人事管理データベースとは？構築する目的や導入メリット・必要な項目を解説

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人事管理データベースとは？

人事管理データベースは、従業員の情報、業務歴、評価、スキルなど、人材にかかわる情報を集約したデータベースです。

従来の従業員データとは違い、企業戦略に沿った情報を管理・分析できるように設計されています。また、人事管理データベースを利用することで、情報の一元管理ができるようになり、業務効率を大きく向上させることが可能です。

この記事では、人事管理データベースを利用することで何が得られるのか、データベースを構築する方法や選ぶポイントなどを解説します。

監修者竹内 雅史

また社会保険の手続き、給与計算、昇給・昇格の管理等、人事部が業務を行う上で、基盤となる非常に大事なデータベースになります。どうしても、複数のデータベースを作りがちで、私もよく、勤怠システムのマスタ、給与システムのマスタ、評価のマスタ、またエクセルで管理しているマスタ等、管理に困っているという相談を会社の人事部の方から受けます。

人事管理データベースを構築する目的

人事管理データベースは人事情報を一元管理し活用できるツールですが、一体どのような目的で構築されるのでしょうか。6つに分けてご説明します。

人材状況の可視化

人事管理データベースを利用することで、今まで不明瞭だった人材状況を可視化できるようになります。データベースは、社内の人材情報を詳細に記録できます。基本的な情報をはじめ、従業員のスキル、能力、人材評価などその項目はさまざまです。

これらの情報から条件に合致する従業員を抽出したり、人材の配置状況をひと目で確認したりできます。現在の状況を把握することで、育成計画の策定や、人材配置の検討に活用可能です。また、このデータベースは現在会社が抱えている問題を発見する助けにもなります。例えば、従業員や部門ごとのパフォーマンスを確認して問題のある箇所を見つける、といった活用も可能です。

問題を発見できれば課題が明確になり、業務改善につなげることができるでしょう。

優秀な人材の確保

人事管理データベースを活用すれば、貴重な人材を確保できます。データベースには従業員のスキル・能力を記録できるため、その情報を見ながら適切な人材配置が可能です。従業員の能力に合った業務を任せることで、高いパフォーマンスの発揮が期待できます。

また、従業員の強みを活かすことは、会社へのエンゲージメント向上にもつながります。自身の力が最大限に活かせる環境は、従業員にとって貴重なものです。労働へのモチベーションが高まることで、離職を未然に防ぐことができるでしょう。

的確な人材育成

人材の育成にも、人事管理データベースは効果を発揮します。人事情報を一元管理し見える化することで、育成の課題が明確になります。例えば、スキルや資格などの情報をもとに、強みを活かす育成を行うことが可能です。

また、データベースの条件検索を利用して、スキルが不足している人材を見つけることも容易です。教育が必要な人材を見つけてフォローアップ研修を実施することで、能力の均一化を図れます。

適切な人材配置

従業員の情報を可視化することで、適切な人材配置が可能になります。適切な人材配置のためには、部門やチームを超えた情報共有が必要です。しかし、従来の紙やエクセルでは資料の共有がうまくいかず、上長の主観などが人事評価に大きな影響を与えていました。

人事管理データベースで従業員のスキル、能力、実績などを詳細に共有できるようになるので、根拠ある人材配置が可能になるでしょう。

人事情報の共有

人事情報を社内で共有することで、人事業務がすばやく行えるようになります。従来は、人事情報は社内名簿のような基本的なものは別にして、共有が非常に難しいものでした。

例えば、英語が話せる人材やマーケティングに精通した人材を探すには、各部署に聞いて回ったり、散在している資料にあたる必要がありました。人事管理データベースでは、従業員のスキルや能力などの詳細が記録されているため、検索機能で必要な人材をすぐに見つけることが可能です。

業務の効率化

人事管理データベースの活用は、業務効率化にもつながります。紙やエクセルでの管理では、情報の更新・整理に膨大な時間がかかりました。従業員1人が異動するだけで、散在するデータを一つずつ更新しなければなりません。

そのような状態は、更新漏れなどのミスが発生するリスクもあります。さらに、ミスを減らすためのチェックにも時間を取られ、作業負荷はとても大きいものとなっていました。

人事管理データベースでは、人事情報を記録する場所は一つだけに限定し、給与計算や勤怠管理などのさまざまな機能を一元管理します。そのため、担当者は一つのデータを更新するだけで済むため、作業量が削減し更新漏れを未然に防ぎます。

