請求代行サービスとは？メリット・デメリットや費用相場を徹底解説

請求代行サービスとは

請求代行サービスとは、取引先への請求書の作成、印刷、封入、発送、入金確認、督促といった、支払請求に関わる様々な業務を代行するサービスのことです。

通常、商取引において支払いはサービスの受領後に行われることが多く、サービスの実行と支払いの間には数日〜数ヵ月のタイムラグがあります。

売掛金を回収し損ねることのないように取引先と適宜コミュニケーションを行い、金額の差異を発生させないためにも適切に管理しなければなりません。

事業が成長すると請求関連業務は煩雑になり、経理担当者の負担が大きくなっていきます。この悩みをアウトソーシングで解決するのが請求代行サービスです。

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請求代行サービスの具体的な業務内容

請求代行サービスの主な業務内容は以下の通りです。

• 与信管理
• 請求書の作成と発行
• 代金回収・消込
• 督促
• 未払いリスクの保証

(1)与信管理

主要なサービスとして、まず与信管理が挙げられます。

与信とは、商品・サービスを提供してから代金を回収するまでの間、相手に置く信用のことです。期限内に支払われると信頼したうえでの取引を信用取引といいます。

しかし支払いまでの期間に、取引先が倒産などにより支払い不可能な状態になると、自社は代金を回収できなくなります。

こうした信用取引上のリスクを抑制することを「与信管理」といいます。

具体的には、取引先の経営状況を評価し、支払能力の有無を見極めたり、取引限度額を設定したりすることを指す言葉です。

この「支払能力の見極め」を「与信審査」といい、取引先の貸借対照表や経営状況の評判などから評価します。

通常、これらの業務は大変な労力や専門知識を要するので、請求代行サービスに求められる主要な項目のひとつとなっています。

(2)請求書の作成と発行

請求書の作成と発行も請求代行サービスの主な項目のひとつです。

取引先ごとに取引金額を正確にまとめ、請求書を作成し、届け先とも間違いなく一致させて封入し郵送するのは手間のかかる作業です。

請求代行サービスでは、このような業務も代行してくれます。また、郵送だけでなくPDFでのメール送信などにも対応可能です。

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(3)代金回収・消込

請求代行サービスでは、代金回収(集金代行)を引き受けてくれる場合があります。

また、消込は、集金後あるいは銀行振り込みのデータ受領後、売掛金額と照合し過不足のないことを確認の上、決済済みとして帳簿から消す作業です。

代金回収や消込業務は、取引額が大きくなるほど、また取引先が増えるほど、担当者への負荷は大きくなります。そのため、負荷の大きい作業を代行できるメリットは、非常に大きいと考えられます。

(4)督促

信頼の上で取引を行っているとはいえ、取引相手が必ずしも期限通りに支払ってくれるとは限りません。取引先の経営状態だけでなく、サービス提供者と取引先間のミスコミュニケーションなど、様々な要因で支払いが滞ることが考えられます。

支払いが期日までに行われなかった場合は督促を行わなければなりません。督促は1回で終了するとは限らず、担当者の心理的負担の大きい業務のひとつです。

このような督促業務も請求代行の主なサービス項目のひとつに含まれており、アウトソーシングをすることで担当者の負担軽減を図れるのです。

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(5)未払いリスクの保証

期限内に取引先から支払いがなかったとしても、請求代行会社が立て替える仕組みがあります。これはメーカー・卸売業者・購入者の3者間の商流の中で卸売業者が担う役割のひとつとして、以前からある仕組みでした。

卸売業者の存在しない業界において、請求代行サービスがその役割を担うようになったので、サプライヤーにとっては金銭上のリスク回避の観点で重要な存在と言えるでしょう。

請求代行サービスの費用相場

ここでは、請求代行サービスの費用の内訳と相場観について解説します。

(1)初期費用

ほとんどの代行サービスでは初期費用はかかりませんが、中には数万円程度の費用が必要になるケースもあります。初期費用の名目は、システムの導入費やオンボーディング費用です。

