労働基準法の有給休暇の定義｜付与日数や取得義務

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労務管理にも重要な有給休暇(年次有給休暇)とは

有給休暇とは、賃金を受け取りながら休暇を取得できる制度です。正式には「年次有給休暇」と言われます。

有給休暇は、労働者の疲労回復やワークライフバランスの実現を目的に設定されました。労働基準法第39条においても、労働者の権利として定められています。

近年では働き方改革の一環として、国や各企業では労働者の有給休暇取得率向上を目指しています。しかし有給休暇は労働者側だけでなく、会社側にもメリットがあります。たとえば、疲弊した状態で働くよりも、しっかりと休暇を取りながら働くほうが、仕事の集中力が高まります。その結果、品質や生産性の向上が期待できるのです。また、有給休暇取得率の高さは求職者へのPRにもなるため、人材確保にもつながるでしょう。

有給休暇は、法律により付与条件や運用ルールが定められており、違反すると罰則が課される場合もあります。したがって、企業は労働者の有給休暇取得状況を正しく管理しなければなりません。

[出典:厚生労働省「年次有給休暇制度について」]

有給休暇を付与する条件

有給休暇は、以下2つの条件を満たす労働者に付与されます。

• 雇い入れから6ヶ月継続して勤務した
• 全所定労働日の8割以上出勤した

労働日数の割合は、「出勤日数÷所定労働日数」で算出できます。このとき、業務上の怪我や病気等での休暇、および、育児・介護休暇を取得している期間も出勤日とみなします。また、会社都合の休業期間がある場合には、その期間を全労働日数から除外して計算します。

有給休暇は、正社員・パート・アルバイトなどの雇用形態に関わらず、条件を満たすすべての従業員に付与される休暇制度です。ただし、付与日数は、個々の勤続年数や労働日数に応じて決まります。

ただし、なかには6ヶ月の継続勤務を待たずに、入社時や3ヶ月の試用期間が終了した時点で有給休暇を付与する就業規則を定めている会社もあります。この場合は、法令上の付与日数を下回らないよう注意が必要です。

[出典:厚生労働省「年次有給休暇制度について」「年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」]

年次有給休暇の取得率

厚生労働省が公表している「令和5年就労条件総合調査」によると、企業における令和4年の有給休暇取得率は62.1％で、1984年以降過去最高となりました。

産業別にみると、取得率が最も高いのは複合サービス事業で74.8％、最も低いのは宿泊業・飲食サービス業で49.1％。企業規模別にみると、取得率が最も高いのは1,000人以上の企業で65.6％、最も低いのは30～99人の企業で57.1％となっています。

2019年に有給休暇取得義務制度が施行されたこともあり、働きやすい職場づくりの一貫として有給休暇取得率向上に取り組む企業は増えています。ただし、政府は2025年までに有給取得率を70％にすることを目標としており、さらなる取り組み強化が求められています。

[出典：厚生労働省「令和5年就労条件総合調査の概況」「年次有給休暇制度について」]

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有給休暇の付与日数を計算する方法

有給休暇は雇用形態に関わらず、付与条件を満たすすべての労働者に付与されます。しかし、所定労働日数によって、付与される日数は異なるため注意しなければなりません。労働日数別に付与日数の計算方法を紹介します。

労働日数の基準を満たしている労働者

正社員など、所定労働日数を満たす通常労働者の場合、有給休暇は勤続年数に応じて以下の表のとおり付与されます。

対象となる労働者には、管理監督者や有期雇用労働者も含まれます。

有給休暇は基本的に1日単位で消化します。ただし、会社の就業規則に定めている場合には、半日単位や時間単位での消化も可能です。

労働者には有給休暇の時季を指定する権利があり、基本的に、会社側は労働者の希望する時期に有給休暇を与えなければなりません。ただし、業務上支障が出る場合には、会社側で時季を変更することが認められています。

[出典:厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」]

労働日数の基準を満たしていない労働者

パートやアルバイトなど、所定労働日数が少ない労働者の場合は、勤続年数と所定労働日数に応じて以下の表のとおり付与日数が決まります。

対象となるのは、週の所定労働時間が30時間未満かつ週所定労働日数が4日以下(または年間所定労働日数が216日以下)の労働者です。

労働基準法の改正により、年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、5日間の有給休暇取得が義務付けられました。パートやアルバイトとして働く労働者の場合も、年10日以上の有給休暇が付与される場合には、取得義務に該当します。

[出典:厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」]

