労務管理が抱える3つの課題｜適切な改善策をわかりやすく解説！

労務管理とは？

労務管理の主な業務は以下の通りです。

• 従業員の雇用契約や就業規則の策定・管理
• 勤怠管理と給与精算の実施
• 社会保険や労働保険の手続き
• 健康診断の実施と結果管理
• 労使協定の交渉・実施
• 安全衛生管理の確保
• 労働環境の改善と職場の福利厚生の充実

上記の業務を適切に管理・運用することにより、従業員の働きやすさや満足度の向上、法令順守や組織の生産性向上などに貢献します。労務管理担当者は、労働関連のトレンドや法令改正に常に注意を払い、適切な対応を行うことが求められるでしょう。

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人事管理との違い

労務管理は、従業員の働き方と密接に関連した、人事領域における重要な業務のひとつです。

労働条件の定義・維持・改善や就業規則の作成、社会保険の手続きなど、組織全体の視点で行われます。一方、人事管理は個々の従業員を対象にした業務であり、採用や異動・配置、評価、昇格、育成などが含まれるものです。

企業によっては、人事部が労務管理と人事管理の両方を担当する場合もあります。また、人事管理を人事部が担当し、労務管理を労務部や総務部が担当するケースも存在します。

各業務には専門的な知識とスキルが要求されるため、業務ごとに専任の担当者を配置することが望ましいでしょう。

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労務管理が抱える3つの課題

労務管理が抱える課題は大きくわけて3つあります。

• 雇用形態の多様化
• 労働時間の管理
• 働き方の多様化

それぞれの課題について、詳しく見ていきましょう。

1.雇用形態の多様化

労務管理が抱える課題として「雇用形態の多様化」が挙げられます。

企業では主に正社員を中心に雇用し、必要な場合に派遣社員やパート・アルバイトを補充する形式が一般的でした。しかし現在では、非正規雇用の増加に加えて、フリーランスや個人事業主と業務委託契約を結ぶケースが増えています。

それにより、従業員が自身のライフステージに合った働き方ができる体制づくりが求められているのが現状です。ここからは、雇用形態の多様化による課題をひとつずつみていきましょう。

就業規則の制定

雇用形態の多様化に伴い、企業が直面する重要な課題のひとつは「就業規則の策定」です。

就業規則は、労働基準法に基づいて作成する必要があります。この規則の策定により、雇用条件や業務のルールを明確化することで、企業と従業員双方の利益を確保できるでしょう。

しかし、雇用形態の多様化が進んだことにより、従来の制度では対応が難しい課題が浮かび上がっているのが現状です。

労働基準法を含む労働関連法は定期的に改正が行われています。たとえば、時間外労働や有給休暇に関する法令が改正された場合には、勤怠管理に必要な対策や確認が随時必要です。

不適切な勤怠管理や法令に適合した勤怠管理が行われていなければ、知らないうちに法令違反になってしまう可能性もあるでしょう。法改正に合わせて、定期的に勤怠管理体制を見直すことが重要です。

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賃金格差

雇用形態の多様化により、企業は「賃金格差」という重要な課題に直面しており、経費削減のために企業は非正規雇用者の待遇を低くする傾向があるといえるでしょう。

2021年4月からは、「同一労働同一賃金」という原則が国内のすべての企業に適用されています。そのため、雇用形態に関係なく、同じ仕事をする従業員は同じ賃金を受けることが保証されなければなりません。

賃金に限らず労働環境についても双方が納得できる環境を整備することは、社員間のトラブルを防ぐためにも重要です。

アウトソーシングの管理

アウトソーシングは、業務の効率化や専門知識の活用、コスト削減などのメリットがあるものの管理するために様々な課題が存在します。

まず、信頼性のあるアウトソーシング先の選定を行うことが重要です。業務の品質やスキルはもちろん、適切な価格設定なども考慮しなければなりません。また、適切な契約条件やサービスレベルの合意も大切です。

また、アウトソーシングによって業務が分散することで、情報の漏洩やセキュリティのリスクが発生する可能性もあります。情報管理やセキュリティ対策を徹底し、リスクを最小限に抑えるための対策を講じましょう。

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副業・兼業への対応

副業・兼業への対応も課題のひとつです。社会的な変化に対応するためにも、従業員の柔軟な働き方を認める必要があるでしょう。

近年では、副業や兼業を許容する企業が増えていて、離職の防止や雇用の安定につなげようとする取り組みが広まっています。企業はこのような社会的な動向に目を向け、働き方の多様性を尊重する方針を採用することが求められます。

その結果、従業員の満足度やモチベーションの向上、人材の確保と定着に繋げることが可能です。柔軟な働き方を認めることで、従業員のニーズに合わせた働きやすい環境を提供し、生産性や企業の競争力の向上にも寄与することが期待されています。

