【ビジネスマン必見】生産性を向上させるおすすめアプリ10選

生産性向上におすすめのアプリ10選

ここでは、チャットツール、ファイル管理ツール、メモアプリ、タスク管理ツールなど、ビジネスの生産性を向上させるおすすめのアプリを10個紹介します。

• Chatwork
• Slack
• Todoist
• Evernote
• Google Keep
• Microsoft OneNote
• Backlog
• Jooto
• kintone
• Stock

Chatwork

Chatworkは、導入社数36万5,000社を超えるビジネスチャットツールです。大企業や官公庁でも導入できるセキュリティ水準を満たしており、システムが苦手な人でも簡単に使える点に特徴があります。

テキストや音声でコミュニケーションを取れるだけでなく、タスク管理も可能で、個人やチーム内での業務の抜け漏れを防ぐことができます。

また、社外の人もグループに入れることができ、コミュニケーションを簡単かつ活発化するためのツールとして活用可能です。

Adobe Scan

Adobe Scanは、あらゆる文書をスマホやタブレットで文書をスキャンしてPDFまたは写真に変換できるモバイルスキャナーアプリです。

書類・領収書・名刺など、いつでも、どこでも、スマホさえあれば文書をデータ化し、整理して保管できる機能はテレワークや外出の多い職種のビジネスパーソンにおすすめです。

また、高精度なOCR機能（自動読取機能）付きのスキャナーによる自動テキスト認識は、保管したデータの高い検索性にもつながるため、データ管理の効率化を図ることもできるでしょう。

Todoist

Todoistは世界中の1,000万人以上が導入しているタスク管理ツールです。

無料版でも5件のプロジェクトを管理でき、さらに1プロジェクトにつき5人まで共有可能です。

Todoistはタスクを管理するだけでなく、自分の生産性を可視化することもでき、目標達成に向けて手助けしてくれます。また、ChromeやIFTTTなどのアプリとの連携もできます。

Evernote

Evernoteは、全世界に2億ユーザー(2018年時点)、日本国内だけでも900万ユーザー(2016年時点)を誇るファイル管理ツールです。

画像や動画、PDFなど、形式を問わずファイルの管理・閲覧・共有ができます。

また、PC・スマホ・タブレットに対応しており、オフィスや外出先など、いつでもどこからでもファイルの管理が可能です。

Google Keep

Google Keepは完全無料のメモアプリです。

Googleアカウントがあれば誰でも使用可能で、アイデアやタスクをメモするだけでなく、チームメイトとメモの共有や共同作業ができます。

また、GoogleカレンダーやGoogleドキュメントなど、Googleのその他アプリと連携することも可能です。

Microsoft OneNote

Microsoft OneNoteはMicrosoftが提供するデジタルノートブックで、サブスクリプションサービスのMicrosoft 365に含まれている機能のひとつです。

PC、タブレット、スマホから操作可能で、メモやアイデアなどをテキストで入力したり、ペンで書き込んだりすることができます。

また音声メディアや動画コンテンツも追加でき、ノートブックをチームのメンバーと共有・共同作業することで業務効率化や生産性の向上にもつなげられます。

Backlog

Backlogはユーザー数170万人以上を誇る日本発のタスク管理ツールです。

チーム間のコミュニケーションを活発化する機能が多数搭載されており、チームでのタスク管理やプロジェクト管理も可能です。

また、ChatworkやSlackなどのビジネスコミュニケーションツールとの連携も可能で、組織にあった仕様にカスタマイズできます。

Jooto

Jootoは無料でも使用できるタスク管理ツールで、有料プランの導入社数は1,800社を超えます。

Jootoは付箋を貼るようにタスク管理ができ、そのタスクが自動でガントチャートに反映されるため、直感的にスケジュールを把握できます。

また、複数のプロジェクトを複数人で管理・共有できるため、チームコミュニケーションの効率化にもつながります。

kintone

kintoneはスタートアップや大企業、官公庁など2万社以上が導入する業務改善ツールです。

顧客管理や日報、プロジェクト管理など、業務改善に関するさまざまなアプリを追加することで、自社のニーズにあった業務環境にカスタマイズ可能です。

部署別・業務別にすぐに使えるテンプレートが100種類あり、導入のハードルが低いのも特徴のひとつです。

Stock

Stockは10万社以上に導入されているチーム情報管理ツールで、「非IT企業」の導入実績が多く、情報を簡単にストックし共有できるのが特徴です。

チームでのタスク管理やメッセージ機能の活用によって、生産性向上が期待できます。またデータの誤削除防止機能やデータの暗号化、閲覧権限の設定機能など、各種セキュリティ機能も備わっています。

