人事データベースの活用方法とは?事業成長にもたらす効果や成功事例を紹介

2022/9/3 2022/09/03

人事管理システム

人事データベースによる人員配置のイメージ

人事データベースの活用は、事業成長に必須であるだけでなく、人材を戦略的に育成していくためにも必要な施策です。本記事では、人事データベースの活用方法に加えて、効果や成功事例などを詳しく解説していきます。あわせて、具体的な構築方法やその際のポイントなども紹介します。

人事データベースとは?

人事データベースとは、社内の人事情報をデータベース上に集約し、人事労務や人材育成などに活用するためのシステムです。人事管理データベースともいいます。

従来は、人事情報は紙やエクセルなどで管理するのが一般的でした。しかし、人事業務が複雑化し、経営戦略でも重要になるにつれ、今までの管理方法では情報処理が難しくなってきました。

人事データベースは、従業員の情報を詳細に記録し、迅速に共有できるように設計されています。これにより、業務の効率化だけではなく、経営戦略に則った効果的な人材育成・人材配置を実現します。

人事データベースを活用して得られる4つの効果

人事データベースにはどのようなメリットがあるのでしょうか。4つに分けて説明します。

1.膨大な人事データの分析・可視化

大きくなりすぎて扱いきれなくなった人事データを可視化し、分析できるようになります。

人事データは膨大になると、管理が複雑化し利用が困難になります。人事評価や教育、給与や勤怠など、目的ごとにファイルが分割され、担当チームだけがデータの場所を把握している、というのも珍しくないでしょう。

このような状態では人事が情報を把握できず、データを利用した分析ができません。人事データベースは、人事に関する情報を一元管理することで情報を可視化します。

全従業員の情報をまとめて扱えるため、統計を取り分析をおこなうことが可能になります。精度の高い分析結果は、人事戦略の策定、人材活用に関わる課題の改善などに役立てられるでしょう。

2.より適切な人材評価の実現

情報共有が促進されることで、適切な人材評価が可能になります。情報共有がうまくいっていない組織では、適切な人材評価が難しくなります。

評価者が十分な情報を持っていないと、対象者の印象などに強く影響を受けてしまい、評価者の主観による判断をおこなってしまいます。

また、評価者ごとに評価の加減が違うため、評価にブレが生まれてしまうことも問題です。他の評価者の塩梅を把握していないと、公平な評価はできません。人事データベースでは、過去の評価や情報を十分に共有することで、根拠に基づいた評価ができるようになります。

3.人事管理における業務の効率化

人事データベースは、業務効率を大幅に向上させます。データベース化により恩恵を受ける代表的な作業は、データの更新作業です。従来の人事情報の更新では、住所や所属など一つの情報を書き換えるだけでも、さまざまな資料を一つずつ更新する必要がありました。

人事データベースでは、大元の従業員情報を書き換えるだけで、さまざまな機能に更新内容を反映できます。また、担当者間でのデータの受け渡しの手間も不要になります。人事データベースを利用する作業担当者は、つねにデータベースから最新の情報を取得できます。

そのため、作業に必要な資料を持っている部署に、データの提供依頼をする必要がなくなるのです。その他にも、人事評価や作業進捗管理など、さまざまな業務をサポートする機能が搭載されています。

4.働き方改革の推進

働き方改革の推進にも、人事データベースは活用できます。働き方改革は個人の能力や意思、事情に合わせた多様な働き方を許容できる環境を目指しています。

そのため、従業員のプライベートの時間を奪い、心身に悪影響を与える労働負荷は、早期に発見して対策しなければなりません。しかし、すべての従業員の労働状況を、限られた人員で漏れなく確認することは難しいのが現状です。

そこで利用できるのが、勤怠管理機能です。全従業員の勤怠状況を可視化し、長時間労働をしている従業員を早期発見することが可能です。また、目視以外にもシステムによる自動検出が可能で、長時間労働者にアラートを出すといった活用ができます。

加えて、人事データベースを活用すれば、従業員間で相互に助け合う体制を構築できます。データベース上で能力やスキルを持った人材を検索することで、過負荷になっている業務のヘルプに入れる人材を素早く見つけられます。

このような全社的な協力体制が完成すれば、働き方改革を大きく進めることができるでしょう。

人事データベースを活用するための3つの構築ポイント

人事データベースを適切に構築するために、踏まえておくべき3つのポイントを説明します。

1.必要な項目の設定

人事データベースに欠かせないのは、データベースに記録するための項目の設定です。項目は従業員を判別するための識別子として利用するだけでなく、さまざまな業務に活用するために必要になります。主な項目は次の通りです。

基本情報

氏名、年齢、住所、所属部署など、従業員を特定するための情報です。性別を設定している企業も多いですが、LGBTに配慮する風潮から、設定には慎重になっているところも増えています。必要かどうか、公開範囲を設定すべきかなどは十分に検討しましょう。