有給休暇の繰り越しができる日数とその上限

1年間で付与された有給休暇のうち、消化できなかった分は翌年に繰り越すことができます。たとえば今年に10日の有給休暇が付与されたとして、7日間しか消化できなかった場合、翌年に残りの3日分の有給休暇が繰り越される仕組みです。

ただし有給休暇には2年間の有効期限が定められており、2年が経過すると権利が消滅するため注意が必要です。

1年間で付与される最大有給休暇日数は20日であることから、労働者が最大で保有できる有給休暇は、前年度20日分＋翌年度20日分＝40日という計算となります。

基本的に労働者の有給休暇を会社側が買い取ることは、法律によって禁じられています。ただし例外として、時効を迎える有給休暇の買い取りは認められています。そのほか退職時の買い取り、法律で設定された日数を超える分の有給休暇の買い取りなど、労働者の不利益とならない場合の買い取りは認められています。

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有給休暇の取得義務化について

2019年4月、労働基準法の改定によって有給休暇に関するルールが改定されました。有給休暇について、会社側は特に以下3つのルールに注意する必要があります。

• 労働基準法の改正により年5日の有給取得が義務化
• 有給休暇を取得できなかった場合は罰則がある
• 有給休暇管理簿の作成と保存も同時に義務化された

それぞれ詳しく説明します。

労働基準法の改正により年5日の有給取得が義務化

2019年の労働基準法改正により、年間10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、年5日間の有給休暇取得が義務付けられました。会社は該当する労働者に対し、確実に有給休暇を取得させなければなりません。

労働者が有給休暇を取得する方法としては、以下の3つがあります。

• 労働者が自ら請求・取得
• 会社側からの時季指定
• 計画年休

会社側が時季を指定する場合は、労働者の希望を聞いたうえで指定しなければなりません。また会社に課される有給休暇取得義務は5日間であるため、労働者の有給休暇取得日数が5日に達した時点で、会社側からの時季指定は原則できなくなります。

さらに、有給休暇の取得日を会社側が指定して計画的に休ませる計画年休の場合には、労働者が自由に請求できる日数を5日以上残したうえで休暇日を設定しなければならないため、注意しましょう。

[出典:厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」]

有給休暇を取得できなかった場合は罰則がある

もし労働者が年5日の有給休暇を取得できなかった場合、労働基準法第120条によって、対象となる労働者1人につき30万円以下の罰金が課されます。したがって、会社側は労働者の有給取得状況を正確に管理しなければなりません。

また、有給取得時期を会社側で指定する際は、就業規則にその旨を記載する必要があります。もし違反した場合には、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金が課されます。

年5日の有給休暇取得は、国が定める最低限の基準です。年5日の取得義務に限らず、労働者が有給休暇を取得しやすい職場環境づくりに務めましょう。

[出典:厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」]

有給休暇管理簿の作成と保存も同時に義務化された

年5日の有給休暇取得義務と同時に、有給休暇管理簿の作成および保存も義務付けられています。有給休暇管理簿とは、労働者それぞれの有給休暇取得・消化状況を記録するための帳簿です。有給休暇を与えた期間中および当該期間満了後3年間の保存が義務付けられています。ただし、3年間は当面の経過措置期間中の保存期間であり、条文上、義務とされる保存期間は5年間です。

法律上、有給休暇管理簿を作成しないことによる罰則規定は定められていません。しかし、有給休暇管理簿は労働監査が入った際の証拠にもなるため、正しく作成・保存をしましょう。

[出典:厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」]

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有給休暇を管理する方法

企業は労働者一人ひとりの有給休暇を細やかに管理しなければなりません。有給休暇を管理する方法には以下の2つがあります。

• 有給休暇管理簿を作成する
• 勤怠管理システムを活用する

それぞれの方法を詳しく説明します。

有給休暇管理簿を作成する

有給休暇管理簿は、労働者の有給休暇取得状況を把握するための帳簿であり、法律上で作成が義務付けられています。有給休暇管理簿作成の対象となるのは、年間10日以上の有給休暇が付与される労働者です。雇用形態に関わらず、パートやアルバイトとして働く労働者も対象となります。

有給休暇管理簿の作成方法は特に指定されていません。自社でフォーマットを作成するほか、厚生労働省などで公開しているテンプレートを活用すると良いでしょう。また、手書きの書類に限らず、システムで管理しても構いません。

管理簿に必要な3つの項目

有給休暇管理簿には、以下の3つの項目を必ず記載しなければなりません。

• 基準日(有給休暇が付与された日付)
• 日数(基準日から1年以内の有給休暇日数)
• 時季(有給休暇を取得した日付)