フリープランは20ノート・1GBまで利用可能です。

ビジネスに役立つアプリの選び方

ビジネスに活用できるアプリにはさまざまな種類があります。機能はもちろん、価格や操作性、提供元の知名度や実績などはサービスごとに異なります。導入したものの思うように効果が得られなかったといった失敗を避けるために、適切なアプリを選ぶ必要があります。

目的に沿ったものか

そもそも、何のためにビジネスアプリを導入するのかといった目的を明確にする必要があります。

例えば、「チーム内のコミュニケーションを活発化する」「業務の抜け漏れをなくす」「プロジェクトのタスクを可視化する」など、さまざまな目的が考えられます。

チームや個人の目的に合わないアプリを導入すると、業務効率や生産性向上が下がり、費用や時間、労力などのコストを無駄にしてしまうおそれがあるので注意しましょう。

動作はスムーズか

どれだけ高性能でも、アプリの動作がスムーズでなければ業務を効率化することはできません。必要な場面でコミュニケーションが図れない、データを共有できない、管理画面が開けないといったトラブルが起きると、生産性の低下につながるおそれがあります。

多くのビジネスアプリには無料版や数日間のトライアル期間が設けられています。また、Webサイトで評判や口コミも確認可能です。

実際に試したり、ユーザーの声を参考にしたりして、動作がスムーズかどうかを確認してから本格導入するようにしましょう。

操作方法は単純か

操作方法が複雑で覚えるのに時間がかかったり、ITスキルの高い少数の人しか操作できなかったりする場合には、かえって業務効率を悪化させてしまうケースも考えられます。

そのため、「クリックだけで作業ができる」「ITに関する知識がなくても操作可能」といった、誰でも簡単に使えるアプリを選ぶのがおすすめです。

操作感を確認するためには、前項同様に無料プランの利用やトライアル期間を利用して、実際に手を動かして使ってみるのが良いでしょう。

知名度は高いか

知名度が高いアプリは多くの人から信頼され、実績が豊富という安心感があることはもちろん、突然サービスが終了したり、更新されなくなったりするリスクが低いといったメリットもあります。

サービスが終了した場合、保管していたデータを他のシステム・ツールに移行する作業が発生します。また、更新されないアプリは、再起動やフリーズなどの不具合が生じて、業務に支障をきたしてしまう可能性もあるでしょう。

そのため、ビジネスアプリを選ぶ際は、レビューや導入実績が豊富な知名度の高いものを選ぶのがおすすめです。

金額は適切か

個人で使用するアプリは無料で使えるサービスが多いものの、複数人で使用する組織向けの場合は月額料金がかかることがほとんどです。

アプリを導入する際は、その金額が適切かどうかを事前に確認しましょう。導入費用には初期費用と月額または年間のランニングコストがかかります。アプリの導入目的と照らし合わせて、費用対効果をシミュレーションすることが重要です。

アプリを導入する前に、無料で試してから、有料版も使用する価値があるかどうかを判断するのがおすすめです。

アプリで仕事効率化を図るメリット

アプリを導入して仕事の効率化を図ることには、以下の4つのメリットが期待できます。

• 導入しやすい
• 意思疎通がスムーズになる
• 管理できる情報量が増える
• 場所に縛られずに作業できる

一つひとつ詳細を解説していきます。

導入しやすい

アプリはPCやスマホなどのデバイスとインターネット環境さえあれば簡単に導入できます。

一方で、大規模なITシステムの場合、多くの費用がかかるため、社内調整など導入までの期間が長期化しがちです。さらに、導入後のサポートや研修などが必要になると、現場の社員が使いこなせるまでにより一層時間がかかってしまいます。

そのため仕事の効率化を図る際は、まずは無料または低コストで簡単に導入できるビジネスアプリを使用して、小さく始めるのがおすすめです。

意思疎通がスムーズになる

アプリを導入することで、社内はもちろん、クライアントやパートナーなどの外部の関係者とも手軽にコミュニケーションが取れるようになります。

従来はメールでのやり取りがほとんどで、気軽さや入力のしやすさに難点があり、いつでもコミュニケーションが取れるというものではありませんでした。

一方で、ビジネスチャットなどのコミュニケーションアプリを導入することで、モバイルなどを使っていつでも素早くチャットを投稿したり、間を置かずタイムリーに返信できるようになります。