(2)月額費用

ランニングコストとしては、固定の月額費用と変動の利用手数料の2種があります。事業者によって、月額費用の設定の有無は異なります。月額費用が設定されている場合、その金額は数千円程度であり、代わりに利用手数料が安くなる傾向があります。

(3)利用手数料

利用手数料は取引額の数%と設定されています。利用率は一定ではなく様々な条件によって変動し、サービス利用の際の交渉案件のひとつです。

初期費用や月額費用が無料でも、利用手数料が高い場合にはトータルコストの負担が増すので、選定の際にはしっかりと確認しましょう。

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(4)発行費用

請求書を1枚発行するたびに発生する費用であり、相場は1枚当たり100～200円の範囲です。サービスによっては、発行手数料を無料としているケースもあります。

また、郵送の場合は有料で、メール送信の場合には0円に設定している事業者もあるので、料金体系の比較の際にチェックしておきましょう。

請求代行サービスを利用するメリット

請求業務を外注することにより得られるメリットを整理しておきましょう。具体的には次の5点が考えられます。

• 業務の工数削減
• 未回収リスクの軽減
• 取引先の拡大
• 難解な与信審査・管理をプロに任せられる
• コア業務に力を注げる

(1)業務の工数削減

まずは文書作成や送付、金銭のやり取りに関わる膨大な業務量を削減できることが大きなメリットとして挙げられます。

請求代行サービスの提供者はそれを専門に行うため、1企業では持ちえない専門的なシステムやスタッフを投入して効率的に業務を行うことができます。

こうしたアウトソースを利用することにより、社内の業務効率化を一段と進めることができるでしょう。

(2)未回収リスクの軽減

請求代行サービスはキャッシュフローの面で卸売業のような役割を担うので、債権未回収のリスクを軽減できるメリットがあります。

未回収が多くなると企業にとっては痛手となるため、大きなメリットと言えます。

(3)取引先の拡大

営業担当者が与信審査まで行うような企業では、十分な審査ができず販路を広げることが困難というケースがあり得ます。

請求代行サービスには与信審査をはじめさまざまな業務を依頼できるため、特にリソースに限りのある会社にとっては取引先拡大のチャンスとなります。これまでアプローチできていなかった企業に対して営業活動を行うことで、売上や利益の拡大ものぞめるでしょう。

(4)難解な与信審査・管理をプロに任せられる

与信審査は財務3表(貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書)を使った定量分析や評判・ビジネスモデル分析といった定性分析などを経て会社の支払能力を総合的に判断する専門的な業務です。

難解な業務なので、プロに頼めるのであればその方がベターであることは間違いありません。

請求代行サービスには与信関連のサービスもついており、プロに委託することで自社は本業に専念できることがメリットのひとつに挙げられます。

(5)コア業務に力を注げる

アウトソーシングにより、請求業務に割いていた人員などのリソースをより事業の中心に近い業務に投入できるようになるというメリットがあります。

請求関連の業務そのものは、本業の成長には関与しません。手間や時間をかけて大量の請求書を印刷したところで、新しいサービスの開発や新規顧客の開拓にはつながらないからです。

しかし、請求関連の業務を外部委託することにより人員や人件費が浮いた場合、その分を開発・営業・企画・マーケティングなどに回すことができます。自社人材を有効活用する手段のひとつとして、間接部門の外注は有効な選択肢になるでしょう。

請求代行サービスを利用するデメリット

外部委託については、良い面だけでなく、次のようなネガティブな側面もあります。

• ノウハウを貯められない
• 切り替えが大変
• コストがかかる

委託に伴い発生すると考えられるマイナス面や追加業務等をデメリットとしてまとめたので、導入時の検討材料にご活用ください。

(1)ノウハウを貯められない

外注の利用と自社ノウハウの蓄積はトレードオフの関係にあります。外注すれば請求書業務に関するノウハウは社内に蓄積されません。

業務の流れ(バリューチェーン)のどの部分を自前で持ち、どの部分を外注するかといったことは、自社の戦略を特徴づける重要なポイントです。請求書周りの業務が事業戦略上の要諦であるとするなら、安易に外注するべきではありません。