企業の業績の最大化

人事管理データベースを活用することは、企業業績を大きく向上させます。その理由はさまざまです。まず、人材情報の可視化・共有により、適切な人材育成・人材配置が可能になり、従業員のパフォーマンス向上が期待できます。

次に、業務効率を向上させることによって、今までかかっていた人件費などのコストが削減可能です。また、従業員や部署のパフォーマンスを可視化して、社内に潜んでいた問題の発見・改善につなげられます。

このように、人材を適切に活かし、業務効率を向上させることで、売上・利益を最大化させることが期待できます。

監修者竹内 雅史

私は大きく分けて、攻めの目的と守り目的に区分されるかと思います。攻めの目的の例としては、勤怠データや評価を分析し、退職の傾向を探る、データベース化された情報から、組織図、役職登用を検討する等が考えられます。守りの目的の例としては、常に従業員の最新の情報を管理しておくこと、また経営層から依頼される分析データ（残業時間数、人件費等）を迅速に抽出出来る体制にしておくこと等が考えられます。

人事管理データベースを導入する6つのメリット

人事管理データベースを活用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。押さえておきたい6つのメリットを紹介します。

1.より効果のある人事戦略を立てられる

人事戦略の精度を大きく高めることができます。人事戦略では従業員の採用・育成・配置など、人事にかかわるさまざまな面を扱わなければなりません。

そのためには、従業員それぞれの特性を把握し、従業員が最大のパフォーマンスを発揮できる方法を考える必要があります。人事管理データベースは、従業員の情報を細かく記録し可視化できます。この情報から社内全体の従業員の傾向などを分析することで、会社の強みや課題を見つけることが可能です。

現状を明確にすることで、実現可能で効果的な戦略が立てられるでしょう。

2.より効率よく人事管理ができる

人事管理データベースは、業務の効率化という点でも非常に有効です。組織図や名簿、経歴書など、従業員の情報が記載された資料の種類は多岐にわたります。名前や住所など従業員の情報が変わったとき、従来はすべての資料を更新する必要がありました。

人事管理データベースの一元管理により、更新作業は一箇所のデータを変更するだけです。作業工程が減ることにより、人事管理の効率が大きく向上します。

3.勤務状況をしっかり把握できる

勤怠状況を正確に把握できるのも大きなメリットです。人事管理データベースの中には、勤怠管理機能が搭載されているものがあります。

この勤怠管理機能の優れた点は、勤怠情報から問題のある働き方をすばやく発見できることです。例えば、従業員の勤怠を一覧で表示することで、時間外労働が多い従業員や部署を見つけることができます。

問題の発見は目視だけでなく、自動検出も可能です。この自動検出機能を利用して、過剰な時間外労働をしている従業員にアラートを送るなどの使い方ができます。

また、勤怠情報をもとに統計を取り、レポートを作成する機能も非常に便利です。作成したレポートをもとに労働環境を分析し、結果を改善策に活かすことができるでしょう。

4.公正に人材評価が行える

人材評価を公正に行える仕組みづくりが可能になります。従来の人材評価は、評価者の主観が大きく影響していました。評価に必要な項目が定まっておらず、評価材料となる資料などを十分にそろえるのが困難だったためです。

人事管理データベースには、人事評価にかかわる情報を詳細に記録できます。スキル・能力・実績・長所など、さまざまなデータを収集することで、納得できる評価が可能になります。

また、評価者によって評価が甘かったり、厳しかったりと偏りがあることも問題でした。評価機能では、従業員の評価を一覧で確認できるため、評価の加減を調整できます。

公平な人事評価は従業員のモチベーション向上につながります。結果的に、従業員のパフォーマンスによい影響を与えるでしょう。

5.従業員の名簿を簡単に作成できる

人事管理データベースには最新のデータが保存されているので、簡単に従業員名簿が作成できます。人事管理において、名簿作成は必須の作業です。作成した名簿は人事評価、勤怠管理などの業務や、社内での連絡などにも利用されます。

しかし、従業員の情報は日々更新されるものなので、名簿を作成するときには最新の情報を調査する必要があります。新規雇用や退職などの情報の更新漏れがあると、不完全な名簿ができてしまうでしょう。

