請求書とは何か?定義・必要性・役割や発行方法について徹底解説

最終更新日時:2022/12/20

請求書発行システム

請求書は日常業務で何気なく作成・発行していますが、定義や役割をご存知でしょうか?この記事では、請求書とは何か?その定義・必要性や法律上の義務について解説します。請求書に記載すべき項目や発行方法と発行の流れと管理のポイント、効率的に発行する方法を紹介しています。

請求書とは?請求書の定義と法律上の義務

商品・サービスを購入した取引先に、代金の支払いを求める際に発行する請求書で、ビジネスでは日常的に作成・発行されています。請求書は取引先から売上を回収するために必要な書類であり、取引の重要な証明になります。

(1)請求書の定義とは

請求書は、商品・サービスに対する代金を請求する書類です。商品・サービスの納品とともに発行する場合もありますが、取引先と話し合いをして後日発行することもあります。

請求書の受け渡しは法律上求められていませんので、発行をする必要はありません。口約束やメールなどで代金のやりとりを行うことも可能です。しかし、企業同士の取引では、請求書を取り交わすことにより、商品・サービスの代金の請求を忘れたり、金額が食い違ったりなどのトラブルを防ぐことができます。

請求書は、請求先となる取引先の正式名称を宛名とし、請求元の自社の正式名称ならびに連絡先、商品・サービスの提供内容、請求書発行日、請求金額を記載するのが一般的です。取引先への手続きの便宜として、振込先情報や振込手数料の負担や、請求元が個人の場合は源泉徴収の指示や支払い条件などを記す場合もあります。

#1: 請求書発行は誰が行う?

企業の場合、経理部が一括して請求書を発行する場合が主流です。その場合は、営業担当者が請求書を発行するために必要な情報を経理部に伝えます。

営業部が請求書の発行をする場合も少なくありません。営業部が発行する場合、営業担当者が自身で案件の請求書を発行することもありますが、営業事務がまとめて発行する場合もあります。

大企業などに導入されている社内イントラ上のERP(基幹システム)では、営業部の社員が請求書発行システムに入力し上長がチェックして請求書を発行することや、システム上で経理部に請求書発行依頼の手続きを行えるケースも一般的です。

営業担当者が発行する場合は、取引先とコミュニケーションが取れているので、請求書の発行日や入金期日などの確認がスムーズにできます。請求書に対する問い合わせの対応も営業担当者であればワンストップで対応が可能です。

一方、取引先と関係の深い営業担当者が請求書を発行することで、不正行為が行われるリスクもあるので注意が必要です。

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(2)見積書など他証憑書類との違い

証憑書類とは、取引が成立していることを証明するための書類で、外部取引と内部取引に係るものがあります。それぞれ会計処理上必要で税務調査などの際に取引実態を証明するものです。

見積書、発注書、注文書、納品書、商品受領書、請求書、契約書、レシート、領収書などが対外取引での主な証憑となります。

請求書に似た証憑書類が見積書です。

見積書は、取引先との契約以前に、商品・サービスの提供や、案件の受託に必要な料金を提示するための書類で、取引内容を確定するものではありません。官公庁や自治体への公募や、競合コンペディションへの参加などの場合は、募集相手が委託する事業者を選定する目安にもなります。

また、取引先との交渉材料でもあり、見積書をもとに、発注内容や数量を調整することや、単価の検討などを行い、双方が納得できる取引内容と金額に合意してから実際の契約を結ぶことが一般的です。長期にわたるプロジェクトを受託する際は、途中で増減した工数や数量に見合った金額を、追加見積もりとして提出することもあります。

一方、請求書は、対象となる取引が終了し作業や商品・サービスを納品したのちに、代金の支払いを求めるために作成する書類です。請求書を発行する時点では、取引先との間で、数量や工数、金額について合意があり、その金額で請求することを互いに認めている状態です。

さらに、締日、支払い期日、支払い方法なども合意していなければ、後々トラブルを招く場合があるので注意しましょう。

両者で期日までに指定の金額を請求書の通りに支払うことが約束されており、支払い側が特別な理由や連絡なしに、期日の遅延や金額不足などに至ると、企業の信用を大きく傷つけることになります。