意思疎通がスムーズにできることで、外部の関係者から信頼を得るきっかけにもなり得ます。

管理できる情報量が増える

アプリを導入することで、ファイルや資料をクラウド上で管理できるようになります。

従来は紙で物理的に管理していたため、スペースが限られていたり、必要なときに必要なファイルを取り出せなかったりしました。

しかし、アプリを導入してクラウド上でデータを管理することで、保管場所を取らず、かつ検索機能で必要なときにすぐに取り出せるようになります。そのため保管コストの削減や業務スピードの向上も期待できます。

場所に縛られず作業できる

アプリを導入することで、社内外の関係者と、場所を問わずいつでもコミュニケーションが取れるのもメリットのひとつです。

テレワークが普及する中、オフィスに出勤することなく、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、働き手の都合に応じた場所からデータへアクセスでき、データ共有や共同作業も可能になります。

外出先や移動中でもモバイルを使って簡単に操作できるため、作業効率の向上にもつながるでしょう。

アプリ導入によるデメリット

アプリを導入することにはメリットがある一方で、以下のデメリットもあります。

• サービス内容変更による影響を受ける
• サービス終了に伴う環境の変化
• 使い分けにより混乱が起こる
• 情報漏洩のリスクがある
• 慣れるために時間がかかる

サービス内容変更による影響を受ける

アプリは常により良いサービスを提供するためにアップデートを繰り返します。しかし、アップデートによりサービス内容が変わった場合、その後の仕事の効率化に影響を受ける可能性があります。

アップデートによって、「使いにくくなる」「料金が高くなる」などの「改悪」のケースも考えられるでしょう。そうした場合、業務効率の低下やコスト増などの悪影響を受けることもあります。

そのため、アプリを選ぶ際は料金の安さだけではなく、搭載されている機能面を重視して導入を判断することが大切です。機能面で選ぶことで、アップデート後に価格の改定があっても、自社にとって導入効果が高ければコスト増を吸収しながら使い続けることができます。

サービス終了に伴う環境の変化

アプリのサービス終了によるリスクを最小化することも重要です。

サービスが終了した場合、他のアプリにデータを移行する必要があり、他のアプリを探したり、データを移行したりする手間がかかってしまいます。

しかし、知名度が高くユーザー数が多いアプリを選べばサービスが終了する可能性が低く、かつ、他のアプリとの連携もできるためデータを簡単に移行できます。

そのため、導入するビジネスアプリを選ぶ際には、知名度や導入実績、ユーザー数など複数の観点から、サービスの継続性の高さを事前に確認しておきましょう。

使い分けにより混乱が起こる

複数のアプリを使用すると、使い分けにより混乱が起こり、業務効率などに影響を与えることがあります。

ビジネスアプリには、チャットツールやタスク管理ツール、データ管理ツールなど使用用途に応じてさまざま種類があります。そのためチーム内で使用する際には導入時にルールを明確にし、各ツールを正確に使い分けられるようにしておくことが必要です。

複数のアプリを横断的に使用する場合には、アプリ同士を連携しておくことで利用目的が明確化するので、混乱を最小化できるでしょう。

情報漏洩のリスクがある

アプリを使用してクラウド上にデータを保管する際、情報漏洩の発生リスクについても事前に把握しておく必要があります。

クラウド上でデータを保管することは、場所を取らない、いつでも取り出せるといったメリットがある一方で、運用ルールを明確化していない場合、誰でも簡単に取り出せるといったリスクにさらされることも考えられます。また、外部の悪意ある第三者からのサイバー攻撃に遭う可能性もあります。

そのため、データへのアクセス権限の設定や、セキュリティ対策ができる機能が搭載されているアプリを選ぶことで、リスクに備えておくことが重要です。

さらに、社内で研修を行うなどして、従業員のセキュリティに対する意識を高めることも大切です。

慣れるために時間がかかる

アプリを導入すると、業務プロセスが変わるため慣れるまでに時間がかかります。そのため、アプリ導入後、目に見える成果が出るまでにはある程度の時間がかかることを認識しておきましょう。

ツール導入後にチーム内で定着化を促す取り組みを実施するなど、長期的な視点で計画を立てることが大切です。

アプリの導入は生産性向上につながる

本記事では、生産性を向上させるおすすめのアプリ10選とアプリの選び方、導入するメリット・デメリットなどを解説しました。

アプリを導入することは、従業員の生産性向上につながる一方で、成果が出るまでは時間がかかります。

長期的な計画を立てたうえで自社にあったアプリを導入し、生産性の向上を図りましょう。