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労働生産性を向上させる6つの施策｜事例や向上させるメリット・注意点を解説
働き方改革により労働生産性が改めてビジネスにおいて注目されており、企業は生産性を高める対応が求められています。具体的にどのような方法なら労働生産性を上げることができるのでしょうか。本記事では、労働生産性を向上させる施策と取り組み方法を解説します。
目次
労働生産性の定義とは？
労働生産性とは、ヨーロッパ生産性本部で「生産性とは、生産諸要素の有効利用の度合いである」と定義されています。原則として、同じ成果であれば、投入した労働力は少ない方が利益は大きくなります。なぜなら、労働力が少なければ人件費などの必要なコストも下がり、その分利益が大きくなるからです。
労働生産性以外にも、土地や設備などの資本から生産性を測る「資本生産性」や、技術進歩などで得られる生産性を測る「全要素生産性」があります。生産性を計測することは、人材や設備の投入がどれだけの効果をあげているのか数値化し、妥当性を検証する役に立ちます。
▷労働生産性の定義とは？計算式や向上させる方法・手順について簡単に解説！
労働生産性の種類
労働生産性は、「物的労働生産性」「付加価値労働生産性」の2種類に分けられます。物的労働生産性は、成果物を個数・大きさ・重さといった生産量、もしくは販売金額を単位として測ります。言い換えれば、「どれだけ生産できたのか」を数値化するものです。
付加価値労働生産性は、あたらしく生み出した付加価値を単位として測ります。言い換えるなら「労働によって、どれだけの新しい価値を生み出したのか」を数値化するものです。
労働生産性の計算方法
「物的労働生産性」と「付加価値労働生産性」それぞれの計算方法は以下のとおりです。物的労働生産性は、投入した労働力に対して、どれだけの製品や収穫物を得たかを算出します。
- 物的労働生産性＝ 生産量（もしくは販売金額）÷労働者数(もしくは労働者数×労働時間)
付加価値労働生産性は、労働力を投入した結果、どれだけの付加価値を生み出せたのかを算出します。
- 付加価値労働生産性＝付加価値額÷労働者数(もしくは労働者数×労働時間)
▷労働生産性の計算式は？正しい計算方法や指標・判定方法について解説
海外に比べて日本の労働生産性は低い傾向
日本生産性本部が2022年に公表した「労働生産性の国際比較2022」によると、時間あたりの日本の労働生産性はOECD加盟国38カ国中27位にとどまっています。就業者一人あたりの労働生産性で見ても、OECD加盟38カ国中29位と低迷しています。
時間あたり、就業者一人あたりいずれも1970年以降で最も低い数値です。
参照元：日本生産性本部「労働生産性の国際比較2022」
労働生産性が低くなる原因
労働生産性を向上させるには、まず労働生産性が低くなってしまう原因を見つける必要があります。考えられる原因はさまざまで、例えば以下のようなものがあります。
- 業務手順が非効率的で、人件費などのコストがかかっている
- 長時間労働で従業員が疲弊している
- 従業員の動機づけができておらず、モチベーションが低い
しかし、最も大きな原因は、社内に問題点を改善する体制が整っていないことです。
労働生産性の向上には、現在の状況を記録する、問題を見つける、改善を行う、といったプロセスが必要です。そのため、多くの企業は継続的に問題が解決できるように、業務の中に改善プロセスを組み込むなどして、継続的に改善が行えるようにしています。
もしも業務改善をスムーズに行う体制が整っていないと、問題が放置される、そもそも認識されていないといった状態になりかねません。業務の効率化は個人の努力では限界があります。そのため、企業が生産性を向上させるために、問題を見つけ改善できる体制を作る必要があります。
労働生産性と業務効率の関係
労働生産性と似た言葉に業務効率があります。業務効率は労働生産性を上げるための手段で、密接な関係があります。
ここでは労働生産性と業務効率について解説しましょう。
業務効率化とは？
業務効率化とは、既存の業務内容を改善することで、労働者が成果を生み出す効率を向上させる取り組みのことです。業務効率化の方法は数多くあります。代表的なものは、仕事のプロセス内で無駄を改善することです。
業務内容を見直すと、今は不要になった作業、重複している手順など、必要のないものが見つかります。そのようなものを排除することで、短い作業時間で同じ成果を目指せるでしょう。
その他にも、新しいツールを導入して作業を自動化する、仕事を適切な人材に割り振る、などの方法があります。注意しておきたいことは、業務効率化の目的はコストの削減だということです。そのため、業務効率化前と後では、コストは小さくなっても、成果の量は変わりません。