基準日の変更などによって基準日が2つある場合は、両方の日付を記載します。また、前年度分の繰越がある場合も、前年度分と翌年度分の2つの基準日を記載します。

また有給休暇日数について、半日や時間単位での取得を可能としている場合、半日なら「0.5日」など、取得日数が正確に分かるよう記載しましょう。

[出典:厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」]

管理簿は5年間の保存義務がある

有給休暇管理簿は法律によって5年間の保存が義務付けられています。ただし現在は、経過措置として保存期間は3年間とされています。労働者の有給休暇取得状況の証拠となるため、厳正に保存しましょう。また保存するにあたっては、すぐに情報を取り出せるよう管理します。

有給休暇管理簿は、労働者名簿や賃金台帳と共に作成・管理することも可能です。いずれも作成が義務付けられているものであるため、まとめて管理しておくことで情報整理を効率化できるでしょう。

勤怠管理システムを活用する

有給休暇を管理する方法として、勤怠管理システムを活用する手段もあります。勤怠管理システムとは労働者の勤怠情報を一元管理できるシステムです。主に以下の機能が搭載されています。

• 出退勤の打刻機能
• 勤怠情報の集計機能
• ワークフロー機能
• 休暇管理機能

勤怠管理システムを活用することで、有給休暇取得申請・承認や、取得状況の集計などをシステム上で行え、業務負担を大幅に削減できます。また勤怠管理システムのなかには有給休暇管理簿作成機能を兼ね備えているものもあります。計算間違いなどの人的ミスを防止するうえでも、システムの活用は有効です。

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有給休暇の管理におすすめの勤怠管理システム

勤怠管理システムは、有給休暇管理の効率化や人的のミス防止に効果的です。ここからは、有給休暇の管理におすすめの勤怠管理システムを4つ紹介します。それぞれを比較・検討し、自社に適したシステムを選定してください。

MINAGINE勤怠管理

MINAGINE 勤怠管理は、タイムカード、打刻、勤務表の作成、残業申請といった基本的な勤怠管理機能を総合的に搭載したクラウド型の勤怠管理システムです。

有給休暇の申請・管理は、システム上で行え、管理者だけでなく、社員本人も残日数の確認ができるため、自分の休暇取得状況が簡単に把握できます。さらに有給休暇取得チェッカー、36協定チェッカーなど、違反防止や法制遵守をサポートする機能を搭載。労務コンプライアンスを徹底して強化したい企業におすすめのシステムといえます。

KING OF TIME

KING OF TIMEは、1人当たり一律330円(税込)で、勤怠管理から人事管理、データ分析まであらゆる業務管理の機能を利用できるシステムです。

特に休暇管理機能では、有給休暇に加え、代休や企業独自の休暇を一元管理できる点が特徴です。労働者の休暇取得状況をリアルタイムで把握できます。さらに、休暇の自動管理や休暇申請システムによって、複雑な休暇管理を効率化できるでしょう。

また、年5日の有給休暇取得義務化制度に対応した機能も用意。有給休暇が取得できていないときには警告を表示するなどして、確実な有給休暇の取得をサポートしてくれます。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、社会保険労務士監修の機能が多数搭載されている点が特徴の勤怠管理システムです。働き方改革関連法に対応しており、年5日の有給休暇取得や時間外労働の管理を正しく安全に行うことができます。

有給休暇に関連する機能としては、申請・取得状況の一覧表示や、管理簿作成、使用期限に基づいた計算機能などを搭載。LINEからの有給取得状況確認もできるなど、労働者・管理者ともに利便性の高いシステムとなっています。

現在他の勤怠管理システムを活用している場合には、有給管理システムのみの利用も可能です。

オフィスステーション有休管理

オフィスステーション有休管理は、有給取得管理に特化したシステムです。法律の複雑なルールにも自動で対応しており、管理業務を軽減することができます。

オフィスステーション有休管理では、労働者がパソコンやスマホから自分の有給休暇状況の確認ができます。社外からでも有給休暇の取得申請を行うことができ、すぐに休暇が必要な際にもスムーズな取得が実現できるでしょう。

労務管理のために労働基準法における有給休暇の定義を理解しよう

有給休暇の定義や、有給休暇の管理に役立つシステムなどを紹介しました。有給休暇は労働者、会社側ともにメリットが得られる休暇制度です。ただし、付与・取得ルールについてしっかり理解していなければ、ペナルティが課されてしまう場合もあります。本記事を参考に有給休暇について理解を深め、適切に有給休暇を管理しましょう。