スキル・経歴

従業員の能力や、いままでの経歴を記録します。適切な人材配置をおこなう時などに利用されます。

評価

人事評価に関する情報を記録します。代表的なものは、「評価時期」「評価者」「評価内容」「課題」などです。過去の評価を確認するのに必要な情報が、ここに含まれます。

勤怠

出退勤、有給取得など、従業員の勤怠にかかわる情報を記録します。これらの情報を利用して統計を作成するなど、働き方改革にも利用できます。

2.運用ルールの決定

人事データベースを運用するためのルールを決めましょう。ルールを定めずに業務を始めてしまうと、責任者の目を通らずにデータが変更されたり、作業が重複したり不足するなどの問題が出てしまいます。

ルールを定めることで、データの信頼性が保証される他、作業負担の軽減、更新経路の追跡が可能になります。

ルールは実際の業務フローと合わせて考えると、実態に即したものが作れます。たとえば、以下のような点は明確にすべきです。

  • 誰がデータ更新をおこなうか
  • データを更新するために申請は必要か
  • 申請の承認経路はどうするか
  • 更新作業はどのタイミングでおこなうか

また、データの閲覧権限も、この段階で決定します。従業員のプライバシーを守る上で、データを参照できるユーザーを制限することは重要です。根拠のあるアクセス権の設定をおこないましょう。

3.スモールスタートの意識

一度にすべてを実装しようとせずに、最初は小さく始めることを心がけましょう。人事データベースはさまざまな機能が搭載されているため、すべての機能をリリースするには膨大な準備作業が必要になります。また、従来の業務形態から急に新システムに完全移行すると、従業員がついていけなくなります。

人事データベースを導入する上では、機能を少しずつ追加していくようにしましょう。そうすることで、導入のハードルが下がり、従業員も小さい負荷で新システムに馴染めます。

人事データベースを事業成長に活用する2つの方法

ここでは、人事データベースを利用するための代表的な2つの方法を紹介します。

1.自社による人事データベースの構築

一番シンプルな方法は、自社でデータベースを構築するというものです。1から作るため、カスタマイズ性が高く、柔軟な設計が可能です。また、利用料が発生しないというのも大きなメリットです。

ただし、自社での構築には、データベースに精通した人材が必要になります。また、自社に人事データベースのノウハウがないと、適切な設計がおこなえません。自社での構築は自由にシステムが作れる反面、高い専門性が求められます。

2.人事管理システム・タレントマネジメントシステムの導入

人事データベースをすでに搭載しているシステムを利用するという方法もあります。人事管理システム・タレントマネジメントシステムには、人事データベースが標準搭載されています。すでにできあがったシステムを利用できるので、比較的容易に、小さい導入負荷で運用ができます。

また、給与計算、勤怠管理、人事評価シートなど、データベースを活かせる機能が用意されているので、導入後すぐに業務に活かせるのも魅力です。反面、独自データベースに比べてカスタマイズ性が低く、利用料が発生するというデメリットもあります。

人事データベースを活用する際の3つの確認ポイント

人事データベースはただ実装するだけでは、期待した効果は得られません。活用する上での重要なポイントを解説します。

1.活用する目的は明確か

まずは人事データベースを利用する目的を明確化しましょう。人事管理といっても、会社によって目的はさまざまです。漫然と導入すると、必要のない作業が発生するだけでなく、必要な要件を満たしていないシステムになるおそれがあります。

たとえば、業務を効率化したいのであれば、給与情報、勤怠、異動手続きなど、人事労務にかかわる機能が搭載されているシステムを選択する必要があります。

タレントマネジメントをおこないたいなら、人材配置、人材育成、人材評価、目標達成フローなどの機能が必要になります。人事データベースで得たい効果をリスト化するなどして、導入にかかわる人間と認識を共有しましょう。

2.自社に必要なデータを把握しているか

データベースに必要なデータがなければ、目的達成につなげることができません。どのようなデータが必要か、正確に把握するようにしましょう。

そのためには、人事データベースを利用する新しい業務フローをしっかりと固め、どの段階でどのデータを利用するかを決める必要があります。人事管理システムには、データベースに必要な項目がテンプレートとして用意されているので、それを参考にするのも有効です。

3.社員にシステム活用の意義を実感してもらえるか

人事データベースを効果的に運用するには、社員にシステム活用の意義を感じてもらい、全社的な協力関係を築く必要があります。

人事データベースの導入には、今まで各部門が独自で保存していたデータを登録してもらうなど、他部門に作業依頼をすることがあります。また、導入前の設計段階でも、社内の意見は重要になります。

このような社員からの協力を得るために、システムの意義をしっかりと伝えるようにしましょう。方法は様々ですが、説明会やパンフレットでシステムの仕様を周知したり、トライアルで実際にシステムをさわってもらうなどの方法が効果的です。