▷業務効率化とは？生産性向上との違いやメリット・有効な取り組みを解説
労働生産性向上と業務効率化の違い
労働生産性向上は、投入した労働量から得られる成果の向上をはかる取り組みです。そのため、労働生産性の向上には、人件費といったコストを抑える方法と、得られる成果を増やす方法という2つのアプローチがあります。
業務効率化は、業務の無駄な部分や非効率な部分を除くことで、業務の効率を上げる取り組みです。業務を効率化することで、人件費などの必要なコストが下がります。つまり、業務効率化は、労働生産性向上のための方法の1つと言えるでしょう。
労働生産性を向上させるメリット
労働生産性を向上させることは、利益が増える以上のメリットがあります。具体的にどのような効果があるのか解説します。
他社との差が生まれる
日本の労働生産性は、世界的に見れば高いとは言えません。2021年の1人あたりの労働生産性は81,510ドル（818万円）で、OECD加盟国では38カ国中29位に留まっているのが現状です。
労働生産性の向上は、国内だけでなく国際的な競争力の向上にもつながるため、高いパフォーマンスを上げられる企業には優秀な人材が集まり、企業がさらに成長する好循環が生まれます。ビジネスのグローバル化がすすむ現在、他社との差をつけるためにも労働生産性の向上は不可欠な要素と言えるでしょう。
[出典:公益財団法人 日本生産性本部「労働生産性の国際比較2022」]
コストを抑えることができる
労働生産性を向上させることで、必要な労働時間が減少します。従業員の労働時間が減少することで、残業代などの経費が減り人件費の節約が可能です。また、労働時間の短縮は、パソコンや機器類の電気代の節約にもつながります。
労働力不足の改善
日本では慢性的な人材不足が問題になっており、新規雇用が難しくなっています。また、人材を育成する金銭的・時間的な余裕がない企業も少なくありません。
1人当たりの生産性が向上すれば、同じ人数でも生産数が増加します。これにより、現在の人員のままでも、労働力不足の改善が期待できます。
仕事と生活のバランスを保てる
労働生産性を向上させることによって、労働時間が短くなるためにプライベートに割ける時間が多くなります。仕事以外の自由な時間が増加することによって、仕事とプライベートのバランスを保てるようになるでしょう。
過労やストレスなどで従業員の負担が少なくなるため、より業務に集中することができて、さらなる好循環が望めます。
▷人時生産性とは？計算方法や平均値や労働生産性との違い、向上させる方法
労働生産性を向上させる6つの施策
ここでは、労働生産性を向上させるために有効な施策を6つ紹介します。
1.従業員のスキルアップ
従業員個人のスキルアップに取り組むことによって、企業全体の生産性を底上げできて向上につながります。
始めやすい取り組みとしては、情報共有の場を作るというものが挙げられます。従業員が互いに知識やノウハウを共有することで、従業員全体の能力向上につながるでしょう。共有の場としては、研修や勉強会、グループウェアを利用した資料共有などが有効です。
また、資格を取得する過程で発生する費用を負担をする・書籍の購入費用を負担するなど、従業員のスキルアップを補助する制度を設けるのも効果的と言えるでしょう。
2.業務を可視化する
業務が属人化していたり、細かく分業されていたりすると、業務全体が見えにくくなってしまいます。このような状態だと、業務改善のための情報が不足し、有効な対策ができません。
業務を可視化し、社内で共有できるようにすることで、全体を俯瞰して改善案を考えられるようになります。今まで見えなかった無駄な部分を洗い出せるようになるのもメリットです。また、可視化によって他の従業員も業務内容を確認できるため、意見を募り、アイデアを生み出せるようになります。
3.業務の仕組みを作り込む
業務のルールが曖昧で手順が決まっていないと、間違いや混乱が起きてしまいます。またやり方が個人ごとに変わってしまい、業務が属人化した状態になるため、ノウハウの共有が難しい・問題の発見ができなくなるなども考えられます。
このようなリスクに陥らないためにも、業務を仕組み化して業務範囲を明確に定めるようにしましょう。
仕組み・業務範囲を決めることで、手順が固定化され、ミスや混乱が起こりにくくなります。また、仕事のやり方が共通しているので、教育やノウハウの共有もしやすくなる点もメリットです。
4.業務をアウトソーシングする
繰り返し発生するルーティン業務や単純な入力業務などは、自社でリソースを割いて取り組むのではなく、必要に応じて外注・アウトソーシングをするのもおすすめです。
単純作業・ルーティン業務を外注することによって、従業員のリソースを別の重要なコア業務に集中させることができ、業務効率の向上ややりがいにつながります。結果として、リソースの最適化ができるので労働生産性の向上が見込めます。
