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請求書の手書きはダメなのか？書き方やポイント・注意点を解説
請求書の手書きは法的に規制されていません。しかし、手書き請求書の作成・管理はエクセルの使用やシステム導入には機能的に劣ります。この記事では請求書を手書きで作る方法や注意点、メリット・デメリットを紹介。手書き請求書の課題を解決する方法も解説します。
目次
請求書の手書きはダメなのか？
結論として、請求書の発行に際して「手書き」を不可とするような法的な定めはないため、手書きでも作成可能です。
重要なのは、請求書として記載すべき項目が網羅されているかであり、フォーマットにも法律による規定があるわけではありません。
そのため、PCで作成した請求書以外にも、市販の請求書用紙を使用した手書きの請求書であっても、法的には有効であると考えられます。
▷請求書とは何か？定義・必要性・役割や発行方法について徹底解説
手書き請求書の正しい書き方と注意点
請求書のフォーマットや作成方法については、法的な規定はありませんが、記載すべき事項に関しては、消費税法などの各種法令による定めがあります。
それだけでなく、当然ながら、一般的なビジネスにおけるルールやリスク管理上の「正しい書き方」を踏まえた上で作成する必要があります。
ここでは、その「正しい書き方」について、注意点などもお伝えしつつ、詳しく解説します。
請求書に記載すべき項目
請求書を作成する際、消費税法などの法令によって定められた項目については、必ず記載しなければなりません。必要項目に関しては、抜け・漏れがないよう注意しましょう。
具体的には、次の項目を請求書に必ず記載するよう定めています。
- 書類作成者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引内容
- 税込の取引金額
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
ただし、「小売業」「飲食店業」「タクシー等を営む事業者」が交付する請求書では、「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」の項目を省略可能としています。
[出典:国税庁「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」]
ボールペンを使う
手書きで請求書を作成する場合には、改ざんなどのリスクを回避するため、必ずボールペンを使用しましょう。
また、請求書は税法上、証憑書類として7年間の保存が義務付けられています。「消えるボールペン」などは、改ざんリスクだけでなく、保管すべき書類への使用といった面でも不適当であるといえるため、使用しないよう注意してください。
丁寧に書く
「丁寧に書く」ことは、手書きで請求書を作成する際に限らず、第三者に渡す書類を作成する際の最低限のビジネスマナーです。手書きの文字にはそれぞれクセや特徴があることを認識し、文字を崩さない「楷書体」で丁寧に書くようにしましょう。
「文字が小さすぎて読めない」「数字にクセがあり1を7と勘違いした」などの問題が起これば、請求書の再発行や金額の相違による払戻しや追加請求といった手続きが必要になります。手間がかかれば、取引先や顧客もよい気持ちはしないでしょう。
したがって、請求書は誰が読んでもわかるように書く必要があるのです。
金額の前に「¥」を入れ最後に「-」を入れる
取引金額を記載する際、金額の前に「¥」と金額の後ろに「-」を必ず記載しましょう。
「¥」や「-」がなければ、金額の前後に数字を書き足すといった不正が簡単に可能となってしまいます。請求書はお金を適切に管理するための書類です。請求書の改ざん防止にも記号の記載を忘れないようにしましょう。
▷請求書の正しい金額の書き方は？円・¥の使い分けや記載すべき項目について
請求書を手書きで作成するメリット
ここからは、請求書を手書きで作成するメリットについて解説します。
パソコン不要で即時で請求書発行ができる
請求書を手書きで作成する場合、パソコンやプリンターなどのOA機器がなくても請求書用紙と筆記具があればその場で即時発行することができます。
また、手書きの請求書は紙で保管することから、電子機器や通信環境のトラブルによるデータの流出や消失といったトラブルに左右されることもほとんどないでしょう。
エクセルやシステムの知識が不要
手書きの請求書は、用紙に必要項目を記入するだけで作成できるため、ツール操作に関する専門的な知識は不要です。
そのため、手書きの請求書であれば、エクセルなどのオフィスツールや会計システムなどのツール操作に苦手意識がある社員においても、ストレスなく作業することができます。