また、合意なしに勝手な金額を記載した請求書を発行すると、取引先からの信用を失うことになりますので、必ず、事前に取引先の担当者と合意が必要です。

(3)法律上の義務ではないが発行が必要

請求書は、法律によって義務付けられた書類ではありません。掛取引の場合でも、企業同士の金銭のやりとりが、口約束や簡単なメモで行われることがあります。

しかし、そのようなやりとりは、支払いの有無や金額の過不足などトラブルの原因です。取引内容、取引の日付、金額が明確になり、代金の回収がスムーズにいくことから、商習慣上、請求書のやりとりを行うことが一般的です。

(4)請求書の控えは税法上保管義務がある

請求書は法律上発行の義務はありませんが、発行した請求書については、証憑書類として保管義務があります。

請求書は、受取側も発行側も保管が義務付けられている証憑です。発行側は、原本のコピーを保管します。

法人は原則7年、個人事業主は原則5年、保管する義務があります。

また、2023年10月にはインボイス制度(適格請求書等保存方式)がスタートし、適格請求発行事業者にはインボイスの控えを作成し、保管する義務が課されるようになります。

請求書の保管は、電子帳簿保存法という法律により、請求書や見積書の全部か一部を電子的に保管することができます。各種電子メディアに、スキャンした請求書の保管が可能です。

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請求書の必要性・役割

企業間取引は商品・サービスを提供した都度、金銭のやりとりが発生する都度取引と、1ヶ月分やプロジェクト終了後一括で商品・サービスを提供して一定期間の代金をまとめて請求し支払いを受ける掛取引とがあります。

掛取引では、締め日までに販売した商品・サービスの代金を当月分として、まとめて請求するのが一般的です。

代金の支払いにおいて、お互いに金額を確認し、期日までに支払うという約束の証拠になるのが請求書で、企業間取引では請求書が必要とされています。

(1)取引の証拠を残し債権・債務を明確にできる

請求書は、商品・サービスを販売した日時と金額を明示できます。いつ、どういう名目で商品・サービスを提供し、代金がいくら発生しているかを示し、代金の支払いを求める書類です。

請求書がないと、取引先企業に提供した商品・サービスの品目や工数、料金が明確にならず、取引先への債権が曖昧になってしまうこともあります。勘違いや記憶違いによって、「言った言わない」「支払った・支払っていない」というトラブルも起こりかねません。

請求書はお互いの合意により、数量や金額を明確にして発行するものです。口頭やメール等でのやりとりとは違い、正規の書類として発行しますので、支払いの遅延や未払い等のリスクを回避できます。

また、取引先も、請求書があることで、支払うべき代金の金額、支払い期限を失念することなく、スムーズに支払い処理を行うことができます。

(2)自社収益の証明になる

請求書は、月々の収支を明らかにします。企業にとっては、月々の売上や収益、資金繰りを把握するのに重要な書類でもあります。

当月にどれだけの請求書を発行できたかは、売上の把握にとって大切なことです。取引先ごとの支払いサイトがわかるので、当月の請求がいつキャッシュになるかも明確に把握できます。

また、案件のうち当月請求ができたものと、請求が先になるものを把握することで、期別、年度別の売上や収益の試算ができるので、営業計画やコンペの参加など経営戦略上の指針にもなるでしょう。

請求書の発行とその控えを保管しておくことは、企業の収益の証になるのです。

(3)取引先との認識のギャップ・トラブルを防止できる

取引先との契約以前に、見積書や仕様書等のやりとりをし、作業の量や商品・サービスの分量をお互いに検討します。その後、合意により受発注の手続きを経て作業や商品・サービスの提供を行うのが一般的です。