▷アウトソーシングとは？意味やメリット・デメリット・種類を解説
5.業務を自動化する
外注するためのコストがネックになっている場合には、業務を効率化できるツールの導入もおすすめです。効率化できるツールを利用することによって、人の手で行うよりも正確かつ素早い作業ができます。
RPAツール・給与計算ツール、請求書発行システムなど、ツールには様々な種類があり、外注と比べて低コストでの導入〜利用が可能です。
自社でどのようなツールが必要なのかを理解し、ツールごとの特徴や性能などをしっかりと比較した上で導入するか検討してみましょう。
6.多様な働き方が実現できる環境を整える
従業員自身が働く時間を選べるフレックスタイムや時短勤務・自宅を含めて働きたい場所で仕事ができるテレワークなど、従業員が働きやすくなるように環境を整えるのも良いでしょう。
フレックスタイムによって、自身が集中できる時間に働くことができるので生産性の向上が見込めます。テレワークでは、通勤時間がなくなり、定時で退勤しやすくなるので残業時間の削減ができて私生活との両立が実現します。
▷生産性が高い人に共通する10個の特徴！生産性を高める秘訣や低い人の共通点
労働生産性を向上における注意点
労働生産性の向上に取り組む上で、注意しておくポイントを紹介します。
生産量を上げるための労働時間を増やさない
生産量を上げるために、労働時間を増やすことは逆効果となります。長時間労働により成果が上がっても、生産性が向上したとは言えないので注意が必要です。
労働時間が長くなるほど、生産性は低下します。さらに、従業員が残業すると割増賃金を支払わなければなりません。つまり、生産性が落ちているにもかかわらず、コストは増加するという二重のデメリットがあります。これは労働生産性向上とは逆の考え方です。
また、労働時間の増加は、従業員の健康に悪影響を与えます。そのため、長時間労働が常態化すると、休職や退職によって人的リソースの減少を引き起こしてしまう可能性があります。生産量を増加させるためには、労働時間を増やすのではなく、生産性の向上を図る必要があると意識することが重要です。
マルチタスク化を避ける
マルチタスクは、さまざまな業務を同時に行うため、一見すると効率が良いように見えます。しかし、実際は同時ではなく、素早く作業を切り替えているだけです。
頻繁な作業の切り替えは、脳を疲弊させてしまい、かえって能率を落としてしまいます。そのため、従業員に割り当てる業務の種類は最低限に抑え、不要なものは可能な限り排除していく必要があります。
▷【解説】マルチタスク・シングルタスクとは？違いや実践メリットを解説
1つの施策に執着しない
労働生産性の向上にあたっては、全体を俯瞰して施策を検討することが大切です。1つの施策に執着してしまうと、他のことに時間を割けなくなるので、効果の低い取り組みをしてしまうことになります。
しかし、あくまで最終的な目的は、会社全体での労働生産性の向上です。労働生産性向上のためには、最初に描いた目標に準じて、現在の施策が全体にどのような影響を与えるのかを考えなければなりません。
全体を把握するような視野に立つことで、従業員のスキルアップなど、長期的にメリットのある施策などにも気づけるようになります。
▷【2023年最新】生産性向上に役立つおすすめITツール15選！
労働生産性を向上させた取り組み事例
実際に、労働生産性を向上させた事例を5つ紹介します。
株式会社サイバーエージェント
インターネット事業を広く展開する株式会社サイバーエージェントのインターネット広告事業本部では、従業員同士のコミュニケーション手段に問題がありました。業務のやり取りの多くがメールで行われており、非常に時間がかかっていたのです。
その問題に対処するために、既に社内の一部の部署で利用されていたChatworkをインターネット広告事業本部で導入することにしました。
Chatworkは、Chatwork株式会社が提供する、ビジネスコミュニケーション用チャットツールです。チャットツールには、メールのような定型文が不要、短い文章を高速でやり取り可能、スマートフォンからでも利用できる、といった特徴があります。
導入当初は使い勝手がわからず、あまり利用は進みませんでした。そこで、全社でChatworkを使うように指示し、結果2ヶ月ほどで完全に浸透しました。
その結果、1人当たり1日1.26時間の労働時間削減を達成。インターネット広告事業本部全体では、月あたり約25,000時間以上もの時間を削減できた計算になります。
合同会社西友
合同会社西友では複数の部門から、業務自動化ツールであるRPA導入のリクエストがありました。そこで、情報システム部は全社でRPAを導入することを決定しました。
物流センターで大きな負担になっている業務の1つに、受領証明書の発行業務があります。1日5,000件もの証明書を処理しなければならず、多大な労力を必要としていました。