2.労働時間の管理

労働時間の管理も労務管理が抱える課題のひとつといえるでしょう。この課題には3つの具体的な要素が挙げられます。

• 超過勤務への対策
• 有休取得の促進
• 法令遵守の徹底

それぞれの詳細を見ていきましょう。

超過勤務への対策

働き方改革法案の施行により、残業時間に明確な上限が設定され、原則として月45時間・年360時間以内とされました。

具体的な時間や日数で上限が示されたことで、より細かな勤怠管理が求められるようになっています。超過勤務に対する対策としては、残業時間の把握と管理、残業の是正と効率化策の検討などです。

労働時間の厳格な管理は、従業員の健康や働きがいを守るだけでなく、法令遵守や労働環境の改善にもつながるでしょう。企業は適切な勤怠管理体制を整え、労働時間の適正化と労働者の福利厚生を両立させる努力を継続して行うことが重要です。

有休取得の促進

働き方改革関連法では、従業員の有給休暇の取得が重視されてます。具体的には、年10日以上の有給休暇権を持つ従業員に対して、最低でも5日以上の有給休暇の取得を義務付けています。

さらに、産休や育休に関しても育児休業制度が導入されていて、該当する従業員が希望すれば、短時間勤務や時間外労働の制限などの対策を講じなければなりません。

これらの措置は、従業員の働き方の柔軟性とワークライフバランスの実現を支援するものです。企業は法令を遵守し、従業員の適切な休息や家事・育児の両立を図るために必要な措置を取ることが求められるでしょう。

従業員の有給休暇や育児休業の取得を奨励することで、労働者の健康や生活の質を向上させると同時に、離職防止や働き手の定着にも寄与することが期待されます。労務管理の一環として、これらの制度に対する理解を深め、施策を講じていくことが重要です。

法令遵守の徹底

労務管理における労働時間の管理の課題として「法令遵守の徹底」も重要です。労働時間に関する法律や規制は、労働基準法などの労働関連法によって定められています。

法令遵守の徹底は、勤怠管理の正確さも求められますが、法改正の追跡と対応も不可欠です。労務管理に密接に関わる労働関連法は、定期的に改正されることがあります。

たとえば、令和元年6月5日には、労働施策総合推進法、男女雇用機会均等法及び育児・介護休業法が改正(令和2年6月1日施行)されました。その結果、パワーハラスメント対策が事業主の義務となり、セクシュアルハラスメントなどの防止対策も強化されています。

このような労働に関する法令の改正に迅速に対応し、必要な対策や変更を行うことが重要です。法令改正の内容を把握し、適切な労務管理体制の整備を行いましょう。

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3.働き方の多様化

働き方の多様化についても、労務管理の課題のひとつです。

• 勤務状況の把握
• リモートワークの実現
• 安全性の確保

それぞれの課題点について見ていきましょう。

勤務状況の把握

働き方が多様化することで、勤務状況の把握が課題となっています。

テレワークの普及により、従業員がどのように業務を遂行しているのか把握することが難しくなりました。とくに、作業の進捗や工程を重視する企業にとっては深刻な問題でしょう。

このような状況で労務管理に役立つのが労務管理システムです。労務管理システムを導入することで、勤怠管理や給与計算などの手間のかかる業務を効率化できます。これにより、ほかの重要な業務に時間を割くことが可能です。

リモートワークの実現

近年、リモートワークの導入が推奨されていますが、業種ごとにその導入率はまちまちです。本来、リモートワークが可能な業種でも部署間での不平等発生のリスクやITリテラシーの不足により、スムーズな移行ができていない企業も多く存在しています。

リモートワークには最低限のIT知識が必要となるため、社員への教育や社内プロセスの整備が必要です。また、リモートワーク対象者を選ぶ際には、雇用形態の違い(正規雇用や非正規雇用)を理由に除外することは法的に問題があるため、注意しなければなりません。

また、リモートワークでの労働時間には「フレックスタイム制」を導入する場合があります。この場合、コアタイムやフレキシブルタイムの設定が必要であり、それぞれの時間帯と清算期間(3か月以内)における総労働時間を明記しなければなりません。仮に清算期間が1か月を超える場合は、労使協定の労働基準監督署への届け出が必要となります。

▷テレワーク中の労務管理方法｜課題と解決策・他社事例を解説

安全性の確保

現代では、企業や組織へのサイバー攻撃や情報漏えいのリスクが増加していて、その中でもテレワークにおける情報セキュリティ対策が非常に重要視されています。

企業は管理職をはじめIT部門や人事労務、セキュリティーチームなどと手を組み、情報セキュリティポリシーを策定する必要があるでしょう。

企業に関する情報漏えいの多くは、従業員のミスや紛失、誤操作などが挙げられます。または、内部の不正行為によるものです。労務管理のセキュリティ対策の課題は、テレワーク環境下で従業員のセキュリティ意識を高め続けることにあります。

これにより、従業員の情報セキュリティに対する意識を高めることができるでしょう。

労務管理の課題を解決するための方法

労務管理の課題を解決するための方法は、以下の通りです。

• 自社が抱えている労務管理の課題を明確にする
• 専門家へ依頼する
• ペーパーレス化を促進する
• ウェルビーイング経営を実現する
• 労務管理システムを活用する

