【2024年最新】生産性向上に役立つおすすめITツール15選！

生産性向上におすすめのITツール15選

まずは、生産性向上に役立つおすすめのITツールを15個紹介していきます。

1.Chatwork

Chatworkはシンプルな機能で誰にでも使いやすいビジネスチャットツールです。無料プランも用意されているため、チャットツールを試しに使ってみたいという場合に有効です。チャット以外にも、タスク管理や他サービスとの連携機能を活用することで生産性向上を図れます。

2.Google Workspace

Google Workspaceは、Googleが手掛ける業務効率化ツールです。同社が提供する、メール、カレンダー、スプレッドシート、ドキュメント、スライド、チャットなど、生産性向上を図るためのさまざまなツールが含まれています。チームでの共同作業やコラボレーションを支援する多様な機能を活用することで生産性の向上が期待できます。

3.Skype

Skypeはマイクロソフトが提供するビデオ会議ツールで、直感的に利用できる点に定評があります。Skype同士であれば無料で通話できます。通話機能の他にも、チャット機能やファイル共有機能、画面共有機能もあるので、ビジネス会議などでも活用可能です。

4.Zoom

Zoomは多くの企業や個人に利用されているWeb会議ツールです。1対1の商談やミーティング、少人数から大規模な会議まで、幅広い用途に対応しています。レコーディング機能、画面共有機能をはじめとしたビジネスシーンでも役立つ豊富な機能を備えているので、テレワークやオンライン商談などでの業務効率化につなげられます。

5.Jooto

Jootoはカンバン方式のタスク管理・プロジェクト管理ツールです。

基本操作はドラッグ＆ドロップだけなので、ITスキルに自信がないユーザーでも簡単に使いこなせるでしょう。導入から定着までのサポート体制が手厚い点も特徴の一つです。

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6.freee

freeeは経理全般の業務効率化を図れるクラウド会計ソフトです。経理の知識がなくても安心して使えるので、ミス軽減や業務スピードの改善、業務負担軽減にも寄与するでしょう。法令や税制改正の自動アップデートに対応しているため、ソフトの買い替えも不要です。

7.Stock

Stockはタスク管理やチームでの情報共有に役立つツールです。シンプルな仕様なので、システムに苦手意識のあるユーザーでも簡単に利用を開始できます。チャットツールやファイル管理ツールが使いにくいと感じている「非IT企業」への導入実績が豊富です。

8.セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、中小企業から高い支持を受けている法人向けオンラインストレージです。簡単な操作方法と、徹底したサポート体制で、オンラインストレージに不慣れな会社でも安心して利用することができます。

ブラウザ、アプリ、スマートフォンからアクセスできるため、状況に合わせた利用が可能です。また、AI-OCRソフトDX Suiteと連携しているため、セキュアSAMBAに保存しているファイルを一括でOCR化できます。セキュアSAMBAの導入で、ペーパーレス化作業とデータ利用がより簡単になります。

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9.Evernote

Evernoteはテキストやウェブページ、画像、PDF、音声ファイル、動画ファイルなど、あらゆる情報を一元的に管理できるクラウド型のメモアプリです。タスク管理や検索機能、共有機能もあるので、個人だけでなくチーム全体の生産性向上に役立てられます。

10.Trello

Trelloはタスクごとにカードを作成し掲示板に張り出してプロジェクト管理を行うコラボレーションツールです。

タスクの状況が視覚的にすぐに把握できるので、情報共有やタスク管理にかけていた時間の短縮が期待できます。他ツールとの連携によって作業環境をカスタマイズできるのも魅力の一つです。

11.Backlog

タスク管理・プロジェクト管理ツールのBacklogは、基本的なチャット機能やタスク管理機能の他に、スケジュール管理に便利なガントチャートも搭載されています。

シンプルで直感的に使えるのが特徴です。一つのプラットフォーム上で、チーム全体のスムーズなスケジュール管理が行えます。

12.Whereby

WherebyはURLを共有するだけで簡単にビデオ会議ツールが開催できるツールです。専用アプリが不要なので、誰でも会議に参加しやすく、使い勝手が良いのが特徴です。仮想ホワイトボード機能を使えば、チーム内での共同作業やブレインストーミングなどに役立てられます。

13.SmartHR

SmartHRは人事や労務関連業務の効率化が期待できるクラウド型の人事・労務管理ソフトです。SmartHRによって、人事・労務データを一元管理し、スムーズに活用できるようになります。

雇用契約や入社手続き、年末調整、給与計算など、担当者の業務効率化をサポートします。外部サービスとの連携でさらなる生産性向上も図れるでしょう。

14.RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、受付業務のデジタル化を可能にするクラウドシステムです。

来客があった際にChatworkやSlackで通知する機能や入館証シール印刷、来訪者記録管理など、受付業務を自動化することで業務削減を可能にします。会社名や来客者名の聞き間違いが減るなど、さまざまなメリットが期待できます。

15.クラウドサイン

クラウドサインはクラウド型の電子契約サービスです。契約書の締結から管理まで、すべてをクラウド上で完結でき、関連業務の工数削減を図れます。業務効率化はもちろん、電子契約にすることで印紙税やインク代、郵送代の削減効果にもつながります。