しかし、プロジェクトの工数が増減することは日常的に起こります。その際、再見積もりを提出し、契約を見直すなどの手続きをとることで、受注金額も変化していくでしょう。

請求書の発行時には最終見積もりや作業内容、金額を取引先と確認し、最終的に合意した金額を決定する手続きを行い、お互いに納得した金額でやりとりを行うことが可能です。

請求書は、取引先とその金額に合意し、請求書発行の手続きを行なったという証明になりますので、トラブルや認識の違い、ギャップを防止します。

また、請求書をベースに出入金の確認を行い、入金があった請求を消し込むという経理手続きを行うことで、支払いが行われたかどうかを明確に確認することが可能です。

入金の遅延や未入金などのトラブルを把握し、取引先に適切な対処ができるというメリットもあります。

請求書に記載すべき必須項目

取引先に対し商品・サービスの代金支払いを求めるために必要な請求書。滞りなく支払いを受け取るには、必要事項を正確に記入し、第三者が見ても内容を確認できるようにすることが重要です。

請求書の必須事項とはどのようなものでしょうか。詳しく解説します。

(1)取引・サービス提供が行われた日付

請求書は、どの案件に対する請求なのかを明らかにする必要があります。二重請求や請求内容の食い違いを防止するためです。

そのためには、取引や商品・サービスの提供が実施された日付を正確に記載しましょう。通常、案件名に続く括弧書きや、明細記入欄に提供した年月日を記載することが多いです。

定期的に毎月取引している内容ならば「〇〇サービス提供 2022年7月分」というように月を指定すると具体的に取引を表すことができます。また、「〇〇プロジェクト作業日一式 2022年1月〜6月」というように、商品・サービス提供の期間を示すことも有効です。

期間を明示しないと、同様のサービス、案件との勘違いが発生し、取引先担当者の混乱を招いたり、支払い済みという誤解を生じたりすることもあります。

取引の日付を記入しておくことで、似た案件との混同や取り間違いが生じるリスクを回避できるでしょう。

また、一般的に、請求書には請求書発行日を記載します。

請求書発行日は、実際に請求書を発行した日付ではなく、取引先の締日に応じた日付を入れることが多いようです。

企業間の掛取引では、締日と支払日が企業ごとに決められており、締日までの金額をその企業の支払いサイトに合わせて入金するというのが一般的です。

たとえば、末締めの翌末日支払いであれば、当月末までの分の商品・サービスの代金を、当月末日の日付で請求し、翌月末日に入金されることになります。

取引先ごとに締日が決まっていることが多いので、請求書発行の場合は、締日と発行年月日を取引先担当者に確認することが重要です。その上で、お互いに合意した請求書発行日を請求書に記載します。

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(2)相手方の社名・担当者名

請求書では左上に請求先の企業名を記載します。企業名は正式なものを書いてください。特に法人格には注意が必要です。株式会社〇〇なのか〇〇株式会社なのか、間違えないように注意しましょう。

また法人格は、株式会社だけでなく合同会社、合資会社、一般社団法人、非営利活動法人などさまざまです。名刺やWEBサイトの会社概要などで、法人格と商号の正確な表記を確認し、間違えないよう気をつけましょう。

取引先企業によっては、事業本部や支社、部署宛てに請求書を発行する場合もあります。請求書発行時に、相手先に確認し、指定された請求先で表記し発行するようにしましょう。

(3)取引の内容・サービスの名称

請求先・日付が記載されたら、次に取引内容・サービスの名称などを記入します。一般的に「件名」と呼ばれる欄です。「件名」は、取引先により指定されることもあるので確認が必要です。

たとえば、同じ企画やデザインのサービスを提供したとしても、「株式会社〇〇様 春の〇〇キャンペーン プロモーション企画一式」という件名を指定される場合、取引先担当者はそのプロジェクトの外注先管理のなかで「プロモーション企画」に自社を振り分けています。

件名を、相手に相談なく、勝手に「デザイン費」や「プロデュース費」「ディレクション費」などと書き換えてしまうと、取引先で外注の整理がつかなくなることがあります。

件名は、請求側の都合ではなく、請求先の都合になる場合もあります。

自社のサービス提供内容などを記載したい場合は、請求書の明細欄にて、企画費〇〇円、デザイン費一式〇〇円と記載するのも良いでしょう。

(4)請求金額

次に、請求金額を記載します。取引金額は、請求書にとって最も大事な情報です。請求書の上部に、消費税を含む総合計を記載し、下部に明細を表組みで記載します。

表は、さまざまな書式がありますが、一般的には、左側から、サービス名、単価、数量、金額を入れます。サービスが数種類に及ぶ場合は、行を分けて記載するのが正しい記載方法です。