人事管理データベースによって名簿作成の手間は大きく削減されるため、作業効率アップにも貢献できます。

6.業務を効率化できる

紙やエクセルで従業員データを管理していると、情報共有に時間がかかります。また、資料のバージョン管理が難しく、どのデータが最新かわからなくなるなどの問題もありました。

人事管理データベース上で人事情報を参照できるようにすれば、情報の共有がすばやく行えるため、業務の効率化につながります。加えて、皆がシステム上の同じデータを閲覧・編集するため、更新履歴も正確に把握可能です。

監修者竹内 雅史

また直接的なメリットとは言いづらい部分ではありますが、業務の属人化を防止する観点も見逃せません。人事管理業務は非常に属人化しやすい業務と言われています。担当者が急に退職した際に、データベースが整理されていないと、どこに何の情報があるか、またどの程度管理が必要か分からなくなってしまいます。しっかりと人事管理データベースで一元管理することで、突然の退職者が発生した際も、混乱を最小限に抑えることができます。

人事管理データベースを導入するデメリット

人事管理データベースの利用には大きなメリットがありますが、注意しなければならないデメリットもあります。デメリットを考慮せずに導入すると、思わぬトラブルにあう恐れがあります。

問題点をよく把握した上で、導入を検討しましょう。

個人情報が流出してしまう危険性がある

人事管理データベースは重要な人事情報を保存するため、情報漏えいが起きた際の損害は大きなものになります。セキュリティ事故を避けるために、徹底した対策が必要です。

セキュリティ対策はさまざまですが、例えば以下のような方法が考えられます。

• システムにアクセスできる人間を最小限にする
• システムにアクセスできる経路を限定する
• 権限設定を厳格に行い、ユーザーごとにアクセスできるデータを制限する
• セキュリティ研修を行い、従業員のITリテラシー向上を図る
• 従業員のパソコンやスマホに監視ソフトを入れて不審な動きがないかチェックする

完成までに時間がかかってしまう可能性がある

システムを導入し、運用するまでにはさまざまな工程が必要になります。サーバーやネットワークなどのインフラ整備、従業員情報などの入力作業、従業員がシステムを利用するための教育などです。

担当者の負荷を少しでも減らすために、作業が自動化できるものや、FAQが充実したサービスを選ぶなどの対策を行いましょう。

また、SaaS型は基本的な設定が完成しているため、導入工数を削減できるというメリットがあります。サーバーやネットワークに詳しい人材が不足しているなら、SaaS型の導入がおすすめです。

監修者竹内 雅史

一番のデメリットは、導入を試みたが失敗に終わる事です。普段から様々な日常業務を持っている人事部にとって、新しく人事管理データベースを構築することは非常に重荷になります。そもそもこの情報を管理すべき必要があるのか、どこに情報があるのか、また他部署がどのようにその情報を把握しているか、検討することは多岐に渡ります。とりあえずで導入を進めると、結局情報が不足したり、他部署から反対されたりと、プロジェクトが頓挫してしまいます。

人事管理データベースの設計に必要な項目

人事管理データベースを有効活用するには、記録する項目をしっかり考える必要があります。データベース設計に必要な項目を、ここで紹介します。

基本情報

氏名、住所、入社年月日など、本人の識別や連絡に必要な情報です。以前は、ここに性別が入ることが一般的でしたが、LGBTに配慮して設定しない企業も増えています。従業員が知られたくない情報を共有しないよう、項目の設定は慎重に行いましょう。

勤務内容

従業員が従事してきた業務や役割を記録します。勤務内容を記録することで、人材配置や育成に役立てることができます。また、客先にアピールするための経歴書としても活用できるでしょう。

勤務状況

有給取得状況、勤務時間、勤務実績、在籍状況など、従業員の現在の状態を記録します。在籍者のみを抽出することで業務連絡や、入社前の方への案内などにも利用できます。

また、従業員の職場に対する満足度や生産性向上のための資料としても役立つところも特徴です。出退勤の記録は、PCログやタイムスタンプなどのツールを利用して正確に計測するようにしましょう。

人事評価

人事評価にかかわる項目群です。代表的な項目は、「評価名」「評価内容」「評価者」「スコア」などです。これらの項目は、人材配置や人材育成に利用されます。

従業員の特性を見つけるための貴重な情報なので、タレントマネジメントには欠かせない項目と言えます。ただし、デリケートな内容を含むため、閲覧権限の設定や情報漏れの対策をしっかり行うことが必要です。