どのように労務管理の課題を解決するのか、対策方法を見ていきましょう。

自社が抱えている労務管理の課題を明確にする

まずは、自社が抱えている労務管理の課題を明確にすることからはじめましょう。

課題を明確にすることで、労務管理の改善に向けた具体的な対策や解決策を見つけられます。従業員からのフィードバックや組織内の調査を通じて問題点を特定し、改善のためのアクションを起こしましょう。

「労務」とひと口にいっても、企業ごとに異なる課題が存在しています。従業員や経営者が直面している悩みや困難、業務の効率化やコミュニケーションの改善など、労務管理に関連する具体的な課題を明確にすることが大切です。

専門家へ依頼する

労務管理において業務改善を行う際には、専門家との協力が有効です。労務管理の専門家としては、以下が挙げられます。

• 社会保険労務士
• 労務管理士
• 衛生管理者

専門家との協力により、従業員が抱える課題や問題点を正確に把握し、適切な解決策を導き出すことができるでしょう。また、専門家は自社にはない視点やアイデアを提供してくれることもあります。

専門家の意見や助言を取り入れることで、新たな業務改善のアプローチを見つける可能性も高まるでしょう。

ペーパーレス化を促進する

労務管理においては大量の紙の書類を管理するため、ペーパーレス化を促進することによって、労務の負担を削減することができます。

ペーパーレス化に向けては様々な手段がありますが、一例としてはオンラインストレージの導入がおすすめです。業務中に作成したデータをオンライン上で保存することで、紙の文書やファイルの管理負担を軽減することができます。

オンラインストレージ以外にも、勤怠管理システムや文書管理システムなどの導入もペーパーレス化に寄与するので自社に適したツールを利用しましょう。

▷ペーパーレスとは？推進の必要性やメリット・デメリットを徹底解説！

▷【2023年最新】オンラインストレージおすすめ15選！選び方を徹底比較

ウェルビーイング経営を実現する

労務管理の課題を解決する方法のひとつとして、ウェルビーイング経営の実現があります。

ウェルビーイングとは、身体的・精神的な健康と社会的な満足感が調和した状態を指し、ビジネスの分野でも注目されています。

ウェルビーイング経営では、組織の環境を整えることによって従業員の健康や満足度を高め、個々の意欲やエンゲージメントの向上を目指すものです。労働時間や働き方の改革、健康管理の推進など、さまざまな取り組みが含まれます。

近年、労働環境の改善や働き方の多様化が進む中で、ウェルビーイング経営は多くの企業で注目を浴びています。従業員の幸福感を重視することで、企業全体のパフォーマンスや生産性の向上にもつながるでしょう。

▷ウェルビーイング経営とは？取り組み事例や健康経営との違い、指標を解説

労務管理システムを活用する

労務管理の課題解決には、労務管理システムの活用が有効です。労働時間の正確な把握や勤怠状況の可視化が可能となり、課題解決につながります。

労務管理システムの導入は、適切な労務管理や法令遵守において大きな助けとなるでしょう。

▷【2023年最新】おすすめの労務管理システム17選｜機能や価格を徹底比較！

労務管理の課題を解決に導く労務管理システム3選

ここからは、労務管理の課題を解決に導くおすすめの労務管理システムを紹介します。

1.SmartHR

株式会社SmartHRが提供する労務管理システムです。料金プランは3つのプランから選択でき、詳細は問い合わせが必要となります。入社手続き・雇用契約などの人事・労務管理から、人事評価や分析レポートといったタレントマネジメントなど、機能が充実しているのが特徴です。

2.ジョブカン労務管理

株式会社DONUTSが提供する労務管理システムです。小規模から大規模まで、幅広い企業に対応しています。労務業務をトータルで管理でき、人的リソースの負担軽減に役立つでしょう。サポートも無料で受けられるので、労務管理システムを初めて導入する企業におすすめです。

3.freee人事労務

freee株式会社が提供する労務管理システムです。従業員数1名から1,000名程まで、幅広い規模の企業に対応しています。プランは4種類用意されていて、初期費用は無料です。すべての情報と通信は暗号化されるため、セキュリティ面においても安心です。また、個人情報の取り扱いに関する国際認証TRUSTeを取得しています。

労務管理の課題解決に取り組みより良い社会を創ろう

労務管理は、従業員の労働環境の整備を管理する重要な業務です。

近年雇用形態の多様化が進み、正社員に加えて派遣社員、パート・アルバイト、フリーランスや個人事業主など、さまざまな形態の雇用が存在します。これにより、労務管理の課題も増えているのが現状です。

労務管理を適切に行うには、自社の課題や問題点を明確にし、改善するための施策を行いましょう。自社内での解決が難しい場合は、社労士などの専門家への依頼や労務管理システムの導入を検討してみてください。