また、社内の誰も請求関連業務を把握していない状態が、組織として望ましくない場合もあります。支払いに関する迅速な相談が必要な場合があるかもしれませんし、重要なお金のやり取りが全くの管理外というわけにもいかないでしょう。

アウトソーシングしながらも、社内の誰かには業務ノウハウや管理上のポイントが引き継がれるようにする工夫が必要と考えられます。

(2)切り替えが大変

新しい仕組みの導入時には、ワークフローの変更に伴う混乱が予想されます。特に請求書関連業務は社員だけでなく取引相手も関わることなので、関係者への変更点の周知は欠かせません。

例えば、取引先にとっては今までと異なる会社から請求書が届くことになるので、トラブルに発展する可能性もあります。また、ワークフローの変更に対し、誰もが直ちに、正確に対応できるわけではないということも念頭に置いておくべきです。

会社の規模が大きく取引先が多ければ、その分対応に時間とコストがかかると考えられます。委託しなければ発生しなかったトラブル予防策の構築や、イレギュラー対応に工数を割くことになるのが、デメリットのひとつに挙げられます。

(3)コストがかかる

アウトソーシングには委託費用がかかりますが、その費用を掛けながら、なおかつ経理に要する人件費等が委託前と変わらなければ、それは単純にコストアップと言わざるを得ません。

コスト増の状況に陥らないように、アウトソーシングを検討する際は、浮いたリソースをどのように活用できるかもセットで検討しましょう。

請求代行サービスの選び方

請求代行サービスは以下の要領で選択していきましょう。

• 業務範囲
• いつ与信審査が行われるか
• 与信上限枠
• 利用料金
• 導入までにかかる時間
• 連携したいシステムと互換性があるか
• 自社の業界に対応しているか

(1)業務範囲

まず、どこまでの業務を委託できるのか、代行業者がカバーできる範囲を確認しましょう。代行業者によっては、特定のサービスに特化している場合があります。自社のニーズを満たしたり、ボトルネックを解決できたりするサービスになっているかを検討します。

そのためには、自社の現状把握と解決すべき課題、導入後に得られる効果について分析されていなければなりません。あらかじめ現状分析とギャップ分析を行っておきましょう。

(2)いつ与信審査が行われるか

与信審査が行われるタイミングはいつが良いか、事業の性質に合わせて検討しておきましょう。審査のタイミングは大きく分けて2種類あります。

• 新規顧客との取引開始前
• 注文ごと

サブスクリプションのように長期的な取引の場合は取引開始前が一般的です。逆に継続的な取引よりも単発の取引が多い場合は注文ごとに審査します。

タイミングの確認が必要である理由は、不要な与信審査料金の発生を防ぎ、スムーズな取引を実現するためです。自社の戦略に合った必要最低限の与信審査が可能か、代行業者に相談しましょう。

(3)与信上限枠

代行業者が1社あたりに設定する与信上限枠(与信限度額)を確認しておきましょう。

与信上限枠とは1社あたりの取引限度額であり、その金額を超える取引はできません。「未払いリスク100%保証」も、この枠の範囲での話です。

自社の取引額相場に合った限度額設定ができなければ、かえってビジネスが滞ることになりかねないので、上限枠の確認は代行業者選定の重要なポイントのひとつと考えられます。

(4)利用料金

サービスには利用料金がかかるので十分な費用対効果が得られるか検討しましょう。

料金の項目は初期費用、月額費用、取引ごとの事務手数料(利用手数料や発行手数料など)、オプション料金の4つに分類されます。

月額費用と事務手数料の両方がかかる場合や、事務手数料のみかかる場合など様々なパターンがあります。また、事務手数料も固定制や従量課金制などバリエーションがあります。