スキル・資格情報

能力、保有資格、学歴、前職などを記録します。人材配置、業務アサインメントに活用できます。また、これらの情報をもとに統計データを作成することで、自社の強みや課題を見つけることも可能です。

マインド情報

マインド情報は従業員の志向や適性を見る項目です。上長との面談内容や、適性検査の結果、どのようなキャリア志向を持っているかなど、従業員の今後の育成にかかわることを記録します。

マインド情報を活かすことで、適切な社内教育や、従業員のモチベーション向上につながります。

人事管理データベースを構築する方法

ここでは、人事管理データベースを構築するための段階を解説します。無計画に構築するのでは、データベースの効果を十分に発揮できません。

以下の構築方法のステップを踏むことで、効果的なデータベースを活用できるようになります。

自社の人事戦略を明確化

まずは、人事戦略を明確にすることが大切です。目的が決まることで、人事管理データベースに求められる役割が定まります。

そのため、会社の方向性や戦略を定めることは、システムの機能を決める上で非常に重要な作業です。できるだけ具体的に文章化するように心がけましょう。

戦略に合った人材の選定

戦略が決まったら、戦略にもとづいた必要な人材を考えましょう。例えば、以下のようなものです。

• 自社ECサイトを大きくできる人材
• グループウェアを効果的に運用できる人材
• 海外と取引できる人材

あいまいなものではなく、目的達成に必要な業務と結びついた人材を洗い出します。

人材条件に合った項目の整理

必要な人材を並べると膨大な数になるので、そのまま項目としては利用できません。洗い出した人材を抽象化して、項目として利用できる粒度に落とし込む必要があります。スキルベースで考えるなら、以下のような項目になるでしょう。

• 自社ECサイトを大きくできる人材　→　「WEBマーケティング」
• グループウェアを管理できる人材　→　「ITスキル」「人事業務経験」
• 海外と取引できる人材　→　「語学力」「商談経験」

ここまで整理できれば、データベースを有効に活用しやすくなります。

人事管理データベースの構築におすすめのソフト

人事管理データベースを利用する方法はいくつかありますが、おすすめのソフトを２種類紹介します。

人事管理システム

人事管理システムは人事労務、人材評価などの人材管理業務をサポートするシステムです。従業員を管理するために、人事管理データベースが搭載されています。

データベースを利用して、給与計算、勤怠管理などの人事労務を自動化や効率化が可能です。人事管理システムを活用することで、業務効率の向上が期待できます。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、従業員それぞれの能力に注目し、最適な業務アサインメントや育成を行うツールです。人事管理データベースに必要な項目がそろっているため、項目設定の労力を最小限に抑えることができます。

従業員のパフォーマンス向上を狙うのであれば、タレントマネジメントシステムがおすすめです。

人事管理データベースシステムの選び方・選定ポイント

人事管理データベースにはさまざまな種類があり、選択を間違えると期待した効果が十分に得られません。ここではデータベースシステムを選ぶポイントをご紹介します。

機能

自社で利用したい機能がそろっているものを選びましょう。人事労務も行いたい、教育に活用したい、など、導入目的はさまざまです。

データベースシステムも、そのような需要に合わせて多様化しています。そのため、あると思いこんでいた機能が、実は用意されていないということも珍しくありません。WEBサイトや資料を確認し、利用したい機能があるか確認しましょう。

コスト

システム利用にかかわるコストは、漏れなく把握しましょう。コストは大きく分けて、システム導入時に必要な初期費用と、毎月支払う利用料の2つがあります。

特に注意したいのは利用料です。利用料はシステムを使うユーザーや契約する機能によって金額が大きく変わります。そのため、自社の実態に合ったものを選ばなければ、余計な費用を支払うことになるかもしれません。

また、運用にかかわる人件費にも留意しておきましょう。安く抑えたつもりが、手間が増えたせいで人件費が増えたという事態は避けたいところです。

クラウド型・オンプレミス型

システムの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型はインターネットを介して利用する方法です。システム提供会社が初期設定、保守を行うため、少ない内部リソースで導入が可能です。

また、自社でサーバーを用意する必要がないため、初期費用が安く抑えられます。インターネットがあればどこでも利用できるため、アクセスしやすいというのも魅力です。反面、カスタマイズ性が低く、インターネットを介した不正アクセスのリスクがあるというデメリットもあります。

