「請求書在中」の記載は必要?封筒への正しい書き方や位置について

2023/05/22 2023/05/22

請求書発行システム

請求書在中の記載について

請求書送付の際に書き込まれる「請求書在中」。ビジネス上の慣習として目にすることが多いものの、記載は必要なのか疑問に感じている人もいるのではないでしょうか。本記事では、「請求書在中」の記載は必要なのか?封筒への正しい書き方や、記載する位置について解説します。

「請求書在中」と記載する必要性・意味

封筒の表に記載する「請求書在中」は添え字と呼ばれており、受け取った相手から見て封筒の中身や重要性がひと目でわかるように書くものです。請求書の書式に正式な決まりがないため、添え字にも明確なルールはありません。

しかし、企業には日々多くの封筒やハガキが届くため、中身がわからないと後回しにされたり見落されたりする可能性があります。また、添え字がないと受け取った相手が多くの郵便物から請求書を探さなければならないケースもあり、相手に失礼になってしまうでしょう。

このような理由から、添え字は受け取った相手の便宜を図り、手間の軽減や見落とし防止の役割があります。

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「請求書在中」の封筒への正しい書き方

明確なルールはない「請求書在中」の記載ですが、実際にはどのように書けばよいのでしょうか。ここでは、正しい添え字の書き方を解説します。縦長封筒書きと横長封筒書きで書き方が異なるため、注意してください。

縦長封筒書き

縦書き封筒の場合は、以下のように記載しましょう。

  • 郵便番号は封筒の右上に横書きで、算用数字で記載
  • 住所は郵便番号の右端下に縦書きで記載(住所の数字は漢数字)
  • 宛名は封筒の中央に「会社名・部署名・役職名・担当者名」の順に縦書きで記載
  • 敬称は宛名の下に一文字空欄をあけて「御中・様」と記載
  • 請求書在中は封筒の左下に縦書きで記載

使用する封筒に郵便番号枠がある場合は、枠内に記載します。また、住所は郵便番号の右端下から一文字下げた位置で書き始めるのが一般的です。

横長封筒書き

横書き封筒の場合は、以下のように記載してください。

  • 郵便番号は封筒の左上に横書きで、算用数字で記載
  • 住所は郵便番号の左端下に横書きで記載(住所の数字は漢数字)
  • 宛名は封筒の中央に「会社名・部署名・役職名・担当者名」の順に横書きで記載
  • 敬称は宛名の横に一文字空欄をあけて「御中・様」と記載
  • 請求書在中は封筒の右下に横書きで記載

横書きの場合も、封筒に郵便番号枠がある場合は枠内に記載します。また、住所は郵便番号の左端下から一文字下げた位置で書き始めるのが一般的です。

なお、縦書き・横書きいずれの場合も、建物名やビル名は省略せずに記載します。

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請求書送付の際に注意したいポイント

請求書送付に関する厳密なルールはありません。しかし、受け取る相手に敬意を払うこと、見やすく失礼にならないよう配慮することがポイントです。

ここでは、請求書送付の際に特に注意すべき項目を6つ紹介します。

「請求書在中」は何色で記載すべきか

請求書在中は、青色での記載が好ましいと言われています。

黒や赤も使用されていますが、どちらも避けるのが無難でしょう。黒は住所や宛名と同色のため、視認性が悪く見落としてしまう可能性もあります。また、赤は赤字(損益)を連想させてしまうので、ビジネスシーンではあまり使わないほうがよいとされています。

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「スタンプ」「手書き」どちらが良いか

スタンプと手書きは記載方法に厳密なルールがないため、どちらでも失礼にはあたりません。

ビジネスの現場ではスタンプの使用が多く、手書きで書くことはほとんどありません。スタンプであれば仕上がりが美しく書き損じもないため、業務効率化につながるなどメリットがあります。

もし手書きで記載したい場合は、読みやすく大きな字で書き、定規で枠線を引くなど視認性を高める工夫が必要です。請求書の量が多い場合は、印刷する・印字済みの封筒を使う・発送ツールを活用するといった方法もおすすめです。

「請求書在中」を記載する位置はどこか

「請求書在中」を記載する位置も明確なルールはありませんが、以下の2パターンが一般的です。

  • 縦長封筒:表面の左下に縦書き
  • 横長封筒:表面の右下に横書き

あくまで慣例ですが、見やすさや慣れを考慮すると上記の位置に記載するのが無難でしょう。

封筒は何色を使用すべきか

封筒は白色か薄い青色の使用が一般的で、縦型・横型はどちらでも問題ありません。

封筒のサイズは、3つ折りにしたA4書類が入る長形3号の縦型・横型を使用します。A4書類が折らずに入る角形2号を使用する場合もあります。

航空郵便を使用する際も必要なのか

航空郵便(エアメール)を使う際も添え字は慣例となっているため、記載するのがマナーです。海外に発送する場合は、請求書在中を意味する「INVOICE ENCLOSED」と記載しましょう。

未開封の印を記載すべきか

未開封の印は、「〆」か封緘印を用いるのが一般的で、受け取る相手へ配慮する意味でも、記載しておくのがベターです。

未開封の印は「封緘(ふうかん)」と呼ばれており、第三者に開封されていないことを証明する意味合いがあります。特にビジネス文書を発送する際は、「〆」を使うのが一般的とされています。

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送付状を一緒に送ればミスを事前に防げる

送付状を一緒に送ることで、請求書の送付枚数違いや誤発送などのミスを事前に防止できます。送付状の形式は特に決まっていませんが、以下の項目を記載するのが一般的です。

  • 宛名
  • 送付年月日
  • 差出人
  • 挨拶
  • 請求書の部数など

請求書は取引先に直接手渡しするのが理想ではあるものの、現実的に困難なため略式として郵送やメールで行われているのが実情です。そのため、送付状を同封することで「丁寧な対応をする会社」「ビジネスマナーが行き届いている会社」などの、好印象につながる可能性があります。

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請求書は相手への配慮とビジネスマナーを心がけ送付しよう

「請求書在中」の添え字に明確なルールはないものの、受け取る相手の手間やミスを減らす配慮の意味があります。そのため、受け取る相手が見やすくすぐに内容が確認できるように心がけましょう。

本記事を参考に封筒への正しい書き方や位置を確認し、ビジネスの場で活用してください。

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