人事データベース活用の成功事例

人事データベースを導入して、実際に効果を得た成功事例を紹介します。

株式会社トリドールホールディングス

株式会社トリドールホールディングスでは、明確な人事戦略が立案できないという問題を抱えていました。その一番の原因は、人事データの散在です。戦略を立てるための必要なデータが社内中に分散しており、データを揃えられない現状がありました。

そこで、人事データベースを導入し、データを集約する体制を整えました。人事評価情報をシステムに蓄積していくことで、会社の現状と目標とのギャップ、現在不足している人材などが明らかになりました。

その結果、目標達成のための課題が明確になり、現実的な戦略を立てられるようになりました。人事データベースは、従来の管理方法ではむずかしかった、データの可視化・蓄積・分析を可能にします。

株式会社サイバーエージェント

株式会社サイバーエージェントでは、人材評価が煩雑化しており、人材の成長に活かせていませんでした。評価内容の共有が難しく、効果的な育成計画が立てられていない状態でした。そこで、人事評価機能を搭載した人事データベースを導入したところ、様々な効果を得ることができました。

まず、利便性の高い人事評価機能によって、評価作業が格段に楽になりました。入力が簡単になり、作業時間が大幅に短くなったことで、人事が創造的な業務に注力できるようになりました。

そして、情報の共有が楽になったことで、従業員のモチベーション向上につながりました。データが一元管理されており、評価内容がいつでも確認できるようになります。評価内容は社内で広く共有され、コミュニケーションが促進されるようになりました。

自分以外の評価に触れることで、評価に対する目線が上がり、組織内で学び合うという文化が醸成されたのです。このように、人事データベースは情報の共有によって社内のコミュニケーションを活性化させる効果も期待できます。

第一三共株式会社

第一三共株式会社は、事業戦略の変革により、人材情報を総合的に把握する必要に迫られていました。

人事管理システム自体はすでにありましたが、自由度が低く項目が追加できなかったため、部門ごとに別途でデータ管理をおこなうしかありません。そのため、人事が情報を十分に得られない状況に陥っていました。

データ自体は存在していたため、そのデータを活用するためのフレームとして人事データベースの導入を決めました。導入後、データの取得が容易になり、必要な情報がわからない、探すのに時間がかけるということがなくなりました。

また、人事関係者が共有データを見ながら議論できるというメリットも得られました。今後は、データベースにデータを蓄積し、分析機能を積極的に活かしていこうと計画しています。

人事データベースを活用して企業の成長を促進させる

今までは、人材の詳細な情報を部門間で連携することが難しかったため、精度が高いとは言えない情報で経営判断を下していた企業もあったでしょう。

人事データベースの導入によって、データを一元管理し、社内での情報共有を簡単におこなえるようになります。また、統計分析によって、会社の現状を正確に・直感的に理解することも可能になります。

正しい情報を得ることで、現実的な経営方針を立て、効果的な人材育成と人材配置が実現するでしょう。企業の成長のために、人事データベースの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

次に読みたいおすすめ記事

  • ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームまたは、お電話からお問い合わせください。

    お問い合わせはこちら

    TEL:0120-987-053(無料)
    【受付時間】10:00~18:00(土日祝を除く)

ビズクロ編集部
「ビズクロ」は、経営改善を実現する総合支援メディアです。ユーザーの皆さまにとって有意義なビジネスの情報やコンテンツの発信を継続的におこなっていきます。

おすすめ関連記事

テレワークで不公平を感じる原因は?生じる不満や解消方法を解説

2022/10/5

テレワーク

2022/10/5

テレワーク

テレワークで感じるよくある悩み13選!在宅勤務の困りごとの解決法も紹介

2022/10/4

テレワーク

2022/10/4

テレワーク

【解説】BCP策定を実施するメリット・デメリットとは?

2022/10/4

BCP対策

2022/10/4

BCP対策

BCPで必須の初動対応とは?重要性や実施ポイント・マニュアルについて

2022/10/4

BCP対策

2022/10/4

BCP対策

レスポンシブHTMLメールとは?作り方や配信メリット・注意点を解説!

2022/9/30

メール配信システム

2022/9/30

メール配信システム

【最新】注目されている日本のSaaS企業14選を紹介!

2022/9/30

SaaS

2022/9/30

SaaS

おすすめRFM分析ツール5選!機能や料金・活用ポイントも解説

2022/9/30

CRM(顧客管理システム)

2022/9/30

CRM(顧客管理システム)

IT-BCPとは?ITシステムにおけるBCP対策の重要性や具体策について

2022/9/30

BCP対策

2022/9/30

BCP対策

BCMとは?BCP・BCMSとの違いや策定の手順・具体的な実施例を解説

2022/9/30

BCP対策

2022/9/30

BCP対策

請求書の郵送方法は?送付状の書き方やマナー・注意点を解説

2022/9/30

請求書発行システム

2022/9/30

請求書発行システム