オンプレミス型はサーバーを自前で用意して、サーバーにシステムをインストールする方法です。カスタマイズ性が高く、社内ネットワークのみのアクセスに限定することで、高いセキュリティを維持できます。しかし、サーバーの用意・導入作業にコストがかかる、社外からのアクセスが難しいなどのデメリットがあります。

どちらの導入形態にするかは、自社での利用方法に応じて選択するようにしましょう。

操作性

操作が複雑だと利用者がストレスを感じたり、作業効率が落ちたりする危険があります。トライアルを利用して、実際に触って操作性を確認しましょう。システムを利用する予定の従業員に協力してもらい、フィードバックを得ると大きな助けになります。

利便性

利用のしやすさも重要なポイントです。テレワークなど、社外での勤務が多い会社であれば、クラウド型のようなインターネットを介した利用ができなければなりません。さらに、スマホやタブレットでアクセスできるようになれば、移動中などのスキマ時間を利用した業務が可能です。

セキュリティ

不正アクセスなどを防ぐために、セキュリティ対策が万全なものを選びましょう。例えば、ユーザーごとのアクセス権を細かく設定できれば、漏えいの損害を最小限に抑えられます。

また、アクセスログを取っておけば、怪しい挙動をしているユーザーをすばやく見つけることができます。その他にも、ワンタイムパスワードを利用した2要素認証を設定することで、パスワードが漏えいしてもログインを防ぐ、などの対策をしているものもあります。

人事管理データベースの活用事例

人事管理データベースを実際に利用した企業を、得られた効果とともにご紹介します。

作業工数を大幅に削減し、作業ミスを予防！

福島トヨタ自動車株式会社は、人事管理システムの導入により人材リソースの削減に成功しています。

当初、人材データを紙・エクセルで管理しており、入退社などの人事情報の更新に多く時間を要していました。また、人材評価を行う上では、対象者の抽出だけでも莫大な工数をかけていたそうです。

そこで人事管理システムを導入したところ、運用工数を大きく減らすことに成功。さらに、業務フローを簡潔に整理できたため、ヒューマンエラーをなくす効果も得られました。人事管理システムの特徴であるデータの一元管理は、業務を高速化し、正確性も向上させます。

人事評価を社内で共有し、キャリアアップにつなげる！

株式会社リンガーハットは、人事評価の質向上に成功しました。

従来のエクセルでの評価データの管理では多発する入力ミスや、どれが最新データかわからないなど、作業に支障をきたす状況に陥っていたとのことです。また、上長と部下の面談内容がうまく社内で共有できておらず、人事にまで正確な情報が伝わっていないという問題もありました。

そこで、人事管理システムを導入してデータを一元管理し、面談内容もシステム上で記録するように徹底。その結果、人事担当者が面談内容を簡単に確認できるようになり、個人のバックボーンや志向を加味した効果的な人材配置ができるようになりました。

作業時間を大幅短縮、新しく生まれた時間を有効活用！

ALH株式会社は事業拡大と合併を行う内に、業務負荷が大きくなるという問題に直面していました。

要因の一つに、データの散在がありました。給与計算ソフト、エクセルなどのファイルは一箇所にまとめられておらず、何がどこにあるかわからない状態に陥っていたのです。そのため、情報を集約するために人事管理データベースの導入を決めました。

その結果、必要なファイルを探す手間がなくなり、作業時間を短くすることに成功。また、今まで紙で行っていた申請業務を電子化することで、申請の手間を減らし、転記作業で発生していたミスもなくなりました。

人事管理データベースの導入効果はめざましく、特に負荷の高かった入社対応は、作業時間を1/3にまで減少。現在は、空いた時間を有効に活用して、社内制度や就業規則のアップデートに力を入れています。

人事管理データベースを活用して効果のある企業戦略を

人事管理データベースはデータを一元管理することで、人事情報の可視化とアクセシビリティの向上を実現します。情報共有の難しかった従来の方法では、社内の人材把握は十分とは言えませんでした。その結果、現状を正確につかめないまま、自社の戦略を立てなければなりませんでした。

人事管理データベースで情報が広く共有されることで、社内人材をしっかりと把握でき、自社の強みと課題を見つけられるようになります。精度の高い現状認識を行うことで、実現性の高い効果的な企業戦略を策定できるようになるのです。

現状の人事業務に問題を感じているのであれば、人事管理データベースの導入を検討してみましょう。