請求書を手書きで作成するデメリット
続いて、請求書を手書きで作成するデメリットについてご説明します。
送付前にコピーを取る手間が発生する
請求書は、発行元においてもその控えを一定期間保管することが義務付けられています。
期間は、法人の場合7年間、個人事業主の場合5年間です。手書きの場合、複写式の用紙を使用しない限りは、手元に請求書のデータが残らないため、送付前にコピーをとり控えを保管しなければなりません。
また、請求書は取引先や顧客ごとに送付するため、その件数が多ければ、それなりの手間や時間を費やすことになるでしょう。
書類の保管・送付コストがかかる
前述の通り、請求書は証憑書類として税法上、最低でも7年間（法人の場合）は保管しておかなければなりません。
手書きに限ったことではありませんが、長期間に渡って紙媒体の請求書を保管するとなれば、相応のスペースが必要となり、整理するための事務用品も必要となるでしょう。さらに送付するのであれば、郵送のための費用も発生してしまいます。
計算ミスが起こるリスクがある
手書きの請求書では、誤字や金額の記入ミスといったヒューマンエラーが発生しやすいこともデメリットです。
また、エクセルを使用した作成であれば、関数による自動計算機能により、計算ミスを軽減することができますが、手書きの場合は、金額の計算も手動でおこなうことが多いでしょう。
請求書は請求する合計金額だけでなく、税率や品目ごとの記載も必要です。項目が増えれば増えるほど、計算ミスが起こる可能性も高まるでしょう。
手書き請求書の問題を解決するポイント
コストの増大や管理の手間、ミス発生のリスクなど、手書き請求書には、組織として看過できないデメリットがあります。そこでここでは、そのような課題を解決するポイントを3つご紹介します。
Wチェック体制を整える
請求書の発行業務が月に数回程度であれば、わざわざ高額なシステムを導入する必要はないと考えるのも無理はないでしょう。
そのような場合においては、作成者と確認者の2名で内容を精査する「Wチェック」によってミスを防ぐようにしましょう。
ポイントは必ず「別の2名」でおこなうことです。単純に確認作業に費やす労力が2倍になってしまいますが、請求書の発行が週1〜2回程度であれば、日々の業務に大きな影響をきたすことはありません。
エクセル管理に切り替える
請求書の作成や管理をエクセルでおこなう企業も多く、以下のようなメリットがあります。
- 自動計算
- テンプレートの共有
- 入力項目の削減
- オリジナルデザインでの作成
- 保管場所のコスト削減
エクセルには自動計算機能が備わっており、関数を組み込んだフォーマットさえ作成してしまえば数字を入力するのみであるため、人的ミスが減るでしょう。
そして、氏名や住所など変更がない部分は、1度入力すれば次回以降はその箇所をそのまま利用できるため、作成にかかる時間も削減できます。
ただし、データの消失や流出といったリスクに備え、定期的にバックアップを取るなどの対策が必要です。
請求書発行システムを導入する
手書きによって起こるミスや手間の軽減、コストの削減など、抜本的な改善を望むのであれば、システムの導入も視野に入れると良いでしょう。
請求書の作成から送付までをおこなえる「請求書発行システム」への切り替えにより、以下のようなメリットを得ることができます。
- 紙や保管場所といったコスト削減
- 発行までの一連業務の簡略化
- セキュリティ対策
- 人的ミスの減少
エクセルとは異なり、請求書作成に特化したシステムであることから、請求書に関するさまざまな機能が利用可能です。請求書の作成だけでなく送付までおこなえる点は大きなメリットといえるでしょう。
また、このようなシステムの中には、シンプルな操作画面により、直感的な操作が可能なシステムも登場しています。自社に合った製品を選ぶことで、大幅な業務効率化を達成することができるはずです。
請求書の手書き請求は可能だがシステム管理が好ましい
請求書のフォーマットは法律による規定がないため、手書きでの作成・発行も可能です。しかし、請求書発行システムの導入により、業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットが得られることも事実です。
また、近年の日本のビジネス環境においては、ペーパーレス化や働き方改革、労働人口減少の解消など多くの課題が残されています。こういった課題解決に向けた取り組みのひとつとしても、請求書発行システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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