提供したサービスの種類分すべての行を並べたあとに、小計としてそれらの金額の合計を記入しましょう。その小計に対する消費税を計算して記入し、最終的に総合計として消費税を合計した金額を記入します。

多くの企業では、エクセルなどで請求書の雛形を作成しており、明細欄にサービスの数量と単価を記入していくだけで、自動計算により自動化されています。数量や単価を間違えないように注意しましょう。

ここで重要になるのが軽減税率の対象品目と含む場合です。例えば、飲食料品や酒、新聞などは税率が8パーセントです。小売業にあたる商品・サービスが請求金額に含まれる場合は、それらの金額に対する税率を軽減税率の8パーセントとして計算する必要があります。

軽減税率対象の商品・サービスは、それ以外の商品・サービスと別に小計し、それぞれの消費税を課すことを明記しなければなりません。

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(5)支払いを受ける自社名・担当名

金額まで記入したら、自社名と担当者名を記載しましょう。自社名は、左上の請求先名、請求総額の下に右寄せで記入する場合と、請求書の最下段に記入する場合があります。請求者名も間違えるとマナー違反になるだけでなく書類上の不備になりますので、気をつけてください。

一般的には、法人格を含む称号、部署名、担当者名を記入し、連絡先(電話番号やメールアドレス)を入れることが多いようです。連絡先は、請求書に対し何か不明な点があったときのために必要なものなので、担当者がわかる連絡先にするのが良いでしょう。

また請求書の備考欄には、請求者の捺印や、振込先金融機関の情報、振込手数料の負担についての特記、取り込み期限などを書き加えます。

請求書の発行方法と流れ

請求書の発行は、企業と企業との取引内容を証明する大事な書類です。それだけに、ミスなく発行し支払い終了まで確認することが求められます。

実際に、請求書発行の方法と流れを説明していきましょう。

(1)請求書を作成・発行する

まず、請求書を作成します。請求書作成の際には、請求書の金額、件名、締日、支払い期日などを取引先に確認して作成に入ります。

作成方法は、会社指定の表計算ソフトなどの雛形やフォームを活用する方法、社内イントラの請求書発行システムを活用する方法などが代表的です。

提供した商品・サービスの内容が第三者にも伝わるよう記載されていること、請求先や金額の表記にミスがないことを何度も確認しましょう。

(2)上長による内容確認と承認

請求書発行は、ミスや内容の不備があると企業間の信頼問題に関わるほど重要な作業です。発行した請求書はすぐに先方に提出するのではなく、上長に内容確認と承認をもらうようにしましょう。

(3)請求書の送付

会社からの承認が取れたら、いよいよ取引先に請求書を送付します。直接持って行く場合もありますが、郵送やファックス、メールが主流です。

郵送やファクス、メールの場合、請求書と一緒に添え状を添付します。

添え状は、請求先の担当者にあて、挨拶文と、請求書を送付する旨、ならびに商品・サービス購入へのお礼などを書き添えるものです。

最近はメールで請求書を送る場合が増えていますが、紙で印刷した請求書しか受け付けない企業もあります。

紙で送る場合、長形3号という大きさの封筒を使用します。A4サイズで印刷した請求書を3つ折りにして丁度納まる大きさだからです。封筒に、宛名を書くとともに、「請求書在中」と赤字など目立つ文字で書きます。

ファクスを使用する場合は、取引先に確認をとってから送付しましょう。企業によっては締日に間に合うようにファクスで受け付けた後に、紙に印刷した現物の請求書の提出を求められる場合もあります。

メールで送信する際には、取引先の合意を取り付けましょう。

エクセル等で作成した請求書は、必ずPDFなど修正できない書類に変換したデータを作成します。エクセルのデータのまま送信すると、金額や日付を間違えて書き換えてしまうことがあるからです。トラブルや改ざんの原因になってしまうので、必ずPDFに変換して送付してください。