ITツールが必要とされている理由

ITツールが必要とされている理由には「働き方改革への対応」や「労働人口減少への対応」があります。

近年、「働き方改革」によって、多様な人材がそれぞれの事情に応じて働き方を選べる社会の構築が進められています。柔軟な働き方を実現するためには、クラウドサービスをはじめとしたITツール・システムの導入が必要不可欠です。

また、感染症対策によりリモート化が一般化している現代にあって、オフィスに出社せずに業務を進めるための施策としてITツールへの注目がよりいっそう高まっています。

さらに、社会的な構造変化により労働者そのものが大きく減少している中で、各企業は生産性を高める必要性があり、その解決策の一つとしてITツールが有効とされています。

▷生産性とは何か？正しい定義や算出方法・有効な向上施策まで解説

▷生産性向上の成功事例5選！事例から学ぶ企業が実施すべきポイント

ITツール導入のメリット・デメリット

ここではITツールを導入することによって生じる、メリットとデメリットを紹介していきます。

メリット

ITツールの導入によって得られる最大のメリットは、「作業効率の向上」と「コスト削減効果」です。

例えば、コミュニケーションをスムーズに行うためにはチャットツールが有効です。これまでメールや電話で行っていたことを、チャットに投稿するだけで簡単に完結できるようになります。

また経理・労務関係の業務にITツールを使えば、膨大なデータの管理や活用の手間が大きく軽減できます。その他、単純な業務を自動化するITツールを使うことで、スピードアップやミスの削減効果も期待できます。

コスト削減効果につなげる施策としては、ペーパーレス化が考えられます。印刷代や用紙代が削減できるだけでなく、資料の保管費用なども減らせます。また電子契約サービスを利用すれば、郵送コストの削減効果にもつなげられ、担当者の出勤回数が減るので移動費や移動時間の削減も期待できるでしょう。

デメリット

一方で、ITツールの導入には「コストがかかる点」と「既存システムとの連携が難しい点」など、デメリットもあります。

ITツールを活用する際には、初期費用とランニングコストがかかります。やみくもにシステムを導入する前に、最初は無料プランやトライアルを利用して、費用対効果について検討してから本格導入を決めたほうがいいでしょう。

また、新しいツールやシステムを導入する際には、既存システムとの連携や切り替えが発生します。既存システムとの連携が難しい場合には、一時的に作業効率や生産性が下がってしまうリスクもあります。

▷生産性が高い人に共通する10個の特徴！生産性を高める秘訣や低い人の共通点

ITツールの失敗しない選び方

最後に、最適なITツールの選び方を5つ解説していきます。

課題の解決が可能か

ITツールは業務効率化や生産性向上を助ける手段の一つですが、すべての課題を解決できるわけではありません。まずは自社が抱えている課題を明確化し、どのツールならば課題を解決できるかを検討する必要があります。

人気のツールという理由だけで導入すると、コスト増につながったり、逆に作業効率が下がる可能性もあります。まずは本当にITツールが必要なのか、必要な場合は何が自社にとっての最適解なのかを社内で議論する必要があります。

既存のシステムに影響はないか

多くの企業ではすでに多数のITツールが導入されているでしょう。そのため、新システムを導入することで既存システムにどのような影響が出るのかを事前に確認する必要があります。

複数のシステムを併用することによって、入力する手間やデータ抽出の工数が増える可能性もあります。生産性向上という目的を見失わないようにしましょう。

使い方が複雑ではないか

使いやすさも重要な要素の一つです。たとえ経営者や管理職が必要性を理解していたとしても、実際にITツールを使うのは従業員です。新たなシステムに切り替える際のストレスを加味し、使い方が複雑でないツールを選びましょう。

サポート内容が充実しているか

ITツールの導入後には障害が起きたり、使い方がわからないといったトラブルが発生する可能性もあります。その際にはベンダーのサポートを受けるケースも出てくるでしょう。

どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認し、サポート内容やサポート体制が手厚いツールを選ぶことが大切です。

セキュリティは万全か

ITツールを選ぶ際には、セキュリティが万全かどうかも確認しておきましょう。IT化を進めることにより、重要な情報が流出する可能性が高まる点には留意が必要です。

顧客情報の流出は企業の信頼を損ねることにつながり、業績などにもダイレクトに影響が出てきます。セキュリティ面はサービスごとに異なるので、充実した体制や対策を講じているツールを選択することが重要です。

▷労働生産性を向上させる6つの施策｜事例や向上させるメリット・注意点を解説

生産性向上にはITツールの導入が不可欠

働き方改革の推進や労働人口の減少による人手不足に対応するためにも、企業は生産性の向上に取り組む必要があります。

ITツールの導入によって、生産性だけでなくコスト削減効果も期待できます。ただし、十分な導入効果を得るためには、自社の課題を明確化した上で、適切なツールを選択しなければなりません。また、導入してから効果が出るまでにはある程度の期間を要することも理解しておきましょう。

本記事で紹介したメリットやデメリット、選び方を参考にしてITツールの導入を計画的に進めていきましょう。