そこで、今まで紙媒体だった証明書を電子化し、書類の仕分け、メール送信をRPAによる自動化を実施。その結果、年間で11,000時間分の業務効率化に成功しました。
自動化による効果は、時間削減だけではありません。インク・紙代が削減され、書類検索が容易になり、ミスの軽減、業務の属人化の防止など、さまざまなメリットを得られました。
株式会社日立マネジメントパートナー
人事・総務業務のシェアードサービスを担っている株式会社日立マネジメントパートナーは、サービス提供先の増加にともない、処理リソース不足に悩まされていました。
そこで、RPAを導入し業務の一部の自動化に成功しています。導入プロジェクトでは、はじめに自動化できそうな業務を徹底的に洗い出しました。
洗い出しにあたっては、以下のような業務がないか社内で案件を募りました。
- 出力するフォーマットが決まっている
- 定期的に処理を行う
- 繰り返し、反復を行う
- 処理データが大量
その結果、500件もの案件が集まり、現在も各案件の自動化が進められています。一例を挙げると、10人が4時間以上かけて行っていた入出金業務が、3人で3時間程度で終わるようになりました。
ヒューマンエラーも少なくなり、チェック作業もストレスなくできるようになったということです。今のところ、合計で9,000時間もの業務時間削減が見込まれています。
株式会社あしたのチーム
人事コンサルティング企業である株式会社あしたのチームは、多数の営業拠点を開設するため、大量の新規雇用を行っています。面接の数が膨大になったこともあり、効率を向上させるために、Web会議ツールを導入しました。
Web会議ツールでの面接は、応募者に大きなメリットがあります。例えば、来社のための移動時間が削減される、スケジュール設定が容易になる、などです。特に移動時間の削減のメリットは大きく、応募者は30分など短い時間を使っての面接が可能になりました。
今まで転職活動中の応募者は、日中の仕事があるため、土日や夜などに面接を行う必要がありました。しかし、短い時間でも面接が可能になったことで、日中の面接もできるようになったのです。
その結果、1日5〜12回というハイスピードで面接をこなせるようになったそうです。また、Web会議ツールは採用面接だけでなく、研修にも利用されています。研修のために社員を一箇所に集める必要がないので、拘束時間の削減が可能です。
さらに、社歴が浅い営業担当のサポートのために、上長がWeb会議ツールで補助を行う営業同行などにも活用しています。直接営業の様子が確認できるため、教育にも役立っているそうです。
日本航空株式会社
日本航空株式会社では、労働生産性向上のため、さまざまな取組を複合的に行っています。もっと大きな取り組みは、フリーアドレスです。フリーアドレスとは、従業員が自分の席を持たず、オフィス内の自由な場所で業務が行えるオフィス形態のことです。
フリーアドレスには、オフィスのスペースを有効活用できる、コミュニケーションを強化できる、時間や場所にとらわれない働き方を促進する、といったメリットがあります。
くわえて、定時退社の奨励も行いました。ただし、定時で退社できるよう指示を出すだけでは、あまり効果はありません。そのため、定時30分前からメール・電話・会議を禁止する、課長が部内をまわって帰宅を促す、残業を許可制にする、などの対策を取りました。
また、残業を許可制にすることで残業時間を可視化し、管理職が従業員の残業状況の見直しができるようになりました。このような取り組みの結果、勤務時間は1日あたり2時間削減され、残業時間は月5時間程度に抑えられました。
また、災害や悪天候で出社が難しい状況でも勤務できるよう、在宅勤務できる環境も整えました。在宅勤務では始業と終業にTV電話で上長への報告を義務付け、一定の緊張感が保てるように工夫しています。
フリーアドレスはさまざまな効果が期待できますが、フリーアドレスにしただけでは効果的な生産性の向上は期待できません。同社のように、複数の取り組みで補強することで、ワークスタイルを改革できるようになります。
具体的な施策は労働生産性の向上につながる
労働生産性の向上は、今後の社会でますます重要になってきます。慢性的な人材不足で雇用が難しくなった企業は、現在のリソースを効率的に活用する必要に迫られました。
この状況は、今後も続いていくと考えられます。そのような問題に対応するためには、労働生産性の向上が必要です。また、労働生産性の向上によって、職場環境を改善する余裕が生まれれば、優秀な人材が集まるようになります。
そのような人材がさらに企業を成長させることで、高い競争力を得る好循環につながるでしょう。成長し続ける企業を目指して、まずはスモールステップで取り組んでいきましょう。
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