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(4)未払金の管理・入金消し込み

請求書を発行しても入金がなければ売上になりません。入金が確認できたら、保管している請求書の控えを、入金済みのフォルダに移動させます。未入金と入金済みの請求書フォルダをあらかじめ用意しておくといいでしょう。

経理部では、請求書を発行した段階ではその金額を「売掛金」として管理していますが、入金が確認され次第「売掛金」として管理されていた金額を「消していく」作業をします。これを「消し込み」といいます。

「消し込み」作業を行うことで、回収済みと未回収の実態を正確に把握することができ、振り込まれた金額が請求金額通りかどうかも確認できます。

「消し込み」がなされていない請求書が、未回収分です。未回収の場合は、営業担当者から確認をとらせたり、督促状を発行したりと、取引先に催促を行います。

また、取引先の締日と支払日によっては、入金確認を行うことができないケースもあるので注意が必要です。企業では締日と支払日が決まっており、契約時に合意して取引を開始しています。末締めで翌末日支払いの企業もあれば、15日締めの翌々月末支払いの企業もあります。

それぞれの企業の支払いサイトを確認し、支払日前に督促をしてしまうことのないように経理部と営業部が情報を共有する必要があります。

また、入金方法も、振込入金だけでなく、手形払いになる場合もあるので注意が必要です。手形払いでは、取引先企業に手形を取りに行いかなくてはならない場合もあるので、支払い条件をしっかりと確認しましょう。

請求書を発行する際の注意点

請求書の発行で注意すべきは、ミスをしないようにすることです。請求金額はもちろん、取引先や自社の社名、所在地、連絡先などを間違えてしまうと、取引先の心証を悪くすることもあります。

社内で複数の人が請求書を発行する場合や、経理部に請求書の発行を依頼する場合には、チェックや発行の手順などを徹底することが重要です。

(1)チェック体制を整える

請求書にミスがないようにするために、チェック体制を整えましょう。

金額や取引先名など間違えやすい部分をチェック項目化し、請求書の発行をする際にチェックボックスを使用するなどが有効です。

さらに、担当者が記入した請求書を、部署内でダブルチェックすることも重要です。ダブルチェックは形骸化しやすいので、責任の所在を明確にするために、上長がチェックして承認のために印鑑やサインを残すなど発行フロー自体に組み込むなど、しっかりしたチェック体制を作りましょう。

(2)発行日の定義を周知する

請求書を発行する際に起こりやすいミスのひとつが、発行日の間違いです。発行日は請求書を書いた日付ではなく、取引先の締日に合わせるのが一般的ですので、必ず取引先に発行日を確認しましょう。

掛取引による月々の精算の場合は、何日締めで請求書を発行すれば良いかを確認すれば間違いないです。請求書発行のフローに「取引先に発行日を確認する」という項目を設け、必ず確認してから請求書を作成するようにしましょう。

(3)エクセルやシステムを用いて自動計算で作成する

請求書フォームをエクセルで作成している場合は、必ずエクセルの関数で計算するようにしましょう。税率についてもフォームに入れておくことで、計算を間違えることがなくなります。

また、企業で請求書発行システムを導入している場合には、システムを使って請求書を発行するようにしましょう。ただし、取引先が指定請求書の発行を求めている場合は、この限りではありません。取引先からの条件を上長など社内で検討し、請求書を作成します。

