請求書における宛名の正しい書き方 ｜「御中」と「様」の使い分けや注意点

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請求書の宛名を正しく記載する理由

請求書とは、取引先と商品やサービスなどのやり取りを行ったときに発生する代価を請求する文書のことです。取引先との支払いに関する内容を確定させ、代価を受け取るという目的のもと作成されます。

取引先との支払いトラブルが発生することを予防するものでもあり、税務調査時には支出の証明にもなる重要な文書でもあるため、請求書の宛名は正しく記載しなければなりません。

また、請求書の宛名を正確に記載できていないと、取引先に担当者を探す手間をかけることにもなります。スムーズな取引を行うためにも、請求書の宛名は正しく記載しましょう。

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請求書の正しい宛名の書き方・ポイント

請求書の宛名の書き方が誤っていると、取引先に悪い印象を与えたり、スムーズな取引ができなかったりするおそれがあります。とはいえ、そのマナーやルールを完璧に把握している人は多くないのではないでしょうか？ ここでは、請求書の正しい宛名の書き方や、押さえておきたいポイントについて解説します。

宛名は送り先の会社の正式名称を記載する

請求書の宛名で、会社の名前を省略するのはマナー違反です。株式会社を(株)と記入することも省略にあたりますので、法人名の前後どちらに株式会社が入るのかも事前に確認し、正式名称を記入してください。わからないときや迷ったときは、ホームページの会社概要や、名刺に記入されている情報を確認するとよいでしょう。

なお、個人事業主への請求書など宛名が個人名となる場合は、苗字だけでなくフルネームで記載します。個人事業主でも屋号がある場合は、個人名の前に屋号も記載します。取引先に悪印象を与えないためにも、個人名・屋号の漢字やスペルを間違えないように気を付けましょう。

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「御中」と「様」の正しい使い分け

宛名につける敬称である「御中」と「様」の使い分けが、しっかりできていない人も少なくありません。こちらも間違えるとマナー違反であり、常識がない人という印象すら与えかねませんので、ルールを今一度整理して理解しておきましょう。

会社宛もしくは部署宛の際は「御中」

請求書の宛名が会社名や部署名の場合は、末尾に「御中」とに記載します。取引先の担当者が決まっていないときや、先方から宛名を会社名や部署名にするように指示があった際に使用します。

書き方は、「●●株式会社 御中」「●●株式会社××部 御中」などと記載すると覚えておきましょう。

担当者宛の際は「様」

請求書の宛名が個人の場合は、末尾に「様」と記載します。取引先の担当者がわかる場合は、担当者宛に請求書を送付することが一般的です。書き方は「●●株式会社××部 山田様」などと記載します。「様」に似た敬称として「殿」がありますが、これは目上の人が目下の人に使うのが一般的で、取引先の担当者などに使用するのは失礼にあたります。

「御中」と「様」は併用できない

「御中」と「様」のような敬称を、二重で使用することはできません。たとえば、「●●会社御中 山田様」などと記載するのは間違いです。担当者がわかっている場合は「組織名＋個人名＋様」、相手が役職者のときは「組織名＋部署名・役職＋個人名＋様」の順番で記載するようにしましょう。

また、担当者がわからないときに「ご担当者様」と記載するのも間違いではありません。この場合も「御中」ではなく「様」を使用します。

宛名が長い場合は改行する

取引先の会社名や部署名が長い場合、宛名が1行に収まりきらないことがあります。そのような場合は、宛名の途中で改行しても問題ありません。会社名や部署名の後ろなど、キリの良いところで適宜改行を入れると見やすくなるでしょう。

宛名が長くなる場合でも、会社名や部署名を省略するのはマナー違反です。また、無理に文字サイズを小さくしたり字間を詰めたりするのも、見づらくなってしまうため避けた方がよいでしょう。

▷請求書を発行する際に確認したいポイントは？注意点を解説！

請求書を受領する側の一般的な流れ

受領後の請求書がどのように処理されるのかを知っておくことで、正確な宛名を記載することの重要性をより深く理解できます。ここでは、請求書を受領する側の一般的な会計処理の流れについて解説します。

請求内容の確認

請求書を受領したら、経理担当者などによって記載内容に間違いがないかを確認します。また、取引内容や金額、期日を確認した上で、二重請求や記入漏れがないかについても調査し、不備が見つかれば請求元に確認をとります。

決裁者による決裁

決裁者とは、商品やサービスの代価の支払いに最終判断を下す人のことで、決裁に対する責任を担っています。会社によって決裁権の範囲などはさまざまですが、請求書を受領し支払いをするためには、決裁者による決裁を仰ぐ必要があります。

支払額の確定

決裁者による決裁が通ると、代金の支払いが確定します。支払期日までに代金を支払って、請求書を受理した側の会計処理は完了です。

請求書を保存する際の注意点

請求書は、法律によって一定期間の保存が義務付けられており、その保存期間は法人と個人事業主で異なります。

法人の場合、請求書などの証憑書類の保存期間は7年です。例外として、欠損金の繰越控除を適用する場合は、赤字になった年度の請求書の保存期間は10年となります。そのため、法人においては10年間保存しておけば確実と言えるでしょう。

個人事業主の場合は青色申告・白色申告を問わず5年、消費税課税事業者であれば7年となります。ただし、免税事業者の場合でも帳簿は7年間の保存が求められているため、できれば請求書も7年間保存しておくとよいでしょう。

なお、請求書の保存期間の起算点は、法人であれば事業年度の確定申告書の提出期限の翌日、個人事業主であれば確定申告の期限日の翌日です。請求書の発行日や受領日からではないので注意してください。

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請求書に記載すべき宛名以外の項目

請求書には宛名以外にも記載すべき項目がたくさんあり、消費税法で規定されています。

【消費税法で規定されている請求書の記載項目】

• 書類作成者の氏名または名称
• 取引年月日
• 取引内容
• 税込み取引金額
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

実際にはこれだけでは不十分なところがあるので、商習慣などを鑑みて、支払期日と表題、振込先の口座情報もあわせて記載しておくほうがよいでしょう。

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請求書の宛名を正しく書いて会社の信用を獲得しよう

今回は、請求書における宛名の正しい書き方・ポイントについて解説しました。請求書は取引を証明する重要な文書であるため、宛名は正しく記載しなければなりません。

また、「御中」と「様」の使い分けや書き方などのルールを守ることは、取引先に「ビジネスマナーがしっかりしている会社」という印象を与えることにもつながります。

取引をスムーズに行い、会社の信用を獲得するためにも、請求書を作成する際は宛名が正しく書けているか、しっかりチェックするようにしましょう。