファイル削除のリスクがある

Excelファイルとして保存された社内FAQは、誤操作やシステムのトラブルにより、意図せず削除されてしまうリスクがあります。Excelにはバックアップをはじめ、削除を予防する手立てがないため、操作が実行されればファイルが失われてしまいます。

定期的にバックアップをとることはもちろん、削除したファイルの復元方法を学ぶなどの対策を行いましょう。

▷FAQシステムのメリット・デメリット｜事例や選び方のポイント

Excelを活用した社内FAQの作り方

Excelを効果的に活用し、社内FAQを構築するためのステップやポイントを以下に解説します。社内FAQを作る基本も踏まえているので、作成に役立ててください。

作成目的を明確にする

社内FAQの導入で最初に行うべきは、作成目的を明確に定義することです。FAQの目的がはっきりしていると、情報の収集や整理、フォーマットの設定など、後続の作業がスムーズに進行します。

例えば、新入社員の研修をサポートするための基本的な質問に答えるものなのか、あるいは部署間の業務フローの共有を目的とするのか、といった点を事前に検討することが重要です。

目的が明確であれば、その後の情報の選定や構造化も効率的に行うことができます。必要な情報だけを簡潔にまとめ、過不足なくExcelでFAQを作成することが可能です。

過去にあった質問を収集する

社内FAQの有用性を高めるためには、過去に発生した質問を収集することが不可欠です。従業員が抱える疑問は繰り返し発生することが多いため、過去の質問をまとめることで回答の効率化が図れます。また、質問は内容別に区分けすることで、Excelにおける管理効率や検索性の向上が可能です。

具体的には、社内のチャットやメールなどでのやり取りを見返し、頻繁に取り上げられているトピックや疑問点をリストアップします。社員から直接受けたフィードバックを活用し、実際の業務現場でみられる課題をFAQに取り入れるのも効果的です。

回答を用意する

社内FAQは、質問に対して適切な回答が提示されているかが重要です。回答は明瞭かつ簡潔にし、具体的でわかりやすい説明を心がけましょう。表や図の挿入といったExcelの機能を駆使することで、回答精度を高めることが可能です。

適切な回答のないFAQでは社内で発生する疑問が解決できず、社員の不満増加を招きます。FAQの利用も浸透しないため、作成の手間だけがかかり、無駄なコストを生む結果にもつながりかねません。

回答の作成に当たっては、関連する部署や専門家の意見を取り入れましょう。最新かつ正確な情報を反映すれば、社員の疑問を解消する良質な社内FAQを作ることができます。

定期的に内容を更新する

社内FAQの効果を維持・向上させるためには、定期的な内容の更新が欠かせません。業務の変化、新たなツールの導入、組織の再編など、多岐にわたる要因がFAQの内容に影響を及ぼす可能性があります。

古い情報や誤った情報が残っていると、社員の混乱を招くだけでなく、業務効率の低下リスクが生じるのです。定期的にFAQの内容を見直し、必要に応じてExcelファイルの更新・修正を行うことで、常に最新かつ正確な情報を社員に提供しましょう。

▷【2023年最新】FAQシステムおすすめ10選比較｜導入するメリットや選び方

Excelで社内FAQを作る際のポイント

Excelを駆使して社内FAQを構築する際の注意点と、その効果的な方法を紹介していきます。

FAQを作成したら社内に共有する

作成したFAQは社内に浸透するように定期的に存在を共有・周知するようにしましょう。

社内FAQの存在を周知することで、「疑問が生じたときはまず社内FAQを使う」という習慣が根付きやすくなり、浸透が早くななります。更新・修正をした際にはExcelファイルとともに共有するなど、定期的に社内FAQに触れる機会を作ることもポイントです。

回答はなるべくわかりやすくする

社内FAQの目的は、社員の疑問を迅速かつ正確に解決することです。そのため、回答は簡潔で明瞭に記述し、図や具体例を用いてわかりやすく提示しましょう。専門的な用語や難解な表現は避け、部署や役職に関わらずわかりやすい言葉を利用するのが大切です。

重要なポイントは装飾する、表形式で視認性を上げるなど、Excelに搭載されている機能を活用することも大切です。読む側の立場や視座に左右されず、誰もが理解しやすい回答を用意することで、社内FAQの効果を高めることができます。

カテゴリ別に情報を整理する

作成したFAQは質問・回答の数が膨大になってしまうケースもあるので、カテゴリ別に整理して必要な情報を迅速に探し出せるように心がけましょう。

例えば、業務の手順、システムの使い方、組織の方針など、異なるテーマごとにセクションやシートを分けることで、FAQの利便性を向上できます。Excelのフィルターや検索機能と組み合わせれば、より円滑に使うことも可能です。

Excelを活用した社内FAQの作成に役立つテンプレート

効率的な社内FAQの作成には、テンプレートの活用が欠かせません。ExcelでのFAQ作成を支援する、優れたテンプレートの提供サービスについて詳しく紹介します。

Excelフリーソフト館

「Excelフリーソフト館」は、多岐にわたるExcelのテンプレートを提供しているウェブサイトです。管理表や報告書など、日常業務で使用するさまざまな資料のExcelテンプレートを扱っています。

例えば、社内FAQに紐づけるマニュアルを作成するためのマニュアルテンプレートなど、ダウンロードして中身をつけ加えれば良いものが豊富です。Excelそのものの知識をまとめているファイルもあるので、FAQ作成に活かしてください。

テンプレートはこちら

bizroute

「bizroute」はビジネスパーソン向けの情報やツールを提供するウェブサイトであり、Excel関連のテンプレートを数多く紹介しています。社内FAQとして活用できるQ&Aシートをはじめ、日常業務に役立つテンプレートを発見できるでしょう。

社内FAQそのものだけでなく、回答の具体的な資料をExcelで作る際にも便利です。初心者から上級者まで、幅広いユーザーが手軽に活用できるテンプレートが提供されています。

テンプレートはこちら

Digipot

ExcelやPowerPointなどのテンプレートを提供するのが「Digipot」です。スケジュール表や提案書のテンプレートのほか、社内FAQ用に使える素材・図なども多く扱っています。

わかりやすい社内FAQに不可欠な素材が揃っているため、回答精度の向上に役立てられるでしょう。既存の社内FAQを作成し直したいなどの場合にも、参考になる素材が数多くあります。

テンプレートはこちら

社内FAQはExcel(エクセル)の活用で作成できる

Excel(エクセル)は、低コストで社内FAQを作成したいときに適しています。ビジネスにおけるExcelの浸透度を利用することで、コストパフォーマンスの高い社内FAQを迅速に作成可能です。デメリットを含めて総合的に検討するほか、便利なテンプレートを使って作成効率を高めましょう。

社内FAQにおける基本的なポイントも踏まえたうえで、Excelを活用して作成を行ってください。