その場合も、計算は手計算ではなくエクセルなど表計算ソフトを使って自動計算しましょう。

(4)通し番号やファイル名をつけて管理しやすくする

請求書は、件名と取引先名だけで管理していると、頻繁な取引が行われる場合に案件や商品・サービスの提供時期の管理に混乱することがあります。

経理処理のミスにつながり、会計業務の作業効率を下げる一因になりかねませんので請求書用の通し番号を用意することをおすすめします。

通し番号の付け方は任意で問題ありませんが、取引先のイニシャルと年月に合わせて番号としておけば、通し番号をみただけで、発行の月、取引先がわかり便利です。

また、同様のファイル名でデータを管理すると、請求書のデータを確認する際に素早く目的のファイルを探すことができます。

コンサルティングならC、企画ならP、デザインならDのように、提供する商品・サービスによって、番号の記号を振り分けるというのも良い方法です。

社内の誰が参照しても理解できる記号と番号の組み合わせを検討し、番号の重複や間違いが生じないように運用しましょう。

また、請求書番号は、取引先から指定されるケースもあります。

そのような場合にも、自社の請求書番号を、請求書のいずれかの場所に記載し、社内での管理が滞りなく行われるようにしましょう。

(5)誤送がないよう発送直前にもチェックをする

請求書の送付先を間違えてしまうと、情報漏洩になり取引先との信頼関係にも影響します。

また、請求書を出すべき取引先企業の住所や連絡先、担当者名などの情報を漏洩してしまうことにもなりますので、コンプライアンス上も問題になります。

誤送がないように、送り先の住所やメールアドレスを何度もチェックして送付しましょう。

発送・送信前に、ダブルチェックを行うことで、ミスの発生を抑えることができるので、請求書発行の手順に加えることをお勧めします。

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(6)電子化する場合は保存要件を確かめる

令和4年1月1日に事業者の負担を軽減するため、電子化する場合の税務署長の許可は不要になりました。しかし、電子保存要件は事前に税務署のホームページを確認をすることをおすすめします。

また、請求書の真実性を担保するために、作成日等を証明するタイムスタンプを使用していることや、スキャンした請求書の可視性が担保されていることなどが電子保存を開始する要件となっています。

請求業務を効率化する方法

請求書発行では、ミスのないようにしなくてはなりません。請求金額や税金の額はもちろん、先方の会社名や担当者名、商品・サービスの内容や数量などを間違えることは、先方に対する信頼を失することにもなります。

月末など締日に集中する請求業務を、ミスせず効率的に進める方法をご紹介します。

(1)エクセルで雛形を作成する

多くの企業で実施していますが、会社が発行する請求書の雛形をエクセルで作成しておくことで、業務が軽減され正確に請求書の発行が可能です。

エクセルなどの表計算ソフトを使用する際は、社名やロゴ、社判を取り込んだ雛形を作成します。表組みの部分に品名、数量、単価を入れるだけで計算が完了する数式を入れておけば、自動的に計算できます。

エクセルに対応した請求書フォームは、無料で使えるものもありますので、スタートアップや個人事業主の場合などでは、既成のフォームを利用するのも良いでしょう。

表計算ソフトを活用することで、請求書番号を順番に自動生成する関数を入れることも可能です。業務が効率化されるとともに、管理も容易になります。

(2)請求書発行システムで作成・管理を一元化する

請求書発行に活用できる便利なクラウド型サービスや請求書発行システムもあります。必要事項を記入するだけで、自動計算し、請求書の発行や管理をするものです。

小規模事業者やスタートアップ、中小企業等で、高価なERP(基幹システム)の導入が困難な場合も、請求書発行システムを活用することで管理を一括で行うことができます。

請求書発行システムは、各種帳票の発行機能などを搭載しているものもあり、経理業務の軽減・効率化に役立ちますので、導入を検討するのも良いでしょう。

請求書電子化のメリット・デメリットとは?システム導入の重要性を解説

請求書の定義を正しく知り効率的に業務を行いましょう!

請求書は法的に求められるものではありませんが、企業同士の取引を明確にし、代金の回収をスムーズに行うためには必要な書類です。

請求書には、必要な項目がありますので、それらに抜け漏れのないように作成しましょう。

エクセルなどの表計算ソフトや請求書発行システムを活用することで、作成の際の計算ミスや消費税の計算などを自動化することができます。

また、請求書は発行した側と受け取った側の両社に保管義務があるので、規則に則って保管しましょう。

企業にとっての売上と現金の回収を管理するには、請求書の管理も大切です。

効率的な請求書発行と、保管、経理処理を行うために、クラウド型システム等の導入を含めて検討しましょう。

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