どのようなプランが自社に合うか、代行業者に相談し、複数社で相見積をとりましょう。

(5)導入までにかかる時間

導入までにかかる時間も確認項目のひとつです。導入には戦略の変化や経理担当者の業務変更など、何らかの変化が伴うと考えられます。

いつからどのような変化が発生し、どのようなスケジュールで備えていけばスムーズに物事が運ぶのか検討を要する場合もあるでしょう。取引先には、いつからならば問題なく対応できるかも確認しなければなりません。

導入までの時間を把握し、効果的に運用するための計画を立てましょう。

(6)連携したいシステムと互換性があるか

導入済みまたは更新を検討している販売管理システム等がある場合は、互換性があるかどうかも重要なポイントとなります。

つまり、自社のシステムに入っている情報を何の変換作業も介さず、代行業者のシステムにインポートできるかどうか、ということです。

やり方としては、月末や月初などにデータをまとめてCSV形式などで代行業者のシステムに送る方法と、両者のシステムをなんらかのアプリケーション(API)でつなぐ方法が挙げられます。この段階で工数をかけてデータを整えなければならないようでは、業務効率化になりません。

データのやり取りに手間をかけることなく委託を完遂できるか、確認しましょう。

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(7)自社の業界に対応しているか

サービスによっては、対応できる業界・業種が限られる場合があります。自社の業界での実績があるか、確認しましょう。

また、新しいビジネスモデルに取り組む場合は、その仕組みへの対応力について確認する必要もあります。

自社の案件と類似する案件での対応実績があれば、安心して委託ができます。対応実績資料があれば、しっかりと目を通しておきましょう。

おすすめ請求代行サービス5選

現在様々な企業で利用されている請求代行サービスを以下に紹介いたします。

• Paid
• マネーフォワード ケッサイ
• Square請求書
• NP掛け払い
• SBペイメントサービス

(1)Paid

Paidは、企業間決済サービスのカテゴリーで多くの実績を持つ、請求代行と未払い時の保証がセットになった決済サービスです。導入企業は4,500社を超えています。

(2)マネーフォワードケッサイ

マネーフォワードケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行するサービスです。認知度・満足度が高いサービスとして評価され、豊富な受賞歴があります。

(3)Square請求書

Square請求書は、主に小売店や飲食店など個人事業主を対象に、売掛金の回収に関する悩みに応えたサービスです。

(4)NP掛け払い

NP掛け払いは、BtoB取引の請求業務を丸投げできるサービスであり、請求業務と未回収リスクの両方を削減したい企業へのソリューションです。

(5)SBペイメントサービス

SB(ソフトバンク)ペイメントサービス株式会社が提供する「総合振込決済」では、請求書発行代行等も行われています。

こちらは買い手に銀行振込、郵便払込、コンビニ支払いなど要望に応じた請求書・払込票を郵送し、入金後は同社により入金消込作業が行われるサービスです。個人向けだけでなくBtoBにも対応しています。

請求代行サービスを使うときの注意点

以下、請求代行サービスを利用する際の注意点です。

• 請求代行サービス会社と情報を共有する
• 取引先に了承を得る

(1)請求代行サービス会社と情報を共有する

請求・回収作業に代行サービスを使うと、自社が取引先の経営状況を掴むことが困難になります。

取引先の支払能力に関する情報は常に把握しておきたいところです。請求代行サービスとは情報共有を行い、取引先の情報が入ってくるようにしましょう。

(2)取引先に了承を得る

外注サービスを利用すると、取引先にとっては馴染みのない会社から文書が届くことになり、事前説明がなければ不安を感じることになるかもしれません。

取引先には代行サービスの利用について事前に連絡し、了承を得ておきましょう。

請求代行サービスを有効に活用しよう

請求代行サービス業は、請求書発行作業にかかる工数を大幅に削減する手段として有効です。

業務を委託することによって得られる時間の活用方法、得られなくなる情報やノウハウの補完方法を検討の上、必要に応じて上手に活用し、業務効率化を実現しましょう。